Un champ supplémentaire utilisant cette extension peut comporter jusqu'à huit champs distincts. Ceux-ci apparaîtront dans la boîte de dialogue lorsque l'utilisateur saisit et modifie le champ dans InterAction.
Chaque champ possède les six attributs suivants :
| Attribut | Description |
|---|---|
| Légende | Le nom du champ. Celui-ci apparaît sur la boîte de dialogue utilisée pour collecter les valeurs. |
| Longueur max | Le nombre maximum de caractères pouvant être stockés dans le champ. Pour les champs de texte et de nombre, cela contrôle la taille de la zone de saisie pour le champ. |
| Type de champ | Le type de données que le champ peut stocker. Le type de champ contrôle également l'apparence du champ dans la boîte de dialogue. Pour plus de détails, voir « Types de champs pour chaque colonne » ci-dessous. |
| Requis | Indique si l'utilisateur doit entrer une valeur dans le champ pour enregistrer les modifications et fermer la boîte de dialogue. |
| Recherchable | Indique si l'utilisateur peut rechercher des valeurs dans ce champ spécifique. Pour plus de détails, voir Limites de caractères pour les définitions de champ. |
| Étendu | Informations supplémentaires qui dépendent du type de champ, décrites dans Types de champs pour chaque colonne. |
Types de champs pour chaque colonne
Chaque champ au sein du champ supplémentaire a son propre type de données. Ceux-ci contrôlent les données que l'utilisateur peut entrer dans le champ et comment il apparaît dans la boîte de dialogue.
Le tableau suivant définit les types de champs disponibles et décrit comment ils utilisent le champ étendu :
| Type de données | Description | Champ étendu |
|---|---|---|
| Case à cocher | Affiche une case à cocher et une étiquette. | Stocke l'étiquette pour le champ. |
| Contact InterAction | Affiche une boîte de dialogue pour sélectionner un contact InterAction. | Une chaîne de format définissant quelles données de contact doivent apparaître dans le champ. Si cela est laissé vide, le contact apparaîtra comme Nom, Prénom. Pour plus de détails, voir Chaînes de champs pour les champs de contact InterAction. |
| Numérique | Collecte des valeurs numériques. | Les valeurs maximales et minimales que le champ peut contenir. |
| Chaîne | Collecte tout texte alphanumérique. | Non utilisé. |
| Liste | Affiche une liste déroulante pour sélectionner la valeur du champ. |
Le nom de la liste à utiliser. Vous pouvez choisir Modifier les listes pour définir des listes et modifier les éléments de liste. Pour plus de détails, voir Création de listes et d'éléments de liste. Lors de la sélection du nom de la liste à utiliser, vous pouvez également indiquer si le champ doit permettre des éléments qui ne sont pas dans la liste. Si vous sélectionnez cette option, les utilisateurs peuvent taper leur propre valeur dans le champ plutôt que de sélectionner dans la liste. |
Champs recherchables vs non recherchables
L'attribut recherchable d'un champ indique si vous pouvez choisir de rechercher le champ par lui-même.
Par exemple, supposons que vous ayez défini un champ supplémentaire pour collecter des informations linguistiques. Si le champ « Langue » est défini comme un champ recherchable, vous pouvez choisir de rechercher des contacts avec une valeur particulière dans le champ Langue.
Si le champ « Langue » n'est pas sélectionné comme recherchable, vous ne pouvez pas choisir de rechercher du texte uniquement dans le champ. Vous pouvez cependant toujours rechercher des données dans la chaîne d'affichage pour le champ. La chaîne d'affichage est couverte plus en détail dans Spécification de l'affichage des valeurs de champ.
Étant donné que les données sont stockées différemment pour les champs recherchables et non recherchables, vous ne pouvez pas changer un champ de non recherchable à recherchable (ou vice versa) après avoir enregistré la définition du champ supplémentaire, sauf si vous déverrouillez la boîte de dialogue. Pour plus de détails sur le déverrouillage de la boîte de dialogue, voir Déverrouillage de la boîte de dialogue des paramètres pour les modifications.
