La base de datos centralizada de InterAction permite que todos contribuyan con información. Este enfoque es óptimo para mantener la información actualizada y de alta calidad. Sin embargo, la información de contacto de los usuarios puede no ser siempre la más actual ni de mejor calidad. Por ejemplo, cuando se implementa InterAction por primera vez para los usuarios, se cargan sus colecciones de contactos en InterAction. Muchos de los contactos agregados pueden no haberse actualizado en mucho tiempo, por lo que probablemente la información esté desactualizada. Cuando estos contactos se agregan a la lista de la empresa, es importante controlar cómo se agregan y cómo se actualiza la información de contacto que ya está en la lista de la empresa.
Se pueden definir reglas para nuevos contactos que determinen qué sucede cuando un usuario agrega un nuevo contacto a InterAction. Normalmente, las reglas necesarias para una organización se dividen en tres categorías:
- Cuando se agrega la colección de contactos de un nuevo usuario a su lista de contactos y posteriormente se contribuye a la lista de la empresa
- Durante el uso continuo del sistema, a medida que los usuarios agregan nuevos contactos a sus listas de contactos y los contactos son extraídos por InterAction IQ
- Cuando, en períodos específicos, la organización decide realizar un esfuerzo concertado de limpieza de datos en toda la colección de contactos de la lista de la empresa
Al determinar tus necesidades para las reglas de nuevos contactos y definirlas para tu entorno, ten en cuenta estas necesidades.
¿Qué Definen las Reglas de Nuevos Contactos?
Las reglas de nuevos contactos definen exactamente qué sucede cuando un usuario agrega un nuevo contacto a InterAction. Esto incluye todas las siguientes configuraciones:
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Dónde se origina el nuevo contacto. En la mayoría de los casos, se desea agregar el contacto directamente a la lista de la empresa. Sin embargo, si te preocupa la calidad de la información de contacto que se está agregando, puedes optar por agregar los contactos a una carpeta de Revisión de Nuevos Contactos, donde los contactos pueden revisarse para verificar su exactitud antes de agregarlos a la lista de la empresa. Cuando el contacto se origina en la carpeta de Revisión de Nuevos Contactos, no está disponible para todos los usuarios, pero sí para el usuario que lo agregó y todos los responsables de datos.
Es obligatorio que todos los usuarios tengan acceso de Lectura a la carpeta de Revisión de Nuevos Contactos. Esta es la configuración predeterminada.
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Cómo se emparejan los contactos. En la mayoría de los casos, se debe intentar emparejar los nuevos contactos con los contactos existentes utilizando la información del nombre del contacto. Sin embargo, puedes configurar InterAction para usar otros métodos de emparejamiento o ninguno. Otros métodos de emparejamiento solo deben usarse para cargas de datos e iniciativas de limpieza.
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Cómo se maneja la información sospechosa de contacto. Si un nuevo contacto coincide con un contacto existente y algunos de los valores de los contactos no coinciden, las reglas de nuevos contactos definen cómo se actualiza la información.
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Cómo se notifica a los responsables de datos sobre nuevos contactos. Usando las reglas de nuevos contactos, puedes configurar InterAction para notificar de manera proactiva a los responsables de datos sobre cualquier problema de calidad de datos que pueda surgir debido a los nuevos contactos agregados a InterAction.
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Cómo se gestionan los contactos personales que no tienen una empresa asociada.
¿A Quiénes se Aplican las Reglas de Nuevos Contactos?
Las reglas de nuevos contactos se pueden dividir en dos categorías:
- Predeterminadas
- Específicas para el usuario
Las reglas predeterminadas se utilizan de forma continua para gestionar los contactos agregados por casi toda la población de usuarios. En algunas situaciones, como cuando un nuevo usuario se une a la organización, se desea que los responsables de datos dediquen más tiempo a gestionar los contactos que ese usuario agrega y el efecto que la información de ese usuario tiene en la lista de la empresa. Para estas situaciones, se definiría un conjunto de reglas que solo se aplique a ese usuario.
Componentes de las Reglas de Nuevos Contactos
Conjuntos de Reglas de Nuevos Contactos
Los conjuntos de reglas de nuevos contactos se utilizan para determinar todo lo siguiente:
- Cuándo se utilizan las reglas definidas
- Qué usuario es gestionado por las reglas definidas
- Qué usuario o grupo recibe los tickets de Gestión de Cambios de Datos creados
- Qué colección de reglas se utiliza para gestionar lo que sucede con los contactos del usuario
- La duración durante la cual las reglas se aplican a los nuevos contactos de un usuario
Para más información sobre los conjuntos de reglas, consulta Gestión de Conjuntos de Reglas de Nuevos Contactos.
Colecciones de Reglas de Nuevos Contactos
Las colecciones de reglas de nuevos contactos definen qué sucede con un contacto cuando un usuario lo contribuye a la lista de la empresa. Las colecciones de reglas de nuevos contactos definen todo lo siguiente:
- Si InterAction intenta emparejar el contacto con uno ya existente en la lista de la empresa
- Cómo debe gestionar InterAction las situaciones en las que hay información de contacto conflictiva
- Cómo debe gestionar InterAction las situaciones en las que se identifican posibles contactos duplicados
- Si el contacto debe ser originado o vinculado en la carpeta de Revisión de Nuevos Contactos
- Si InterAction debe crear contactos de empresa para contactos personales que no están asociados a una empresa en la base de datos de InterAction
Para más información sobre las colecciones de reglas, consulta Gestión de Colecciones de Reglas de Nuevos Contactos.
Gestión de Cambios de Datos
Cuando se definen colecciones de reglas de nuevos contactos, puedes especificar que InterAction cree tickets de Gestión de Cambios de Datos si ocurre alguna de las siguientes situaciones:
- Se agrega un nuevo contacto a la lista de la empresa
- Se encuentran uno o más posibles contactos duplicados en la lista de la empresa al intentar emparejar contactos
- Un contacto de usuario se ha conectado a un contacto de la empresa, pero los contactos tienen información conflictiva
Para detalles sobre cómo configurar estas opciones, consulta Gestión de Colecciones de Reglas de Nuevos Contactos.
Para detalles sobre cómo gestionar los tickets de Gestión de Cambios de Datos creados por las Reglas de Nuevos Contactos, consulta Procesos de Calidad de Datos y Reglas de Nuevos Contactos.
Sincronización de Contactos de Usuario a Empresa
Las reglas de nuevos contactos procesan los contactos agregados a la lista de la empresa a través de la Sincronización de Contactos de Usuario a Empresa. Estos contactos normalmente incluyen los agregados en el PIM del usuario y sincronizados con su lista de contactos. La Sincronización de Contactos de Usuario a Empresa también gestiona el proceso de agregar contactos a la lista de la empresa después de que un usuario haya revisado una lista de contactos para contribuir a la lista de la empresa.
Web Client/Objetos de InterAction/Servidor de Aplicaciones
Las reglas de nuevos contactos procesan los contactos agregados a la lista de la empresa a través del asistente de nuevos contactos disponible en el Web Client o desde las herramientas de integración de escritorio de InterAction.
InterAction IQ
Si tu organización tiene licencia para InterAction IQ, las reglas de nuevos contactos procesan los contactos agregados a la lista de la empresa mediante la extracción de contactos de InterAction IQ.