Ein Profil im Web Client ist eine Sammlung von Attributen, die auf einen Kontakt angewendet werden können. In der Regel zeigen Profile zusätzliche Feldwerte an und liefern kontextbezogene Informationen über den Kontakt. Ein Beispiel: Ein Mandantenprofil gilt nur für Kontakte, die Mandanten sind, und zeigt relevante Informationen wie die folgenden an:
- Die Mandantennummer
- Das Datum, an dem der Kontakt Mandant wurde
- Die Liste der Dienstleistungen, die Ihre Organisation dem Mandanten anbietet
- Finanzielle Informationen über den Mandanten
Diese Informationen können an verschiedenen Stellen gespeichert sein; der Web Client fasst sie zusammen und präsentiert sie in einer einzigen „Mandantenprofil“-Ansicht, die für jeden als Mandant identifizierten Kontakt verfügbar ist.
Das Mandantenprofil bündelt Informationen aus verschiedenen Quellen
[A] Diese Felder sind im Ordner Mandanteninformationen gespeichert.
[B] Diese Felder sind im Ordner Mandantenfinanzinformationen gespeichert.
InterAction enthält standardmäßig eine Reihe von Profilen. Sie können diese an die Bedürfnisse Ihrer Organisation anpassen und neue Profile hinzufügen, um solche Schlüsselinformationen anzuzeigen.
Diese Übersicht behandelt folgende Themen:
- Wo erscheinen Profile im Web Client?
- Welche Informationen kann ein Profil anzeigen?
- Mit InterAction gelieferte Profile
- Wann sollte ich ein Profil erstellen?
Wo erscheinen Profile im Web Client?
Die für einen Kontakt geltenden Profile erscheinen an mehreren Stellen im Web Client:
- Eine Zusammenfassung eines Profils ist auf der Übersichtsseite für Personen/Firmen verfügbar. Die Zusammenfassung zeigt normalerweise einen Teil der Profilfelder an.
- Eine Vollansicht eines Profils zeigt alle definierten Informationen an. Diese Version ist über einen Link auf den Übersichtsseiten für Personen/Kontakte und über andere Links im System erreichbar.
- Ein Suchformular im Web Client kann mit einem Profil verknüpft sein. Bei der Anzeige der Suchergebnisse erscheint die Zusammenfassung des Profils im Vorschaubereich.
- Ein Kontakttyp kann mit einem Profil verknüpft werden. Wie bei Suchen erscheint beim Anzeigen der Liste der diesem Kontakttyp zugeordneten Kontakte die Profilzusammenfassung im Vorschaubereich.
- Nutzer können die Werte eines Profils bearbeiten. Dabei bearbeiten sie die zugrunde liegenden zusätzlichen Felder und ordnerspezifischen Notizen.
Profile können auch in Berichten verwendet werden. Die im Web Client angezeigten Informationen werden dann auch im Bericht aufgenommen. Änderungen am Profil werden automatisch im Bericht übernommen, und die Berichtsinformationen unterliegen denselben Sicherheitsregeln wie das Profil.
Zusammenfassungsversion eines Profils auf der Übersichtsseite
[A] Die Profilzusammenfassung auf der Übersichtsseite zeigt einen Teil der verfügbaren Informationen für das ausgewählte Profil an.
[B] Der Link „Vollständige Profile anzeigen“ öffnet das vollständige Profil in einem Popup-Fenster.
Vollständige Version eines Profils
[A] Der Vorschaubereich zeigt die Profilzusammenfassung für den ausgewählten Kontakt an. Wählen Sie Vollständiges Profil anzeigen, um das Profildialogfeld von hier aus zu öffnen.
Bearbeiten der Werte eines Profils
Welche Informationen kann ein Profil anzeigen?
Ein Web Client-Profil kann zusätzliche Felder (global und ordnerspezifisch), ordnerspezifische Notizen und Links zu anderen Webseiten anzeigen. Es kann auch Anzeigeelemente wie Überschriften, Leerzeilen und statischen Text enthalten. Die folgende Abbildung zeigt einige der verfügbaren Profilattribute.
