Kontaktarten, Marketinglisten, Arbeitslisten und administrative Ordner organisieren Kontakte in InterAction. Ebenso organisieren Ordnerarten/Kontaktartengruppen die Ordner.
Ordnerarten steuern sowohl, wie Ordner im Windows Client und Web Client angezeigt werden, als auch, wie sich einzelne Ordner verhalten.
Ordnerarten in InterAction erfüllen folgende Hauptfunktionen:
- Organisation der Ordnerliste im Hauptfenster des InterAction Windows Client. Weitere Informationen finden Sie unter Verwendung von Ordnerarten zum Durchsuchen von Ordnern in der Hauptansicht des Windows Client.
- Organisation der Seiten für Kontaktarten, Marketinglisten und Arbeitslisten im Web Client. Weitere Informationen finden Sie unter Verwendung von Ordnerarten zur Organisation von Listen im Web Client.
- Festlegung, welche Marketinglisten Sponsoring verwenden. Details finden Sie unter Gesponserte und ungesponserte Marketinglisten.
- Auswahl der Ordnerliste, die bei der Suche nach Duplikaten und Unternehmen beim Erstellen neuer Kontakte verwendet wird. Weitere Informationen finden Sie unter Verwendung von Ordnerarten zur Festlegung der zu durchsuchenden Ordner.
- Erteilung der Berechtigung zum Erstellen von Ordnern. Weitere Informationen finden Sie unter Berechtigung zum Erstellen von Ordnern.
- Steuerung der Liste der Ordnerprofilfelder, die auf einen Ordner angewendet werden. Dies gilt nur in Umgebungen, die von Version 4.x aktualisiert wurden.
Jede der vier Ordnerklassen hat ihr eigenes Set an Ordnerarten. Zum Beispiel unterscheiden sich die Arten, die für Arbeitslisten verwendet werden, von denen für Marketinglisten. Bei Kontaktarten werden die „Ordnerarten“ als Kontaktartengruppen bezeichnet.
Sie verwalten Ordnerarten mit dem InterAction Administrator. Für Kontaktarten können Sie auch den Windows Client verwenden – Details finden Sie unter Verwalten von Kontaktartengruppen.
Verwendung von Ordnerarten zum Durchsuchen von Ordnern in der Hauptansicht des Windows Client
Sie sehen Ordnerarten, wenn Sie im Windows Client von InterAction die Ordnerliste durchsuchen. Die Ordnerliste ist zuerst nach Klasse, dann nach Ordnerart organisiert. Die Ordner eines bestimmten Typs erscheinen unterhalb dieses Typs in der Ordnerliste.
[A] Ordnerklassen erscheinen auf der obersten Ebene.
[B] Ordnerarten und Kontaktartengruppen befinden sich auf der zweiten Ebene.
[C] Die Ordner selbst sind auf der dritten Ebene.
[D] Wenn Sie einen Ordner öffnen, erscheinen die Kontakte im Ordner im Hauptfenster.
Wenn einer Ordnerart eine große Anzahl von Ordnern zugewiesen wird, auf die die meisten Benutzer Zugriff haben, kann der Typ als „Großer Ordnerart-Typ“ gekennzeichnet werden. Wenn der Benutzer dann in der Ordnerliste doppelt auf die Ordnerart klickt, zeigt InterAction das Dialogfeld „Ordner suchen“ an, in dem der Benutzer Suchkriterien für den zu öffnenden Ordner eingeben kann, anstatt durch eine lange Liste von Ordnern zu scrollen.
Der Indikator für große Ordnerarten ist nicht erforderlich, wenn die meisten Benutzer nicht mindestens Leserechte für die meisten Ordner haben. Denn in der Ordnerliste werden nur die Ordner angezeigt, für die der Benutzer Leserechte hat. Ein Benutzer mit Zugriff auf fünf Ordner eines bestimmten Typs sieht nur diese fünf Ordner in der Liste, auch wenn dem Typ 500 Ordner zugewiesen sind.
Anleitungen zum Erstellen und Bearbeiten von Ordnerarten finden Sie unter Erstellen und Bearbeiten von Ordnerarten.
Verwendung von Ordnerarten zur Organisation von Listen im Web Client
Ordnerarten/Kontaktartengruppen werden verwendet, um Ordner im Web Client zu organisieren. Zum Beispiel listet die Seite für Kontaktarten die verfügbaren Kontaktarten nach Kontaktartengruppe auf. Ähnliche Seiten gibt es für Marketinglisten und Arbeitslisten.
Spalte für Gruppe auf der Kontaktarten-Seite
Benutzer sehen die Ordner auch nach Typ, wenn sie ihre Einstellungen für häufig verwendete Listen festlegen.
Kontaktarten werden in Gruppen angezeigt
Verwendung von Ordnerarten zur Festlegung der zu durchsuchenden Ordner
InterAction bietet eine ausgefeilte Suchfunktion, um duplizierte Kontakte und potenzielle Unternehmen für die Unternehmenszuordnung zu finden, wenn Benutzer einen neuen Kontakt anlegen. Dies hilft, die Menge an doppelten Daten im System zu minimieren und spart den Benutzern Zeit, da sie vorhandene Informationen nutzen können, anstatt sie selbst einzugeben.
Ordnerarten steuern die Liste der Ordner, die nach Duplikaten und Unternehmen durchsucht werden. Eine Ordnerart enthält einen „Enterprise“-Indikator. Wenn dieser ausgewählt ist, gelten alle diesem Typ zugewiesenen Ordner als „Enterprise-Ordner“. InterAction durchsucht alle Enterprise-Ordner, für die der Benutzer Link-from-Zugriffsrechte hat, wenn nach Duplikaten und Unternehmenszuordnungen gesucht wird.
Auch der Web Client verwendet den Enterprise-Indikator, um zu bestimmen, welche Ordner im Schnell-Suchbereich oben auf jeder Web Client-Seite und im Suchfeld auf der Startseite durchsucht werden.
Der Enterprise-Indikator legt im Wesentlichen fest, dass alle Kontakte, die in diesem Ordner gespeichert sind, Teil der Kanzleiliste sind.
Berechtigung zum Erstellen von Ordnern
Ordnerarten steuern, welche Benutzer neue Ordner erstellen dürfen. Beim Definieren einer Ordnerart können Sie festlegen, wer die Berechtigung hat, Ordner dieses Typs zu erstellen.
Kontaktarten, Marketinglisten und administrative Ordner können nur über den Windows Client erstellt werden, daher gilt die Berechtigung für diese Typen nur für den Windows Client. Web Client-Benutzer können Arbeitslisten erstellen, daher gelten die Berechtigungen für Arbeitslisten sowohl für Web Client- als auch für Windows Client-Benutzer.
Berechtigung zum Erstellen von Ordnern erteilen
[A] Berechtigung zum Erstellen von Arbeitslisten mit dem Typ „Sonstige“ an Jeden, den Systemadministrator oder die Mitglieder einer bestimmten Gruppe vergeben.
Für jeden Typ können Sie die Berechtigung zum Erstellen von Ordnern an Jeden, nur den Systemadministrator oder die Mitglieder einer bestimmten Gruppe vergeben.