La sincronización de contactos de usuario a empresa gestiona la sincronización de la información de contacto entre la lista de contactos del usuario y la lista de la empresa. El proceso de sincronización se utiliza para gestionar cómo se transfiere la información entre los contactos de usuario y los contactos de la empresa en todas las siguientes situaciones:
- Cuando se utiliza la página Contribuir contactos en el Web Client para aportar contactos a la lista de la empresa
- Cuando un usuario realiza cambios en los contactos de su Outlook
- Cuando un usuario agrega un contacto en su Outlook sin usar el asistente de nuevo contacto de InterAction
- Cuando se actualiza un contacto de la empresa y las actualizaciones se aplican automáticamente al contacto del usuario
En todas las demás situaciones, InterAction gestiona la información que se transfiere entre el contacto de usuario y el contacto de la empresa de forma inmediata.
La sincronización de contactos de usuario a empresa también se utiliza durante una carga inicial de contactos de usuario para determinar qué contactos deben agregarse a la lista de la empresa o recomendarse al usuario según las reglas de Smart Connect de su organización. Para obtener detalles sobre las reglas de Smart Connect, consulte Configurar reglas de Smart Connect.
La forma en que la sincronización de contactos de usuario a empresa procesa los nuevos contactos que se agregan a la lista de la empresa depende de las reglas de nuevos contactos aplicadas a la lista de contactos del usuario. Para más información, consulte Descripción general de las reglas de nuevos contactos para la gestión de cambios de datos. Además, la sincronización de contactos de usuario a empresa procesa las actualizaciones de los contactos de la empresa y de los usuarios según la configuración de cada contacto en la lista de contactos del usuario. Para más detalles, consulte las siguientes secciones:
- Configurar la configuración de datos confidenciales
- Configurar la configuración de actualización de contactos
La sincronización de contactos de usuario a empresa es un proceso programado que ejecuta el InterAction Process Manager. Normalmente, se programa la sincronización de contactos de usuario a empresa para que se ejecute de forma regular a lo largo del día. Sin embargo, al solucionar un problema, puede programar una sincronización única.
Para obtener más información sobre el Process Manager, consulte Programar procesos automatizados.
Sincronización de contactos de usuario a empresa y el servidor de aplicaciones
La sincronización de contactos de usuario a empresa utiliza el servidor de aplicaciones para el procesamiento. La aplicación debe poder conectarse a su servidor de aplicaciones para que la sincronización de contactos de usuario a empresa se ejecute.
Programar la sincronización de contactos de usuario a empresa
Para programar la sincronización de contactos de usuario a empresa:
- Inicie sesión en InterAction Administrator.
- En la lista de entidades de la ventana principal, haga doble clic en Process - Schedule and Results.
- En el cuadro de diálogo Administrar programación de procesos, elija Nuevo.
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Elija Seleccionar para especificar una estación de trabajo.
Programe el proceso en una estación de trabajo de Process Manager que siempre esté encendida y conectada a la red. Para optimizar el rendimiento, esta estación de trabajo debe tener una conexión rápida con el servidor que contiene la base de datos de InterAction.
Para obtener ayuda al elegir una estación de trabajo, consulte el documento System Resource Guidelines disponible en el sitio web de InterAction Support Center.
- En la lista desplegable Process, elija User to Firm Contact Sync.
- Elija Editar en la sección Configuración del proceso.
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Especifique su configuración de sincronización y de archivo de registro.
- Elija Sincronizar con todos los usuarios o Sincronizar con los siguientes grupos de servidores y luego seleccione los grupos de servidores. Consulte Uso de grupos de servidores para más detalles.
- Configure sus preferencias para el archivo de registro de la sincronización de contactos de usuario a empresa. Para más información, consulte Registro de la sincronización de contactos de usuario a empresa.
Elija OK cuando haya terminado.
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Especifique la frecuencia con la que debe ejecutarse el proceso eligiendo Editar en la sección Programación.
Consulte ¿Con qué frecuencia debe ejecutarse la sincronización de contactos de usuario a empresa? para más detalles.
- Especifique la cuenta de usuario bajo la cual debe ejecutarse el proceso en la sección Task User.
- Indique si se debe enviar un mensaje de correo electrónico sobre el proceso y especifique las direcciones Para y De en la sección Enviar un mensaje.
- Cuando termine de configurar el proceso, elija OK.
¿Con qué frecuencia debe ejecutarse la sincronización de contactos de usuario a empresa?
Debe ejecutar el proceso de sincronización de contactos de usuario a empresa varias veces al día. La frecuencia con la que puede ejecutar la sincronización de contactos de usuario a empresa depende de su entorno. Por ejemplo, considere las siguientes situaciones:
- Cada lista de contactos de usuario que sincronice aumenta el tiempo necesario para completar la sincronización. Una organización con 100 usuarios puede ejecutar el proceso de sincronización con mayor frecuencia que una organización con 1,000 usuarios porque el proceso tarda menos en ejecutarse.
- Si su organización ejecuta otros procesos a lo largo del día, como la sincronización de Outlook a InterAction, e-Activity Server o el analizador de dependencia de carpetas, debe tener en cuenta estos procesos al definir la programación de la sincronización de contactos de usuario a empresa. Debe evitar ejecutar varios procesos al mismo tiempo porque puede afectar el rendimiento.
Uso de grupos de servidores
Puede utilizar grupos de servidores al programar los procesos de sincronización de contactos de usuario a empresa y de Outlook a InterAction.
