Ein wesentlicher Bestandteil für das Wachstum und die Pflege Ihres Unternehmens ist es, die Kommunikationswege zu Ihren Kunden und potenziellen Neukunden offen zu halten. Ihre Fachkräfte müssen Zeit investieren, um Beziehungen aufzubauen und zu pflegen, die weitere Chancen eröffnen – um Umsatz zu generieren, ihre Positionen zu sichern und in Ihrem Unternehmen voranzukommen.
Bei so vielen Kontakten und so viel Arbeit ist es oft schwierig, den Überblick über diese Beziehungen zu behalten. Dennoch müssen Ihre Fachkräfte regelmäßig und zum richtigen Zeitpunkt Kontakt aufnehmen.
Es reicht nicht aus, einfach mit jemandem zu sprechen, ohne vorbereitet zu sein. Ihre Fachkräfte sollten wissen:
- Wann fand die letzte Kommunikation statt?
- Worüber wurde gesprochen?
- Was gibt es Neues im Unternehmen dieses Kontakts?
- Was gibt es Neues für diesen Kontakt?
InterAction Erinnerungen sind eine großartige Möglichkeit für Fachkräfte, schnell und einfach einen Mehrwert aus InterAction zu ziehen. Mit nur wenig Einrichtung können Ihre Fachkräfte regelmäßige Erinnerungen erhalten, die relevante Informationen aus Ihrem Unternehmen und möglicherweise von führenden externen Quellen enthalten. Diese Informationen können genutzt werden, um mit Kunden und potenziellen Neukunden in Kontakt zu bleiben.
Erinnerungen helfen Fachkräften, weil sie:
- Fachkräfte daran erinnern, mit wichtigen Personen in Kontakt zu bleiben und neue Geschäftsmöglichkeiten zu finden
- Regelmäßig geplante Nachrichten einrichten, die Nutzer daran erinnern, wann sie wieder mit diesen Kontakten kommunizieren sollten
- Wichtige Details liefern, um Kunden und potenziellen Neukunden zu zeigen, wie sehr sie geschätzt werden
- Einfachen Zugriff auf detailliertere Informationen bieten, um Beziehungen zu stärken
- Die Erfassung von Informationen ermöglichen, die in zukünftigen Kommunikationen über InterAction Aktivitäten genutzt werden können
Siehe folgende Themen:
- Was ist die Erinnerungsfunktion?
- Wofür Erinnerungen nicht gedacht sind
- Wie Erinnerungen funktionieren
- Wo Nutzer Erinnerungen in InterAction erstellen können
- Wie InterAction Erinnerungen sammelt und versendet
- Bevor Sie Erinnerungen bereitstellen
- Schritte zur Implementierung von Erinnerungen in InterAction
Was ist die Erinnerungsfunktion?
Mit der Erinnerungsfunktion können:
- Nutzer E-Mail-Nachrichten für sich selbst einrichten, um daran erinnert zu werden, mit wichtigen Kontakten zu kommunizieren
- Client Team Manager E-Mail-Nachrichten für Mitglieder des Kundenteams einrichten, um sicherzustellen, dass wichtige Kunden von den richtigen Personen kontaktiert werden, ohne mit Anrufen überhäuft zu werden
Die Erinnerungsfunktion besteht sowohl aus einer Erinnerung als auch aus einer Erinnerungsnachricht.
Ein Client Team Manager verwaltet Kundenteams oder Gruppen von Fachkräften, die darauf spezialisiert sind, Beziehungen zu bestimmten Kunden aufzubauen und mehr Geschäft mit ihnen zu generieren. Diese Personen können Erinnerungen für Mitglieder des Kundenteams zuweisen und verwalten. Weitere Informationen finden Sie unter „Client Team Manager Access to Reminders“ in Sicherheit für Erinnerungen.
Erinnerungen
Eine Erinnerung ist der Ort, an dem Nutzer die Erinnerungsnachricht einrichten, die sie erhalten möchten. Nutzer können Erinnerungen aus einem PIM, dem Web Client oder dem Windows Client konfigurieren.
