La synchronisation des contacts utilisateur-entreprise gère la synchronisation des informations de contact entre la liste de contacts utilisateur et la liste des entreprises. Le processus de synchronisation est utilisé pour gérer comment les informations passent entre les contacts utilisateur et les contacts entreprise dans toutes les situations suivantes :
- Lorsque la page Contribuer des contacts est utilisée dans le Web Client pour contribuer des contacts à la liste des entreprises
- Lorsqu'un utilisateur apporte des modifications à ses contacts dans ses contacts Outlook
- Lorsqu'un utilisateur ajoute un contact dans ses contacts Outlook sans utiliser l'assistant de nouveau contact InterAction
- Lorsqu'un contact entreprise est mis à jour et que les mises à jour sont automatiquement appliquées au contact de l'utilisateur
Dans toutes les autres situations, InterAction gère immédiatement les informations échangées entre le contact utilisateur et le contact entreprise.
La synchronisation des contacts utilisateur-entreprise est également utilisée lors d'un chargement initial des contacts utilisateur pour déterminer quels contacts doivent être ajoutés à la liste des entreprises ou recommandés à l'utilisateur en fonction des règles Smart Connect de votre organisation. Pour plus de détails sur les règles Smart Connect, voir Configuration des règles Smart Connect.
La manière dont la synchronisation des contacts utilisateur-entreprise traite les nouveaux contacts ajoutés à la liste des entreprises dépend des nouvelles règles de contact appliquées à la liste de contacts de l'utilisateur. Pour plus de détails, voir Aperçu des nouvelles règles de gestion des modifications de données pour les nouveaux contacts. De plus, la synchronisation des contacts utilisateur-entreprise traite les mises à jour des contacts entreprise et des contacts utilisateur en fonction des paramètres de chaque contact dans la liste de contacts de l'utilisateur. Pour plus de détails, voir les sections suivantes :
- Configurer les paramètres de données confidentielles
- Configurer les paramètres de mise à jour des contacts
La synchronisation des contacts utilisateur-entreprise est un processus planifié qui est exécuté par le gestionnaire de processus InterAction. En général, vous planifiez la synchronisation des contacts utilisateur-entreprise pour qu'elle s'exécute régulièrement tout au long de la journée. Cependant, lors du dépannage d'un problème, vous pouvez planifier une synchronisation ponctuelle.
Pour plus d'informations sur le gestionnaire de processus, voir Planification des processus.
Synchronisation des contacts utilisateur-entreprise et le serveur d'applications
La synchronisation des contacts utilisateur-entreprise utilise le serveur d'applications pour le traitement. L'application doit pouvoir se connecter à votre serveur d'applications pour que la synchronisation des contacts utilisateur-entreprise fonctionne.
Planifier la synchronisation des contacts utilisateur-entreprise
Pour planifier la synchronisation des contacts utilisateur-entreprise :
- Connectez-vous à l'administrateur InterAction.
- Dans la liste des entités de la fenêtre principale, double-cliquez sur Processus - Planification et résultats.
- Dans la boîte de dialogue Gérer la planification des processus, choisissez Nouveau.
-
Choisissez Sélectionner pour spécifier un poste de travail.
Planifiez le processus sur un poste de travail du gestionnaire de processus qui est toujours allumé et connecté au réseau. Pour optimiser les performances, ce poste de travail doit avoir une connexion rapide avec le serveur contenant la base de données InterAction.
Pour obtenir de l'aide sur le choix d'un poste de travail, consultez le document System Resource Guidelines disponible sur le site Web du centre de support InterAction.
- Dans la liste déroulante Processus, choisissez Synchronisation des contacts utilisateur-entreprise.
- Choisissez Modifier dans la section Paramètres du processus.
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Spécifiez vos paramètres de synchronisation et de fichier journal.
- Choisissez de Synchroniser avec tous les utilisateurs ou Synchroniser avec les groupes de serveurs suivants puis sélectionnez les groupes de serveurs. Voir Utilisation des groupes de serveurs pour plus de détails.
- Définissez vos préférences pour le fichier journal de la synchronisation des contacts utilisateur-entreprise. Pour plus d'informations, voir Journalisation de la synchronisation des contacts utilisateur à entreprise.
