Dans InterAction, chaque contact est stocké dans un seul dossier appelé son dossier source. Tout autre dossier contenant le contact contient en réalité un lien depuis le dossier source.
Application Collaboration peut à la fois sourcer des contacts dans un dossier et créer des liens vers un second dossier. Vous désignez les dossiers à remplir lors de la configuration d'un ensemble de données de personnes ou d'entreprises :
- Le dossier source est le dossier dans lequel le contact est sourcé.
- Le dossier d'inclusion contient un lien vers le contact. Ce dossier est optionnel.
Dossier Source
Lors de la création d'un ensemble de données Entreprise ou Personne dans Application Collaboration, vous pouvez définir le dossier source utilisé pour tous les contacts transformés depuis le système externe.
Lors de la transformation d'entreprises ou de personnes, Application Collaboration source (crée) un nouveau contact dans le dossier source spécifié pour chaque enregistrement d'entreprise ou de personne récupéré du système externe. Selon la configuration de l'ensemble de données, Application Collaboration peut également mapper tous les contacts récupérés qui existent déjà dans le dossier source. Le mappage est abordé plus en détail dans « Mappage des contacts entre vos sources de données externes et InterAction ».
Le dossier source doit toujours être l'un des dossiers sources publics. Un dossier source public est un dossier qui stocke tous les contacts professionnels. Dans une nouvelle installation d'InterAction, le dossier public pour les entreprises s'appelle Contacts de l'entreprise - Entreprises et le dossier public pour les personnes s'appelle Contacts de l'entreprise - Personnes.
Voir aussi, Mappage des contacts non présents dans le dossier source.
Dossier d'Inclusion (Lié)
Un contact dans InterAction peut être lié à un nombre quelconque de dossiers. Le lien permet aux utilisateurs de stocker le contact dans un dossier mais de l'utiliser dans de nombreux dossiers différents. Les modifications apportées au contact se reflètent dans tous les liens.
Lors de la création d'un ensemble de données Entreprise ou Personne dans Application Collaboration, vous pouvez définir un dossier d'inclusion. Chaque contact récupéré du système externe est lié à ce dossier lorsque vous transformez les données. Les nouveaux contacts et les contacts mappés sont ajoutés au dossier d'inclusion.
Le dossier d'inclusion est optionnel mais est une fonctionnalité très utile. Le lien vous permet de stocker des informations privées sur un contact. Presque toutes les informations dans InterAction peuvent être soit globales (visibles depuis tous les dossiers) soit spécifiques au dossier (visibles depuis un dossier particulier).
Par conséquent, si une entreprise cliente est liée au dossier Informations Financières des Clients, toute information spécifique au dossier est visible uniquement par les utilisateurs ayant un accès en lecture au dossier Financier des Clients. Cela vous permet de garder les informations financières et autres informations confidentielles sécurisées.
Bien que vous ne puissiez spécifier qu'un seul dossier d'inclusion pour un ensemble de données, vous pouvez lier des contacts du système externe à d'autres dossiers en remplissant des champs supplémentaires spécifiques au dossier, des classifications, des activités ou des adresses dans d'autres dossiers. Cela est couvert plus en détail dans les sections pour chaque type d'ensemble de données.
Typiquement, lors de l'intégration avec un système de comptabilité ou de gestion du temps et de la facturation, vous configurez les choses comme suit :
- Sourcer les contacts dans le dossier Contacts de l'entreprise - Entreprises. Si vous pouvez distinguer entre les entreprises et les clients personnes, vous pouvez également utiliser l'ensemble de données de personnes pour sourcer les contacts dans le dossier Contacts de l'entreprise - Personnes.
- Les inclure (lier) dans le dossier Clients. Cela donne aux contacts le type de contact Client, de sorte qu'ils apparaissent dans les recherches de clients dans le Web Client d'InterAction.
- Utiliser un ensemble de données de champs supplémentaires pour remplir les champs financiers dans le dossier Informations Financières des Clients. Cela lie automatiquement les contacts au dossier Informations Financières des Clients, et vous permet également de définir des droits d'accès pour les données financières séparément.
Pour plus de détails sur le remplissage des champs supplémentaires, voir Aperçu des ensembles de données de champs supplémentaires.
Lors de l'intégration avec un système de ressources humaines, vous feriez :
- Sourcer les contacts dans le dossier Contacts de l'entreprise - Personnes
- Les inclure (lier) dans le dossier Notre Personnel. Cela donne aux contacts le type de contact Notre Personnel, de sorte qu'ils apparaissent dans les recherches de personnel dans le Web Client d'InterAction.
- Si vous avez également des informations de profil pour les employés dans le système de ressources humaines, vous pourriez utiliser un ensemble de données de champs supplémentaires pour remplir les champs dans le dossier Profil du Personnel. Cela lie automatiquement les contacts au dossier Profil du Personnel.
Pour plus de détails sur le remplissage des champs supplémentaires, voir Aperçu des ensembles de données de champs supplémentaires.
Sélectionner les Dossiers InterAction à Remplir avec des Entreprises ou des Personnes
Pour plus de détails sur le choix des dossiers InterAction à remplir, voir Spécification des Dossiers InterAction à Remplir.
- Dans la liste de la console, cliquez avec le bouton droit sur l'ensemble de données entreprise ou personne que vous souhaitez modifier et choisissez Modifier.
- Pour définir ou modifier le dossier source, procédez comme suit :
- Sous Dossier Source, choisissez Parcourir.
-
Entrez des critères pour trouver le dossier et choisissez Rechercher. Lorsque le dossier que vous souhaitez utiliser s'affiche dans la liste des résultats, sélectionnez-le et choisissez OK.
Voir Dossier Source.
- Pour définir ou effacer le dossier d'inclusion, procédez comme suit :
- Sous Dossier d'Inclusion, choisissez Parcourir.
- Entrez des critères pour trouver le dossier et choisissez Rechercher. Lorsque le dossier que vous souhaitez utiliser s'affiche dans la liste des résultats, sélectionnez-le et choisissez OK.
-
Pour effacer le dossier d'inclusion, choisissez Effacer.
- Choisissez OK.
Le dossier source est requis pour l'ensemble de données. Le dossier d'inclusion est optionnel.