Kontakte können auf folgende Weise zu den Kontaktlisten von Benutzern hinzugefügt werden:
- Neuen Kontakt mit dem InterAction-Assistenten für neue Kontakte im Web Client, in Microsoft® Outlook® oder den InterAction-Desktop-Integrationskomponenten eingeben – hierfür ist keine Konfiguration erforderlich.
- Durchsuchen der Kanzleiliste im Web Client und Auswahl von „Zu Meine Kontakte hinzufügen“ – hierfür ist keine Konfiguration erforderlich.
- Synchronisierung mit Outlook – der Administrator muss die Synchronisierung einrichten.
- Importieren von Kontakten, die in einer Tabelle oder einem anderen Dokument gespeichert sind – ein Administrator kann die Kontakte in die Benutzerkontaktliste importieren. Anleitungen dazu finden Sie unter Importieren von Benutzerkontakten in Benutzerkontaktlisten.
Nachdem die Kontakte eines Benutzers in seine Kontaktliste geladen wurden, kann der Benutzer die Kontakte überprüfen und entscheiden, welche Kontakte er zur Kanzleiliste beitragen möchte.
Damit ein Kontakt zur Kanzlei beigetragen werden kann, müssen alle Pflichtfelder ausgefüllt sein. Wenn die Kontaktdaten in diesen Feldern fehlen oder als vertraulich markiert sind, wird der Kontakt nicht zur Kanzlei beigetragen, auch wenn der Benutzer ihn zur Kanzleiliste hinzufügen möchte.
Die folgenden Abschnitte erläutern, wie ein Kontakt in der Kontaktliste eines Benutzers mit einem Kontakt in der Kanzleiliste verglichen wird, wie Übereinstimmungen festgestellt werden und wie die Informationen verknüpft werden. Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Abschnitten:
- Wie Kontaktdaten beim erstmaligen Laden von Benutzerkontakten verarbeitet werden
- Wie werden Benutzerkontakte mit Kanzleikontakten abgeglichen?
- Wie werden Kontaktinformationen beim Beitragen von Kontakten abgeglichen?
Wie Kontaktdaten beim erstmaligen Laden von Benutzerkontakten verarbeitet werden
Wenn Sie InterAction in Ihrer Organisation einführen oder wenn ein neuer Benutzer Ihrer Organisation beitritt und seine Kontaktliste mitbringt, führen Sie ein erstmaliges Laden der Benutzerkontakte in InterAction durch. In beiden Fällen ist es für InterAction unmöglich zu erkennen, welche Informationen kürzlich aktualisiert wurden und welche veraltet sind. Zum Beispiel hat Ed Roberts vielleicht 200 Kontakte in seinen Outlook-Kontakten. Während er einige dieser Kontakte in den letzten Monaten aktualisiert hat, wurden viele seit mehreren Monaten nicht mehr geändert.
Da Sie die Informationen in der Kanzleiliste bereits bereinigt haben, möchten Sie nicht, dass veraltete Informationen aus den Benutzerkontaktlisten die Kanzleidaten überschreiben. Gleichzeitig möchten Sie aber keine wertvollen Informationen der Benutzer verpassen. Um diese Situation zu lösen, kennzeichnet InterAction Kontakte, die beim erstmaligen Laden in eine Benutzerkontaktliste hinzugefügt werden, als „verdächtig“.
Der Status „verdächtig“ wirkt sich nur darauf aus, wie die Informationen behandelt werden, wenn der Kontakt zur Kanzleiliste beigetragen und mit einem bereits vorhandenen Kontakt in der Kanzleiliste verknüpft wird. Die Benutzer wissen nicht, dass ihre Kontaktdaten als verdächtig gelten.
Wie wird ein Kontakt als verdächtig markiert und wie wird dieser Status entfernt?
Immer wenn eine der folgenden Aktionen ausgeführt wird, markiert InterAction die hinzugefügten Kontakte in einer Benutzerkontaktliste automatisch als verdächtig:
- Das erste Mal, wenn Kontakte aus den Outlook-Kontakten eines Benutzers in seine Kontaktliste übernommen werden
- Wenn Kontakte über die Importfunktion für Benutzerkontakte im InterAction Administrator in eine Benutzerkontaktliste importiert werden
InterAction betrachtet jedes Feld eines verdächtigen Kontakts einzeln. Zum Beispiel:
Alle Kontakte von Ed Roberts werden in seine Benutzerkontaktliste geladen und gelten als verdächtig, aber er hat sie noch nicht zur Kanzleiliste beigetragen. Ed erhält eine neue Telefonnummer von Jane Tarnoff und trägt sie in Outlook ein. Da Ed die Telefonnummer gerade aktualisiert hat, gilt diese nicht mehr als verdächtig, aber die restlichen Informationen zu diesem Kontakt werden weiterhin als verdächtig behandelt.
