Wenn Sie Ihre InterAction-Umgebung für Benutzer einrichten, können Sie die persönlichen Kontaktlisten der Benutzer in deren Benutzerkontaktlisten importieren. Die Kontaktliste jedes Benutzers sollte in separaten Tabellen oder CSV-Dateien gesammelt werden. Diese einzelnen Dateien können dann in die jeweilige Kontaktliste des Benutzers importiert werden.
Wenn Benutzer ihre Kontakte in Microsoft® Outlook® pflegen, sollten Sie keine Kontakte in die Benutzerkontaktlisten importieren. Stattdessen sollten Sie die Synchronisierung verwenden, um die Kontakte eines Benutzers zu seiner Kontaktliste hinzuzufügen. Wenn die Kontakte eines Benutzers jedoch nur in einer Tabelle oder einem Kontaktmanager vorhanden sind, der nicht mit InterAction synchronisiert werden kann, sollten Sie den Import verwenden, um die Kontakte hinzuzufügen.
Weitere Informationen zum Importieren von Kontakten finden Sie in den folgenden Abschnitten:
- Importdatei-Spezifikationen
- Benutzerkontakte importieren und Kontakte zur Kanzleiliste beitragen
- Benutzerkontakte importieren
- Fehlerprotokoll beim Importieren der Benutzerkontaktliste
Importdatei-Spezifikationen
Eine durch Kommas getrennte Datei (CSV) wird verwendet, um die Kontaktliste eines Benutzers in InterAction zu importieren. Um die Felder in der Datendatei den Feldern in InterAction zuzuordnen, liest die Importfunktion die Kopfzeile der Importdatei. Die Feldüberschriften, die verwendet werden können, sind im Abschnitt „Liste der Spaltenüberschriften-Optionen“ weiter unten aufgeführt.
Da Sie keine Zuordnungsanweisungen festlegen, können Sie ein Feld nicht aufteilen. Wenn zum Beispiel eine vollständige Adresse in einem Feld steht, können Sie nicht angeben, dass das Feld aufgeteilt werden soll. Sie können jedoch das Pipe-Zeichen (|) verwenden, um einen Zeilenumbruch anzugeben.
Angenommen, Sie haben eine Adresse, die wie folgt formatiert werden soll:
100 Main St.
Suite 230
Los Angeles, CA 90064
In Ihrer Importdatei sollte die Adresse wie folgt erscheinen:
|
Geschäftsstraße 100 Main St. Suite 230 |
Geschäftsstadt Los Angeles |
Geschäftsbundesland/-provinz CA |
Geschäftspostleitzahl 90064 |
Liste der Spaltenüberschriften-Optionen
Die unten aufgeführten Begriffe können in der Kopfzeile Ihrer Importdatei verwendet werden. Ihre Importdatei kann beliebige oder alle der aufgeführten Überschriften in beliebiger Reihenfolge enthalten. Die Importfunktion unterscheidet nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung und ignoriert Leerzeichen.
Zum Beispiel können sowohl FIRST NAME als auch firstname verwendet werden.
| Anrede | Privatstraße |
| Vorname | Privatstadt |
| Rufname | Privatbundesland/-provinz |
| Zweitname | Privatland |
| Nachname | Privatpostleitzahl |
| Suffix | Weitere Straße |
| Firmenname | Weitere Stadt |
| Berufsbezeichnung | Weiteres Bundesland/Provinz |
| Abteilung | Weiteres Land |
| Name des Assistenten | Weitere Postleitzahl |
| Kategorien | Geschäftstelefonnummer |
| Benutzerfeld 1 | Geschäftstelefonnummer 2 |
| Benutzerfeld 2 | Geschäftsfaxnummer |
| Benutzerfeld 3 | Handynummer |
| Benutzerfeld 4 | Pagernummer |
| Notizen | Telefonnummer des Assistenten |
| Geschäftsstraße | Privattelefonnummer |
| Geschäftsstadt | Privatfaxnummer |
| Geschäftsbundesland/-provinz | Weitere Telefonnummer |
| Geschäftsland | Geschäftliche E-Mail-Adresse |
| Geschäftspostleitzahl | Private E-Mail-Adresse |
| Geschäftswebseite | Weitere E-Mail-Adresse |
Benutzerkontakte importieren und Kontakte zur Kanzleiliste beitragen
Beim Importieren von Kontakten werden die Einstellungen für die Kontakte auf Grundlage der neuen Standardwerte für Kontakte festgelegt, die für die Benutzerkontaktliste konfiguriert wurden, in die Sie die Kontakte importieren. Weitere Informationen zur Konfiguration von Benutzerkontaktlisten finden Sie unter Benutzerkontaktlisten konfigurieren.
Außerdem werden Kontakte, die durch den Import in Benutzerkontaktlisten aufgenommen werden, automatisch als Kontakte mit verdächtigen Kontaktinformationen markiert. Aus diesem Grund werden diese Kontakte anders behandelt, wenn der Benutzer sich entscheidet, die Kontakte zur Kanzleiliste beizutragen. Weitere Informationen finden Sie unter Wie Kontaktdaten beim erstmaligen Laden von Benutzerkontakten behandelt werden.
Benutzerkontakte importieren
Bevor Sie importieren, müssen der Benutzer und die Benutzerkontaktliste erstellt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzer manuell erstellen und bearbeiten.
Bevor Sie Kontakte in InterAction importieren, sollten Sie immer einen Validierungsimport durchführen. Dabei werden alle Importprozesse ausgeführt, außer dass die Kontakte nicht zur Liste hinzugefügt werden. Alle Fehler, die beim eigentlichen Import auftreten würden, werden in die Statusdatei geschrieben. So können Sie Ihre Importdatei überprüfen, ohne einen vollständigen Import durchführen zu müssen.
-
Bereiten Sie die CSV-Datei vor.
Dies erfordert in der Regel das Exportieren der Daten aus der anderen Anwendung, das Bereinigen von Formatierungsproblemen und das Formatieren der Kopfzeile.
- Doppelklicken Sie im Hauptfenster der InterAction Administrator-Entität auf Benutzerkonto- und Gruppenkonfiguration. Wählen Sie dann Benutzerkonten.
- Wählen Sie den Benutzer aus, für den Sie eine Kontaktliste importieren möchten, und klicken Sie auf Bearbeiten.
- Wählen Sie im Dialogfeld Benutzerkonto bearbeiten Kontakte importieren.
-
Geben Sie den Dateinamen (vollständiger Pfad) für die Importdatei ein.
Wählen Sie bei Bedarf die Schaltfläche (Suchen), um die Datei auszuwählen.
- Führen Sie einen Validierungstest durch, indem Sie das Kontrollkästchen Nur Validierung aktivieren und OK wählen.
- Wenn der Import ohne Fehler abgeschlossen wurde, führen Sie den Import mit deaktiviertem Kontrollkästchen Nur Validierung durch.
Fehlerprotokoll beim Importieren der Benutzerkontaktliste
Alle während der Verarbeitung auftretenden Fehler werden in einer Statusdatei protokolliert. Jedes Mal, wenn Sie einen Kontaktimport durchführen, wird die Statusdatei automatisch mit dem Kontonamen des Benutzers erstellt, in dessen Liste Sie Kontakte importieren. Wenn Sie beispielsweise Kontakte in die Liste von Ed Roberts importieren, heißt die Statusdatei ContactImportERoberts.txt.