Eine Erinnerung besteht aus folgenden Einstellungen:
- Nutzer – die Fachkraft, die daran erinnert werden möchte, eine Person zu kontaktieren
- Kontakt – die Person oder das Unternehmen, an die/den der Nutzer erinnert werden möchte
- Häufigkeit – wie oft der Nutzer erinnert werden möchte (täglich oder wöchentlich) oder ob es sich um eine einmalige Erinnerung handelt
- Datum – der Tag, an dem die nächste Nachricht an den Nutzer gesendet wird
- Beschreibung – Notizen, die in der Erinnerung angezeigt werden und erklären, warum der Nutzer Kontakt aufnimmt
Für Erinnerungen gelten folgende Regeln:
-
Jede Erinnerung kann nur einen Kontakt enthalten.
Nutzer können nicht mehrere Kontakte in einer Erinnerung zusammenfassen.
-
Erinnerungen sind auf einen Nutzer beschränkt.
Mehrere Nutzer können sich keine Erinnerung teilen. Allerdings können verschiedene Nutzer eigene Erinnerungen für denselben Kontakt haben.
- Nur Nutzer, deren Vertreter oder ein Client Team Manager können eine Erinnerung sehen.
Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Erinnerungen, die ein Nutzer insgesamt oder für einen bestimmten Kontakt haben kann.
Erinnerungsnachrichten
Eine Nachricht ist die eigentliche E-Mail, die an den Nutzer gesendet wird. Nutzer können selbst entscheiden, wie und wann sie auf die Nachricht reagieren. Die Nachricht enthält:
- Informationen zur Unterstützung eines Treffens oder Anrufs
- Kontaktinformationen für die Kommunikation
- Einen Link oder eine URL, um eine Aktivität hinzuzufügen
- Eine Zusammenfassung der letzten Aktivität des Nutzers zu diesem Kontakt
- Einen Link oder eine URL, um einen Bericht anzusehen oder zu versenden
- Einen Menüpunkt, um die nächste Erinnerung zu bearbeiten
Das Format und der Inhalt der Nachricht werden durch von Ihrer Organisation erstellte Vorlagen festgelegt. Weitere Informationen finden Sie unter Konfiguration der Einstellungen für Erinnerungsnachrichten.
Wofür Erinnerungen nicht gedacht sind
Erinnerungen sollen Nutzern helfen, Beziehungen aufzubauen und zu stärken. Sie sind nicht gedacht für:
- Erweiterte Aufgabenverwaltung
- Erweiterte Kalenderfunktionen
-
Deal-Management-Aktionen
Wenn Ihr Unternehmen diese Funktionen benötigt, wenden Sie sich bitte an Ihren LexisNexis InterAction Vertriebsmitarbeiter bezüglich InterAction Opportunities.
- Erweiterte Workflows
Wo Nutzer Erinnerungen in InterAction erstellen können
Nutzer können Erinnerungen dort erstellen, wo sie in InterAction am liebsten arbeiten, unter anderem:
- Auf der InterAction Startseite im Web Client (unter der Überschrift Hinzufügen eines neuen Elements)
- Auf einer Personenübersichtsseite im Web Client (Aktionen > Erinnerung hinzufügen)
- In den meisten Kontaktlisten im Web Client (Aktionen > Erinnerung hinzufügen)
- In den Kontaktdetails im Windows Client
- Im Dialogfeld „Meine Erinnerungen“ im Windows Client
- Im Dialogfeld „Erinnerungen für andere Nutzer“ im Windows Client
- In den Kontaktdetails in einem PIM
- Im Erinnerungsdialog in einem PIM
- InterAction für Microsoft® Outlook® (IMO)
Wie Erinnerungen funktionieren
Sobald die Erinnerungsfunktion konfiguriert ist (siehe Konfiguration von Erinnerungen für weitere Informationen), funktionieren Erinnerungen wie folgt:
- Der Nutzer (oder sein Vertreter oder Client Team Manager) richtet eine Erinnerung aus einem PIM, dem Web Client oder dem Windows Client ein, einschließlich:
- Wie oft erinnert werden soll
- Der erste Tag, an dem eine Erinnerung empfangen werden soll
- Einige Notizen, warum diese Erinnerung erstellt wurde
- Die InterAction Datenbank speichert die neu erstellte Erinnerung.
