Indépendamment de ce que vous avez sélectionné pour l'option autoriser la modification, si l'utilisateur connecté est IAADMIN ou l'administrateur du dossier, il ou elle peut modifier les données.
InterAction propose deux façons de contrôler les modifications des données importées avec Application Collaboration :
- La plupart des ensembles de données peuvent être configurés avec une option Autoriser la modification dans InterAction. Cela permet aux utilisateurs de modifier les données dans le Windows Client. Cela s'applique principalement aux utilisateurs du Windows Client ; le Web Client ignore toujours l'option autoriser la modification pour tous les ensembles de données autres que l'ensemble de données de contact associé.
- Vous pouvez configurer le jeu de règles de gestion des modifications de données pour la source de données. Lorsque les utilisateurs apportent des modifications aux données dans le Web Client, ces modifications sont canalisées à travers le processus de gestion des modifications de données.
Ces options sont abordées dans les sections suivantes :
- Utilisation de l'option Autoriser la modification pour un ensemble de données
- Application Collaboration et gestion des modifications de données
- Exemple d'utilisation de la gestion des modifications de données et de l'Application Collaboration ensemble
- Quand utiliser l'option Autoriser la modification ?
Utilisation de l'option Autoriser la modification pour un ensemble de données
Pour les ensembles de données d'entreprise et de personne, l'option est appelée Autoriser les utilisateurs à modifier tous les champs de nom dans InterAction.
Si l'option Autoriser la modification dans InterAction est sélectionnée pour un ensemble de données, les utilisateurs finaux avec les droits d'accès appropriés peuvent modifier les données importées dans InterAction en utilisant cet ensemble de données. Pour la plupart, cela s'applique uniquement dans le Windows Client, puisque les modifications dans le Web Client sont gérées par le processus de gestion des modifications de données (voir Application Collaboration et gestion des modifications de données).
Notez que les modifications apportées dans InterAction sont uniquement stockées dans InterAction ; les modifications ne sont pas transférées vers le système externe.
Si l'option Autoriser la modification dans InterAction n'est pas sélectionnée pour un ensemble de données, toutes les données importées dans InterAction en utilisant cet ensemble de données sont verrouillées dans InterAction. Les utilisateurs avec des droits d'accès qui leur permettraient normalement de modifier ces données ne peuvent plus les modifier. Dans ce cas, le système externe possède essentiellement les données et est la source définitive pour toutes les modifications. Encore une fois, cela s'applique principalement dans le Windows Client.
L'option Autoriser la modification dans InterAction est disponible pour les ensembles de données suivants :
- Entreprise
- Personne
- Adresse
- Champ supplémentaire (à la fois à valeur unique et multiple)
- Contact associé (puisque ces données ne sont pas gérées par la gestion des modifications de données, l'option contrôle ce que les utilisateurs peuvent et ne peuvent pas faire dans le Web Client ainsi que dans le Windows Client)
- Notes (comme pour les contacts associés, cette option s'applique également dans le Web Client ainsi que dans le Windows Client)
- Module (Affaire, Engagement ou Opportunité - voir votre guide utilisateur du module associé)
L'option autoriser la modification ne s'applique pas aux ensembles de données suivants :
- Activité
- Classification
- Membre du groupe
- Lien de dossier
Cela est dû au fait que les données ajoutées par ces ensembles de données ne sont jamais verrouillées par Application Collaboration. Les utilisateurs avec les droits d'accès appropriés peuvent toujours modifier les activités, les classifications et l'appartenance aux dossiers, que les données aient été remplies ou non en utilisant Application Collaboration.
Vous définissez l'option Autoriser la modification dans InterAction indépendamment pour chaque ensemble de données que vous créez. Par exemple, vous pourriez autoriser les modifications pour les champs supplémentaires mais pas pour les adresses. Puisque vous pouvez utiliser différents ensembles de données du même type, vous pouvez être très granulaire. Par exemple, vous pourriez configurer deux ensembles de données de champ supplémentaire distincts - un pour remplir les champs qui devraient être modifiables et un pour remplir les champs qui devraient être verrouillés.
