Sie können verschiedene Optionen konfigurieren, die steuern, wie Aktivitäten funktionieren. Die meisten dieser Einstellungen werden im Dialogfeld „Aktivitäts- und Termineinstellungen“ vorgenommen, einige wenige erfordern jedoch eine Aktualisierung der Konfigurationsdateien des Application Servers.
Aktivitäts- und Termineinstellungen
Details zu den Einstellungen finden Sie in den folgenden Themen:
- Verfügbare Aktivitäts-Standardeinstellungen
- Allgemeine Aktivitätsoptionen festlegen
- Warum sollte ich zu einer Aktivität oder einem Termin zugehörige Unternehmen hinzufügen?
- Mehrere Aktivitäten in der Web Client-Ansicht zu einer Zeile zusammenfassen
- Konfiguration des Dialogfelds „Benachrichtigungen konfigurieren“
Verfügbare Aktivitäts-Standardeinstellungen
Die folgende Tabelle fasst die Aktivitätseinstellungen zusammen, die Sie im InterAction Administrator ändern können.
Für einige dieser Optionen finden Sie weitere Details in den nachfolgenden Abschnitten.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Neue Aktivitäts-/Termineinstellungen | |
| Standardwert für „Wer kann das sehen“ bei Aktivitäten/Terminen |
Dieser Wert bestimmt den Standardwert für dieses Feld beim Erstellen einer neuen Aktivität oder eines neuen Termins. Die Optionen sind:
Details zur Funktionsweise der Sicherheit bei Aktivitäten finden Sie unter Sicherheit für Aktivitäten. |
|
Standardtyp, sofern nicht im PIM angegeben, beim Erstellen einer Aktivität Beachten Sie, dass „PIM“ als das von Ihrer Organisation verwendete PIM angezeigt wird (Microsoft Outlook) |
Dieser Wert bestimmt den Standardtyp beim Erstellen einer neuen Aktivität. Die Optionen sind:
Beachten Sie, dass Benutzer Aktivitäten aus ausgewählten Elementen im PIM Ihrer Organisation erstellen können. Der in dieser Einstellung gespeicherte Standard-Aktivitätstyp wird für diese Aktivitäten nicht verwendet. Details zum Erstellen von Aktivitätstypen finden Sie unter Erstellen und Bearbeiten von Aktivitätstypen und -gruppen. Informationen dazu, wie Sie Aktivitätstypen beim Erstellen oder Bearbeiten von Aktivitäten verfügbar machen, finden Sie unter Festlegen, wo Aktivitätstypen angezeigt werden. |
| Beim Hinzufügen einer Aktivität/eines Termins für eine oder mehrere Personen | |
| Zugehöriges Unternehmen jeder Person ebenfalls automatisch hinzufügen |
Wenn diese Option ausgewählt ist, wird das zugehörige Unternehmen jeder in der Aktivität enthaltenen Person als Kontakt zur Aktivität oder zum Termin hinzugefügt. Beachten Sie, dass das zugehörige Unternehmen von Kontakten in den Ordnern „Unser Personal“ und „Unsere Berater“ niemals automatisch hinzugefügt wird. Details finden Sie unter Warum sollte ich zu einer Aktivität oder einem Termin zugehörige Unternehmen hinzufügen? |
| Nur die vom Benutzer ausgewählten Kontakte hinzufügen | Wenn diese Option ausgewählt ist, werden nur die vom Benutzer ausgewählten Kontakte zur Aktivität oder zum Termin hinzugefügt. Zugehörige Unternehmen der Personen werden nicht hinzugefügt. |
|
Beim Hinzufügen einer Aktivität oder eines Termins aus einem PIM-Element Beachten Sie, dass „PIM“ als das von Ihrer Organisation verwendete PIM angezeigt wird (Microsoft® Outlook®) |
|
| Alle Personen des Elements zur Aktivität/zum Termin hinzufügen |
Wenn diese Option ausgewählt ist, werden alle Kontakte des Elements in die InterAction-Aktivität oder den Termin aufgenommen. Wenn Sie beispielsweise eine Aktivität aus einer E-Mail-Nachricht hinzufügen, werden alle E-Mail-Empfänger in die Aktivität aufgenommen. |
| Unser Personal und unsere Berater von der Aktivität/dem Termin ausschließen |
Wenn diese Option ausgewählt ist, werden alle Kontakte des Elements, die sich auch im Ordner Unser Personal oder Unsere Berater befinden, von der Aktivität ausgeschlossen. Dies ist nützlich, um „Störgeräusche“ herauszufiltern, da es nicht immer sinnvoll ist, interne Personen in Aktivitäten oder Terminen aufzuführen. |
