Der erste Schritt beim Laden von Informationen in InterAction besteht darin, die Kontaktinformationen aus den aktuellen Datenquellen zu extrahieren.
Wenn Sie Kontaktinformationen aus den identifizierten Datenquellen in Ihrem Unternehmen extrahieren, schließen Sie alle zuvor ermittelten Kontaktinformationen ein, wie in Identifizieren von Daten für den Import in InterAction beschrieben. Ein Teil dieses Prozesses ist das Identifizieren von Kontaktarten und Schlüsselkontakten. Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Abschnitten:
- Extrahierte Dateitypen
- Kontaktart für Kontakte festlegen
- Top-Kunden identifizieren
- Doppelte Kunden verwalten
- Wertvollste Kontakte importieren
- Beziehungsinformationen generieren
Extrahierte Dateitypen
Wenn Sie die Importfunktion nutzen, um Daten in InterAction zu übernehmen, erstellen Sie eine Datei mit durch Kommas getrennten Werten (CSV-Datei), die die Kontaktinformationen enthält, die Sie in InterAction importieren möchten. Beim Importieren von Kontakten muss mindestens ein Kontaktname definiert sein. Weitere Informationen zur Funktionsweise der Importfunktion finden Sie unter Importieren von Daten in InterAction oder Aktualisieren von InterAction-Kontakten durch erweiterten Import.
Wenn Sie Application Collaboration verwenden, um Daten in InterAction zu übernehmen, ist der Prozess anders. Weitere Informationen finden Sie unter Wie Application Collaboration funktioniert.
Kontaktart für Kontakte festlegen
InterAction enthält standardmäßig mehrere Kontaktarten, in die Sie beim Laden von Daten Kontakte hinzufügen können. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass Sie Daten nicht in InterAction übernehmen sollten, wenn Sie keinen Prozess zur Bereinigung und Qualitätssicherung der Daten haben.
Sie können Kontakte bestimmten Kontaktarten zuordnen, basierend auf der Datenquelle, in der sich der Kontakt aktuell befindet. Zum Beispiel kann ein Kontakt im Personalverwaltungssystem entweder ein aktueller Mitarbeiter Ihres Unternehmens oder ein Alumni Ihres Unternehmens sein.
Alternativ können Sie die folgenden Methoden nutzen, um Kontakte zu identifizieren, die zu den jeweiligen Kontaktarten gehören. Die folgende Tabelle zeigt empfohlene Möglichkeiten, die von InterAction bereitgestellten Standard-Kontaktarten zu befüllen.
Standard-Kontaktarten
| Kontaktart/Ordner | Wie die Kontaktart automatisch gesetzt wird |
|---|---|
| Alumni |
Wenn Ihr Unternehmen Alumni-Informationen noch nicht verwaltet, nutzen Sie das Personalverwaltungssystem, um das Beschäftigungsende-Datum zu extrahieren. Dann können Sie Folgendes tun:
Wenn Ihr Unternehmen kein Beschäftigungsende-Datum verwaltet, können Sie Folgendes tun:
Weitere Informationen zur fortlaufenden Verwaltung von Alumni-Beziehungen in InterAction finden Sie im Best-Practice-Dokument Managing Alumni Relationships auf der Support Center Website. |
| Wohltätigkeitsorganisation | Wenden Sie die Kontaktart fortlaufend manuell auf Kontakte an. Alternativ können Sie diese Kontakte importieren, wenn Sie eine entsprechende Datei zur Verfügung haben. |
| Kunde |
Importieren Sie Kundeninformationen aus dem Buchhaltungs- oder Zeiterfassungssystem Ihres Unternehmens aus einer separaten Datenquelle. Konfigurieren Sie den Import so, dass die Kontakte automatisch in den Ordner Kunde und den Ordner Kundeninformationen verknüpft werden. Wenn Ihr Unternehmen Kundeninformationen an anderer Stelle verwaltet, sollte dieser Wert als Ordner im Importfile aufgeführt sein, in den der Kontakt verknüpft werden soll. Beachten Sie, dass Sie nicht alle Ihre Kunden auf einmal importieren sollten, wenn Ihr Unternehmen zu viele Kundenkontakte hat, um sie in der ersten Datenbereinigung zu prüfen. Begrenzen Sie stattdessen die Anzahl der Kunden wie in Top-Kunden identifizieren beschrieben. |
