Lorsque vous importez des informations de contact depuis Application Collaboration, vous ajoutez soit de nouveaux contacts dans InterAction, soit vous mettez à jour des contacts existants.
Lorsque vous déployez pour la première fois le logiciel InterAction, il n'y a aucun contact dans InterAction. En général, vous importez vos contacts depuis votre système de ressources humaines via Application Collaboration. De plus, lorsque de nouveaux employés rejoignent votre organisation et sont ajoutés à votre système de ressources humaines, ils seront ajoutés dans InterAction via Application Collaboration.
Dans certains cas, des contacts existent déjà dans InterAction lorsque vous exécutez Application Collaboration. Pour éviter qu'Application Collaboration ne crée des doublons de contacts, spécifiez votre option de correspondance.
Application Collaboration peut faire correspondre des contacts existants dans InterAction si le même contact se trouve à la fois dans InterAction et dans le système externe. Une fois la correspondance établie, le contact fonctionne comme un contact ajouté par Application Collaboration. Vous pouvez mettre à jour le contact avec les modifications du système externe.
Il existe quatre options de correspondance différentes. Ces options définissent essentiellement les critères qu'Application Collaboration utilise lors de la comparaison des contacts récoltés avec les contacts existants dans InterAction :
- Aucune
- Informations supplémentaires
- Nom
- ID de contact InterAction
En plus de sélectionner votre option de correspondance, déterminez si Application Collaboration revendique le contact. Lorsque vous revendiquez un contact, une seule source de données externe peut mettre à jour le contact. Un SYS_ID est défini sur le contact afin que la source de données externe puisse identifier le contact applicable à mettre à jour. Lorsque vous ne revendiquez pas un contact, plusieurs sources de données peuvent mettre à jour le contact et aucun SYS_ID n'est défini. Voir Revendiquer ou ne pas revendiquer pour plus d'informations.
Cette section couvre les sujets suivants :
- Utilisation de l'option de correspondance Aucune
- Correspondance par champ d'informations supplémentaires
- Correspondance par nom
- Correspondance par ID de contact InterAction
- Correspondance des contacts non présents dans le dossier source
- Choisir la meilleure option de correspondance
- Définir les options de correspondance pour un ensemble de données d'entreprise ou de personne
- Contrôler si les utilisateurs d'InterAction peuvent modifier les noms d'entreprise ou de personne
- Revendiquer ou ne pas revendiquer
Utilisation de l'option de correspondance Aucune
Dans cette option, Application Collaboration ne tente pas de faire correspondre les contacts existants. Si le même contact existe à la fois dans InterAction et dans le système externe, Application Collaboration crée un doublon.
Sélectionnez cette option si votre base de données InterAction ne contient aucune donnée la première fois que vous transformez des données à l'aide d'Application Collaboration. Dans ce cas, les autres options de correspondance ne sont pas nécessaires puisqu'il n'y a pas de données à faire correspondre.
Correspondance par champ d'informations supplémentaires
Dans cette option, Application Collaboration fait correspondre les contacts en comparant la valeur dans un champ supplémentaire spécifié d'InterAction avec une valeur de champ récoltée depuis le système externe. Si la valeur récoltée depuis le système externe correspond à la valeur dans InterAction, le contact InterAction est mis en correspondance.
Vous pouvez sélectionner le champ supplémentaire d'InterAction à utiliser. Application Collaboration ajoute alors une colonne supplémentaire au tableau de l'ensemble de données. Cette colonne est nommée en utilisant le nom de l'étiquette du champ supplémentaire d'InterAction.
Vous avez également deux options supplémentaires à utiliser lors de la correspondance par champ supplémentaire :
- Faire correspondre par nom de contact si aucune correspondance n'est trouvée par la correspondance de champ supplémentaire
- Options si aucune correspondance n'est trouvée
Si vous cochez la case Faire correspondre par nom de contact... dans l'onglet Revendiquer, Application Collaboration fait correspondre par nom de contact si le champ supplémentaire ne peut pas être trouvé. Si le nom du contact est trouvé, le champ supplémentaire est ajouté au contact.
Si aucune correspondance n'est trouvée, vous pouvez soit spécifier depuis l'onglet Revendiquer pour Ajouter un nouveau contact ou Écrire une erreur dans le journal des résultats SQL. Si vous décidez d'ajouter le contact, le contact est ajouté et le champ supplémentaire est défini sur le contact.