Limites de caractères pour les définitions de champ
Lors de la définition des colonnes multiples pour un nouveau champ supplémentaire à colonnes multiples, vous êtes limité à 254 caractères de stockage. Cependant, votre décision de rendre un champ Recherchable ou Non-Recherchable influencera le nombre de caractères de stockage disponibles. Le total de 254 caractères de stockage représente en fait le nombre de caractères disponibles uniquement dans le champ Recherchable. Un autre ensemble de 254 caractères est disponible dans le champ Non-Recherchable, permettant un total combiné de 508 caractères de stockage. Seuls les champs contenant des données que vous souhaitez utiliser dans les recherches doivent être sélectionnés comme Recherchable. En désignant correctement les champs comme Recherchable et Non-Recherchable, vous pouvez profiter d'une limite de caractères de stockage plus grande.
Lorsque vous définissez des champs dans la boîte de dialogue Paramètres, vous remarquerez que le compteur situé dans le coin inférieur droit de l'écran soustrait plus de caractères que vous n'en entrez réellement. Par exemple, lors de la saisie d'un nom de champ dans le champ de légende, le compteur soustraira le nombre de caractères que vous avez entrés et 28 caractères supplémentaires. Les 28 caractères supplémentaires soustraits représentent le nombre de caractères qui occupent par défaut les autres champs d'attributs (Longueur Max, Type de Champ, Obligatoire, Recherchable, Étendu). C'est également pour cette raison que le compteur indique 243 caractères disponibles, et non 254 caractères disponibles lorsque vous ouvrez pour la première fois la boîte de dialogue Paramètres pour créer vos définitions de champ.
Par exemple, si vous entrez "Langue" dans le champ de légende, le compteur indiquera qu'il vous reste 207 caractères de stockage car vous avez utilisé 36 de vos 243 caractères initiaux--8 espaces de caractères sont occupés par "Langue" et 28 espaces de caractères supplémentaires sont occupés par les données stockées dans les autres champs d'attributs. Les définitions de champ saisies dans les champs de légende suivants entraîneront chacune une déduction de 29 espaces de caractères en plus du nombre de caractères que vous avez saisis dans le champ de légende.
À l'exception des données saisies dans le Nom du Champ pour un champ supplémentaire à Valeurs Multiples, les données saisies dans l'un des champs de la boîte de dialogue Paramètres sont soustraites des 254 caractères de stockage. Pour cette raison, il est conseillé de choisir des noms de champ courts mais descriptifs.
Chaînes de Champs pour les Champs de Contact InterAction
Comme indiqué dans Types de Champs pour Chaque Colonne, vous pouvez définir une chaîne de format pour les champs de type InterAction Contact. Cette chaîne de format contrôle les données de contact qui apparaissent dans le champ.
Par défaut, la chaîne de format est Nom de Famille, Prénom. Par conséquent, si vous sélectionnez le contact "Jane Tarnoff" lors du remplissage du champ, son nom apparaîtra comme "Tarnoff, Jane".
Si nécessaire, vous pouvez modifier la chaîne de format utilisée – par exemple, vous pouvez vouloir afficher le prénom de la personne en premier. Vous modifiez le format en définissant une nouvelle chaîne de format dans l'attribut Étendu pour le champ.
La chaîne de format peut inclure à la fois du texte et des jetons pour les champs InterAction. Les jetons sont toujours entourés de signes de pourcentage (%). InterAction les remplace par les données réelles.