| Kundenmitarbeiter |
Beim ersten Ausführen des Folder Dependency Analyzer wird die Kontaktart „Kundenmitarbeiter“ automatisch mit Personen befüllt, die mit Unternehmen im Ordner Kunden verknüpft sind. Nachdem die Kontaktart auf Personen angewendet wurde, überprüfen Sie Ihre Top-Kunden, um sicherzustellen, dass deren Mitarbeiter im Ordner verknüpft sind. |
| Hochschulen und Universitäten |
Von LexisNexis InterAction steht eine Datei mit Kontaktinformationen zu vielen Hochschulen und Universitäten zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie auf der Support Center Website. Wenn Ihr Unternehmen bereits Informationen zu Hochschulen und Universitäten pflegt, können Sie diese Kontakte aus einer separaten Datei importieren und automatisch in den Ordner Hochschulen & Universitäten verknüpfen. |
| Verstorben |
Wenden Sie die Kontaktart fortlaufend manuell auf Kontakte an. Weitere Informationen zur fortlaufenden Verwaltung verstorbener Kontakte in InterAction finden Sie im Best-Practice-Dokument Managing Deceased Contacts auf der Support Center Website. |
| Ehemaliger Kunde |
Identifizieren Sie in Ihrem Buchhaltungs- oder Zeiterfassungssystem Kontakte mit einem der folgenden Merkmale:
Dann können Sie Folgendes tun:
Der Folder Dependency Analyzer kann dies fortlaufend übernehmen. Zusätzlich sollten Sie diese Kontakte mit dem Ordner „Kundeninformationen“ verknüpfen. |
| Keine Marketing-Kommunikation |
Identifizieren Sie in Ihrer Marketingdatenbank Kontakte mit einem Feld oder einer Kennzeichnung wie von Liste entfernen oder keine Kommunikation. Setzen Sie in der Importdatei eine Spalte auf Keine Marketing-Kommunikation und ordnen Sie diese Datei so zu, dass der Kontakt in die Mailingliste verknüpft wird. Alternativ können Sie geeignete Datensätze vor dem ersten Versand manuell aktualisieren. |
| Unser Berater | Extrahieren Sie aus dem internen Buchhaltungssystem Dienstleister, Berater und andere Partner, die in einem festgelegten Zeitraum Leistungen erbracht haben. |
| Unser Personal |
Identifizieren Sie im Personalverwaltungssystem Ihres Unternehmens Mitarbeiter mit einem Indikator für „aktiv“, z. B. kein Beschäftigungsende-Datum gesetzt. Stellen Sie InterAction so ein, dass der Kontakt automatisch in den Ordner Unser Personal und den Ordner Personalinformationen verknüpft wird. Die Datei zur Befüllung der Kontaktart „Unser Personal“ kann beim Erstellen der Importdatei für die Benutzerkontenerstellung in InterAction angepasst werden. |
| Nicht mehr im Geschäft | Wenden Sie die Kontaktart fortlaufend manuell auf Kontakte an. |
| Berufsverbände | Extrahieren Sie aus der Marketingdatenbank oder dem Personalverwaltungssystem Ihres Unternehmens eine Liste von Berufsverbänden in eine Datei. Beim Import dieser Datei verknüpfen Sie diese Kontakte automatisch mit dem Ordner Berufsverbände. |
| Interessent |
Identifizieren Sie in Ihrer Marketingdatenbank Kontakte mit einem der folgenden Merkmale:
Dann können Sie Folgendes tun:
|
| Interessentenmitarbeiter | Beim ersten Ausführen des Folder Dependency Analyzer wird die Kontaktart „Interessentenmitarbeiter“ automatisch mit Personen befüllt, die mit Unternehmen im Ordner Interessenten verknüpft sind. Weitere Informationen finden Sie im Configuring InterAction-Leitfaden. |
| Top-Kunde | Wie Sie dies tun, erfahren Sie unter Top-Kunden identifizieren. |
Top-Kunden identifizieren
Wie in Identifizieren von Daten für den Import in InterAction beschrieben, ist es wichtig, beim erstmaligen Laden von Kontaktinformationen in InterAction die Menge der importierten Daten zu steuern. Die Qualität der Kontakte, die Sie in InterAction einbringen, ist deutlich wichtiger als die Quantität.
