Los contactos se pueden agregar a las listas de contactos de usuario mediante cualquiera de las siguientes acciones:
- Ingresar un nuevo contacto usando el asistente de nuevo contacto de InterAction en el Web Client, Microsoft® Outlook® o los componentes de integración de escritorio de InterAction; esto no requiere configuración.
- Navegar por la lista de contactos de la empresa en el Web Client y elegir Agregar a Mis Contactos; esto no requiere configuración.
- Sincronizar con otra aplicación como Outlook; el administrador debe configurar la sincronización para que se ejecute.
- Importar contactos almacenados en una hoja de cálculo u otro documento; un administrador puede importar los contactos a la lista de contactos del usuario. Para obtener instrucciones sobre cómo hacerlo, consulta Importar contactos de usuario en listas de contactos de usuario.
Después de que los contactos de un usuario se hayan cargado en su lista de contactos, el usuario puede revisar los contactos y decidir cuáles desea aportar a la lista de la empresa.
Los campos mínimos para nuevos contactos son establecidos por la empresa en Data Minder. Para que un contacto se aporte a la empresa, debe tener definido un apellido (si es una persona) o un nombre de empresa (si es una empresa). Si ninguno de estos campos contiene información, el contacto no se aporta a la empresa (incluso si el usuario ha elegido agregar el contacto a la lista de la empresa). Los requisitos de la empresa para un nuevo contacto pueden ser mayores (como una dirección de correo electrónico o un número de teléfono).
Las siguientes secciones ofrecen detalles sobre cómo se compara un contacto en la lista de contactos de un usuario con un contacto en la lista de la empresa, cómo se determina si son coincidencias y cómo se conecta la información. Para más información, consulta lo siguiente:
- Cómo se maneja la información de contacto durante una carga inicial de contactos de usuario
- ¿Cómo se emparejan los contactos de usuario con los contactos de la empresa?
- ¿Cómo se empareja la información de contacto al aportar contactos?
Cómo se maneja la información de contacto durante una carga inicial de contactos de usuario
Cuando estás implementando InterAction por primera vez en tu organización o cuando un nuevo usuario se une a la organización y trae su propia lista de contactos, se realiza una carga inicial de los contactos del usuario en InterAction. En ambas situaciones, es imposible para InterAction determinar qué información ha sido actualizada recientemente y cuál está desactualizada. Por ejemplo, Ed Roberts puede tener 200 contactos en sus Contactos de Outlook. Aunque ha actualizado la información de algunos de esos contactos en los últimos meses, muchos no se han actualizado en varios meses.
Como ya has depurado la información que tienes en la lista de la empresa, no quieres que la información desactualizada de las listas de contactos de los usuarios sobrescriba la información de la empresa. Sin embargo, tampoco quieres perder información valiosa que los usuarios puedan aportar. Para manejar esta situación, InterAction identifica los contactos agregados a la lista de contactos de un usuario durante una carga inicial de datos como sospechosos.
El estado de sospechoso de la información de un contacto solo afecta cómo se maneja la información si el contacto se aporta a la lista de la empresa y se conecta con un contacto que ya está en la lista de la empresa. Los usuarios ni siquiera saben que su información de contacto se considera sospechosa.
¿Cómo se marca un contacto como sospechoso y cómo se elimina ese estado?
Siempre que ocurra cualquiera de las siguientes situaciones, InterAction marca automáticamente como sospechosos los contactos agregados a una lista de contactos de usuario:
- La primera vez que se agregan contactos a la lista de contactos de un usuario desde su PIM
- Cuando se importan contactos a la lista de contactos de un usuario mediante la función de importación de contactos de usuario en InterAction Administrator
InterAction considera cada campo de un contacto sospechoso por separado. Por ejemplo, considera lo siguiente:
Todos los contactos de Ed Roberts se cargan en su lista de contactos de usuario y se consideran sospechosos, pero aún no ha aportado sus contactos a la lista de la empresa. Ed obtiene un nuevo número de teléfono para Jane Tarnoff y lo ingresa en Outlook para su contacto. Como Ed acaba de actualizar el número de teléfono de Jane, ese dato ya no se considera sospechoso, pero el resto de la información que tiene sobre ese contacto sigue tratándose como sospechosa.
Después de que el contacto de un usuario se haya aportado a la lista de la empresa y se haya emparejado con un contacto existente o agregado como un nuevo contacto en la lista de la empresa, el contacto deja de considerarse sospechoso. Cuando un contacto se aporta a la lista de la empresa, las reglas para nuevos contactos que hayas definido para tu organización determinan cómo se maneja la información sospechosa de un contacto.
Decidir no aportar un contacto a la lista de la empresa no cambia el estado de sospechoso de un contacto. Por ejemplo, Ed Roberts puede decidir mantener un contacto solo en su lista de contactos cuando inicialmente revisa el proceso de aportar contactos. Dos meses después, Ed se da cuenta de que quiere conectar su contacto con la versión de la empresa. Cuando aporta su contacto, la información sigue tratándose como sospechosa, a menos que Ed haya editado la información de su contacto en ese tiempo.
Cómo las reglas para nuevos contactos procesan la información sospechosa
La forma en que la información sospechosa de los contactos de usuario se aporta a la empresa depende de las reglas para nuevos contactos que haya definido tu organización. Cuando un contacto de usuario tiene información sospechosa y esa información no coincide con la información del contacto de la empresa al que está conectado, InterAction se puede configurar para hacer cualquiera de lo siguiente:
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Crear un ticket de conflicto de datos: Se envía un ticket a la bandeja de entrada de Gestión de Cambios de Datos indicando que la información del usuario es diferente a la de la empresa y que InterAction no puede decidir cuál contacto tiene la información correcta. El responsable de datos puede entonces resolver el conflicto o decidir mantener los contactos en estado de conflicto. Si el responsable de datos decide no resolver los contactos, estos permanecen en estado de conflicto hasta que se actualice el valor de alguno de los dos contactos. Para más información sobre cómo gestionar tickets de conflicto de datos, consulta Tickets de Gestión de Cambios de Datos creados.
Utiliza la opción de crear un ticket de conflicto de datos porque, normalmente, ni la organización ni el usuario tienen información precisa para todos los contactos.
- La información del usuario sobrescribe la información de la empresa: La información del usuario se utiliza para actualizar el contacto de la empresa cuando la empresa tiene información diferente a la del usuario. Para la información donde la empresa mantiene varios valores, la información del usuario se agrega al contacto de la empresa. Por ejemplo, las direcciones, teléfonos y direcciones electrónicas se agregan al contacto de la empresa en lugar de reemplazar el valor que ya tiene. Esta opción solo debe usarse para usuarios específicos cuando estés seguro de que el usuario tiene mejor información de contacto que la que está en la lista de la empresa.
- La información de la empresa sobrescribe la información del usuario: La información de la empresa se utiliza para actualizar el contacto del usuario si el usuario está aplicando automáticamente las actualizaciones a su contacto. Esta opción solo debe usarse si estás seguro de que la información en la lista de la empresa es mejor que la que tienen los usuarios.
Si el usuario no está aplicando automáticamente las actualizaciones a su contacto, puede revisar el valor de la empresa y decidir si lo acepta o no al revisar las actualizaciones.
Para más información sobre cómo configurar las reglas para nuevos contactos, consulta Descripción general de las reglas de gestión de cambios de datos y nuevos contactos.