Dans InterAction, une personne peut être associée à une entreprise et partager des informations avec cette entreprise, telles que le nom de l'entreprise, les téléphones et les adresses. Cela réduit la saisie redondante de données lorsque les informations de l'entreprise changent.
Un contact personnel provenant d'un système externe peut également être associé à une entreprise. Les personnes peuvent être associées à des entreprises en utilisant soit une valeur de champ supplémentaire, le SYS_ID de l'entreprise de la personne, ou l'ID interne d'InterAction pour l'entreprise de la personne.
Si vous choisissez d'associer les entreprises en fonction d'une valeur de champ supplémentaire, alors pour chaque personne, vous devez récolter une valeur qui correspond à une valeur de champ supplémentaire pour l'entreprise de la personne. Par exemple, supposons que vous ayez choisi d'associer en utilisant le champ Numéro de Client. Lors de la récolte du contact Jane Tarnoff (qui travaille pour TeleNorth), vous récolteriez également le numéro de client pour TeleNorth. Application Collaboration utilise la valeur récoltée pour trouver l'entreprise de Jane.
Si vous choisissez d'associer par le champ SYS_ID de l'entreprise, alors l'entreprise de la personne doit également provenir du même système externe, en utilisant la même source de données. Dans ce cas, vous récoltez l'ID système pour l'entreprise dans la colonne COMPANY_SYS_ID pour la personne.
Par exemple, supposons que l'entreprise TeleNorth provienne du système source avec un ID système de 1000. Toute personne provenant du système source avec la colonne COMPANY_SYS_ID définie à 1000 est associée à TeleNorth dans InterAction.
Si vous choisissez d'associer sur l'ID de contact InterAction, le tableau de l'ensemble de données inclut les deux colonnes suivantes :
- COMP_LISTING_SRC_ID - remplissez cette colonne avec l'ID source de contact pour l'entreprise de la personne.
- COMP_LISTING_ID - remplissez cette colonne avec l'ID de contact pour l'entreprise de la personne.
Lors de la transformation de l'ensemble de données, Application Collaboration trouve l'entreprise avec les valeurs d'ID spécifiées et associe la personne à l'entreprise.
Vous sélectionnez l'option d'association d'entreprise dans l'onglet Réclamation de la boîte de dialogue Nouvel/Modifier Ensemble de Données Personnelles.
Si une récolte et une transformation ultérieures changent l'entreprise associée d'une personne, Application Collaboration ajoute automatiquement une relation d'ancien employeur. Cette relation inclut le mois, l'année et le titre de poste/département de la personne.
Association d'Entreprise et l'Option Autoriser la Modification
Cocher ou décocher la case Autoriser les utilisateurs à modifier... pour un ensemble de données personnelles modifie la façon dont l'association d'entreprise fonctionne, en particulier concernant les valeurs vides pour la colonne COMPANY_SYS_ID. Cela est particulièrement important si vous ne pouvez pas récolter les valeurs COMPANY_SYS_ID pour certaines ou toutes les personnes dans votre système externe.
Pour plus de détails sur cette option, voir Autoriser les utilisateurs d'InterAction à modifier les données.
Que se passe-t-il si vous n'autorisez pas la modification pour l'ensemble de données personnelles
Si la case Autoriser les utilisateurs à modifier... est décochée, alors le système externe possède essentiellement tous les contacts créés par Application Collaboration. Le système externe est la source définitive d'informations pour les contacts. Dans ce cas, Application Collaboration écrase toute information d'entreprise existante pour la personne lors de la cartographie de la personne, à condition que les champs applicables soient sélectionnés dans l'onglet Règles de Données.
Par conséquent, si COMPANY_SYS_ID est vide pour une personne, le contact résultant dans InterAction n'a aucune information d'entreprise.
De plus, puisque les informations de nom sont possédées par le système externe et donc en lecture seule, les utilisateurs du Windows Client ne peuvent pas entrer un nom d'entreprise pour cette personne. Bien que les utilisateurs du Web Client puissent toujours modifier les informations et soumettre des tickets de gestion de changement de données, leurs modifications sont écrasées par la prochaine transformation.
Si COMPANY_SYS_ID contient un ID valide pour une entreprise, la personne est associée à l'entreprise. Les utilisateurs finaux ne peuvent pas changer l'entreprise d'une personne dans InterAction.
Que se passe-t-il si vous autorisez la modification pour l'ensemble de données personnelles
Si la case Autoriser les utilisateurs à modifier... est cochée, alors le système externe ne possède pas les contacts et n'est pas la source définitive d'informations pour eux. Dans ce cas, Application Collaboration n'écrase pas les informations d'entreprise existantes pour la personne lors de la cartographie de la personne. Les utilisateurs du Windows Client peuvent également modifier les données de la personne dans InterAction.
Par conséquent, si un contact dans InterAction a déjà des informations d'entreprise, et qu'Application Collaboration cartographie cette personne lors de la transformation des données, les informations d'entreprise existantes ne sont pas modifiées. Si la personne existante n'a pas d'informations d'entreprise, la personne est mise à jour avec les informations récoltées du système externe.
Définir les Informations d'Entreprise pour les Employés
Lors de l'utilisation d'Application Collaboration pour s'intégrer à un système de ressources humaines, vous remplissez normalement le dossier Notre Personnel avec les employés de votre organisation. Puisque chaque employé travaille dans votre organisation, chaque personne devrait également être associée à l'entreprise représentant votre organisation.
Étant donné que le système de ressources humaines n'inclut probablement pas de dossiers d'entreprise, vous devez importer manuellement une entreprise pour votre organisation avec Application Collaboration, puis utiliser l'ID système pour cette entreprise afin de définir l'association d'entreprise pour les employés.
Vous pouvez le faire en configurant un simple fichier CSV contenant un seul enregistrement pour votre entreprise, en important cet enregistrement dans un tableau de données d'entreprise, et en transformant l'ensemble de données. Pour ce fichier, vous pouvez inventer un ID système pour l'entreprise. Vous récoltez ensuite la valeur de l'ID système dans la colonne COMPANY_SYS_ID pour chaque employé dans le système externe.
Par exemple, l'organisation Crawford & Iverson pourrait importer le fichier CSV suivant dans l'ensemble de données d'entreprise :
1000,Crawford and Iverson,Crawford and Iverson
Ensuite, lors de la récolte des personnes du système de ressources humaines, ils définiraient la colonne COMPANY_SYS_ID pour chaque personne à 1000. Lorsque l'ensemble de données personnelles est transformé, chaque employé est associé à l'entreprise Crawford and Iverson.
Pour plus de détails sur la configuration des ensembles de données, voir Création et Édition d'Ensembles de Données d'Entreprise et de Personne. Pour des informations sur l'importation de fichiers CSV dans les tableaux de données, voir Chargement d'un Fichier Texte.