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InterAction® Administrator-Hilfecenter

Ordnerprofilfelder

  • Aktualisiert

Ordnerprofilfelder ermöglichen es Ihrer Organisation, Informationen über jeden Ordner im System zu erfassen.

Diese Felder sind mit den Ordnerarten „verknüpft“. Wenn ein Benutzer einen Ordner eines bestimmten Typs erstellt oder bearbeitet, zeigt das Dialogfeld alle Felder für diesen Ordnertyp an.

Verwechseln Sie Ordnerprofilfelder nicht mit den „Profilen“, die im Web Client verwendet werden. Die Profile im Web Client zeigen Informationen zu Kontakten an und verwenden in der Regel zusätzliche Felder; Ordnerprofilfelder speichern Informationen über Ordner, nicht über Kontakte. Sie erscheinen nirgendwo im Web Client.

Um Ordnerprofilfelder zu verwenden, erstellen Sie zunächst eine Gruppe von Feldern. Anschließend wählen Sie aus dieser Gruppe die einzelnen Felder aus, die für einen bestimmten Ordnertyp gelten sollen. Dasselbe Ordnerprofilfeld kann für mehrere Ordnertypen verwendet werden. Wenn viele Ihrer Ordnertypen dasselbe Feld nutzen, müssen Sie das Feld nur einmal definieren.

Ordnerprofilfelder werden hauptsächlich zur Abwärtskompatibilität mit InterAction 4.x bereitgestellt. Ordnerprofilfelder sind in einer Neuinstallation von InterAction 5 nicht verfügbar. Wenn Sie in 4.x keine Ordnerprofilfelder verwendet haben, werden sie nach dem Upgrade automatisch deaktiviert, um Verwirrung zu vermeiden.

In diesem Abschnitt werden folgende Themen behandelt:

  • Deaktivieren der Verwendung von Ordnerprofilfeldern (nur in aktualisierten Umgebungen)
  • Datentypen für Ordnerprofilfelder
  • Speichern mehrerer Werte in Ordnerprofilfeldern
  • Erstellen eines Ordnerprofilfelds
  • Bearbeiten der Listeneinträge für ein Ordnerprofil-Listenfeld
  • Bearbeiten eines Ordnerprofilfelds
  • Löschen eines Ordnerprofilfelds
  • Zuweisen eines Profilfelds zu einem Ordnertyp
  • Sollte ich Ordnerprofilfelder verwenden?

Deaktivieren der Verwendung von Ordnerprofilfeldern (nur in aktualisierten Umgebungen)

Wenn Sie Ihre Umgebung von InterAction 4.x aktualisiert haben, sollten Sie in Erwägung ziehen, die Funktion für Ordnerprofilfelder zu deaktivieren. Diese Funktion ist in neuen Installationen von InterAction 5 nicht verfügbar und wird aus dem Produkt entfernt. Das Deaktivieren der Funktion blendet sie aus und verhindert Verwirrung bei Windows Client-Benutzern.

So deaktivieren Sie Ordnerprofilfelder:

  1. Melden Sie sich beim InterAction Administrator an.
  2. Doppelklicken Sie in der Entitätenliste des Hauptfensters auf Ordnerprofilfeld.
  3. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Ordnerprofilfelder verwenden und wählen Sie Speichern.
  4. Wählen Sie Schließen. Das Element Ordnerprofilfeld wird aus der Entitätenliste des Hauptfensters entfernt.

Wenn Sie die Funktion wieder aktivieren müssen, wenden Sie sich an den technischen Support von LexisNexis InterAction.

Beachten Sie, dass die Funktion für Ordnerprofilfelder beim Upgrade automatisch deaktiviert wird, wenn Sie in 4.x keine Felder erstellt haben.

Datentypen für Ordnerprofilfelder

  • Jedes Ordnerprofilfeld hat einen bestimmten Datentyp. Sie können den Datentyp nach dem Erstellen und Speichern eines neuen Feldes nicht mehr ändern. Der Datentyp gibt an, welche Art von Daten das Feld speichern kann. Die Datentypen sind wie folgt:
  • Datumsfelder zeigen einen Dropdown-Kalender zur Eingabe von Daten an.
  • Dezimalfelder erfassen Zahlen mit Dezimalstellen. Sie müssen einen Mindest- und Höchstwert sowie die Anzahl der Dezimalstellen angeben.
  • InterAction-Benutzerfelder speichern InterAction-Benutzer. Diese sind nützlich für Felder vom Typ „interner Kontakt“. Beim Ausfüllen des Feldes können Benutzer nach Nachnamen suchen.
  • Listenfelder zeigen eine Dropdown-Liste mit von Ihnen festgelegten Einträgen an.
  • Zahlenfelder erfassen ganze Zahlen (ohne Dezimalstellen). Sie müssen einen Mindest- und Höchstwert angeben.

  • Textfelder erfassen beliebigen alphanumerischen Text. Sie müssen die maximale Anzahl zulässiger Zeichen angeben (Limit ist 254).