Lors de l'utilisation d'Application Collaboration pour une conversion de données unique, autorisez la modification pour tous les ensembles de données. Cela est dû au fait qu'InterAction est utilisé pour toutes les mises à jour futures des données. La sécurité standard d'InterAction peut protéger les données si nécessaire.
Lors de l'utilisation d'Application Collaboration pour une intégration continue avec un système externe, tel qu'un système de gestion du temps et de facturation ou de comptabilité, vous configurez normalement votre collecte et transformation pour se produire régulièrement. Par exemple, vous pourriez configurer la collecte des nouvelles informations de facturation et des informations modifiées une fois par semaine, puis transformer les données dans InterAction. Cela permet de garder les données à jour.
Si un utilisateur modifie des informations provenant du système externe, ces modifications sont perdues la prochaine fois qu'Application Collaboration transforme les données. Pour cette raison, vous ne souhaitez généralement pas autoriser la modification pour une intégration continue. Pour des suggestions sur quand vous pourriez utiliser cette option, voir Quand utiliser l'option Autoriser la modification ?
Application Collaboration et gestion des modifications de données
Le processus de gestion des modifications de données dans InterAction définit des règles qui déterminent comment les modifications apportées aux contacts dans le Web Client sont gérées. Par exemple, une règle pourrait stipuler que toutes les nouvelles adresses ajoutées au contact sont examinées après coup par les gestionnaires de données, tandis qu'une autre règle pourrait exiger que les modifications de nom d'entreprise soient soumises aux gestionnaires de données pour approbation avant que la mise à jour puisse avoir lieu.
Chaque source de données d'Application Collaboration a un jeu de règles correspondant. Le jeu de règles est appliqué aux données provenant de cette source de données. Si les utilisateurs modifient les données dans le Web Client, ces modifications sont gérées selon les règles de gestion des modifications de données. Cela permet aux professionnels de contribuer à leurs modifications (qui pourraient être meilleures que celles du système externe) tout en permettant à votre organisation de maintenir les données dans le système externe séparé.
Lorsque vous créez une nouvelle source de données dans Application Collaboration, InterAction crée automatiquement ce jeu de règles correspondant. Le jeu de règles utilise la collection de règles par défaut du système externe, qui exige que toutes les modifications des données du système externe soient soumises au gestionnaire de données pour approbation, tandis que les nouvelles données ajoutées aux contacts (telles que de nouvelles adresses) sont autorisées mais envoyées au gestionnaire de données pour examen.
Par défaut, le jeu de règles pour une source de données utilise le groupe des administrateurs de données comme propriétaire. Vous pouvez changer cela si nécessaire lors de la configuration du jeu de règles dans InterAction Administrator.
Vous pouvez configurer le jeu de règles pour une source de données si vous souhaitez modifier le comportement. Vous configurez les jeux de règles dans InterAction Administrator.
Si vous configurez un jeu de règles pour une source de données, les règles de gestion des modifications de données pour ce jeu de règles s'appliquent aux données importées en utilisant les ensembles de données suivants :
- Entreprise (tous les champs de nom d'entreprise - voir Qu'est-ce que l'information de nom dans InterAction ?)
- Personne (tous les champs de nom de personne - voir Qu'est-ce que l'information de nom dans InterAction ?)
- Adresse (les téléphones et les adresses sont soumis à la gestion des modifications de données)
Les règles de gestion des modifications de données n'ont aucun effet sur les données importées à partir des ensembles de données de champ supplémentaire, contact associé, notes, classification, activité ou lien de dossier.
Exemple d'utilisation de la gestion des modifications de données et de la collaboration d'application ensemble
Les ensembles de règles du système externe sont conçus pour permettre aux utilisateurs du Web Client d'envoyer des demandes de mise à jour des données provenant de systèmes externes. Par exemple, supposons que vous utilisiez la collaboration d'application pour importer des données clients depuis votre système de comptabilité ou de gestion du temps et de la facturation. Vous créez une source de données appelée Système Comptable pour cela, et vous configurez des ensembles de données pour créer les contacts et mettre à jour des champs supplémentaires avec des informations financières. Vous importez également plusieurs adresses et numéros de téléphone pour les clients.