| Beim Hinzufügen einer Aktivität aus einer E-Mail-Nachricht | |
| Text der E-Mail-Nachricht einfügen | Wenn diese Option ausgewählt ist, wird der Text der E-Mail-Nachricht automatisch in den Text der Aktivität übernommen. Der Benutzer, der die Aktivität hinzufügt, kann den Text bei Bedarf bearbeiten, z. B. um Teile der E-Mail zu entfernen, die nicht enthalten sein sollen. |
| Text der E-Mail-Nachricht ausschließen |
Wenn diese Option ausgewählt ist, wird der Text der E-Mail-Nachricht nicht automatisch in den Text der Aktivität übernommen. Der Benutzer, der die Aktivität hinzufügt, kann jedoch die Schaltfläche Text einfügen wählen, um den Text der E-Mail in die Aktivität zu kopieren. Diese Option gilt nur für E-Mail-Aktivitäten, nicht für Kalendereinträge. |
| Aktivitäten/Termine anzeigen | |
| Beim Anzeigen einer Liste nur eine Zeile für eine Aktivität/einen Termin anzeigen, wenn die Anzahl der Kontakte überschreitet |
In diesem Feld können Sie die Schwelle angeben, ab der eine Aktivität oder ein Termin mit mehreren Kontakten in einer einzigen Zeile angezeigt wird. Dies betrifft hauptsächlich die Seite „Meine Benachrichtigungen“. Details finden Sie unter Mehrere Aktivitäten in der Web Client-Ansicht zu einer Zeile zusammenfassen. |
| Externe Integration | |
| Kontrollkästchen anzeigen, um die Aktivität/den Termin für externe Kontakte verfügbar zu machen | Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, steht das Kontrollkästchen Für Mandanten verfügbar machen im InterAction Windows Client, Web Client und in der Desktop-Integration beim Erstellen neuer Aktivitäten zur Verfügung. |
| Beschriftung: Verfügbar machen für | Geben Sie den Text ein, der auf dem Kontrollkästchen angezeigt werden soll. |
|
Termineinstellungen Diese Einstellungen ermöglichen die Synchronisierung mit dem Microsoft® Outlook®-Kalender. Beachten Sie, dass diese Optionen nur angezeigt werden, wenn Ihre Umgebung für die Synchronisierung mit Microsoft konfiguriert ist. |
|
|
InterAction für Microsoft® Outlook® Diese Einstellungen konfigurieren das Standardverhalten für InterAction für Microsoft Outlook. |
Zusätzlich zu den oben genannten Einstellungen können Sie weitere Optionen durch Bearbeiten von Konfigurationsdateien auf dem Application Server festlegen. Siehe Konfiguration des Dialogfelds „Benachrichtigungen konfigurieren“.
Allgemeine Aktivitätsoptionen festlegen
- Doppelklicken Sie im Hauptfenster des InterAction Administrators in der Entitätenliste auf Aktivitäten, Termine und Dokumentverweise.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen.
- Wählen Sie die gewünschten Optionen aus. Eine Liste der verfügbaren Einstellungen finden Sie unter Verfügbare Aktivitäts-Standardeinstellungen.
- Klicken Sie auf OK, um Ihre Änderungen zu speichern.
- Klicken Sie auf Schließen.
Warum sollte ich zu einer Aktivität oder einem Termin zugehörige Unternehmen hinzufügen?
Sie können InterAction so konfigurieren, dass zugehörige Unternehmen automatisch zu Aktivitäten hinzugefügt werden. Wenn beispielsweise ein Benutzer Jane Tarnoff von Telenorth und Donna Roeser von Guru, Ltd auswählt und dann eine Aktivität hinzufügt, enthält die resultierende Aktivität vier Kontakte:
- Jane Tarnoff
- Telenorth
- Donna Roeser
- Guru, Ltd.
In den meisten Fällen sollten Sie die Unternehmen aus zwei Gründen hinzufügen:
- Beim Anzeigen eines Unternehmens in InterAction können Benutzer die Aktivitäten zu den Mitarbeitern des Unternehmens sehen.
- Die Liste der Aktivitäten für ein Unternehmen spiegelt weiterhin korrekt die beteiligten Personen und Unternehmen wider, auch wenn Personen die Firma wechseln. Angenommen, Ed Roberts hat eine Aktivität mit den oben genannten vier Kontakten erstellt. Später verlässt Donna Roeser Guru, Ltd und ihre Kontaktdaten werden in InterAction aktualisiert. Wenn die Aktivität Guru ursprünglich nicht enthalten hätte, wäre die Tatsache, dass Guru in irgendeiner Weise beteiligt war, verloren gegangen.
