Para los usuarios del Web Client, las carpetas administrativas utilizan derechos de acceso y la Gestión de Cambios de Datos para controlar lo que los usuarios pueden leer, agregar, editar y eliminar en la carpeta específica.
Los derechos de acceso controlan lo siguiente:
- Los usuarios que pueden ver la información en la carpeta.
- Los usuarios que pueden editar la información específica de la carpeta (como campos adicionales).
-
Los usuarios que pueden agregar y quitar contactos de la carpeta.
Sin embargo, ten en cuenta que los usuarios del Web Client normalmente no agregan contactos directamente a las carpetas administrativas; en su lugar, otras acciones que realizan (como aplicar un tipo de contacto) hacen que InterAction agregue el contacto a la carpeta administrativa en segundo plano. Por lo tanto, los derechos de agregar y quitar normalmente no aplican en el Web Client.
La Gestión de Cambios de Datos ofrece una forma alternativa de gestionar los envíos y eliminaciones en la carpeta. También puede activar reglas que envíen los cambios a un responsable de datos cuando los usuarios cambian campos de contacto como nombres y direcciones.
Esto no se utiliza normalmente para las carpetas administrativas. Los contactos suelen agregarse automáticamente a estas carpetas según las reglas de dependencia de carpetas, por lo que normalmente no es necesario que los responsables de datos revisen los envíos.
Para los usuarios del Windows Client, los derechos de acceso a la carpeta determinan todo el acceso a la carpeta. La Gestión de Cambios de Datos no se utiliza en el Windows Client. Para más detalles sobre los derechos de acceso en el Windows Client, consulta Derechos de acceso para carpetas.
Consulta las siguientes secciones:
- Derechos de acceso para carpetas administrativas
- Gestión de Cambios de Datos para carpetas administrativas
Si las carpetas administrativas no aparecen en el Web Client, ¿por qué es importante la seguridad en ellas?
Es cierto que las carpetas administrativas no aparecen en el Web Client como listas, como lo hacen los tipos de contacto, listas de marketing y listas de trabajo. Sin embargo, la información de las carpetas administrativas sí aparece en el Web Client:
- Las carpetas públicas almacenan los contactos en la lista de la empresa. Los usuarios finales deben tener derechos de acceso a estas carpetas para que el sistema funcione correctamente.
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Las carpetas de información almacenan datos que se usan en los perfiles del Web Client. Los derechos de acceso a estas carpetas determinan qué usuarios pueden ver y editar esta información.
Por ejemplo, los campos de la carpeta Información Financiera del Cliente se usan en el perfil del Cliente. Los usuarios sin acceso a esta carpeta no verán esta información.
Los perfiles predeterminados del Web Client utilizan ampliamente los datos de las carpetas de información, por lo que es importante establecer la seguridad adecuada en ellas.
Derechos de acceso para carpetas administrativas
Los derechos de acceso controlan la información que se origina en la carpeta. Esto significa que los derechos de acceso de la carpeta controlan lo siguiente:
- Los usuarios que pueden editar la información global de los contactos que se originan en la carpeta. Esto se debe a que el acceso a la información global depende de la carpeta que origina los contactos.
- Los usuarios que pueden editar la información específica de la carpeta para cualquier contacto en la carpeta. Esto se debe a que el acceso a la información específica de la carpeta siempre depende de la carpeta o carpetas a las que la información es específica.
¿Qué derechos de acceso aplican a las carpetas administrativas en el Web Client?
Si decides usar solo derechos de acceso para una carpeta administrativa, puedes otorgar a los usuarios del Web Client acceso para hacer lo siguiente:
| Para | El usuario necesita |
|---|---|
| Ver información específica de la carpeta (como notas o campos adicionales) de los contactos en la carpeta (normalmente mostrada en los perfiles). | Derechos de acceso de lectura |
|
Ver actividades relacionadas con la carpeta Ten en cuenta que crear actividades relacionadas con una carpeta administrativa no se recomienda y solo está disponible en el Windows Client. Sin embargo, los usuarios del Web Client pueden ver y editar estas actividades. |
Derechos de acceso de lectura Ten en cuenta que otorgar este derecho no necesariamente aplica a todas las actividades relacionadas con la carpeta. El usuario que crea la actividad puede determinar quién puede verla. Para más detalles, consulta Seguridad para actividades. |
| Agregar contactos de la empresa a la carpeta (normalmente se hace automáticamente como parte de otra acción). | Derechos de acceso de vinculación EN la carpeta |
| Editar valores de campos adicionales específicos de la carpeta | Derechos de acceso para editar campos adicionales y derechos de acceso de vinculación EN la carpeta (consulta ¿Qué derechos de acceso necesitan los usuarios del Web Client para editar campos en los perfiles?) |
| Editar notas específicas de la carpeta | Derechos de acceso para editar notas |
| Editar actividades específicas de la carpeta (actividades relacionadas con la carpeta administrativa) |
Derechos de acceso para editar actividades Ten en cuenta que no se recomienda otorgar este derecho a los usuarios del Web Client. |
¿Qué derechos de acceso no aplican a las carpetas administrativas en el Web Client?
