Sie können Berechtigungen für Beziehungstypen vergeben, um einzuschränken, wer eine Beziehung mit diesem Beziehungstyp erstellen darf. Sie können einen Beziehungstyp auf eine der folgenden Optionen beschränken:
- Jeder – sollte für die meisten Beziehungstypen verwendet werden. Alle Benutzer können Beziehungen mit diesem Typ erstellen.
- Systemadministrator – sollte für spezielle System-Beziehungstypen wie „Duplikat von“ verwendet werden.
- Gruppen – sollte für wichtige Beziehungen wie Hauptansprechpartner für Rechnungen verwendet werden. Für diesen Zweck sollte eine spezielle Gruppe eingerichtet werden.
Beachten Sie, dass Sie den Zugriff zum Erstellen und Bearbeiten von Beziehungen auch über Ordnerzugriffsrechte einschränken können, was jedoch nicht empfohlen wird. In diesem Fall kann ein Benutzer keine Beziehung hinzufügen, wenn er nicht über die Zugriffsrechte Verknüpften Kontakt hinzufügen für den Quellordner von mindestens einem der Kontakte verfügt – unabhängig von der Berechtigungseinstellung.
Weitere Informationen zu Zugriffsrechten finden Sie unter Konfigurieren der Ordnersicherheit.
Wenn der Benutzer zwar die Zugriffsrechte zum Hinzufügen von verknüpften Kontakten hat, aber keine Berechtigung für einen bestimmten Typ, kann er keine Beziehung dieses Typs hinzufügen.
In einer normalen InterAction-Umgebung sollten alle Benutzer die Zugriffsrechte zum Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von verknüpften Kontakten in den beiden öffentlichen Ordnern (Firm Contacts - People und Firm Contacts - Companies) haben. Wenn Benutzer diese Zugriffsrechte nicht besitzen, können beim Arbeiten mit Beziehungen unerwartete Verhaltensweisen auftreten, wie unter Warum sollte ich Zugriffsrechte nicht zur Absicherung von Beziehungen verwenden? beschrieben.
Die Möglichkeit, Beziehungen anzuzeigen, wird durch Leserechte gesteuert – ein Benutzer kann eine Beziehung nur sehen, wenn er Zugriff auf beide Kontakte in der Beziehung hat. Die spezielle „Kennt“-Beziehung, die mit der Who Knows Whom™-Funktion verwendet wird, hat ein zusätzliches Attribut, das anonyme Beziehungen erlaubt. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzern erlauben, anonyme Beziehungen einzugeben.
Warum sollte ich Zugriffsrechte nicht zur Absicherung von Beziehungen verwenden?
Zugriffsrechte sollten nicht verwendet werden, um das Erstellen von Beziehungen einzuschränken. Das Einschränken der Zugriffsrechte Verknüpften Kontakt hinzufügen kann zu unerwartetem Verhalten für den Benutzer führen.
Angenommen, Ed Roberts möchte eine Beziehung zwischen Jane Tarnoff und Telenorth erstellen. Ed hat keine Zugriffsrechte zum Hinzufügen von verknüpften Kontakten im Ordner Firm Contacts - People, aber er hat diese Rechte im Ordner Firm Contacts - Companies. Da er im Firmenordner die Zugriffsrechte hat, kann Ed die Beziehung erstellen.
Wenn Ed jedoch versucht, eine Beziehung zwischen Jane Tarnoff und einer anderen Person zu erstellen, die ebenfalls im Ordner Firm Contacts - People gespeichert ist, darf er die Beziehung nicht erstellen, da er für keinen der Kontakte die Zugriffsrechte zum Hinzufügen von verknüpften Kontakten besitzt.
Da alle Kontakte entweder im Ordner Firm Contacts - People oder Firm Contacts - Companies gespeichert und in andere Ordner in InterAction verlinkt werden sollten und da die Zugriffsrechte für verknüpfte Kontakte im Quellordner eines Kontakts festgelegt werden, sollten Sie die Zugriffsrechte für verknüpfte Kontakte niemals für Kontakte deaktivieren. Im Grunde würden Sie damit die Zugriffsrechte für einen Großteil der Kontakte in Ihrer Datenbank abschalten.
Die empfohlene Methode, um Beziehungen abzusichern, ist die Verwendung von Berechtigungen. Berechtigungen legen fest, wer Beziehungen bestimmter Typen erstellen darf. So vermeiden Sie viele Probleme, die durch falsch oder fehlerhaft erstellte Beziehungen entstehen können.