Nachdem ein Kontakt eines Benutzers zur Kanzleiliste beigetragen und entweder mit einem bestehenden Kontakt abgeglichen oder als neuer Kontakt in die Kanzleiliste aufgenommen wurde, gilt der Kontakt nicht mehr als verdächtig. Wenn ein Kontakt zur Kanzleiliste beigetragen wird, bestimmen die von Ihrer Organisation definierten Regeln für neue Kontakte, wie mit den verdächtigen Informationen umgegangen wird. Weitere Informationen finden Sie unter Wie neue Kontaktregeln mit verdächtigen Informationen umgehen.
Wenn Sie sich entscheiden, einen Kontakt nicht zur Kanzleiliste beizutragen, ändert das nichts am Verdächtig-Status des Kontakts. Zum Beispiel kann Ed Roberts beim ersten Durchgang entscheiden, einen Kontakt nur in seiner Kontaktliste zu behalten. Zwei Monate später stellt Ed fest, dass er seinen Kontakt mit der Kanzleiversion verknüpfen möchte. Wenn sein Kontakt dann beigetragen wird, werden die Informationen weiterhin als verdächtig behandelt, es sei denn, Ed hat die Kontaktdaten inzwischen bearbeitet.
Wie neue Kontaktregeln mit verdächtigen Informationen umgehen
Wie verdächtige Benutzerkontaktinformationen zur Kanzlei beigetragen werden, hängt von den von Ihrer Organisation definierten neuen Kontaktregeln ab. Wenn ein Benutzerkontakt verdächtige Informationen enthält und diese nicht mit den Informationen des verknüpften Kanzleikontakts übereinstimmen, kann InterAction so konfiguriert werden, dass eine der folgenden Aktionen ausgeführt wird:
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Ein Ticket für Datenkonflikt erstellen – Es wird ein Ticket an den Posteingang für Datenänderungsmanagement gesendet, das darauf hinweist, dass die Benutzerinformationen von den Kanzleidaten abweichen und InterAction nicht entscheiden kann, welche Informationen korrekt sind. Der Datenverwalter kann dann den Konflikt lösen oder entscheiden, die Kontakte weiterhin als nicht übereinstimmend zu belassen. Wenn der Datenverwalter sich entscheidet, die Kontakte nicht abzugleichen, bleiben sie im Konfliktstatus, bis einer der beiden Werte aktualisiert wird. Weitere Informationen zur Verwaltung von Datenkonflikt-Tickets finden Sie unter Erstellte Tickets für Datenänderungsmanagement.
Verwenden Sie die Option, ein Ticket für Datenkonflikt zu erstellen, da in der Regel weder die Organisation noch der Benutzer für alle Kontakte die korrekten Informationen hat.
- Benutzerinformationen überschreiben Kanzleidaten – Die Informationen des Benutzers werden verwendet, um den Kanzleikontakt zu aktualisieren, wenn die Kanzlei abweichende Informationen hat. Bei Informationen, bei denen die Kanzlei mehrere Werte pflegt, werden die Benutzerinformationen zum Kanzleikontakt hinzugefügt. Zum Beispiel werden Adressen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen zum Kanzleikontakt hinzugefügt, anstatt den bestehenden Wert zu ersetzen. Diese Option sollte nur für bestimmte Benutzer verwendet werden, wenn Sie sicher sind, dass der Benutzer bessere Kontaktdaten hat als die Kanzleiliste.
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Kanzleidaten überschreiben Benutzerinformationen – Die Kanzleidaten werden verwendet, um den Benutzerkontakt zu aktualisieren, wenn der Benutzer Aktualisierungen automatisch übernimmt. Diese Option sollte nur verwendet werden, wenn Sie sicher sind, dass die Informationen in der Kanzleiliste besser sind als die der Benutzer.
Wenn der Benutzer Aktualisierungen nicht automatisch übernimmt, kann er die Kanzleidaten prüfen und entscheiden, ob er sie beim Überprüfen der Aktualisierungen übernehmen möchte.
Weitere Informationen zur Konfiguration neuer Kontaktregeln finden Sie unter Konfiguration der Verbindungsoptionen zwischen Benutzer- und Kanzleikontakten.