Im Allgemeinen sollten Sie InterAction schrittweise an Gruppen von Nutzern ausrollen. So stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes tun können:
- Schulungen für Nutzer anbieten, falls erforderlich.
- Probleme beheben, die auftreten, wenn Nutzer erstmals auf ihre Kontaktlisten zugreifen – diese Probleme können Sie bei den nächsten Rollouts berücksichtigen.
- Die Qualität und Konsistenz der Kontaktinformationen in InterAction kontinuierlich verbessern, sodass die später eingebundenen Nutzergruppen von hochwertigeren Daten profitieren.
Nutzen Sie die folgenden Fragen, um Ihre Rollout-Strategie festzulegen:
- Wie möchten Sie den Rollout gestalten – nach Praxisgruppe/Abteilung, nach Region oder als Kombination?
- Wie viele Nutzer sind in jeder Rollout-Gruppe?
- Welche Nutzer sollten zuerst eingebunden werden?
Festlegen, wie Nutzer für den Rollout gruppiert werden
Überlegen Sie bei der Zusammenstellung Ihrer Nutzergruppen, welche Nutzer als Erste auf InterAction zugreifen sollten. Kandidaten für einen frühen Rollout können zum Beispiel folgende sein:
- Ein System, über das Nutzer bisher regelmäßig benötigte Informationen abgerufen haben, wurde durch InterAction ersetzt
- Bestimmte Nutzer haben einen geschäftskritischen Bedarf, der nur durch InterAction abgedeckt werden kann
- Nutzer, die viele wertvolle Beziehungsinformationen zu InterAction beitragen können
- Fachkräfte, die das System befürworten und als Fürsprecher fungieren können
- Gruppen, die neuen Initiativen gegenüber aufgeschlossen sind
Nachdem Sie die Nutzergruppe identifiziert haben, die zuerst Zugriff auf InterAction benötigt, legen Sie fest, wie Sie die übrigen Nutzer aufteilen. Sie können Nutzer nach folgenden Kriterien gruppieren:
- Praxisgruppe/Abteilung – Diese Option wird häufig gewählt, da sie mit der Integration anderer Geschäftsanwendungen zusammenarbeitet, die nur von einer bestimmten Abteilung oder Praxisgruppe genutzt werden. So werden Relationship Intelligence-Informationen für Kontakte aufgebaut, die bereits von einer bestimmten Gruppe in Ihrer Organisation geteilt werden.
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Region – Diese Option wird oft von Organisationen mit mehreren Standorten und begrenzten Schulungsressourcen gewählt. Sie können beispielsweise alle Sekretariate an einem Standort gleichzeitig schulen. Auch Ihr Software-Bereitstellungsprozess kann sich nach Regionen richten und so den Rollout von InterAction beeinflussen.
Diese Option eignet sich am besten, wenn die Standorte unabhängig voneinander arbeiten. Sie ist weniger effektiv, wenn Praxisbereiche standortübergreifend eng zusammenarbeiten.
- Rolle/Ebene – Diese Option wird häufig von Organisationen gewählt, deren Unternehmenskultur vorsieht, dass neue Software zunächst an bestimmte Nutzer ausgerollt wird.
Die Art und Weise, wie Sie Nutzer ausrollen, kann eine Kombination der oben genannten Kriterien sein. Beispielsweise können Praxisgruppen oder Abteilungen in Ihrer Organisation mehrere Standorte umfassen, sodass Sie sich entscheiden, in jeder Rollout-Gruppe eine Abteilung an einem Standort einzubinden.
Festlegen der Größe einer Rollout-Gruppe
Die Anzahl der Nutzer in jeder Rollout-Gruppe hängt von der Größe Ihrer Organisation, den verfügbaren Ressourcen zur Unterstützung während des Rollouts und Ihren bisherigen Erfahrungen ab. Im Allgemeinen sollten Sie mit kleineren Gruppen beginnen und InterAction dann schrittweise an größere Gruppen ausrollen.
