InterAction fournit une sécurité pour contrôler qui peut voir, ajouter, modifier et supprimer des documents.
Notez que les utilisateurs peuvent joindre des documents aux questions, opportunités et engagements. Pour plus de détails sur la sécurité de ces modules, consultez la documentation fournie avec votre module.
Voir les sujets suivants :
- Accès pour Voir les Documents
- Accès pour Joindre des Documents
- Accès pour Modifier et Supprimer des Documents
- Définir une Valeur par Défaut pour l'Option Qui Peut Voir Ceci
Accès pour Voir les Documents
Dans le contexte de cette section, « voir les documents » signifie voir les informations sur un document (comme le nom et le type) et ouvrir le document lui-même. Vous ne pouvez pas séparer ces deux types de visualisation.
Lors de la jointure d'un document à une activité, la sécurité de cette activité s'applique. Si un utilisateur peut voir l'activité, il peut voir tous les documents qui y sont joints. Pour plus de détails sur l'accès pour voir les activités, voir Accès pour Voir les Activités.
Lors de la jointure d'un document directement à un contact, l'utilisateur peut spécifier quels utilisateurs devraient être autorisés à voir le document en sélectionnant une option dans la liste déroulante Qui Peut Voir Ceci.
Les options disponibles dans cette liste dépendent de l'activité et de l'utilisateur.
| Option | Signification |
|---|---|
| Tout le monde | Tous les utilisateurs d'InterAction peuvent voir l'activité. |
| Seulement moi |
Seul l'utilisateur actuel et ses mandataires peuvent voir le document. Notez que cette option n'est pas disponible lors de la création ou de la modification de documents dans le Windows Client. |
| Groupe spécifique | Tous les membres du groupe peuvent voir l'activité. L'utilisateur peut sélectionner parmi tous les groupes dont il est membre. |
Vous pouvez définir la valeur par défaut pour le champ Qui Peut Voir Ceci sur Tout le monde, Seulement moi, ou Pas de défaut. Pour plus de détails, voir Définir une Valeur par Défaut pour l'Option Qui Peut Voir Ceci.
[A] Sélectionnez les utilisateurs ou le groupe qui devraient être autorisés à voir ce document.
Dans cet exemple, l'utilisateur joignant le document est membre du groupe Professionnels. Par conséquent, ce groupe est inclus dans la liste. Sélectionnez ceci pour restreindre l'accès au document aux membres de ce groupe.
Accès pour Joindre des Documents
Les utilisateurs peuvent joindre des documents aux activités et aux contacts comme suit :
- Pour les documents sur les activités, la sécurité de cette activité s'applique. Si un utilisateur peut créer ou modifier une activité, alors il peut également y joindre des documents. Pour plus de détails sur l'accès pour créer et modifier des activités, voir Sécurité pour les Activités.
- Tous les utilisateurs peuvent joindre des documents à tous les contacts qu'ils ont accès à voir.
Accès pour Modifier et Supprimer des Documents
Dans le contexte de cette section, « modifier et supprimer des documents » se réfère aux actions suivantes :
- Modifier les propriétés du document.
- Remplacer le document joint par une nouvelle version.
- Supprimer complètement la référence du document.
L'accès pour modifier ou supprimer un document existant dépend du document spécifique.
Un document joint à une activité utilise la sécurité de l'activité pour déterminer qui peut modifier le document.
Lors de la jointure d'un nouveau document à un contact, une question, une opportunité ou un engagement, l'utilisateur peut sélectionner la case Me permettre uniquement de modifier ceci. Si cette option est sélectionnée, seul l'initiateur et ses mandataires peuvent modifier le document, indépendamment de tout autre paramètre. L'option Me permettre uniquement de modifier ceci remplace toutes les autres sécurités de modification qu'InterAction fournit pour le document.
Pour les documents qui n'ont pas la case Me permettre uniquement de modifier ceci sélectionnée, les règles suivantes s'appliquent :
- Pour les documents joints aux contacts, tous les utilisateurs qui peuvent voir le document peuvent également le modifier ou le supprimer. Par conséquent, si le document a l'option Qui peut voir ceci définie sur Tout le monde, tous les utilisateurs d'InterAction peuvent le modifier. En revanche, si l'option Qui peut voir ceci est définie sur un groupe d'utilisateurs spécifique, seuls les membres de ce groupe peuvent le modifier.
- Pour les documents concernant une question, une opportunité ou un engagement, les paramètres de sécurité configurés pour le module s'appliquent. Voir la documentation fournie avec le module pour plus de détails.
Définir une Valeur par Défaut pour l'Option Qui Peut Voir Ceci
Vous pouvez définir une valeur par défaut pour l'option Qui Peut Voir Ceci. Lorsque les utilisateurs joignent de nouveaux documents, l'option est automatiquement définie sur la valeur par défaut.
- Dans la fenêtre principale de l'Administrateur InterAction, double-cliquez sur Activités, Rendez-vous et Références de Documents dans la liste des entités.
- Choisissez Paramètres des Documents.
-
Sous Nouveaux Paramètres de Document, sélectionnez la valeur par défaut souhaitée dans la liste déroulante Valeur par défaut 'Qui peut voir ceci' pour les documents concernant les contacts.
Vous pouvez choisir parmi les options suivantes :
- Tout le monde
- Seulement moi
- Pas de défaut - L'utilisateur doit spécifier
- Choisissez OK.
- Choisissez Fermer.