Sie müssen den Windows Client verwenden, um administrative Ordner zu erstellen.
Einen administrativen Ordner erstellen
Weitere Informationen zu den Feldern, die Sie beim Erstellen eines administrativen Ordners festlegen, finden Sie unter Optionen, die für alle Ordnerklassen verfügbar sind
- „Ordnerattribute – Allgemein-Tab“
- „Ordnerattribute – Datenänderungsmanagement-Tab“
- „Ordnerattribute – Optionen-Tab“
Wenn Sie mehrere ähnliche administrative Ordner erstellen möchten, empfiehlt es sich, eine Ordner-Vorlage einzurichten. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Ordner-Vorlagen.
Führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Melden Sie sich beim InterAction Windows Client an.
- Wählen Sie Ordner > Neu > Administrativer Ordner, um das Dialogfeld „Administrative Ordner-Vorlage auswählen“ anzuzeigen (falls zutreffend).
- Das Dialogfeld für die administrative Ordner-Vorlage erscheint nur, wenn Sie speziell für administrative Ordner Vorlagen definiert haben. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Ordner-Vorlagen.
- Wenn Sie eine Vorlage verwenden möchten, wählen Sie die Vorlage aus und klicken Sie auf OK. Andernfalls wählen Sie <Keine> und klicken Sie auf OK.
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Geben Sie im Dialogfeld „Neuer administrativer Ordner“ den Namen und die Beschreibung ein.
Die Beschreibung eines administrativen Ordners wird nicht im Web Client angezeigt. Sie dient in erster Linie dazu, Sie beim Konfigurieren des Windows Client an den Zweck des Ordners zu erinnern.
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Wählen Sie den Typ des administrativen Ordners. Die Typen dienen dazu, die Liste der administrativen Ordner im Windows Client zu organisieren. In der Regel wählen Sie entweder Information oder Sonstiger administrativer aus.
- Wenn Sie einen Ordner erstellen, um Informationen zu speichern, die in Web Client-Profilen angezeigt werden, wählen Sie Information aus.
- Den Typ Archiv verwenden Sie nie bei einem neuen Ordner – er dient dazu, alte Ordner vor dem Löschen zu archivieren.
- Der Typ Datenmanagement ist für spezielle Ordner vorgesehen, die im Rahmen des Initial Data Load- und Bereinigungsprozesses verwendet werden.
- Der Typ Öffentlich ist für die Hauptquellordner für Firmenkontakte gedacht.
Beachten Sie, dass Sie nur die Ordner-Typen sehen, für die Sie eine Berechtigung haben. Weitere Informationen finden Sie unter Berechtigung zum Erstellen von Ordnern.
- Wenn Sie das Datenänderungsmanagement zur Steuerung von Einträgen in den neuen Ordner verwenden möchten (selten), wählen Sie die Registerkarte Datenänderungsmanagement und konfigurieren Sie die Einstellungen. Weitere Informationen finden Sie unter „Datenänderungsmanagement für administrative Ordner“ in Web Client-Sicherheit für administrative Ordner.
- Wählen Sie die Registerkarte Optionen.
- Wählen Sie bei Bedarf beliebige Optionen auf der Registerkarte Optionen aus.
- Wählen Sie aus, ob der Ordner Personen, Firmen oder beides enthalten kann.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn dieser Ordner normalerweise eine große Anzahl von Kontakten enthält. Wenn diese Option ausgewählt ist, zeigt InterAction beim Öffnen dieses Ordners im Windows Client nur einen Teil des gesamten Ordners an, und Sie können mit der Buchstabenleiste steuern, welche Kontakte angezeigt werden. Diese Option ist nützlich für sehr große Ordner, die hauptsächlich von Windows Client-Nutzern verwaltet werden.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn dieser Ordner das Markieren unterstützt. Wenn Sie die Bedeutung einer der Farben ändern möchten, wählen Sie die Flagge in der Liste aus, klicken Sie auf Bearbeiten und geben Sie eine neue Beschreibung ein.