Lors de la récolte, remplissez cette colonne avec la valeur à faire correspondre dans InterAction.
Lors de la sélection du champ supplémentaire d'InterAction à utiliser pour la correspondance, notez que le champ doit contenir une valeur unique pour chaque contact dans InterAction. Si la valeur n'est pas unique, Application Collaboration génère une erreur lors de la transformation.
De plus, la valeur du champ supplémentaire doit être unique pour les personnes et les entreprises. Par exemple, si vous choisissez de faire correspondre par un champ supplémentaire global appelé Code Client et qu'un contact personne et un contact entreprise ont la même valeur dans ce champ, Application Collaboration ne peut pas faire correspondre l'un ou l'autre des contacts et génère un conflit. Cela se produit indépendamment du fait que vous remplissiez InterAction avec des personnes, des entreprises ou les deux.
Vous pouvez utiliser soit un champ supplémentaire global soit un champ supplémentaire spécifique à un dossier. Il peut s'agir d'un champ supplémentaire à valeur unique ou à valeurs multiples.
Par exemple, si votre dossier Clients a un champ spécifique au dossier pour le code client, vous pouvez l'utiliser pour faire correspondre les contacts. Dans cet exemple, Application Collaboration fait correspondre un contact si les deux conditions suivantes sont vraies :
- Il a une valeur dans le champ de code client qui correspond au code client récolté depuis le système externe.
- Il est déjà lié dans le dossier Clients (cela est requis pour que le champ supplémentaire spécifique au dossier ait une valeur).
Vous pouvez faire correspondre par des champs supplémentaires globaux actifs et inactifs.
Le code client est généralement un bon champ à utiliser pour les systèmes de temps et de facturation, tandis que le numéro de sécurité sociale ou le numéro d'employé est utile pour les systèmes de ressources humaines.
Correspondance par nom
Pour cette option, Application Collaboration fait correspondre les contacts en comparant le nom du contact récolté depuis le système externe avec les noms de contact dans InterAction.
Cette méthode n'est pas aussi fiable que l'utilisation du champ supplémentaire, car les noms de contact dans InterAction n'ont pas besoin d'être uniques et les noms peuvent avoir été saisis différemment dans les deux systèmes. Cette méthode prend également plus de temps.
Cependant, cette méthode est généralement utile pour la correspondance sur une base continue. Pour plus de détails, voir Correspondance lors de l'intégration continue. Cette méthode est également utile lorsque vous ne revendiquez pas le contact. Voir Revendiquer ou ne pas revendiquer pour plus d'informations.
Si plusieurs contacts sont retournés comme correspondances potentielles et que l'ensemble de données est configuré pour que la source de données externe revendique le contact, Application Collaboration crée des revendications en attente. Un administrateur doit sélectionner manuellement laquelle des correspondances potentielles doit être mise en correspondance.
Pour plus d'informations sur la résolution des revendications en attente, voir Réconciliation des revendications.
Inclure les noms d'entreprise dans la recherche
Si vous choisissez l'option de cartographie par nom pour un ensemble de données de personnes, vous pouvez sélectionner d'inclure le nom de l'entreprise comme critère pour faire correspondre les contacts. Si vous sélectionnez cette option, un contact n'est trouvé et cartographié que si le nom de la personne et l'entreprise dans InterAction correspondent aux informations de la personne et de l'entreprise récoltées dans la table de l'ensemble de données.
Par exemple, avec cette option, les deux contacts suivants ne sont pas considérés comme des doublons :
- John Smith chez Telenorth Financial Services
- John Smith chez Justus Software, Inc.
Notez que lors de la récolte des personnes, vous ne récoltez pas les noms des entreprises - vous récoltez le SYS_ID de l'entreprise dans la colonne COMPANY_SYS_ID de l'ensemble de données de personnes. Par conséquent, sélectionner d'inclure les entreprises lors de la cartographie des personnes n'utilise pas le nom de l'entreprise pour faire correspondre la personne, mais utilise l'ID système de l'entreprise. Par conséquent, vous ne pouvez utiliser cette option que si vous intégrez également les entreprises pour les personnes à partir de la même source de données et que vous revendiquez l'entreprise. Si vous ne revendiquez pas l'entreprise, il n'y a pas de SYS_ID.