Im Web Client angezeigte Profilattribute
[A] Zusätzliche Felder.
[B] Überschriften.
[C] Leerzeile.
[D] Link.
Beim Konfigurieren eines Web Client-Profils können Sie steuern, welche spezifischen Attribute angezeigt werden und in welcher Reihenfolge sie erscheinen. Sie gestalten das Profil, indem Sie die Profilattribute hinzufügen und anordnen. Der Bereich „Profilattribute“ im Dialogfeld „Neues/Bearbeiten Web Client-Profil“ zeigt die Attribute ähnlich an, wie sie später im Web Client erscheinen.
Definieren der Attribute für ein Web Client-Profil
| Attribut | Beschreibung |
|---|---|
| Zusätzliche Felder |
Zusätzliche Felder erscheinen mit dem Feldnamen als Bezeichnung, gefolgt vom Feldwert. Sie können ein Zahlen-, Dezimal- oder Datumsfeld mit einer Anzeigemaske formatieren. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen zusätzlicher Felder zu einem Web Client-Profil. |
| Ordnerspezifische Notizen |
Ordnerspezifische Notizen erscheinen im Profil als Textblock. Beachten Sie, dass diese Notizen sehr lang sein können, daher ist es meist am besten, dieses Attribut am Ende des Profils zu platzieren. Obwohl Sie es in die Zusammenfassung aufnehmen können, ist dies wegen der Länge meist nicht zu empfehlen. Weitere Informationen finden Sie unter Einbinden ordnerspezifischer Notizen in ein Web Client-Profil. |
| Überschriften |
Überschriften werden verwendet, um Felder im Profil zu gruppieren. Das ist nützlich, wenn mehrere Felder auf einem Profil angezeigt werden. Siehe Profile formatieren. |
| Text |
Statischer Text wird typischerweise verwendet, um Anweisungen oder andere Hinweise für die Web Client-Nutzer bereitzustellen. Er erscheint als einfacher Textblock im Profil. Siehe Profile formatieren. |
| Links |
Links erscheinen als normale HTML-Links. Sie sind nützlich, um Nutzern einen schnellen Zugang zu verwandten Webseiten oder anderen Web Client-Seiten zu bieten. Links können auch InterAction-Daten (wie Kontaktnamen und ID-Werte) an die andere Seite übergeben. Zum Beispiel kann ein Link eine Seite mit Börsenkursen öffnen und das Unternehmen, das der Nutzer in InterAction betrachtet, direkt anzeigen. |
| Leerzeile |
Eine Leerzeile dient dazu, Elemente im Profil optisch voneinander zu trennen. Siehe Profile formatieren. |
Mit InterAction gelieferte Profile
Die folgenden Web Client-Profile sind in InterAction enthalten. Details zu den spezifischen Feldern, die in jedem dieser Profile enthalten sind, finden Sie unter Standard-Webprofile.
Sie können die Standardprofile Beschäftigung, Ausbildung oder Unternehmensstruktur nicht löschen, aber Sie können sie inaktiv setzen. Außerdem können Sie nicht alle Attribute bei einigen Profilen bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter Kann ich alle Standardprofile bearbeiten oder löschen?
- Beschäftigung (erscheint immer bei Personen)
- Ausbildung (erscheint immer bei Personen)
- Unternehmen (erscheint immer bei Firmen)
- Unternehmensstruktur (erscheint immer bei Firmen)
- Alumni (nur Personen)
- Mandant (Personen oder Firmen)
- Mandantenmitarbeiter (nur Personen)
- Unser Berater (nur Personen)
- Personal (nur Personen)
- Interessent (Personen oder Firmen)
- Interessentenmitarbeiter (nur Personen)
Wann sollte ich ein Profil erstellen?