Choisissez OK lorsque vous avez terminé.
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Spécifiez la fréquence à laquelle le processus doit s'exécuter en choisissant Modifier dans la section Planification.
Voir À quelle fréquence la synchronisation des contacts utilisateur-entreprise doit-elle être exécutée ? pour plus de détails.
- Spécifiez le compte utilisateur sous lequel le processus doit s'exécuter dans la section Utilisateur de la tâche.
- Indiquez si un message électronique doit être envoyé concernant le processus et spécifiez les adresses À et De dans la section Envoyer un message.
- Lorsque vous avez terminé de configurer le processus, choisissez OK.
À quelle fréquence la synchronisation des contacts utilisateur-entreprise doit-elle être exécutée ?
Vous devez exécuter le processus de synchronisation des contacts utilisateur-entreprise plusieurs fois par jour. La fréquence à laquelle vous pouvez exécuter la synchronisation des contacts utilisateur-entreprise dépend de votre environnement. Par exemple, considérez les situations suivantes :
- Chaque liste de contacts utilisateur que vous synchronisez ajoute au temps nécessaire pour terminer la synchronisation. Une organisation avec 100 utilisateurs est capable d'exécuter le processus de synchronisation plus souvent qu'une organisation avec 1 000 utilisateurs car le processus prend moins de temps à s'exécuter.
- Si votre organisation exécute d'autres processus tout au long de la journée, tels que la synchronisation Outlook vers InterAction, le serveur e-Activity ou l'analyseur de dépendance de dossier, vous devez prendre en compte ces processus lors de la définition de votre calendrier de synchronisation des contacts utilisateur-entreprise. Vous devez éviter d'exécuter plusieurs processus en même temps car cela peut affecter les performances.
Utilisation des groupes de serveurs
Vous pouvez utiliser des groupes de serveurs lors de la planification des processus de synchronisation des contacts utilisateur-entreprise et de synchronisation Outlook vers InterAction.
Les groupes de serveurs sont des lots de listes de contacts utilisateur que vous définissez dans l'administrateur InterAction. En créant des groupes de serveurs, vous avez plus de flexibilité dans le choix des listes de contacts à synchroniser.
Par exemple, vous pouvez créer des groupes de serveurs comme les suivants :
- Un groupe de serveurs qui inclut uniquement de nouvelles listes de contacts utilisateur à synchroniser
- Des groupes séparés pour les utilisateurs de vos bureaux de New York et de Londres
- Un groupe dédié à des fins de dépannage
Quelle que soit la raison de la création de groupes de serveurs, il n'y a pas de limite au nombre d'utilisateurs que vous pouvez inclure dans un groupe ou au nombre de groupes que vous pouvez créer. Cependant, lors de la configuration des processus, vous pouvez spécifier jusqu'à cinq groupes de serveurs à synchroniser.
Paramètres de synchronisation des contacts utilisateur-entreprise : Groupes de serveurs
Les groupes de serveurs disponibles dans les listes déroulantes sont tous les groupes de serveurs actuellement assignés aux listes de contacts utilisateur. Vous ne maintenez pas une liste de groupes de serveurs.
En spécifiant des groupes de serveurs, vous ne synchronisez que les listes de contacts utilisateur incluses dans ces groupes. Dans l'exemple montré, le processus de synchronisation des contacts utilisateur-entreprise ne synchronise que les listes de contacts utilisateur incluses dans les groupes de serveurs de Londres et de New York.
Attribuer des utilisateurs à des groupes de serveurs
Utilisez l'entité Liste de contacts utilisateur dans InterAction Administrator pour attribuer des listes de contacts utilisateur à des groupes de serveurs. Cette option vous permet de marquer d'abord un ensemble d'utilisateurs afin d'ajouter plusieurs listes de contacts utilisateur à un groupe de serveurs en une seule fois.
Alternativement, vous pouvez attribuer des listes de contacts utilisateur à des groupes de serveurs individuellement en choisissant Modifier dans la boîte de dialogue Gérer la liste de contacts utilisateur, puis en spécifiant un nom de groupe de serveurs dans l'onglet Synchronisation.