Reduzieren Sie beim ersten Datenimport die Anzahl der Kontakte, indem Sie nur die für das Geschäft Ihres Unternehmens wichtigsten Kontakte identifizieren. In der Regel sind dies die Kunden Ihres Unternehmens. Allerdings kann es sein, dass Ihr Unternehmen im Buchhaltungs- oder Zeiterfassungssystem viele Kunden erfasst hat, die nicht alle gleich wichtig sind. Konzentrieren Sie sich beim ersten Import auf die Kunden, die für Ihr Unternehmen besonders wichtig sind. Das folgende Vorgehen hilft Ihnen, diese Kunden zu identifizieren.
Top-Kunden identifizieren
- Identifizieren Sie in Ihrem Buchhaltungs- oder Zeit- und Abrechnungssystem Mandanten, die die folgenden Kriterien erfüllen:
- Mandanten, die in den letzten 12 Monaten angelegt wurden
- Mandanten mit abgerechneten Aufträgen in den letzten 12–24 Monaten
- Mandanten, bei denen in den letzten 18–24 Monaten Honorare eingezogen wurden
- Mandanten mit Abrechnungen von mehr als <angegebene Zahl> im vergangenen Jahr
- Mandanten mit mindestens <angegebene Zahl> laufenden Aufträgen
- Mandanten mit einer bestimmten Zuordnung von Dienstleistungsangebot/Produktmix
- Mandanten mit einer Realisierung von <angegebene Zahl>%
- Mandanten mit einer Rentabilität von <angegebene Zahl>%
- Mandanten, die zu einer wichtigen Praxisgruppe oder Abteilung Ihrer Organisation gehören
- Befragen Sie den geschäftsführenden Partner jedes Standorts oder Fachbereichs, um eine Liste der 50 wichtigsten Mandanten für jeden Fachbereich und/oder Standort zu erhalten.
- Vergleichen Sie die Listen der wichtigsten Mandanten mit den in Schritt eins identifizierten Mandanten. Falls Mandanten, die von den geschäftsführenden Partnern genannt wurden, nicht in der im Buchhaltungs- oder Zeit- und Abrechnungssystem identifizierten Kontaktliste enthalten sind, fügen Sie diese Kontakte der Liste der zu extrahierenden Kontakte hinzu.
- Legen Sie den Kontakttyp für diese Kontakte in InterAction fest. Sie können Folgendes tun:
- Extrahieren Sie diese Kontakte in eine Datendatei und verknüpfen Sie automatisch alle Kontakte aus dieser Datei mit dem Ordner Top Client.
- Importieren Sie die Kontakte und Werte für diese Felder in InterAction. Führen Sie Suchen durch, um Kontakte mit den oben genannten Kriterien zu identifizieren. Verknüpfen Sie die Kontakte mit dem Ordner Top Client.
Weitere Informationen zur laufenden Verwaltung der wichtigsten Mandanten in InterAction finden Sie im Best-Practice-Dokument Managing Top Clients auf der Support Center Website.
Verwaltung von doppelten Mandanten
In Ihrem Buchhaltungs- oder Zeit- und Abrechnungssystem gibt es möglicherweise zahlreiche doppelte Mandanten, denen jeweils unterschiedliche Mandantennummern zugewiesen wurden. Einige Systeme ermöglichen es, eine Hauptmandantennummer für doppelte Mandanten zu vergeben, um diese miteinander zu verknüpfen. In den meisten Organisationen wird dies jedoch in der Regel nicht genutzt.
