Lorsqu'un utilisateur ajoute un contact à la liste des entreprises, les informations du contact sont également ajoutées à la liste des entreprises. Les informations qui sont ajoutées et la manière dont elles sont comparées dépendent des informations ajoutées et des paramètres pour l'ajout de nouveaux contacts. Tous les éléments suivants influencent la manière dont les informations du contact sont ajoutées et comparées :
- Les règles pour les nouveaux contacts spécifient-elles de tenter de faire correspondre les nouveaux contacts avec ceux existants ? Si ce n'est pas le cas, les informations du contact de l'utilisateur sont simplement ajoutées au nouveau contact créé dans la liste des entreprises.
- Si les règles pour les nouveaux contacts spécifient de rechercher des contacts correspondants, un contact correspondant est-il trouvé ? Si ce n'est pas le cas, les informations du contact de l'utilisateur sont simplement ajoutées au nouveau contact créé dans la liste des entreprises.
- Si un contact correspondant est trouvé, le contact de l'utilisateur est-il marqué comme suspect ? Si le contact d'un utilisateur est marqué comme suspect, les informations du contact sont traitées de manière spéciale lors de la comparaison des informations du contact de l'entreprise avec celles du contact de l'utilisateur.
Pour plus d'informations sur la définition des données de contact comme suspectes, voir Chargement et contribution des informations de contact utilisateur.
Pour plus d'informations, voir les sections suivantes :
- Quelles informations de contact sont connectées ?
- Comment les utilisateurs indiquent-ils quelles informations sont confidentielles ?
- Comment les informations de contact sont-elles connectées ?
Quelles informations de contact sont connectées ?
L'entreprise spécifie quelles données sont requises pour tous les nouveaux contacts [configurées dans la section Contrôle des contacts de Data Minder]. Ces exigences sont nécessaires pour tous les nouveaux contacts, qu'il s'agisse de contacts d'entreprise ou de contacts utilisateur.
Lorsqu'un utilisateur ajoute un contact à la liste des entreprises, les informations de ce contact sont également ajoutées à la liste des entreprises. L'utilisateur doit fournir des informations dans les champs suivants :
-
Nom (obligatoire)
Le nom d'une personne comprend le titre, le prénom, le deuxième prénom, le nom de famille et le suffixe.
- Entreprise (obligatoire)
- Titre du poste (obligatoire)
Pour chaque contact dans sa liste de contacts, l'utilisateur peut choisir de garder les informations suivantes confidentielles ou de les ajouter à la liste des entreprises :
- Nom usuel
- Département
- Téléphone de l'assistant
- Nom de l'assistant
- Adresse professionnelle
- Téléphone professionnel
- Téléphone professionnel 2
- Fax professionnel
- Email professionnel
- Site web professionnel
- Téléphone mobile
- Pager
- Adresse personnelle (contacts personnels uniquement)
- Téléphone personnel (contacts personnels uniquement)
- Fax personnel (contacts personnels uniquement)
- Email personnel (contacts personnels uniquement)
Selon la configuration de l'entreprise pour les champs minimums des nouveaux contacts, au moins un numéro de téléphone ou une adresse email, ou les deux, peuvent être requis.
Comment les utilisateurs indiquent-ils quelles informations sont confidentielles ?
Chaque utilisateur peut gérer ses préférences pour les champs d'informations qui sont gardés confidentiels lorsqu'il ajoute un nouveau contact à InterAction.
Les utilisateurs peuvent gérer leurs préférences depuis la page Mon InterAction dans le Web Client d'InterAction.
Pour des contacts individuels, les utilisateurs peuvent spécifier différents champs à garder confidentiels. Par exemple, les préférences d'Ed Roberts pour sa liste de contacts utilisateur peuvent spécifier que toutes les informations de nom et professionnelles des contacts peuvent être ajoutées à la liste des entreprises. Cependant, pour Jane Tarnoff, il peut spécifier que son numéro de téléphone professionnel est gardé confidentiel.
Lorsqu'un utilisateur modifie ses paramètres par défaut pour les nouveaux contacts concernant les informations gardées confidentielles, il peut mettre à jour tous les contacts de sa liste de contacts pour également utiliser ces paramètres. Par exemple, si un utilisateur avait initialement défini le pager comme un champ à garder confidentiel, il peut mettre à jour ses préférences pour ne plus garder ce champ confidentiel et mettre à jour tous les contacts déjà dans sa liste de contacts pour ne plus garder ce champ confidentiel.
Gérer les préférences d'un utilisateur pour garder les informations de contact confidentielles
En utilisant l'Administrateur InterAction, vous pouvez gérer les préférences d'un utilisateur pour les informations de contact gardées confidentielles. Cela ne gère que les paramètres par défaut pour les nouveaux contacts dans la liste de contacts de l'utilisateur. Vous ne pouvez pas gérer les paramètres d'un utilisateur pour des contacts individuels.
Pour des instructions sur la façon de modifier les informations par défaut gardées confidentielles pour les contacts utilisateur, voir Configuration des paramètres de données confidentielles.
Puis-je obliger les utilisateurs à ajouter des informations de contact à la liste des entreprises ?
Votre organisation peut obliger les utilisateurs à envoyer des mises à jour pour les données de contact. Par exemple, vous pouvez vouloir que les utilisateurs ajoutent toujours les numéros de téléphone professionnels et les adresses. Pour plus d'informations, voir Autoriser les utilisateurs à modifier leurs paramètres confidentiels par défaut.
Comment les informations de contact sont-elles connectées ?
