La sincronización de contactos de usuario a empresa gestiona la sincronización de la información de contacto entre la lista de contactos del usuario y la lista de la empresa. El proceso de sincronización se utiliza para gestionar cómo se transfiere la información entre los contactos de usuario y los contactos de la empresa en todas las siguientes situaciones:
- Cuando se utiliza la página Contribuir contactos en el Web Client para aportar contactos a la lista de la empresa
- Cuando un usuario realiza cambios en los contactos en su PIM
- Cuando un usuario agrega un contacto en su PIM sin usar el asistente de nuevo contacto de InterAction
- Cuando se actualiza un contacto de la empresa y las actualizaciones se aplican automáticamente al contacto del usuario
En todas las demás situaciones, InterAction gestiona la información transferida entre el contacto de usuario y el contacto de la empresa de forma inmediata.
La sincronización de contactos de usuario a empresa también se utiliza durante una carga inicial de contactos de usuario para determinar qué contactos deben agregarse a la lista de la empresa o recomendarse al usuario según las reglas de Smart Connect de su organización. Para obtener detalles sobre las reglas de Smart Connect, consulte Configurar reglas de Smart Connect.
La forma en que la sincronización de contactos de usuario a empresa procesa los nuevos contactos que se agregan a la lista de la empresa depende de las reglas de nuevos contactos aplicadas a la lista de contactos del usuario. Para más información, consulte Descripción general de las reglas de nuevos contactos para la gestión de cambios de datos. Además, la sincronización de contactos de usuario a empresa procesa las actualizaciones de los contactos de la empresa y de los usuarios según la configuración de cada contacto en la lista de contactos del usuario. Para más detalles, consulte las siguientes secciones:
- Configurar la configuración de datos confidenciales
- Configurar la configuración de actualización de contactos
La sincronización de contactos de usuario a empresa es un proceso programado que ejecuta el InterAction Process Manager. Normalmente, se programa la sincronización de contactos de usuario a empresa para que se ejecute de forma regular a lo largo del día. Sin embargo, al solucionar un problema, puede programar una sincronización única.
Sincronización de contactos de usuario a empresa y el servidor de aplicaciones
La sincronización de contactos de usuario a empresa utiliza el servidor de aplicaciones para el procesamiento. La aplicación debe poder conectarse a su servidor de aplicaciones para que la sincronización de contactos de usuario a empresa se ejecute.
Programar la sincronización de contactos de usuario a empresa
Para programar la sincronización de contactos de usuario a empresa:
- Inicie sesión en InterAction Administrator.
- En la lista de entidades de la ventana principal, haga doble clic en Process - Schedule and Results.
- En el cuadro de diálogo Manage Process Schedule, seleccione New.
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Seleccione Select para especificar una estación de trabajo.
Programe el proceso en una estación de trabajo de Process Manager que esté siempre encendida y conectada a la red. Para optimizar el rendimiento, esta estación de trabajo debe tener una conexión rápida con el servidor que contiene la base de datos de InterAction.
Para obtener ayuda al elegir una estación de trabajo, consulte el documento System Resource Guidelines.
- En la lista desplegable Process, seleccione User to Firm Contact Sync.
- Seleccione Edit en la sección Process Settings.
- Especifique la configuración de sincronización y del archivo de registro.
- Elija Synchronize with all users o Synchronize with the following server groups y luego seleccione los grupos de servidores. Consulte Uso de grupos de servidores para más detalles.
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Configure sus preferencias para el archivo de registro de la sincronización de contactos de usuario a empresa. Para más información, consulte Registro de la sincronización de contactos de usuario a empresa.
Seleccione OK cuando termine.
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Especifique la frecuencia con la que debe ejecutarse el proceso seleccionando Edit en la sección Schedule.
Consulte ¿Con qué frecuencia debe ejecutarse la sincronización de contactos de usuario a empresa? para más detalles.
- Especifique la cuenta de usuario bajo la cual debe ejecutarse el proceso en la sección Task User.
- Indique si se debe enviar un mensaje de correo electrónico sobre el proceso y especifique las direcciones To y From en la sección Send a Message.
- Cuando termine de configurar el proceso, seleccione OK.
¿Con qué frecuencia debe ejecutarse la sincronización de contactos de usuario a empresa?
Debe ejecutar el proceso de sincronización de contactos de usuario a empresa varias veces al día. La frecuencia con la que puede ejecutar la sincronización de contactos de usuario a empresa depende de su entorno. Por ejemplo, considere las siguientes situaciones:
- Cada lista de contactos de usuario que sincronice aumenta el tiempo necesario para completar la sincronización. Una organización con 100 usuarios puede ejecutar el proceso de sincronización con mayor frecuencia que una organización con 1,000 usuarios porque el proceso tarda menos en ejecutarse.
- Si su organización ejecuta otros procesos a lo largo del día, como la sincronización de Outlook a InterAction, e-Activity Server o el analizador de dependencias de carpetas, debe tener en cuenta estos procesos al definir el horario de la sincronización de contactos de usuario a empresa. Debe evitar ejecutar varios procesos al mismo tiempo porque puede afectar el rendimiento.
Uso de grupos de servidores
Puede utilizar grupos de servidores al programar los procesos de sincronización de contactos de usuario a empresa y de Outlook a InterAction.