In InterAction ist es wichtig, dass es nur eine Instanz eines Kontakts gibt; führen Sie daher alle doppelten Mandanten zusammen. Das Zusammenführen doppelter Mandanten ist etwas aufwändiger als das Zusammenführen der meisten doppelten Kontakte, da Sie häufig Application Collaboration nutzen möchten, um Mandanten regelmäßig mit Informationen aus Ihrem Buchhaltungs- oder Zeit- und Abrechnungssystem zu aktualisieren. Um dies zu unterstützen, gibt es in InterAction das Feld Alle Mandantennummern für Mandantenkontakte. Dieses Feld unterstützt mehrere Werte, sodass beim Zusammenführen alle gültigen Mandantennummern beim zusammengeführten Kontakt erhalten bleiben. Wenn Sie dann Application Collaboration einrichten, um Kontakte fortlaufend zu aktualisieren, wird das Feld Alle Mandantennummern als Schlüssel verwendet, um zusätzliche Daten aus Ihrem Buchhaltungs- oder Zeit- und Abrechnungssystem zu verknüpfen.
Um diese Funktion zu unterstützen, gehen Sie beim Import von Kontakten in InterAction wie folgt vor:
- Füllen Sie das Feld Primäre Mandantennummer mit einem einzelnen Mandantennummernwert aus.
- Füllen Sie das Feld Alle Mandantennummern mit allen Mandantennummern für den Kontakt aus, einschließlich der Nummer, die im Feld Primäre Mandantennummer eingetragen wurde.
Beachten Sie, dass es sich bei diesen Feldern um ordnerspezifische Zusatzfelder für den Ordner Mandanteninformationen handelt. Daher sollten diese Kontakte beim Import in den Ordner Mandanteninformationen verknüpft werden.
Import der wichtigsten Kontakte
Früher, im Abschnitt Identifizierung Ihrer wichtigsten Kontakte, haben Sie festgelegt, welche Kontakte für Ihre Organisation am wertvollsten sind und manuell überprüft werden sollten. Basierend auf den von Ihnen festgelegten Kriterien zur Identifizierung Ihrer wichtigsten Kontakte sollten Sie in der Lage sein, in Ihren Datenquellen nach allen Kontakten zu suchen, die diese Kriterien erfüllen. In den aus den Datenquellen extrahierten Kontaktdateien kennzeichnen Sie die wichtigsten Kontakte mit einer speziellen Spalte für das Merkmal Wichtigster Kontakt.
Wenn Sie Ihre Kontaktinformationen in InterAction bereinigen, gehen Sie wie folgt vor:
- Geben Sie in der Datendatei die Kontakte an, indem Sie Wichtigste Kontakte in das entsprechende Feld eintragen.
- Beim Import der Kontaktinformationen ordnen Sie die Spalte aus der Datendatei zu, um die Kontakte mit dem Ordner Wichtigste Kontakte zu verknüpfen.
Wenn ein externer Dienstleister Sie bei der Bereinigung Ihrer Kontaktinformationen unterstützt, kann der beratende Partner Ihnen helfen, die wichtigsten Kontakte zu kennzeichnen.
Beziehungsinformationen generieren
Einige Beziehungsinformationen werden für Kontakte automatisch generiert. Wenn Nutzer beispielsweise Kontakte aus ihren Kontaktlisten zur Kanzleiliste hinzufügen, kann automatisch eine „Kennt“-Beziehung erstellt werden. Außerdem werden durch die Unternehmenszuordnung Personenkontakte automatisch den Unternehmenskontakten zugeordnet, für die sie arbeiten.
In der Regel ist es schwierig, weitere Beziehungsinformationen für den Import in InterAction während des ersten Datenimports zu finden, da andere Systeme diese Informationen nicht pflegen. Falls Sie jedoch Beziehungsinformationen in InterAction importieren möchten, bietet Application Collaboration eine Funktion, um Beziehungen zwischen Kontakten auf Basis von Informationen aus externen Datenquellen zu erstellen. Wenn Sie zum Beispiel Empfehlungen nachverfolgen, können Sie das Empfehlungsfeld dem Beziehungstyp „Empfohlen von“ zuordnen.
Weitere Informationen finden Sie unter Überblick über den Datensatz „Verwandte Kontakte“.