- Wenn Sie möchten, dass alle neuen Kontakte, die dem Ordner hinzugefügt werden, automatisch markiert werden, wählen Sie die gewünschte Farbe für alle neuen Kontakte aus, klicken Sie auf Bearbeiten und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Neue Kontakte markieren.
Beachten Sie, dass die Markierungen eines administrativen Ordners nur im Windows Client verfügbar sind, da diese Ordner Web Client-Nutzern nie als Ordner angezeigt werden. Weitere Informationen zu den Markierungseinstellungen finden Sie unter Informationen zu Markierungseinstellungen.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Kontakte, die in diesem Ordner gespeichert sind, geprüft werden. Wenn Sie diese Option auswählen, verfolgt InterAction Änderungen an globalen Daten für Kontakte in diesem Ordner als Teil der Prüfprotokolle. Das Prüfprotokoll kann nur im Windows Client eingesehen werden.
- Klicken Sie auf OK. InterAction öffnet das Dialogfeld „Administrativen Ordner bearbeiten“ für den neuen administrativen Ordner. Sie können dann Zugriffsrechte und weitere Einstellungen hinzufügen.
- Wenn Sie den neuen Ordner erstellen, werden Sie als Ordnerbesitzer eingetragen und erhalten Administratorrechte für den Ordner.
- Wenn Sie keine Vorlage verwendet haben, hat der neue administrative Ordner keine zusätzlichen Felder oder Zugriffsrechte (außer für Sie selbst).
- Weitere Informationen finden Sie unter „Administrativen Ordner bearbeiten“ weiter unten.
Einen administrativen Ordner bearbeiten
Beachten Sie, dass InterAction das Dialogfeld „Administrativen Ordner bearbeiten“ automatisch öffnet, wenn Sie einen neuen administrativen Ordner erstellen. So können Sie dem Ordner Zugriffsrechte, zusätzliche Felder und weitere Einstellungen zuweisen.
Dialogfeld „Administrativen Ordner bearbeiten“
Gehen Sie wie folgt vor:
- Um einen administrativen Ordner zu bearbeiten, wählen Sie ihn aus und klicken Sie auf Ordner > Ordner bearbeiten, um das Dialogfeld „Administrativen Ordner bearbeiten“ anzuzeigen.
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Wählen Sie in der Liste der Ansichten auf der linken Seite den Eintrag für die zu bearbeitenden Informationen aus.
Diesen Bereich verwenden Um Folgendes zu bearbeiten ... Allgemein Name, Beschreibung und Typ.
Siehe „Ordnerattribute – Allgemein-Tab“ in Optionen, die für alle Ordnerklassen verfügbar sind.
Sicherheit Zugriffsrechte für den Ordner.
Weitere Informationen finden Sie unter „Web Client-Sicherheit für administrative Ordner“.
Datenänderungsmanagement Regeln für die Verwendung des Datenänderungsmanagements im Ordner.
Weitere Informationen finden Sie unter „Datenänderungsmanagement für administrative Ordner“ in Web Client-Sicherheit für administrative Ordner.
Profil Werte für Ordnerprofilfelder. Dies erscheint nur in Systemen, die von InterAction 4.x aktualisiert wurden und diese Felder zuvor verwendet haben. Zusätzliche Felder Zusätzliche Felder für den administrativen Ordner.
Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen und Bearbeiten von zusätzlichen Felddefinitionen.
Klassifizierungen Klassifizierungen für den administrativen Ordner. Diese erscheinen nicht im Web Client und sollten nicht verwendet werden. Optionen Bearbeiten Sie die gleichen Optionen, die auf der Registerkarte Optionen im Dialogfeld für neue Ordner verfügbar sind.
Weitere Informationen zu diesen Einstellungen finden Sie unter „Ordnerattribute – Optionen-Tab“ in Optionen, die für alle Ordnerklassen verfügbar sind.
- Wenn Sie das Bearbeiten des administrativen Ordners abgeschlossen haben, klicken Sie entweder auf OK oder Schließen (je nachdem, welchen Bereich Sie gerade ansehen).