Folgende Empfehlungen werden gegeben:
- Erste Pilot-Rollout-Gruppe mit 20–30 Nutzern
- Weitere Rollout-Gruppen sollten jeweils etwa 75–125 Nutzer umfassen
Sie sollten zunächst mit einer kleineren Gruppe starten, und zwar aus folgenden Gründen:
- Sie können sich weiterhin darauf konzentrieren, die Kontakte zu bereinigen, die aus anderen Quellen wie Buchhaltungs- oder Zeiterfassungssystemen in InterAction übernommen wurden, wo es möglicherweise größere Überschneidungen mit Nutzerkontakten gibt. Hochwertige Daten in der Kanzleiliste kommen allen zugute, da so bessere Kontaktabgleiche zwischen der Kanzleiliste und den Kontaktlisten der Nutzer möglich sind.
- Mit einer kleineren Gruppe lassen sich Probleme im Rollout-Prozess leichter erkennen und beheben.
- Kleinere Gruppen geben Ihnen die Möglichkeit, sicherzustellen, dass die Daten wie erwartet in die Kanzleiliste aufgenommen werden. Die mit falsch hinzugefügten Kontakten verbundenen Datenbereinigungsaufgaben können überwältigend sein, wenn Sie zu Beginn zu viele Nutzer einbinden.
- Je mehr Nutzerkontakte zur Kanzleiliste hinzugefügt werden, desto mehr verändert sich die Datenqualität der Kontaktinformationen. Später im Rollout sollten die Daten stabiler sein als bei den ersten Gruppen.
- Das Training kann den Lehrplan testen und anpassen, bevor größere Nutzergruppen geschult werden.
- Mit einer kleineren Gruppe kann sich InterAction durch Mundpropaganda herumsprechen und so Schwung für das Projekt aufbauen.
Berücksichtigen Sie bei der Planung Ihrer Rollout-Gruppen auch Ihre Pläne für Schulung und Kommunikation im Projekt.
Festlegen des Zeitrahmens für jede Rollout-Gruppe
Die Zeit, die Sie für jede Nutzergruppe einplanen sollten, hängt von der Qualität Ihrer Kontaktinformationen, der Anzahl der Nutzer pro Gruppe, den Ressourcen für die Schulung, der Anzahl der zu lösenden Probleme und der Menge der von den Nutzern beizutragenden Kontakte ab.
In der Regel sollten Ihre ersten Rollout-Gruppen in vier- bis achtwöchigen Intervallen erfolgen. Diese Zeitspanne gibt Datenverantwortlichen die Möglichkeit, eventuelle Datenqualitätsprobleme zu beheben, und Trainern sowie anderen Verantwortlichen Zeit, das Training anhand des Feedbacks zu optimieren.
Mit der Zeit können Sie den Zeitraum pro Rollout-Gruppe je nach Bedarf Ihrer Organisation verkürzen.
Festlegen, wann InterAction an Nutzer ausgerollt werden soll
Der richtige Zeitpunkt für den Rollout von InterAction an Fachkräfte und andere Endnutzer hängt von den Informationen und Plänen Ihrer Organisation zur Datenqualität ab.
In den meisten Organisationen erfolgt der Rollout von InterAction, nachdem Sie Informationen aus unternehmensweiten Datenquellen geladen und eine erste Bereinigung der Kontaktinformationen durchgeführt haben. Je nachdem, wie Sie die Datenbereinigung angehen, kann der Rollout zu unterschiedlichen Zeitpunkten erfolgen.
Rollout von InterAction bei externer Datenbereinigung
Wenn Sie mit einem externen Dienstleister zusammenarbeiten, um Ihre Kontaktdaten außerhalb von InterAction zu bereinigen, geben Ihnen die Berater, die Sie bei Ihrem Datenbereinigungsprojekt unterstützen, weitere Details dazu, wann der Rollout von InterAction in Ihrer Umgebung am sinnvollsten ist.
Rollout von InterAction bei Datenbereinigung in InterAction
Wenn Sie InterAction zur Bereinigung Ihrer Kontaktinformationen nutzen, sollten Sie mit dem Rollout an die Nutzer beginnen, nachdem die wichtigsten Kontaktgruppen bereits bereinigt wurden.
Die vor dem Rollout durchgeführte Bereinigung der aus unternehmensweiten Datenquellen geladenen Kontaktinformationen hilft, Datenqualitätsprobleme zu minimieren, die auftreten können, wenn jeder Nutzer versucht, seine Kontakte zur Kanzleiliste hinzuzufügen. Wenn Nutzer ihre Kontakte zur Kanzleiliste hinzufügen, kann InterAction Datenkonflikt-Tickets generieren, wenn ein Nutzer andere Informationen zu einem Kontakt hat als in der Kanzleiliste hinterlegt. So wird sichergestellt, dass die Datenqualität während des Rollouts nicht leidet.
