La correspondance de contacts se produit lorsqu'un utilisateur ajoute un contact de sa liste de contacts à la liste des entreprises. Dans de nombreuses situations, comme avec l'assistant de nouveau contact, l'utilisateur a la possibilité de revoir les contacts déjà présents dans InterAction et d'identifier les correspondances. Cependant, dans les situations suivantes, les utilisateurs n'ont pas l'opportunité de revoir les contacts et d'identifier les correspondances :
- Après que les contacts d'un utilisateur ont été initialement chargés dans InterAction depuis son dossier Outlook et que l'utilisateur est en train de déterminer quels contacts ajouter à l'entreprise
- Lorsqu'un utilisateur ajoute des contacts de manière continue via son PDA ou Outlook, et qu'il n'a pas accès aux outils d'intégration de bureau InterAction
Lorsque l'une de ces situations se produit, InterAction tente de faire correspondre le contact de l'utilisateur avec un contact déjà présent dans la liste des entreprises.
Vous pouvez configurer InterAction pour ne pas tenter de faire correspondre les contacts en utilisant les nouvelles règles de contact. Cependant, cela n'est pas recommandé. Pour plus d'informations, voir Gestion des ensembles de règles de nouveaux contacts.
En général, InterAction tente de trouver un contact correspondant dans la liste des entreprises en se basant sur une logique de correspondance. Si un contact correspondant n'est pas trouvé dans la liste des entreprises, le contact est ajouté à la liste des entreprises et les informations que l'utilisateur fournit pour le contact sont ajoutées au nouveau contact dans la liste des entreprises. Le contact de l'utilisateur est alors connecté au contact de l'entreprise. Si un contact correspondant est trouvé dans la liste des entreprises, InterAction connecte le contact de l'utilisateur avec le contact de l'entreprise. Toute information que l'utilisateur fournit pour le contact est comparée aux informations sur le contact de l'entreprise. Pour plus d'informations, voir Comment les informations de contact sont-elles appariées lors de la contribution de contacts ?
Une logique de correspondance différente est utilisée pour les contacts de personnes par rapport aux contacts d'entreprises. Pour plus de détails, voir les sections suivantes :
- Correspondance de contacts de personnes
- Correspondance de contacts d'entreprises
Correspondance de contacts de personnes
Lors de la comparaison de deux contacts de personnes, les trois valeurs suivantes sont comparées :
- Nom - pour plus de détails, voir Nom de la personne.
- Adresse électronique - pour plus de détails, voir Correspondance d'adresse électronique.
- Nom de l'entreprise - pour plus de détails, voir Nom de l'entreprise.
En fonction de l'analyse de correspondance effectuée pour chacune de ces valeurs, les contacts sont identifiés comme l'un des suivants :
- Correspondance
- Très probable
- Probable
- Aucune correspondance
Cette évaluation est utilisée pour déterminer si les contacts sont connectés. Pour plus de détails, voir Connexion des contacts lorsqu'une correspondance est trouvée.
Nom de la personne
La comparaison des noms de personnes utilise les champs suivants :
- Prénom
- Nom usuel
- Deuxième prénom
- Nom de famille
- Suffixe
Le nom est analysé dans les deux regroupements suivants :
- Nom de famille (Groupe 1) - Cela reçoit la pondération la plus élevée dans la comparaison des noms de personnes. Le champ du nom de famille pour les deux contacts doit correspondre exactement. S'ils ne correspondent pas, la valeur du nom est considérée comme ne correspondant pas.
- Prénoms, deuxième prénom et nom usuel (Groupe 2) - Ceux-ci sont analysés en combinaison pour aider à déterminer à quel point le nom du contact utilisateur correspond au contact déjà dans la liste des entreprises. Ce groupe est en outre catégorisé comme suit :
- Nom principal - inclut généralement uniquement le champ du prénom et le nom usuel
-
Nom secondaire - inclut généralement uniquement le deuxième prénom, s'il existe
La correspondance du nom principal est pondérée plus fortement que celle du nom secondaire.
La pondération des correspondances pour les deux regroupements est combinée pour déterminer un score global de correspondance pour le nom du contact. Ce score est utilisé pour placer le contact dans l'une des catégories suivantes :
- Correspondance
- Correspondance très probable
- Correspondance probable
- Aucune correspondance
La correspondance des noms prend également en compte toutes les circonstances spéciales suivantes couramment trouvées dans les données de noms :
- Surnoms courants (par exemple, Robert, Bob ou Rob)
- Incohérences d'orthographe (par exemple, Terry, Terri ou Teri)
-
Paires exclusives - L'analyse des paires exclusives examine les éléments suivants :
- Suffixe pour chaque contact
- Initiales/noms du deuxième prénom
Cela garantit que les membres de la famille portant le même nom ne sont pas automatiquement connectés (par exemple, John Perry Sr. et John Perry Jr. ne sont pas une correspondance).