Los siguientes derechos de acceso a carpetas administrativas no tienen efecto en el Web Client porque controlan cambios que no están disponibles en el Web Client:
- Agregar contactos (ten en cuenta que esto controla la incorporación de contactos en la carpeta; los usuarios no pueden hacer esto desde el Web Client)
- Eliminar contactos
- Vincular DESDE esta carpeta
- Gestión de carpetas
Los siguientes derechos de acceso para agregar/editar/eliminar detalles de contacto tampoco aplican porque controlan la edición de información específica de la carpeta que no está disponible en las carpetas administrativas del Web Client:
- Nombre
- Direcciones
- Teléfonos
- Direcciones electrónicas
- Contactos relacionados
- Actividades (ten en cuenta que aunque los usuarios del Web Client no pueden agregar actividades a carpetas administrativas, sí podrían editar actividades específicas de la carpeta administrativa si se les otorga el derecho de Editar actividades. En general, para evitar confusiones, no deberías otorgar a los usuarios derechos de Editar actividades en estas carpetas)
- Clasificaciones
¿Qué derechos de acceso necesitan los usuarios del Web Client para editar campos en los perfiles?
El derecho de editar campos adicionales permite a los usuarios editar cualquiera de los campos adicionales específicos de la carpeta. Por ejemplo, si le das a Ed Roberts este acceso a la carpeta Información de Personal, podrá editar los campos adicionales que se muestran en el perfil de Personal para un contacto en esta carpeta.
Sin embargo, este acceso no es suficiente en todos los casos. La mayoría de los perfiles predeterminados aparecen para un contacto según si el contacto tiene un determinado tipo de contacto. Los campos que se muestran en el perfil provienen de la carpeta de información separada. Esto significa que es posible que un contacto muestre una página de perfil con campos específicos de una carpeta en la que aún no está incluido el contacto.
En este caso, un usuario con solo derechos de editar campos adicionales no podrá editar los campos. Un usuario con derechos de editar campos adicionales y de vinculación EN la carpeta sí podrá editar los campos. Al ingresar y guardar un valor, el contacto se vinculará automáticamente a la carpeta.
Por ejemplo, supongamos que Ed Roberts nota que la contacto Jane Tarnoff no aparece como Alumni, aunque trabajó en su organización hace varios años. Le asigna el tipo de contacto Alumni y luego navega al perfil de Alumni. Este perfil muestra campos de la carpeta Información de Personal. Ed quiere editar el campo “Fecha de salida de la empresa”.
Como el contacto de Jane aún no está en la carpeta Información de Personal, Ed solo podrá editar los campos si tiene derechos de vinculación EN la carpeta para la carpeta Información de Personal. Una vez que ingrese los datos, el contacto se agregará automáticamente a Información de Personal. En ese momento, cualquier usuario con derechos de editar campos adicionales en la carpeta podrá editar los campos.
Si Ed no tiene el derecho de vinculación EN la carpeta, tendrá que esperar hasta que Jane sea agregada a la carpeta Información de Personal. Esto ocurre automáticamente cuando se ejecuta el proceso de análisis de dependencias de carpetas, por lo que normalmente es una situación temporal.
Para evitar confusiones entre los usuarios, deberías asignar juntos los derechos de editar campos adicionales y de vinculación EN la carpeta a los usuarios del Web Client.
Gestión de Cambios de Datos para carpetas administrativas
Como los usuarios solo pueden agregar contactos a las carpetas administrativas de forma indirecta, la Gestión de Cambios de Datos normalmente no se utiliza en estas carpetas.
Al configurar la Gestión de Cambios de Datos, también puedes establecer otras reglas para gestionar información de nombre, teléfono y dirección. Por ejemplo, puedes crear una regla que especifique que cualquier cambio en los números de teléfono de los contactos en la carpeta será revisado por un responsable de datos. Estas reglas normalmente se usan en tipos de contacto y no en carpetas administrativas.
Una excepción sería si quisieras una carpeta especial que almacene contactos muy importantes que requieran reglas muy estrictas para su edición. En este caso, podrías configurar las reglas en una carpeta administrativa, agregar los contactos a la carpeta y usar la Gestión de Cambios de Datos para gestionar cualquier edición de los contactos. En este escenario, podrías poner el contacto de tu propia empresa en esta carpeta para evitar que los usuarios lo cambien por error.
Al usar la Gestión de Cambios de Datos, los derechos de acceso a la carpeta para notas y campos adicionales siguen aplicando. Para más información sobre cómo funcionan juntos los derechos de acceso y la Gestión de Cambios de Datos, consulta ¿Cuándo se anulan los derechos de acceso por la Gestión de Cambios de Datos?.