Si un contact d'un utilisateur est ajouté à la liste des entreprises et qu'aucun contact correspondant n'est trouvé dans la liste des entreprises, le contact de l'utilisateur est ajouté à la liste des entreprises et toutes les informations de contact que l'utilisateur a ajoutées à la liste des entreprises sont également ajoutées au contact.
Lorsqu'un contact correspondant est trouvé dans la liste des entreprises pour un contact que l'utilisateur ajoute, InterAction doit comparer les informations du contact de l'utilisateur avec celles de l'entreprise. InterAction connecte ensuite les informations de contact là où elles correspondent et ajoute des informations de contact supplémentaires à l'un ou l'autre contact, si disponible.
La manière dont les informations de contact de l'utilisateur sont comparées avec InterAction dépend de si le contact est considéré comme suspect ou non. Les contacts ajoutés à la liste de contacts d'un utilisateur lors de la synchronisation ou de l'importation initiale sont généralement marqués comme suspects. Lorsque cela se produit, InterAction traite les contacts différemment des autres nouveaux contacts car il n'est pas certain que les informations de contact soient à jour. Pour plus d'informations sur les informations de contact suspectes, voir Comment les données de contact sont gérées lors d'un chargement initial des contacts utilisateur.
Si le contact n'est pas marqué comme suspect, les informations du contact sont comparées avec celles de l'entreprise en utilisant le traitement normal des données.
Comparer les informations de nom et d'emploi
Si un contact dans la liste de contacts de l'utilisateur est connecté à un contact dans la liste des entreprises, InterAction compare le nom, l'entreprise et d'autres champs liés à l'emploi. Les actions suivantes se produisent :
- Si les champs correspondent, aucune modification n'est apportée.
- Si l'un des contacts a un champ vide là où l'autre contact a une valeur, le champ vide est rempli. Par exemple, si le contact de l'utilisateur est "Tom J. Williams" et le contact de l'entreprise est "Tom Williams", le contact de l'entreprise est mis à jour en "Tom J. Williams".
-
Si ces champs ne correspondent pas, InterAction effectue les actions suivantes :
Contact régulier Contact suspect Les informations du contact de l'entreprise sont mises à jour. (Les règles de gestion des modifications de données s'appliquent. Par conséquent, la modification peut être soumise pour approbation au lieu de mettre automatiquement à jour le contact.) Les nouvelles règles de contact déterminent ce qui se passe. En général, les organisations choisissent l'option d'envoyer un ticket de conflit de données au gestionnaire de données.
Comparer les adresses et les numéros de téléphone
Si un contact dans la liste de contacts de l'utilisateur est connecté à un contact dans la liste des entreprises, InterAction tente de connecter les téléphones, adresses et adresses électroniques du contact de l'utilisateur avec les téléphones, adresses et adresses électroniques du contact de l'entreprise (si l'utilisateur a choisi de contribuer les numéros de téléphone et adresses à la liste des entreprises). Les actions suivantes se produisent :
- Si un numéro de téléphone, une adresse ou une adresse électronique correspondant est trouvé sur le contact de l'entreprise, les deux éléments sont connectés. Lorsque les informations de contact sont connectées, les mises à jour des informations sont transmises entre les deux contacts.
- Si l'entreprise a une valeur là où l'utilisateur n'en a pas, le champ vide du contact de l'utilisateur est rempli. Par exemple, si l'entreprise a un numéro de fax pour le contact là où l'utilisateur n'en a pas, le numéro de fax est ajouté au contact de l'utilisateur.
- Si l'utilisateur a une valeur et que l'entreprise n'en a pas, la valeur du contact de l'utilisateur est ajoutée au contact de l'entreprise.
- Si les deux contacts ont des informations, mais qu'elles ne correspondent pas, les actions suivantes se produisent :
| Contacts réguliers | Contacts suspects |
|
InterAction vérifie l'entreprise associée au contact pour un numéro de téléphone ou une adresse correspondant. Si l'un est trouvé, cette valeur est ajoutée à la personne et partagée depuis l'entreprise associée à la personne. Si le contact est une entreprise ou si la valeur n'est pas trouvée sur l'entreprise associée à la personne, la valeur de l'utilisateur est ajoutée au contact de l'entreprise comme un nouveau numéro de téléphone, adresse ou adresse électronique. Les informations du contact de l'utilisateur sont connectées à ce nouvel élément sur le contact de l'entreprise. |
InterAction vérifie l'entreprise associée au contact pour un numéro de téléphone ou une adresse correspondant. Si l'un est trouvé, cette valeur est ajoutée à la personne et partagée depuis l'entreprise associée à la personne. Les nouvelles règles de contact déterminent ce qui se passe. En général, l'option d'envoyer un ticket de conflit de données au gestionnaire de données est l'option choisie. Cependant, vous pouvez configurer InterAction pour faire l'une des actions suivantes au lieu de créer un ticket de conflit de données :
|
Les informations professionnelles et personnelles sont comparées entre elles. Par exemple, un numéro de téléphone personnel sur le contact de l'utilisateur est comparé aux téléphones personnels et professionnels sur un contact de l'entreprise pour trouver une correspondance. Cela aide dans les situations où les utilisateurs saisissent par inadvertance un numéro de téléphone professionnel dans un champ personnel (ou vice-versa) dans Outlook.
Cependant, les numéros de téléphone de types de "dispositifs" différents ne sont pas comparés. Par exemple, un numéro de fax sur un contact de l'utilisateur est uniquement comparé avec les numéros de fax sur le contact de l'entreprise. De même, un numéro de téléphone "mobile" sur un contact de l'utilisateur n'est pas comparé avec les numéros de téléphone "réguliers".