Correspondance d'adresse électronique
Seules les adresses de type "email" sont utilisées dans cette comparaison de correspondance. Étant donné qu'Outlook et les PDA ne différencient pas correctement les adresses email professionnelles et personnelles, InterAction ne considère pas différemment les adresses email professionnelles, personnelles et autres lors de la comparaison d'un contact utilisateur avec un contact d'entreprise. InterAction compare les adresses email et détermine que les contacts appartiennent à l'une des catégories suivantes :
- Exacte - L'adresse entière correspond exactement.
- Probable - Tout le texte avant le signe @ dans l'adresse email correspond. (par exemple, emroberts@ci.com ou emroberts@CrawfordIverson.com seraient des correspondances probables.)
- Aucune correspondance - Les adresses email peuvent avoir des informations de domaine correspondantes, cependant la partie initiale de l'adresse email ne correspond pas.
Si l'adresse email n'est pas disponible sur l'un ou l'autre des contacts, cette catégorie n'est pas comparée.
Nom de l'entreprise
La valeur du nom de l'entreprise sur un contact de personne dans la liste de contacts d'un utilisateur est comparée au nom de l'entreprise sur un contact de personne dans la liste des entreprises. Le nom AKA de l'entreprise associée à la personne est également utilisé pour la comparaison.
Lors de la correspondance des noms d'entreprises, les éléments suivants sont pris en compte pour la comparaison :
- Toute ponctuation, capitalisation et espaces sont ignorés
- Les mots parasites (tels que Company ou LLC) sont ignorés
- Le "tronc" du nom est comparé. Par exemple, "TeleNorth" correspondrait probablement à "TeleNorth Financial Services".
Connexion des contacts lorsqu'une correspondance est trouvée
En fonction de l'évaluation de la correspondance, InterAction peut faire l'une des choses suivantes :
- Connecter automatiquement les contacts.
- Ajouter un nouveau contact à la liste des entreprises et soumettre un ticket à la gestion des changements de données indiquant qu'il y a des contacts en double possibles.
Le tableau suivant identifie comment InterAction traite le contact après que le processus de correspondance est terminé :
| Évaluation de la correspondance | Action prise par InterAction |
| Correspondance |
Si un seul contact correspondant dans la liste des entreprises est trouvé, le contact utilisateur est automatiquement connecté à ce contact d'entreprise. Si plus d'un contact est considéré comme une correspondance exacte, InterAction ne connecte pas automatiquement le contact utilisateur au contact d'entreprise. À la place, InterAction ajoute un nouveau contact au dossier des doublons possibles et connecte le contact de l'utilisateur à ce nouveau contact. InterAction envoie ensuite un ticket à la gestion des changements de données indiquant qu'il y a potentiellement des contacts en double dans la liste des entreprises si vous avez configuré InterAction pour notifier les gestionnaires de données lorsqu'un doublon potentiel est ajouté à la liste des entreprises via la synchronisation. |
| Très probable |
Si un ou plusieurs contacts sont considérés comme une correspondance très probable, InterAction ne connecte pas automatiquement le contact utilisateur au contact d'entreprise. À la place, InterAction ajoute un nouveau contact au dossier des doublons possibles et connecte le contact de l'utilisateur à ce nouveau contact. InterAction génère ensuite un ticket de contact en double possible via la gestion des changements de données, si vous avez configuré InterAction pour notifier les gestionnaires de données lorsqu'un doublon potentiel est ajouté à la liste des entreprises via la synchronisation. |
| Probable |
Si un ou plusieurs contacts sont considérés comme une correspondance probable, InterAction ne connecte pas automatiquement le contact utilisateur au contact d'entreprise. À la place, InterAction ajoute un nouveau contact au dossier des doublons possibles et connecte le contact de l'utilisateur à ce nouveau contact. InterAction génère ensuite un ticket de contact en double possible via la gestion des changements de données si vous avez configuré InterAction pour notifier les gestionnaires de données lorsqu'un doublon potentiel est ajouté à la liste des entreprises via la synchronisation. |
| Aucune correspondance | Un nouveau contact est ajouté à la liste des entreprises et le contact de l'utilisateur est connecté à ce nouveau contact. |
Correspondance des contacts d'entreprise
Lors de la comparaison d'un contact utilisateur avec un contact d'entreprise, deux valeurs principales sont utilisées :
- Nom de l'entreprise/nom alternatif
- Site web
Lors de la correspondance des noms d'entreprise, les éléments suivants sont pris en compte pour la comparaison :
- Toute ponctuation, majuscule et espace sont ignorés
- Les mots parasites (comme Société et LLC) sont ignorés
- La "racine" du nom est comparée. Par exemple, "TeleNorth" correspondrait probablement à "TeleNorth Financial Services".
Lors de la correspondance des valeurs de site web, l'adresse web entière est comparée entre les deux contacts, cependant la ponctuation, les majuscules et le préfixe http:// sont ignorés. Les adresses sont classées comme une correspondance exacte ou aucune correspondance.