Mehrere Aktivitäten in der Web Client-Ansicht zu einer Zeile zusammenfassen
In InterAction kann eine Aktivität oder ein Termin mit beliebig vielen Kontakten verknüpft sein. Normalerweise zeigt die jeweilige Aktivitätsansicht im Web Client für jeden Kontakt eine eigene Zeile an. Das bedeutet, dass dieselbe Aktivität mehrfach angezeigt werden kann, jeweils mit einem anderen Kontakt. Hat eine Aktivität sehr viele Kontakte, ist diese Ansicht weniger hilfreich.
Um diese Informationen nützlicher zu machen, können Sie eine „Schwelle“ festlegen, um diese Anzeige zu begrenzen. Dadurch werden die Aktivitäten zu einer einzigen Zeile „zusammengefasst“.
Konsolidierte Aktivitäten auf der Seite „Meine Benachrichtigungen“
[A] Mehrere Kontakte für diese Aktivität wurden zu einer Zeile zusammengefasst.
[B] Dies ist ein Beispiel dafür, dass eine einzelne Aktivität mehrfach angezeigt wird, jeweils für einen Kontakt. In diesem Fall sind vier Kontakte an dieser Aktivität beteiligt, sodass sie unterhalb der Schwelle von fünf liegt.
Standardmäßig ist diese Schwelle auf fünf Kontakte gesetzt. Hat eine Aktivität also sechs oder mehr Kontakte, wird sie zu einer einzigen Zeile zusammengefasst.
Das Zusammenfassen der Aktivitäten funktioniert auf der Seite „Meine Benachrichtigungen“, in den Suchergebnissen für Aktivitäten und auf Seiten, die Aktivitäten zu einem Vorgang, Mandat oder einer Gelegenheit anzeigen.
Diese Schwelle funktioniert nur korrekt, wenn die Kontakte mit derselben Aktivität verknüpft sind. Wenn Sie stattdessen mehrere doppelte Aktivitäten erstellen, werden diese nicht zusammengefasst.
Sie können die Konsolidierungsschwelle ändern, indem Sie die Option Beim Anzeigen einer Liste nur eine Zeile für eine Aktivität anzeigen, wenn die Anzahl der Kontakte überschreitet anpassen. Sie können einen Wert zwischen eins und zehn festlegen. Siehe Allgemeine Aktivitätsoptionen festlegen.
Konfiguration des Dialogfelds „Benachrichtigungen konfigurieren“
Die Seite „Meine Benachrichtigungen“ zeigt die aktuellen Aktivitäten für die Kontakte an, die ein Benutzer überwachen möchte.
Einzelne Web Client-Benutzer können die Seite „Meine Benachrichtigungen“ konfigurieren, indem sie sowohl die Aktivitätstypen auswählen, die sie sehen möchten, als auch die Kontakte, die sie überwachen möchten. Diese Optionen wählen die Benutzer im Dialogfeld „Benachrichtigungen konfigurieren“, das über den Link Standardbenachrichtigungen konfigurieren auf der Seite „Meine Benachrichtigungen“ erreichbar ist.
Sie können für Ihre Organisation folgende Einstellungen konfigurieren:
- Die Auswahl an Elementen (Aktivitäten und Termine), die Benutzer auf der Seite „Benachrichtigungen filtern“ auswählen können. Sie legen dies fest, indem Sie angeben, welche Typen auf der Seite angezeigt werden sollen. Details finden Sie unter „Für Endbenutzer verfügbare Typen“ in Festlegen, wo Aktivitätstypen angezeigt werden.
- Die Auswahl an Kontakten, die Benutzer auf der Seite „Zu überwachende Kontakte auswählen“ auswählen können. Sie legen dies fest, indem Sie eine Liste von Ordnern in einer Konfigurationsdatei angeben.
Konfiguration der Seite „Zu überwachende Kontakte auswählen“
Die Seite „Zu überwachende Kontakte auswählen“ zeigt eine Auswahl von Kontaktlisten an. Web Client-Benutzer können auswählen, welche Kontaktgruppen sie überwachen möchten. Nur Kontakte innerhalb der ausgewählten Gruppen lösen Benachrichtigungen aus. Im untenstehenden Beispiel hat der Benutzer ausgewählt, Meine Kontakte, Kontakte, die ich kenne und Eds Anrufliste zu überwachen.