Dans ce scénario, vous souhaitez que votre système comptable soit la principale source des données. Toutes les modifications des données doivent être effectuées dans ce système, car les données de ce système sont collectées et mises à jour régulièrement dans InterAction. Cependant, que se passe-t-il si un utilisateur professionnel apprend qu'un client déménage à une nouvelle adresse ? Ce changement d'adresse doit être effectué dans le système comptable, pas seulement dans InterAction.
Pour y parvenir, vous devez configurer l'ensemble de règles de gestion des modifications de données pour votre source de données du système comptable comme suit :
- L'ensemble de règles utilise la collection de règles par défaut Propriété Externe (bien que cela puisse être ajusté si nécessaire). Cette collection de règles exige que toutes les nouvelles données pour les contacts soient examinées, et que toutes les modifications des données du système externe soient soumises pour approbation.
- Le propriétaire de l'ensemble de règles serait le gestionnaire de données responsable des mises à jour des données dans le système comptable.
Maintenant, si un utilisateur du Web Client modifie l'adresse provenant du système comptable, le changement déclenche un ticket de gestion des modifications de soumission. Le gestionnaire de données responsable de l'examen de ces tickets voit la modification demandée dans sa boîte de réception de gestion des modifications de données. Cette personne peut alors appliquer ce changement au client dans le système comptable. La prochaine fois que les données sont collectées, InterAction est mis à jour avec les nouvelles données.
Quand utiliser l'option Autoriser la modification ?
L'option d'autoriser la modification pour un ensemble de données est utile lors de l'utilisation de la collaboration d'application pour une conversion unique. Dans ce cas, les données proviennent de l'autre système une seule fois ; toutes les mises à jour ultérieures sont effectuées dans InterAction. Pour ce type de conversion, autorisez la modification pour tous les ensembles de données dans la source de données.
L'option peut également être utile lors de l'utilisation de la collaboration d'application pour des mises à jour continues, bien que vous deviez être plus prudent car les modifications des utilisateurs finaux peuvent potentiellement être écrasées. Par exemple, supposons que vous importiez des clients et leurs informations financières dans InterAction en utilisant la collaboration d'application. Les noms d'entreprise utilisés dans le système comptable sont les noms légaux complets des entreprises. Bien que les noms soient corrects d'un point de vue facturation, ils ne sont pas utiles pour une utilisation marketing dans InterAction. Étant donné que les noms sont utilisés dans les envois, les recherches et les rapports dans InterAction, votre organisation souhaite nettoyer ces noms dans InterAction.
Dans ce cas, vous sélectionneriez l'option Autoriser la modification pour l'ensemble de données de l'entreprise utilisé pour créer les clients. De plus, vous effaceriez les champs applicables dans l'onglet Règles de données pour l'ensemble de données. Cela empêche la collaboration d'application d'écraser ces champs.
Après avoir importé les données de l'autre système, les utilisateurs peuvent modifier les noms d'entreprise selon les besoins dans InterAction.
Mais qu'en est-il de la gestion des modifications de données ?
Comme décrit dans Collaboration d'application et gestion des modifications de données, les utilisateurs du Web Client peuvent toujours modifier les données du système externe, indépendamment des paramètres de l'ensemble de données. Leurs modifications peuvent être acheminées via le processus de gestion des modifications. Normalement, cela vise à renvoyer les modifications au système externe d'origine - par exemple, un utilisateur modifie une adresse dans le Web Client. Ce changement est envoyé au gestionnaire de données responsable du système comptable, qui met ensuite à jour le système comptable.
Si vous autorisez les modifications des données du système externe directement dans InterAction (comme dans l'exemple du nom d'entreprise ci-dessus), alors la seule différence est que le gestionnaire de données peut effectuer la modification dans le Windows Client d'InterAction au lieu du système externe. Par exemple, si un utilisateur du Web Client change le nom de l'entreprise TELENORTH FINANCIAL SERVICES INCORPORATED en simplement TeleNorth Financial Services, le gestionnaire de données peut mettre à jour l'entreprise avec le nom correct directement dans InterAction.
Vous pouvez également ajuster les règles pour permettre que ces types de modifications soient acceptées ou pour exiger uniquement un examen plutôt qu'une soumission. Vous faites cela en modifiant les règles pour l'ensemble de règles du système externe.