Stellen Sie sicher, dass die wichtigsten Kontakte bereinigt sind. Kommunizieren Sie außerdem an die Nutzer, dass der Prozess fortlaufend ist und sich die Informationen zu wichtigen Kontakten kontinuierlich verbessern.
Da Sie InterAction in der Regel schrittweise an Nutzergruppen ausrollen und gleichzeitig Kontaktinformationen bereinigen, sollten Sie die Nutzer der ersten Rollout-Gruppen darauf vorbereiten, dass die Datenqualität zu Beginn noch niedriger sein kann. Je weiter Sie im Prozess der Bereinigung und Profilierung der Kontakte voranschreiten, desto leichter fällt es den späteren Rollout-Gruppen, mit InterAction zu arbeiten, da die Kontaktinformationen dann von deutlich höherer Qualität sind.
Wann sollte InterAction an zögerliche Nutzer ausgerollt werden?
Viele Funktionen von InterAction wurden speziell entwickelt, um Nutzern zu helfen, die zögern, ihre Kontaktinformationen zu teilen oder keine Zeit für das Kontaktmanagement haben.
Planen Sie bei der Zusammenstellung Ihrer Rollout-Gruppen ein, dass Nutzer, die das System befürworten, in den ersten Gruppen dabei sind. Diese Nutzer sind eher bereit, Kontaktinformationen in InterAction zu überprüfen und zu pflegen. Sie tragen zur Verbesserung der Datenqualität bei und liefern zusätzliche Informationen, die in den Datenquellen Ihrer Organisation nicht zu finden sind.
Im Allgemeinen sollten zögerliche Nutzer in der letzten Rollout-Gruppe eingebunden werden. Diese Nutzer profitieren von der Vorarbeit der ersten InterAction-Nutzer, zum Beispiel durch Funktionen wie Smart Connect. Smart Connect kann die Kontakte in der Kontaktliste eines Nutzers mit denen in der Kanzleiliste abgleichen und Kontakte automatisch verbinden, ohne dass der Nutzer eingreifen muss. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Smart Connect-Regeln.
Beachten Sie jedoch, dass Sie bei der Planung Ihres InterAction-Rollouts auch mit einigen zögerlichen Nutzern zusammenarbeiten sollten, und zwar aus folgenden Gründen:
- Es ist wichtig, die Gründe für die Zurückhaltung dieser Nutzer zu verstehen, damit Sie diese Bedenken bei der Kommunikation zu InterAction gezielt ansprechen können.
- Zögerliche Nutzer können am besten Schwachstellen in Ihrer InterAction-Schulung, -Konfiguration und -Implementierung aufdecken.
Festlegen, wer am Prozess beteiligt ist
Die verfügbaren Ressourcen und die Zeit für Schulungen sind entscheidende Faktoren dafür, wie Sie den ersten Rollout an Nutzer gestalten. Wenn Sie über ausreichend Ressourcen verfügen, die sich um die Bereinigung und Pflege Ihrer Kanzleikontakte kümmern, und Sie Zeit haben, alle Nutzer in InterAction zu schulen, folgen Sie dem Prozess, der unter Prozess für den ersten Rollout an Nutzer beschrieben ist. Wenn Ihre Ressourcen jedoch begrenzt sind, sollten Sie einen anderen Ansatz wählen.
Wenn Ihre Ressourcen und Zeit begrenzt sind und Sie den ersten Rollout planen, lassen Sie Ihre Assistentinnen und Assistenten die Kontakte der Fachkräfte in deren Personal Information Manager (PIM) vor dem Rollout bereinigen. So kann Ihre Organisation eine wichtige Aufgabe vor dem Produkt-Rollout und der InterAction-Schulung erledigen. Da die Assistentinnen und Assistenten die Kontakte der Fachkräfte gut kennen und sich im PIM auskennen, wird der Prozess effizienter. Außerdem wird so die Zahl der Personen reduziert, die während des Prozesses Kontakte bearbeiten.
Weitere Informationen finden Sie unter Wie führe ich einen ersten Rollout mit begrenzten Datenbereinigungsressourcen durch?