Cartographie par ID de contact InterAction
Cette option vous permet d'exporter des contacts depuis InterAction, de faire des mises à jour en externe, puis de réintégrer les données dans InterAction.
Lorsque cette option est sélectionnée, la table de l'ensemble de données inclut les deux colonnes suivantes :
- LISTING_SRC_ID - remplit cette colonne avec l'ID source du contact.
- LISTING_ID - remplit cette colonne avec l'ID du contact.
Par exemple, si la colonne LISTING_ID pour une ligne contient 90, et que la colonne LISTING_SRC_ID contient 2, le contact InterAction existant avec ces mêmes valeurs d'ID est trouvé et cartographié. La combinaison de l'ID source du contact et de l'ID du contact identifie de manière unique les contacts dans InterAction.
Lors de l'utilisation de cette option de cartographie, Application Collaboration ne crée aucun nouveau contact. Étant donné que les ID de contact à utiliser doivent provenir d'InterAction, un ID qui ne correspond à aucun contact existant est soit incorrect, soit représente un contact qui a été supprimé d'InterAction et ne doit pas être réintégré.
Notez que les colonnes LISTING_ID et LISTING_SRC_ID sont utilisées avec les contacts de l'entreprise, pas avec les contacts utilisateurs. Dans InterAction, les contacts de l'entreprise sont stockés dans la table INT_AUX_LISTING.
Que se passe-t-il si le contact que je mets à jour a été fusionné avec un autre contact ?
Lors de l'utilisation d'Application Collaboration pour mettre à jour des contacts par ID de contact, il est possible que les ID spécifiés dans la table de l'ensemble de données pointent vers un contact qui a perdu lors d'une fusion de doublons. Par exemple, supposons que vos données de personnes incluaient deux versions du contact John Smith. Vous avez exporté ces données pour effectuer un nettoyage en externe. Dans InterAction, un utilisateur a fusionné les deux enregistrements de John Smith, créant un seul contact.
Lors de la mise à jour des données avec l'ensemble de données, vous avez maintenant deux ID de contact différents pour John Smith, l'un pointant vers le contact qui a gagné lors de la fusion, et l'autre pointant vers la version qui a perdu. Application Collaboration gère cette situation en recherchant l'historique de fusion pour chaque contact et en trouvant la version qui a gagné lors de la fusion. Par conséquent, toutes les mises à jour pour la version de John Smith qui a perdu sont appliquées au contact bon fusionné. Cela ne s'applique que lors de la cartographie basée sur l'ID de contact.
Cartographie des contacts non présents dans le dossier source
Normalement, tous les contacts existants dans InterAction qui correspondent aux contacts dans le système externe sont sourcés dans le dossier source désigné. Par exemple, si vous sourcez des entreprises dans Contacts de l'entreprise - Entreprises, toutes les entreprises qui correspondent aux données récoltées se trouvent probablement aussi dans le dossier Contacts de l'entreprise - Entreprises. C'est la configuration recommandée pour InterAction.
Cependant, si un contact correspondant existe dans InterAction, mais pas dans le dossier source désigné, il est cartographié mais non déplacé. Une fois la transformation terminée, le contact cartographié est toujours sourcé dans son dossier source d'origine.
Dans une installation standard d'InterAction, cela ne devrait pas poser de problème car tous les contacts professionnels (les contacts les plus susceptibles de correspondre aux contacts dans un système externe) devraient se trouver dans l'un des principaux dossiers sources publics.
Choisir la meilleure option de cartographie
La meilleure option de cartographie à utiliser dans votre scénario peut changer en fonction de ce que vous faites actuellement avec Application Collaboration. Il existe deux scénarios de base :
- Le chargement initial des données - C'est la première fois que vous transformez la majorité des contacts d'un système externe.
- Intégration continue - C'est après le chargement initial des données, lorsque vous actualisez InterAction avec des données mises à jour du système externe de manière régulière.
Vous pouvez avoir besoin d'utiliser une option de cartographie lors du chargement initial des données et une autre pour l'intégration continue. Pour changer l'option de cartographie pour un ensemble de données d'entreprise ou de personne existant, voir Définir les options de cartographie pour un ensemble de données d'entreprise ou de personne.