    Sie können außerdem festlegen, ob das Dialogfeld zur Dateneingabe ein einzeiliges oder mehrzeiliges Eingabefeld verwenden soll. Das erleichtert den Benutzern die Dateneingabe. Beachten Sie, dass dies die maximale Zeichenzahl nicht ändert – Textfelder erlauben immer maximal 254 Zeichen.

  • Ja/Nein-Felder verwenden Optionsschaltflächen, um einen „Wahr/Falsch“-Wert zu erfassen. Standardmäßig sind die Bezeichnungen Ja und Nein, Sie können aber beliebige Bezeichnungen für die Optionen festlegen (z. B. „wahr/falsch“, „männlich/weiblich“, „aktiv/inaktiv“ usw.)

Speichern mehrerer Werte in Ordnerprofilfeldern

Sie können jedes Ordnerprofilfeld als Mehrwertfeld definieren. Dadurch können Benutzer eine unbegrenzte Anzahl von Werten für das Feld eingeben.

Wenn Sie ein Mehrwert-Profilfeld definieren, können Sie optional ein zusätzliches „sekundäres“ Feld hinzufügen. Wenn Sie das sekundäre Feld verwenden möchten, können Sie ihm eine beliebige Bezeichnung geben.

Erstellen eines Ordnerprofilfelds

Informationen zum Hinzufügen der Felder zu Ordnertypen finden Sie unter Zuweisen eines Profilfelds zu einem Ordnertyp.

  1. Melden Sie sich beim InterAction Administrator an.
  2. Doppelklicken Sie in der Entitätenliste des Hauptfensters auf Ordnerprofilfeld.
  3. Wählen Sie Neu, um das Dialogfeld Neues Ordnerprofilfeld zu öffnen.
  4. Geben Sie einen Namen und (optional) eine Beschreibung für das Feld ein.
  5. Geben Sie bei Bedarf eine Kategorie für das Feld ein. Benutzer können beim Ausfüllen des Feldes nach Kategorie sortieren.
  6. Wählen Sie den Feldtyp aus der Liste aus und füllen Sie alle weiteren feldtypspezifischen Felder aus, die angezeigt werden.

  7. Um mehrere Werte im Feld zu speichern, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Mehrere Werte.

    Wenn Sie das Beziehungsfeld verwenden möchten, um zu jedem Feldwert weitere Informationen anzugeben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Sekundäres Feld einbeziehen und geben Sie den Feldnamen für das Feld ein.

  8. Wählen Sie OK.
  9. Wenn das Ordnerprofilfeld ein Listenfeld ist, fügen Sie die Listeneinträge wie unter Bearbeiten der Listeneinträge für ein Ordnerprofil-Listenfeld beschrieben hinzu.
  10. Wenn Sie mit dem Bearbeiten der Ordnerprofilfelder fertig sind, wählen Sie Schließen, um das Dialogfeld Ordnerprofilfeld verwalten zu schließen.

Bearbeiten der Listeneinträge für ein Ordnerprofil-Listenfeld

Informationen zum Hinzufügen der Felder zu Ordnertypen finden Sie unter Zuweisen eines Profilfelds zu einem Ordnertyp.

  1. Melden Sie sich beim InterAction Administrator an.
  2. Doppelklicken Sie in der Entitätenliste des Hauptfensters auf Ordnerprofilfeld.

  3. Wählen Sie das Feld aus, für das Sie Listeneinträge hinzufügen oder bearbeiten möchten, und wählen Sie Listeneinträge.

    Sie müssen ein Listenfeld auswählen.

  4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
    • Um einen neuen Listeneintrag zu erstellen, wählen Sie Neu.
    • Um einen Listeneintrag zu bearbeiten, wählen Sie ihn aus der Liste aus und klicken Sie auf Bearbeiten.
    • Um einen Listeneintrag zu löschen, wählen Sie ihn aus der Liste aus und klicken Sie auf Löschen.
  5. Geben Sie den Namen des Listeneintrags ein oder bearbeiten Sie ihn.
  6. Wählen Sie OK.
  7. Wenn Sie mit dem Bearbeiten der Listeneinträge fertig sind, wählen Sie Schließen, um das Dialogfeld Listeneinträge zu schließen.
  8. Wählen Sie Schließen, um das Dialogfeld Ordnerfeld-Felder verwalten zu schließen.

Bearbeiten eines Ordnerprofilfelds

Informationen zum Hinzufügen der Felder zu Ordnertypen finden Sie unter Zuweisen eines Profilfelds zu einem Ordnertyp.

  1. Melden Sie sich beim InterAction Administrator an.
  2. Doppelklicken Sie in der Entitätenliste des Hauptfensters auf Ordnerprofilfeld.
  3. Wählen Sie das zu bearbeitende Feld aus und klicken Sie auf Bearbeiten, um das Dialogfeld Ordnerprofilfeld bearbeiten zu öffnen.