- Der Reminder Harvest-Prozess (geplant über den Process Manager) prüft die Datenbank, um fällige Erinnerungen zu ermitteln und stellt sie in eine Warteschlange zur Auslieferung.
- Der Reminder Delivery-Prozess (geplant über den Process Manager) erstellt die Nachricht, indem er:
- Den Inhalt der Nachricht basierend auf den Informationen in der Datenbank sammelt
- Die Präferenzen des Nutzers für Erinnerungen ermittelt – Text vs. HTML, wiederkehrend vs. einmalig, wöchentlich vs. täglich
- Die Erinnerungsnachricht formatiert
- Der Reminder Delivery-Prozess (geplant über den Process Manager) sendet die Nachricht an den Nutzer mit:
- An-Adresse – die geschäftliche E-Mail-Adresse im zugehörigen Kontakt des Nutzers
- Absender-/Antwortadresse – die in InterAction Administrator definierte Adresse
- Die Nachricht landet im Posteingang des Nutzers zusammen mit anderen E-Mails und ist:
- Auf dem PDA des Nutzers verfügbar, sofern dieser für den Empfang von Firmen-E-Mails konfiguriert ist
- Mit normaler Priorität zugestellt und klar als Nachricht von InterAction gekennzeichnet
- Der Nutzer öffnet die Erinnerungsnachricht und kann sie auf verschiedene Weise bearbeiten:
- Den Kontakt sofort anrufen, ohne weitere Recherche
- Dem Kontakt sofort eine E-Mail senden, ohne weitere Informationen einzuholen
- InterAction öffnen, um mehr Informationen über den Kontakt einzusehen
- Einen Bericht mit weiteren Informationen über den Kontakt anfordern
- Sich entscheiden, zu diesem Zeitpunkt nicht zu kommunizieren, eventuell das nächste Lieferdatum ändern und die Nachricht löschen
- Die Erinnerung auf eine „To-Do“-Liste setzen, indem die Nachricht markiert, in den Kalender gezogen oder in die Aufgabenliste verschoben wird, um z. B. einen Termin oder eine Aufgabe zu erstellen
- Die Erinnerung für den Kontakt löschen, um keine weiteren Erinnerungsnachrichten zu erhalten
-
Wenn der Nutzer sich entscheidet, mit dem Kontakt zu kommunizieren, sollte er direkt aus der Erinnerungsnachricht eine Aktivität zu dieser Kommunikation anlegen, die Details des Gesprächs oder des E-Mail-Verlaufs enthält.
Diese Aktivitätsdetails können in die nächste Erinnerungsnachricht für den Kontakt aufgenommen werden.
- Der Nutzer kann die Häufigkeit der Erinnerung ändern oder basierend auf dieser Kommunikation eine weitere Erinnerung für den Kontakt einrichten, z. B. um nach der Hochzeit der Tochter des Kontakts nachzufassen.
Wie InterAction Erinnerungen sammelt und versendet
Die Verarbeitung von Erinnerungen besteht aus zwei Teilen:
- Ermitteln der fälligen Erinnerungen in der Datenbank (Sammeln)
- Erstellen und Versenden der Erinnerungsnachrichten (Auslieferung)
Erinnerungen sammeln
Der Sammelprozess unterstützt Folgendes:
- Feststellen, dass Erinnerungen ausgeliefert werden sollen
- Beachtung der Lieferpräferenzen des Nutzers: täglich oder wöchentlich
- Bearbeitung von Erinnerungen für Samstag und Sonntag am Freitag (da an Wochenendtagen keine Nachrichten versendet werden)
- Umgang mit Zeitzonen – Nachrichten werden basierend auf der Tageszeit des Nutzers, nicht der Organisation, versendet
- Disaster Recovery – alle Erinnerungen werden gesammelt, einschließlich wiederhergestellter Erinnerungen aus verpassten Ausführungen, zum Beispiel:
- Ein Fehler ist aufgetreten und die Erinnerungen eines Nutzers wurden am Montag nicht wie geplant gesammelt
- Jemand hat den Process Manager-Rechner heruntergefahren und Erinnerungen waren 3 Tage lang deaktiviert – einschließlich Tagen, an denen einige Nutzer ihre wöchentlichen Erinnerungen erhalten hätten
- Keine Erinnerungslieferungen verpassen – Nutzer erhalten Nachrichten vor Fälligkeit, auch wenn sie ihre Lieferpräferenzen ändern
Erinnerungsnachrichten ausliefern
Nachdem der Reminder Harvester-Prozess abgeschlossen ist, sorgt der Reminder Delivery-Prozess dafür, dass die Erinnerungsnachrichten generiert und versendet werden.