Cartographie lors du chargement initial des données
Vous n'avez besoin de choisir une option de cartographie lors du chargement initial des données que si InterAction contient déjà des contacts qui peuvent être des doublons de ceux du système externe. Si vous remplissez un système InterAction vide, vous pouvez sélectionner l'option de cartographie Aucune et laisser Application Collaboration créer les contacts sans vérifier les doublons.
Vous pouvez également choisir Aucune si les données du système externe et les données existantes d'InterAction ne se chevauchent pas. Par exemple, si vous utilisez Application Collaboration pour remplir des entreprises et qu'InterAction contient actuellement uniquement des personnes.
Si votre système InterAction existant contient des données qui pourraient se chevaucher avec le système externe, vous devez choisir une option de cartographie. La meilleure option dépend de l'état de vos données dans les deux systèmes :
- Si les données existantes d'InterAction ont des champs supplémentaires remplis avec des informations d'identification telles qu'un code client, choisissez de cartographier par champ supplémentaire. C'est bien plus précis que de cartographier par nom. Rappelez-vous, l'identifiant doit être unique - plus d'un contact ne peut pas avoir le même identifiant. De bons choix incluent le code client, le numéro de sécurité sociale ou le code employé.
-
Si les données existantes d'InterAction n'ont pas d'informations d'identification, vous devez sélectionner de cartographier par nom.
Notez que cette méthode est beaucoup plus lente pour une première transformation. Elle est également moins précise - si un contact dans le système externe correspond à plusieurs noms dans InterAction, quelqu'un doit choisir manuellement le bon contact à cartographier.
Cartographie lors de l'intégration continue
Si vous utilisez Application Collaboration pour l'intégration continue, il est très probable que des doublons puissent être introduits régulièrement.
Par exemple, un utilisateur pourrait entrer une nouvelle entreprise dans InterAction en tant que prospect. Lorsque cette entreprise devient un client, elle est ajoutée au système comptable. La prochaine fois que les données de facturation sont récoltées et transformées, le prospect précédemment entré doit être associé au nouveau client du système comptable et cartographié.
La meilleure option pour cette situation est généralement le mappage par Nom. En effet, le champ d'identification n'existe souvent pas tant que le contact ne fait pas partie du système externe. Par exemple, les prospects n'ont normalement pas de numéros de client liés à votre système comptable et les employés potentiels n'ont pas de numéros d'employé liés à votre système de ressources humaines.
Si les utilisateurs d'InterAction ajoutent l'identifiant unique (comme le code client), vous pouvez mapper les contacts par un champ supplémentaire à la place. Cette situation est rare.
Notez que le mappage par Nom peut ne pas mapper automatiquement tous les contacts. Par exemple, si le nom dans le système externe est formaté différemment et ne correspond pas aux informations dans InterAction, le contact InterAction n'est pas mappé et Application Collaboration crée un nouveau contact. Dans ce cas, vous pouvez utiliser les fonctionnalités de fusion de doublons d'InterAction pour fusionner le contact InterAction existant avec le nouveau contact créé par Application Collaboration.
Définir les Options de Mappage pour un Ensemble de Données d'Entreprise ou de Personne
Pour plus de détails sur le fonctionnement des options de mappage, voir Mappage des Contacts Entre Vos Sources de Données Externes et InterAction.
- Dans la liste de la console, cliquez avec le bouton droit sur l'ensemble de données d'entreprise ou de personne que vous souhaitez modifier et choisissez Modifier.
- Choisissez l'onglet Réclamation.
-
Sous Mapper le Contact Basé Sur, sélectionnez la méthode à utiliser pour faire correspondre les contacts récoltés avec les contacts existants d'InterAction :
Pour Faites Ceci Faire correspondre les contacts basés sur le Nom Sélectionnez Nom du Contact. Faire correspondre les contacts basés sur un champ supplémentaire global Sélectionnez Informations Supplémentaires, puis sélectionnez le champ supplémentaire dans la liste déroulante. Faire correspondre les contacts basés sur un champ supplémentaire spécifique au dossier - Sélectionnez Informations Supplémentaires, puis choisissez Parcourir.