Web Client-Profile werden sehr prominent auf der Übersichtsseite für Personen/Firmen angezeigt. Der Hauptvorteil von Profilen ist, dass sie es ermöglichen, wichtige Informationen zu einem Kontakt „kontextsensitiv“ darzustellen. Wenn Sie beispielsweise einen Kontakt betrachten, der ein Mandant ist, sehen Nutzer Informationen, die für Mandanten Ihrer Organisation relevant sind. Profile können außerdem Informationen aus verschiedenen Quellen innerhalb von InterAction zusammenführen und in einer einzigen, übersichtlichen Ansicht präsentieren. Nutzer müssen nicht wissen, wie die Daten „im Hintergrund“ organisiert sind.
Deshalb ist es wichtig, die Profile Ihrer Organisation sorgfältig zu identifizieren und zu gestalten. Zu viele Profile können es den Nutzern erschweren, wichtige Informationen zu finden. Die Profile, die ein Nutzer für einen bestimmten Kontakt sieht, sollten auf die Bedürfnisse des Nutzers und den Kontext des Kontakts abgestimmt sein.
Profile entsprechen in der Regel Kontakttypen. Beim Definieren des Profils wählen Sie einen Kontakttyp als Profilkriterium (die Kontakte, die das Profil erhalten) und fügen Felder und Notizen hinzu, die für diesen Kontakttyp relevant sind. Das Mandantenprofil entspricht beispielsweise dem Kontakttyp Mandant und zeigt Informationen an, die beim Betrachten eines Kontakts im Kontext eines Mandanten nützlich sind.
Beachten Sie jedoch, dass nicht alle Kontakttypen ein entsprechendes Profil benötigen. Beispielsweise enthält der Kontakttyp Hochschule/Universität standardmäßig kein entsprechendes Profil. Das liegt daran, dass dieser Typ hauptsächlich dazu dient, den Zweck des Kontakts in der Kanzleiliste zu kennzeichnen, und es keine zugehörigen Informationen anzuzeigen gibt.
Die Entscheidung, welche benutzerdefinierten Profile Sie benötigen, umfasst im Wesentlichen folgende Aufgaben:
- Entscheiden, wie Sie Ihre Kontakte in Kontakttypen, Arbeitslisten, Marketinglisten und andere Ordner organisieren.
- Entscheiden, welche zusätzlichen Informationen Sie innerhalb dieser Kontaktgruppen erfassen müssen.
- Entscheiden, welche Informationen für verschiedene Kontakt-„Kontexte“ angezeigt werden sollen. Also: Welche Felder sind relevant, wenn ein Kontakt als Mandant betrachtet wird, und welche, wenn er als Interessent betrachtet wird?
Arbeitslisten und Marketinglisten benötigen in der Regel keine Profile; Nutzer können alle zugehörigen zusätzlichen Felder für diese Ordner einfach von der Übersichtsseite für Personen/Firmen aus einsehen. Weitere Informationen finden Sie unter Überblick über Arbeitslisten und Überblick über Marketinglisten.
Innerhalb der Kontakttypen sollten Sie Folgendes berücksichtigen, wenn Sie entscheiden, welche Typen ein entsprechendes Profil haben sollten:
- Gibt es zugehörige Felder für den Kontakttyp? Der Kontakttyp Mandant hat beispielsweise mehrere zugehörige Felder, die weitere Informationen über die Mandantenbeziehung zwischen Kontakt und Ihrer Organisation liefern (Datum Mandant geworden, Mandantennummer, angebotene Dienstleistungen usw.). Beachten Sie, dass diese Felder in einem separaten „Informationsordner“ gespeichert und somit zwischen Kontakttypen geteilt oder gesichert werden können.
- Was ist der Hauptzweck des Kontakttyps? Typen, die die Beziehung zwischen Ihrer Organisation und dem Kontakt definieren (wie „Mandant“ oder „Interessent“), enthalten häufig Informationen, die in Profilen nützlich angezeigt werden können. Kontakttypen, die nur ein Merkmal des Kontakts kennzeichnen (wie Hochschule/Universität), tun dies nicht.