Erinnerungsnachrichten sind E-Mails, die mit vom Nutzer oder der Organisation definierten Vorlagen erstellt werden, darunter:
- Format – entweder HTML oder Text
- Globale geschäftliche E-Mail-Adresse – aus dem zugehörigen Kontakt des Nutzers
- Hat der Nutzer keinen zugehörigen Kontakt, protokolliert InterAction einen Fehler und verarbeitet die Erinnerungen des Nutzers nicht
- Hat der Nutzer keine globale geschäftliche E-Mail-Adresse, protokolliert InterAction einen Fehler und verarbeitet die Erinnerungen des Nutzers nicht
- Ist die E-Mail-Adresse des Nutzers ungültig, wird eine Rückläufernachricht an die Absender-/Antwortadresse des für den Nutzer verwendeten Prozess-Sets gesendet
- Absender-/Antwort-E-Mail-Adressen – es wird dringend empfohlen, Adressen zu verwenden, die mit überwachten Postfächern verbunden sind, damit Rückläufer und Nutzeranfragen bearbeitet werden können
- Tokens/Abgerufene Daten – der Inhalt von Betreff und Text der E-Mail wird vom InterAction Administrator mithilfe von Tokens festgelegt
- Beim Abrufen aller Daten wird, wenn der Kontakt sowohl Nutzer als auch Firmenkontakt ist, die Nutzerversion verwendet (auch wenn diese leer ist und die Firmenversion Daten für dieses Feld enthält)
- Ist der Kontakt kein Nutzerkontakt, verwendet InterAction die Informationen der Organisation
-
Felder, die nicht zutreffen, z. B. das Feld „Berufsbezeichnung“ bei einem Firmenkontakt, werden nicht ausgegeben
Weitere Informationen zu Tokens finden Sie unter „Available Tokens“ in Konfiguration der Einstellungen für Erinnerungsnachrichten.
Bevor Sie Erinnerungen bereitstellen
Vor der Bereitstellung von Erinnerungen sollten Sie Folgendes beachten:
- Lastverteilung – diese ist geografisch oder nach Zeitzone ausgelegt, sodass jede Zone mindestens einmal täglich außerhalb der Geschäftszeiten gesammelt wird. Nachrichten sollten morgens in der Zeitzone des Nutzers zugestellt werden, daher sollte das Sammeln früh am Morgen eingeplant werden.
- Wann Nachrichten zugestellt werden – 2 Uhr morgens ist in der Regel eine gute Zeit, um Erinnerungen in jeder Zeitzone zu sammeln. Nach dem Sammeln werden die Erinnerungen anschließend zugestellt.
- Es gibt keine Standard-Erinnerungen – es liegt an den Nutzern, Erinnerungen zu erstellen, weil:
- Sie eher kommunizieren, wenn sie die Erinnerung selbst eingerichtet haben.
- Die Erinnerungen dann auf ihrem eigenen Wissen über ihre Kunden basieren.
- Richten Sie zu Beginn nur die umsatzbringenden Nutzer ein – diejenigen, die die Erinnerungsfunktion zu schätzen wissen und positiv darüber berichten werden.
- Es kann sinnvoll sein, dass das Client Development Team mit den Nutzern zusammenarbeitet, um zu entscheiden, wen sie anrufen sollten:
- So wird der Kontakt zu wichtigen Kunden und potenziellen Neukunden koordiniert.
- Es wird die Anzahl der Personen begrenzt, die die wichtigsten Kontakte erreichen.