Los grupos de servidores son lotes de listas de contactos de usuario que usted define en InterAction Administrator. Al crear grupos de servidores, tiene más flexibilidad sobre qué listas de contactos sincronizar.
Por ejemplo, puede crear grupos de servidores como los siguientes:
- Un grupo de servidores que solo incluya nuevas listas de contactos de usuario para sincronizar
- Grupos separados para usuarios en sus oficinas de Nueva York y Londres
- Un grupo dedicado para fines de resolución de problemas
Cualquiera sea el motivo para crear grupos de servidores, no hay límite en la cantidad de usuarios que puede incluir en un grupo ni en la cantidad de grupos que puede crear. Sin embargo, al configurar procesos, puede especificar hasta cinco grupos de servidores para sincronizar.
Los grupos de servidores disponibles en las listas desplegables son todos los grupos de servidores asignados actualmente a listas de contactos de usuario. No se mantiene una lista de grupos de servidores.
Al especificar grupos de servidores, solo está sincronizando las listas de contactos de usuario incluidas en esos grupos. En este ejemplo, el proceso de sincronización de contactos de usuario a empresa solo está sincronizando las listas de contactos de usuario incluidas en los grupos de servidores de Chicago y Nueva York.
Asignar usuarios a grupos de servidores
Utilice la entidad User Contact List en InterAction Administrator para asignar listas de contactos de usuario a grupos de servidores. Esta opción le permite marcar un conjunto de usuarios primero para poder agregar varias listas de contactos de usuario a un grupo de servidores a la vez.
Alternativamente, puede asignar listas de contactos de usuario a grupos de servidores individualmente seleccionando Edit en el cuadro de diálogo Manage User Contact List y luego especificando un Server Group Name en la pestaña Synchronization.
Para asignar un conjunto de listas de contactos de usuario a un grupo de servidores:
- Inicie sesión en InterAction Administrator.
- En la lista de entidades de la ventana principal, haga doble clic en User Contact List.
- En el cuadro de diálogo Manage User Contact List, marque las listas de contactos de usuario que desea agregar a un grupo de servidores.
- En Aplicar configuración a las listas marcadas, seleccione Set Server Group Name en la lista desplegable Action.
- En el campo Server Group Name, seleccione el grupo de servidores de la lista desplegable o escriba un nuevo grupo de servidores.
- Seleccione Apply.
- Cuando termine, seleccione Close.
[A] Marque las listas de contactos de usuario que desea agregar a un grupo de servidores.
[B] Seleccione Set Server Group Name en la lista desplegable Action.
[C] Escriba o seleccione un nombre de grupo de servidores. Los grupos de servidores disponibles en las listas desplegables son todos los grupos de servidores asignados actualmente a listas de contactos de usuario. (No se mantiene una lista de grupos de servidores).
[D] Seleccione Apply.
[E] El grupo de servidores de cada lista de contactos de usuario se muestra en la columna Server Group.
Programación del procesamiento de sincronización
Al programar la sincronización de contactos de usuario a empresa y la sincronización de Outlook a InterAction, debe programar los procesos en el siguiente orden:
- Outlook a InterAction Sync - Los cambios que los usuarios realizan en los contactos en su PIM se envían a las listas de contactos de usuario en InterAction.
- Sincronización de contactos de usuario a empresa - Los cambios se transfieren de las listas de contactos de usuario a la lista de la empresa.
- Sincronización de contactos de usuario a empresa - Los cambios en la lista de la empresa se transfieren al contacto en las listas de contactos de otros usuarios si esos usuarios están recibiendo actualizaciones.
- Outlook a InterAction Sync - Cualquier cambio recibido de la lista de la empresa se aplica a los contactos en el PIM.
Si su organización tiene varios servidores de Exchange y decide programar un proceso de sincronización de Microsoft Outlook a InterAction diferente para cada servidor, debe programar todos los procesos de sincronización de Outlook para que se ejecuten antes del proceso de sincronización de contactos de usuario a empresa en el orden sugerido.
Al programar los procesos, tenga en cuenta varios factores al determinar con cuánta diferencia de tiempo programa cada proceso y con qué frecuencia se ejecutan, incluyendo lo siguiente:
- Si se utiliza una sola estación de trabajo para ejecutar tanto la sincronización de Outlook a InterAction como la sincronización de contactos de usuario a empresa, puede programar los procesos con un minuto de diferencia. Así, cuando un proceso termina, el siguiente comienza inmediatamente.
- Si se utilizan diferentes estaciones de trabajo para ejecutar la sincronización de Outlook a InterAction y la sincronización de contactos de usuario a empresa, debe prestar atención a cuánto tarda cada proceso en completarse y programar el siguiente proceso para que se ejecute después de que termine la primera tarea. Debe hacer esto porque los procesos que se ejecutan desde diferentes estaciones de trabajo de Process Manager no se ponen en cola uno tras otro.
- Considere el rendimiento del hardware utilizado para ejecutar los procesos, así como la velocidad de su red. Si los procesos de sincronización consumen muchos recursos, considere programar el ciclo para que se ejecute cada cuatro horas. Si no es así, considere ejecutarlos con mayor frecuencia, como cada 15 minutos.
- Al considerar con qué frecuencia programar la ejecución de los procesos, tenga en cuenta cuánto tarda en completarse el ciclo de procesos. Por ejemplo, si se tarda una hora completa en completar el ciclo de cuatro procesos, no los programe para que se ejecuten cada 15 minutos.