  4. Bearbeiten Sie die Felder nach Bedarf.

    Sie können das Feld Feldtyp oder das Kontrollkästchen Mehrere Werte nicht ändern.

  5. Wählen Sie OK.
  6. Wenn Sie mit dem Bearbeiten der Ordnerprofilfelder fertig sind, wählen Sie Schließen, um das Dialogfeld Ordnerprofilfeld verwalten zu schließen.

Löschen eines Ordnerprofilfelds

Informationen zum Hinzufügen der Felder zu Ordnertypen finden Sie unter Zuweisen eines Profilfelds zu einem Ordnertyp.

  1. Melden Sie sich beim InterAction Administrator an.
  2. Doppelklicken Sie in der Entitätenliste des Hauptfensters auf Ordnerprofilfeld.

  3. Wählen Sie das zu löschende Feld aus und klicken Sie auf Löschen.

    Tipp: Sie können die im Dialogfeld angezeigten Ordnerprofilfelder sortieren, indem Sie auf die Spaltenüberschriften klicken.

  4. Wenn Sie zur Bestätigung der Löschung aufgefordert werden, geben Sie „Yes“ ein und wählen Sie OK.

Das Löschen eines Profilfelds entfernt das Feld und alle Werte für ALLE Ordner, die das Feld verwenden! Wenn Sie das Feld nur für einen Ordnertyp entfernen möchten, siehe Zuweisen eines Profilfelds zu einem Ordnertyp.

Zuweisen eines Profilfelds zu einem Ordnertyp

Sie wählen aus der „globalen“ Gruppe von Profilfeldern aus, um sie jedem Ordnertyp zuzuweisen.

Wenn Sie einem bestimmten Ordnertyp ein Ordnerprofilfeld zuweisen, können Sie das Feld als erforderlich markieren. Benutzer können ein erforderliches Feld beim Erstellen oder Bearbeiten eines Ordners nicht leer lassen. Beachten Sie, dass dasselbe Ordnerprofilfeld für einen Ordnertyp erforderlich sein kann und für einen anderen nicht.

  1. Melden Sie sich beim InterAction Administrator an.
  2. Doppelklicken Sie in der Entitätenliste auf Ordnertyp, um das Dialogfeld Ordnertypen verwalten zu öffnen.
  3. Wählen Sie den zu bearbeitenden Ordnertyp aus und klicken Sie auf Profilfelder.
  4. Für jedes Feld, das Sie auf den Ordnertyp anwenden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen für das Feld in der Spalte Gilt für.
  5. Um ein Feld vom Ordnertyp zu entfernen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen für das Feld in der Spalte Gilt für. Dadurch werden alle vorhandenen Werte für das Feld bei Ordnern dieses Typs gelöscht.
  6. Um ein Feld als erforderlich zu markieren, wählen Sie das Feld aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Als erforderlich festlegen.
  7. Wenn Sie die Felder für den Ordnertyp ausgewählt haben, wählen Sie Schließen. Wählen Sie erneut Schließen, um das Dialogfeld Ordnertypen verwalten zu schließen.

Sollte ich Ordnerprofilfelder verwenden?

Im Allgemeinen sollten Sie Ordnerprofilfelder nicht für Informationen verwenden, die Sie bei der Integration mit anderen Programmen benötigen. Das liegt daran, dass Ordnerprofilfelder nicht aus InterAction exportiert oder gedruckt werden können. Diese Funktion dient hauptsächlich der Abwärtskompatibilität und wird aus dem Produkt entfernt.

  • Wenn Sie sich dennoch für die Verwendung von Ordnerprofilfeldern entscheiden, beachten Sie beim Definieren folgende Richtlinien:
  • Ordnerprofilfelder sind immer „global“. Sie erstellen ein Feld einmal und wenden es dann auf beliebig viele Ordnertypen an.
  • Geben Sie beim Erstellen der Felder für jedes eine Kategorie an. Benutzer können beim Ausfüllen der Felder nach der Spalte Kategorie sortieren. Das erleichtert auch das Zuweisen von Profilfeldern zu einem Ordnertyp.
  • Die Felder können als erforderlich markiert werden. Beim Erstellen eines neuen Ordners muss der Benutzer für ein als erforderlich markiertes Feld einen Wert eingeben. Markieren Sie Felder nur dann als erforderlich, wenn die Benutzer die Information beim Erstellen des Ordners kennen.
  • Nachdem Sie den Datentyp für ein Profilfeld festgelegt haben, können Sie ihn nicht mehr ändern.
  • Jedes Profilfeld kann einen einzelnen Wert oder mehrere Werte speichern.
  • Verwenden Sie einheitliche Namenskonventionen beim Definieren von Ordnerprofilfeldern.
  • Beachten Sie, dass Ordnerprofilfelder nicht im Web Client angezeigt werden.
"Dieser Hilfeartikel wurde mithilfe von KI übersetzt und kann Ungenauigkeiten enthalten. Wenn Sie sich bei einer Information unsicher sind, konsultieren Sie bitte die Originalversion auf Englisch."