Pour attribuer un ensemble de listes de contacts utilisateur à un groupe de serveurs :
- Connectez-vous à InterAction Administrator.
- Dans la liste des entités de la fenêtre principale, double-cliquez sur Liste de contacts utilisateur.
- Dans la boîte de dialogue Gérer la liste de contacts utilisateur, marquez les listes de contacts utilisateur à ajouter à un groupe de serveurs.
- Sous Appliquer le paramètre aux listes marquées, choisissez Définir le nom du groupe de serveurs dans la liste déroulante Action.
- Dans le champ Nom du groupe de serveurs, choisissez le groupe de serveurs dans la liste déroulante ou tapez un nouveau groupe de serveurs.
- Choisissez Appliquer.
- Une fois terminé, choisissez Fermer.
Gérer les listes de contacts utilisateur - Définir les groupes d'utilisateurs
[A] Marquez les listes de contacts utilisateur à ajouter à un groupe de serveurs.
[B] Choisissez Définir le nom du groupe de serveurs dans la liste déroulante Action.
[C] Tapez ou choisissez un nom de groupe de serveurs. Les groupes de serveurs disponibles dans les listes déroulantes sont tous les groupes de serveurs actuellement attribués aux listes de contacts utilisateur. (Vous ne maintenez pas une liste de groupes de serveurs.)
[D] Choisissez Appliquer.
[E] Le groupe de serveurs de chaque liste de contacts utilisateur s'affiche dans la colonne Groupe de serveurs.
Planification du traitement de la synchronisation
Lors de la planification de la synchronisation des contacts utilisateur à entreprise et de la synchronisation Outlook à InterAction, vous devez planifier les processus dans l'ordre suivant :
- Synchronisation Outlook à InterAction - Les modifications apportées par les utilisateurs aux contacts dans Outlook sont envoyées aux listes de contacts utilisateur dans InterAction.
- Synchronisation des contacts utilisateur à entreprise - Les modifications sont transférées des listes de contacts utilisateur à la liste des entreprises.
- Synchronisation des contacts utilisateur à entreprise - Les modifications dans la liste des entreprises sont transférées au contact dans les listes de contacts d'autres utilisateurs si ces utilisateurs reçoivent des mises à jour.
- Synchronisation Outlook - Toutes les modifications reçues de la liste des entreprises sont appliquées aux contacts dans Outlook.
Si votre organisation dispose de plusieurs serveurs Exchange et choisit de planifier un processus de synchronisation Microsoft Outlook à InterAction différent pour chaque serveur, vous devez planifier tous les processus de synchronisation Outlook pour s'exécuter avant le processus de synchronisation des contacts utilisateur à entreprise dans l'ordre suggéré.
Lors de la planification des processus, prenez en compte plusieurs facteurs pour déterminer l'intervalle entre chaque processus et la fréquence d'exécution des processus, y compris les éléments suivants :
- Si un poste de travail est utilisé pour exécuter à la fois la synchronisation Outlook et la synchronisation des contacts utilisateur à entreprise, vous pouvez planifier les processus à une minute d'intervalle. Ainsi, lorsque l'un des processus se termine, le processus suivant démarre immédiatement.
- Si des postes de travail différents sont utilisés pour exécuter la synchronisation Outlook que le poste de travail utilisé pour exécuter la synchronisation des contacts utilisateur à entreprise, vous devez prêter attention au temps nécessaire pour terminer chaque processus et planifier le processus suivant pour s'exécuter après la fin de la première tâche. Vous devez le faire car les processus exécutés à partir de différents postes de gestion des processus ne s'enchaînent pas les uns après les autres.
- Considérez la performance du matériel utilisé pour exécuter les processus ainsi que la vitesse de votre réseau. Si les processus de synchronisation sont gourmands en ressources, envisagez de planifier le cycle pour s'exécuter toutes les quatre heures. S'ils ne le sont pas, envisagez de les exécuter plus souvent, par exemple toutes les 15 minutes.
- Lorsque vous envisagez la fréquence de planification des processus, considérez le temps nécessaire pour terminer le cycle des processus à exécuter. Par exemple, s'il faut une heure complète pour terminer le cycle des quatre processus, ne les planifiez pas pour s'exécuter toutes les 15 minutes.