- Entrez des critères pour trouver le dossier et choisissez Rechercher, puis sélectionnez le dossier et choisissez OK.
- Sélectionnez le champ supplémentaire dans la liste déroulante. La liste inclut à la fois les champs supplémentaires globaux et spécifiques au dossier pour le dossier sélectionné.
Faire correspondre les contacts basés sur l'ID de Contact InterAction. Sélectionnez InterAction Contact (ID de Liste). Notez que vous ne pouvez utiliser cette option que pour mettre à jour les contacts existants ; elle n'ajoute pas de nouveaux contacts. - Choisissez OK.
- Cette modification peut altérer les colonnes utilisées dans le tableau pour l'ensemble de données. Modifiez votre routine de récolte si nécessaire pour tenir compte de ce changement.
Contrôler si les Utilisateurs d'InterAction Peuvent Modifier les Noms d'Entreprise ou de Personne
Cette option contrôle uniquement les informations de nom pour les contacts remplis à l'aide de l'ensemble de données. Pour une entreprise, cela inclut les champs de nom de l'entreprise. Pour une personne, cela inclut les champs de nom, titre du poste, département et assistant.
Cette option s'applique uniquement dans le Windows Client ; la capacité des utilisateurs du Web Client à modifier les données est contrôlée par la gestion des changements de données. Pour plus de détails, voir Application Collaboration et Gestion des Changements de Données.
Pour plus d'informations sur cette option, voir Permettre aux Utilisateurs d'InterAction de Modifier les Données.
Notez que cela permet uniquement aux utilisateurs de modifier les données d'InterAction ; toute modification effectuée dans InterAction n'est pas transférée au système externe.
- Dans la liste de la console, cliquez avec le bouton droit sur l'ensemble de données Entreprise (
) ou Personne (
) que vous souhaitez modifier et choisissez Modifier.
- Choisissez l'onglet Réclamation.
-
Faites l'une des actions suivantes :
Pour Faites Ceci Permettre aux utilisateurs d'InterAction avec les droits d'accès appropriés de modifier les données du système externe. Cochez la case Permettre aux utilisateurs de modifier.... Verrouiller les données du système externe pour que les utilisateurs d'InterAction ne puissent pas les modifier. Décochez la case Permettre aux utilisateurs de modifier.... -
Choisissez OK.
Modifier cette option pour l'ensemble de données ne change pas la possibilité de modifier les contacts précédemment remplis avec l'ensemble de données. Vous devez récolter à nouveau les données du système externe et les transformer pour voir le changement pour les contacts existants.
Réclamer ou Ne Pas Réclamer
Lorsque vous créez vos ensembles de données d'entreprise ou de personne, il y a deux Options de Réclamation dans l'onglet Réclamation parmi lesquelles choisir. Vous pouvez choisir l'une des options suivantes :
- Réclamer les contacts ajoutés ou mis à jour par cet ensemble de données
- Mettre à jour ou ajouter des contacts sans les réclamer par cet ensemble de données
Sélectionnez l'option Réclamer les contacts... si vos contacts ne seront mis à jour que par une seule source de données externe. Cette option définit un SYS_ID sur chaque contact afin qu'Application Collaboration puisse facilement faire correspondre les contacts de la source de données externe avec les contacts équivalents dans InterAction.
Pour les mises à jour continues, si vous avez sélectionné Réclamer les contacts ajoutés ou mis à jour par cet ensemble de données, Application Collaboration mappe d'abord par SYS_ID, quel que soit l'option de mappage sélectionnée dans l'onglet Réclamation.
Sélectionnez l'option Mettre à jour ou ajouter des contacts sans réclamer... si vos contacts vont être mis à jour par plusieurs sources de données externes. La première fois que vous importez des contacts, mappez le contact en utilisant l'option Aucun. Les contacts sont ajoutés, mais aucun SYS_ID n'est attribué au contact.
Pour les mises à jour continues, assurez-vous de changer l'option de mappage en Nom du contact. Si l'option reste sur Aucun, les mêmes contacts sont ajoutés à nouveau en tant que doublons. Tous les nouveaux contacts qui ont été ajoutés à la source de données externe sont ajoutés dans InterAction si vous réglez l'option Si aucune correspondance trouvée sur Ajouter un nouveau contact.