Par exemple, notez la chaîne de format suivante :
Prénom : %FIRST_NM%, Nom de Famille : %LAST_NM%
Si vous sélectionnez le contact "Jane Tarnoff" lors du remplissage du champ, la valeur du champ serait :
Prénom : Jane, Nom de Famille : Tarnoff
Le tableau suivant répertorie les jetons de chaîne de format que vous pouvez utiliser.
| Token | Description |
|---|---|
| ASSISTANT | Valeur saisie dans le champ Assistant pour le contact |
| COMMENTS | Commentaires saisis dans la vue Nom pour le contact. |
| COMMON_NM | Nom usuel du contact (champ Surnom) |
| COMPANY_COMMON_NM | Nom usuel de l'entreprise du contact |
| COMPANY_LIST_ID | ID de l'entreprise associée au contact |
| COMPANY_LIST_SRC_ID | ID source de l'entreprise associée au contact |
| COMPANY_NM | Nom de l'entreprise du contact |
| CREATE_DT | Date de création du contact |
| CREATE_ID | ID de l'utilisateur qui a créé le contact |
| DEPARTMENT | Valeur saisie dans le champ Département pour le contact |
| DISPLAY_NM | Nom d'affichage du contact |
| FIRST_NM | Prénom du contact |
| LAST_EDIT_DT | Date de la dernière modification du contact |
| LAST_EDIT_ID | ID de l'utilisateur qui a modifié pour la dernière fois les informations du nom pour le contact |
| LAST_EDIT_NM | Nom de l'utilisateur qui a modifié pour la dernière fois le contact |
| LAST_NM | Nom de famille du contact |
| LIST_TYP_IND | ID indiquant le type de contact (0 - Personne, 1 - Entreprise) |
| LISTING_ID | ID du contact |
| LISTING_SRC_ID | ID source du contact |
| MIDDLE_NM | Deuxième prénom du contact |
| OWN_DIR_ID | ID du dossier qui possède le contact |
| OWN_DIR_SRC_ID | ID source du dossier qui possède le contact |
| OWNER_ID | ID de l'utilisateur ou du groupe qui possède le contact |
| OWNER_IND | Indique si le contact est possédé et si le propriétaire est un individu ou un groupe (0 – pas de propriétaire, 1000 – l'utilisateur possède le contact, 2000 – le groupe possède le contact) |
| POSITION_NM | Titre du poste du contact |
| SALUTATION | Titre du contact |
| SUFFIX | Suffixe du contact |
| SYS_ID | Identifiant unique du système externe pour le contact. Utilisé uniquement si le contact est "possédé" par un autre système, tel que le temps et la facturation. |
| SYS_SRC_ID | Identifiant unique du système externe pour le contact. Utilisé uniquement si le contact est "possédé" par un autre système, tel que le temps et la facturation. |
Définir les Champs ou Colonnes pour le Champ Supplémentaire Multi-Colonnes
- Créez ou modifiez le champ supplémentaire et choisissez d'utiliser l'extension de champ variable comme décrit dans Configurer un champ pour utiliser l'extension de champ variable.
- Sous Définitions de champ, sélectionnez la première cellule dans la colonne Légende et tapez le nom du champ.
- Saisissez la Longueur max pour le champ.
- Dans la colonne Type de champ, sélectionnez le type pour le champ.
- Si le champ doit être requis et/ou consultable, cochez les cases.
- Selon le type de champ que vous avez sélectionné, cliquez sur la colonne Étendu pour terminer la définition du champ.
- Pour les champs à case à cocher, entrez l'étiquette pour le champ.
- Pour les champs de contact InterAction, définissez une chaîne de format pour le nom du contact. Pour plus de détails, voir Chaînes de champ pour les champs de contact InterAction.
- Pour les champs numériques, entrez les valeurs maximales et minimales autorisées dans le champ.
- Pour les champs de liste, sélectionnez le nom de la liste que vous souhaitez utiliser. Si vous souhaitez permettre aux utilisateurs d'entrer des valeurs qui ne sont pas dans la liste, cochez la case Autoriser les valeurs qui ne sont pas dans la liste. Vous devez d'abord définir la liste. Pour plus de détails, voir Créer des listes et des éléments de liste.
- Pour les champs de type chaîne, vous n'avez pas besoin d'entrer d'autres options.
- Descendez à la ligne suivante et répétez les étapes 2 à 7 pour chaque champ que vous souhaitez créer.
- Lorsque vous avez terminé de définir les champs, passez à l'étape suivante de la configuration du champ supplémentaire (voir Spécifier l'affichage des valeurs de champ).