Los grupos de servidores son conjuntos de listas de contactos de usuario que usted define en InterAction Administrator. Al crear grupos de servidores, tiene más flexibilidad sobre qué listas de contactos sincronizar.
Por ejemplo, puede crear grupos de servidores como los siguientes:
- Un grupo de servidores que solo incluya nuevas listas de contactos de usuario para sincronizar
- Grupos separados para usuarios en sus oficinas de Nueva York y Londres
- Un grupo dedicado para fines de resolución de problemas
Cualquiera que sea el motivo para crear grupos de servidores, no hay límite en la cantidad de usuarios que puede incluir en un grupo ni en la cantidad de grupos que puede crear. Sin embargo, al configurar procesos, puede especificar hasta cinco grupos de servidores para sincronizar.
Configuración de sincronización de contactos de usuario a empresa: grupos de servidores
Los grupos de servidores disponibles en las listas desplegables son todos los grupos de servidores asignados actualmente a listas de contactos de usuario. No se mantiene una lista de grupos de servidores.
Al especificar grupos de servidores, solo está sincronizando las listas de contactos de usuario incluidas en esos grupos. En el ejemplo mostrado, el proceso de sincronización de contactos de usuario a empresa solo está sincronizando las listas de contactos de usuario incluidas en los grupos de servidores de Londres y Nueva York.
Asignar usuarios a grupos de servidores
Utilice la entidad Lista de contactos de usuario en InterAction Administrator para asignar listas de contactos de usuario a grupos de servidores. Esta opción le permite marcar primero un conjunto de usuarios para poder agregar varias listas de contactos de usuario a un grupo de servidores a la vez.
Alternativamente, puede asignar listas de contactos de usuario a grupos de servidores individualmente eligiendo Editar en el cuadro de diálogo Administrar lista de contactos de usuario y luego especificando un nombre de grupo de servidores en la pestaña Sincronización.
Para asignar un conjunto de listas de contactos de usuario a un grupo de servidores:
- Inicie sesión en InterAction Administrator.
- En la lista de entidades de la ventana principal, haga doble clic en User Contact List.
- En el cuadro de diálogo Administrar lista de contactos de usuario, marque las listas de contactos de usuario que desea agregar a un grupo de servidores.
- En Aplicar configuración a las listas marcadas, elija Establecer nombre de grupo de servidores en la lista desplegable Acción.
- En el campo Nombre de grupo de servidores, elija el grupo de servidores de la lista desplegable o escriba uno nuevo.
- Elija Aplicar.
- Cuando termine, elija Cerrar.
Administrar listas de contactos de usuario - Configuración de grupos de usuarios
[A] Marque las listas de contactos de usuario que desea agregar a un grupo de servidores.
[B] Elija Establecer nombre de grupo de servidores en la lista desplegable Acción.
[C] Escriba o elija un nombre de grupo de servidores. Los grupos de servidores disponibles en las listas desplegables son todos los grupos de servidores asignados actualmente a listas de contactos de usuario. (No se mantiene una lista de grupos de servidores).
[D] Elija Aplicar.
[E] El grupo de servidores de cada lista de contactos de usuario se muestra en la columna Server Group.
Programación del procesamiento de sincronización
Al programar la sincronización de contactos de usuario a empresa y la sincronización de Outlook a InterAction, debe programar los procesos en el siguiente orden:
- Sincronización de Outlook a InterAction: los cambios que los usuarios realizan en los contactos de Outlook se envían a las listas de contactos de usuario en InterAction.
- Sincronización de contactos de usuario a empresa: los cambios se transfieren de las listas de contactos de usuario a la lista de la empresa.
- Sincronización de contactos de usuario a empresa: los cambios en la lista de la empresa se transfieren al contacto en las listas de contactos de otros usuarios si esos usuarios están recibiendo actualizaciones.
- Sincronización de Outlook: cualquier cambio recibido de la lista de la empresa se aplica a los contactos en Outlook.
Si su organización tiene varios servidores de Exchange y decide programar un proceso de sincronización de Microsoft Outlook a InterAction diferente para cada servidor, debe programar todos los procesos de sincronización de Outlook para que se ejecuten antes del proceso de sincronización de contactos de usuario a empresa en el orden sugerido.
Al programar los procesos, tenga en cuenta varios factores al determinar con cuánta diferencia de tiempo programa cada proceso y con qué frecuencia se ejecutan, incluyendo lo siguiente:
- Si se utiliza una sola estación de trabajo para ejecutar tanto la sincronización de Outlook como la sincronización de contactos de usuario a empresa, puede programar los procesos con un minuto de diferencia. Así, cuando un proceso termina, el siguiente comienza inmediatamente.
- Si se utilizan estaciones de trabajo diferentes para ejecutar la sincronización de Outlook y la sincronización de contactos de usuario a empresa, debe prestar atención a cuánto tarda cada proceso en completarse y programar el siguiente proceso para que se ejecute después de que termine la primera tarea. Debe hacer esto porque los procesos que se ejecutan desde diferentes estaciones de trabajo de Process Manager no se ponen en cola uno tras otro.
- Considere el rendimiento del hardware utilizado para ejecutar los procesos, así como la velocidad de su red. Si los procesos de sincronización consumen muchos recursos, considere programar el ciclo para que se ejecute cada cuatro horas. Si no es así, considere ejecutarlos con mayor frecuencia, como cada 15 minutos.
- Al considerar con qué frecuencia programar la ejecución de los procesos, tenga en cuenta cuánto tarda en completarse el ciclo de procesos. Por ejemplo, si se tarda una hora completa en completar el ciclo de cuatro procesos, no los programe para que se ejecuten cada 15 minutos.