Diese Liste enthält immer Kontrollkästchen für Meine Kontakte und Kontakte, die ich kenne. Standardmäßig umfasst die Liste außerdem alle Kontakttypen und die vom Benutzer häufig verwendeten Arbeitslisten.
Sie können die angezeigten Kontrollkästchen auf dieser Seite anpassen, indem Sie eine Konfigurationsdatei des Application Servers bearbeiten. Wenn Ihre Organisation eine große Anzahl von Ordnern hat, sollten Sie die Auswahl auf eine angemessene Anzahl beschränken, um die Benutzer nicht zu überfordern.
Auswahl der zu überwachenden Kontakte
Sie konfigurieren die Seite, indem Sie die folgenden Optionen in der Datei InterActionWebPage.cfg bearbeiten:
- watchListContactsListInclude definiert die Liste der Ordner, die als Kontrollkästchen auf der Seite angezeigt werden sollen.
- watchListContactsListExclude definiert eine Gruppe von Ordnern, die explizit ausgeschlossen werden sollen.
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| watchListContactsListInclude | |
| allContactTypes | Alle Kontakttypen, für die der Benutzer Leserechte hat, werden einbezogen. |
| allWorkingLists | Alle Arbeitslisten, für die der Benutzer Leserechte hat, werden einbezogen. |
| frequentlyUsedWorkingLists | Alle Arbeitslisten, für die der Benutzer Leserechte hat und die als häufig verwendet markiert wurden, werden einbezogen. |
| Ordner-IDs |
Sie können jede beliebige Ordner-ID angeben, um den Ordner auf der Seite einzubinden. Ordner-IDs sollten im Format sourceID/FolderID angegeben werden. Zum Beispiel hat die standardmäßige Marketingliste für Weihnachtskarten folgende Ordner-ID: 2/-10017 Beachten Sie, dass die meisten standardmäßigen Ordner-IDs negative Zahlen sind. Ordner, die Sie selbst erstellen, haben positive Zahlen als IDs. Die ID für einen von Ihnen erstellten benutzerdefinierten Ordner könnte also so aussehen: 2/42 |
| allFolders (veraltet) | Frühere Versionen von InterAction enthielten die Option allFolders. Wenn diese Option in Ihrer Umgebung noch gesetzt ist, verhält sie sich wie die Option allWorkingLists. |
| watchListContactsListExclude | |
| Ordner-ID |
Sie können jede beliebige Ordner-ID angeben, um sie von der Seite auszuschließen. Ordner-IDs sollten im Format sourceID/FolderID angegeben werden. Zum Beispiel hat der standardmäßige Kontakttyp „Verstorben“ folgende Ordner-ID: 2/-10011 Standardmäßig sind die Kontakttypen „Verstorben“ und „Nicht mehr existierende Unternehmen“ ausgeschlossen. |
Kontrollkästchen auf der Seite „Zu überwachende Kontakte“ ändern
Um die angezeigten Listen auf der Seite „Zu überwachende Kontakte“ zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:
-
Suchen Sie auf Ihrem InterAction Application Server den Ordner etc.
Bei einer Standardinstallation befindet sich dieser hier:
C:\Program Files\LexisNexis\InterAction\AppServer\iahome\etc
- Öffnen Sie die Datei InterActionWebPage.cfg in einem Texteditor.
-
Suchen Sie die Variable watchListContactsListInclude.
Standardmäßig sind hier alle Kontakttypen und häufig verwendete Arbeitslisten enthalten. Die Zeile sieht folgendermaßen aus:
watchListContactsListInclude = allContactTypes;frequentlyUsedWorkingLists
-
Fügen Sie mit Semikolons (;) getrennt die Ordner-IDs der Ordner hinzu, die Sie in die Liste aufnehmen möchten. Weitere Informationen zu den verfügbaren Optionen finden Sie unter Allgemeine Einstellungen für Aktivitäten & Termine konfigurieren.
Angenommen, Ihre Organisation hat eine Marketingliste mit dem Namen „Technology Newsletter“ erstellt, die Sie einbinden möchten. Die Source-ID für diesen Ordner ist 2 und die Ordner-ID ist 42. Sie würden also Folgendes eintragen:
watchListContactsListInclude = allContactTypes;frequentlyUsedWorkingLists;
2/42
In Ihrem Texteditor sollte dies alles in einer Zeile stehen.
- Wenn Sie bestimmte Ordner ausschließen möchten, fügen Sie die Ordner-ID zur Einstellung watchListContactsListExclude hinzu, ebenfalls durch Semikolons getrennt.
- Speichern Sie die Datei InterActionWebPage.cfg. Die Änderungen werden nach der nächsten Aktualisierung des Application Server-Caches wirksam.