En InterAction, cada contacto se almacena en una sola carpeta llamada su carpeta de origen. Cualquier otra carpeta que contenga el contacto en realidad contiene un enlace desde la carpeta de origen.
Application Collaboration puede tanto originar contactos en una carpeta como crear enlaces a una segunda carpeta. Usted designa las carpetas que se van a poblar al configurar un conjunto de datos de personas o empresas:
- La carpeta de origen es la carpeta en la que se origina el contacto.
- La carpeta de inclusión contiene un enlace al contacto. Esta carpeta es opcional.
Carpeta de origen
Al crear un conjunto de datos de Empresa o Persona en Application Collaboration, puede definir la carpeta de origen que se usará para cualquier contacto transformado desde el sistema externo.
Al transformar empresas o personas, Application Collaboration origina (crea) un nuevo contacto en la carpeta de origen especificada para cada registro de empresa o persona obtenido del sistema externo. Dependiendo de cómo se haya configurado el conjunto de datos, Application Collaboration también puede mapear cualquier contacto obtenido que ya exista en la carpeta de origen. El mapeo se explica con más detalle en “Mapeo de contactos entre sus fuentes de datos externas e InterAction”.
La carpeta de origen siempre debe ser una de las carpetas de origen públicas. Una carpeta de origen pública es una carpeta que almacena todos los contactos comerciales. En una instalación nueva de InterAction, la carpeta pública para empresas se llama Contactos de la Firma - Empresas y la carpeta pública para personas se llama Contactos de la Firma - Personas.
Consulte también, Mapeo de contactos que no están en la carpeta de origen.
Carpeta de inclusión (enlazada)
Un contacto en InterAction puede estar enlazado a cualquier cantidad de carpetas. El enlace permite a los usuarios almacenar el contacto en una carpeta pero usarlo en muchas carpetas diferentes. Los cambios en el contacto se reflejan en todos los enlaces.
Al crear un conjunto de datos de Empresa o Persona en Application Collaboration, puede definir una carpeta de inclusión. Cada contacto obtenido del sistema externo se enlaza a esta carpeta cuando transforma los datos. Tanto los contactos nuevos como los mapeados se agregan a la carpeta de inclusión.
La carpeta de inclusión es opcional, pero es una función muy útil. El enlace le permite almacenar información privada sobre un contacto. Casi cualquier información en InterAction puede ser global (visible desde todas las carpetas) o específica de la carpeta (visible solo desde una carpeta en particular).
Por lo tanto, si una empresa cliente está enlazada a la carpeta Información Financiera de Clientes, cualquier información específica de la carpeta solo será visible para los usuarios con acceso de lectura a la carpeta Financiera de Clientes. Esto le permite mantener segura la información financiera confidencial y otros datos sensibles.
Aunque solo puede especificar una carpeta de inclusión para un conjunto de datos, puede enlazar contactos del sistema externo a otras carpetas poblando campos adicionales específicos de la carpeta, clasificaciones, actividades o direcciones en otras carpetas. Esto se explica con más detalle en las secciones de cada tipo de conjunto de datos.
Normalmente, al integrar con un sistema contable o de control de tiempo y facturación, la configuración sería así:
- Originar los contactos en la carpeta Contactos de la Firma - Empresas. Si puede distinguir entre empresas y clientes personas, también puede usar el conjunto de datos de personas para originar contactos en la carpeta Contactos de la Firma - Personas.
- Incluir (enlazar) los contactos en la carpeta Clientes. Esto les da el tipo de contacto Cliente, por lo que aparecen en las búsquedas de clientes en el Web Client de InterAction.
- Usar un conjunto de datos de campos adicionales para poblar los campos financieros en la carpeta Información Financiera de Clientes. Esto enlaza automáticamente los contactos en la carpeta Información Financiera de Clientes y también le permite establecer derechos de acceso para los datos financieros por separado.
Para más detalles sobre cómo poblar campos adicionales, consulte Descripción general de los conjuntos de datos de campos adicionales.
Al integrar con un sistema de recursos humanos, usted debería:
- Originar los contactos en la carpeta Contactos de la Firma - Personas
- Incluir (enlazar) los contactos en la carpeta Nuestro Personal. Esto les da el tipo de contacto Nuestro Personal, por lo que aparecen en las búsquedas de personal en el Web Client de InterAction.
- Si también tiene información de perfil de los empleados en el sistema de recursos humanos, puede usar un conjunto de datos de campos adicionales para poblar los campos en la carpeta Perfil de Personal. Esto enlaza automáticamente los contactos en la carpeta Perfil de Personal.
Para más detalles sobre cómo poblar campos adicionales, consulte Descripción general de los conjuntos de datos de campos adicionales.
Seleccione las carpetas de InterAction para poblar con empresas o personas
Para más detalles sobre cómo elegir las carpetas de InterAction a poblar, consulte Especificar las carpetas de InterAction a poblar.
- En la lista de la consola, haga clic derecho en el conjunto de datos de empresa o persona que desea cambiar y elija Editar.
- Para establecer o cambiar la carpeta de origen, haga lo siguiente:
- En Carpeta de origen, elija Examinar.
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Ingrese criterios para encontrar la carpeta y elija Buscar. Cuando la carpeta que desea usar aparezca en la lista de resultados, selecciónela y elija OK.
Consulte Carpeta de origen.
- Para establecer o borrar la carpeta de inclusión, haga lo siguiente:
- En Carpeta de inclusión, elija Examinar.
- Ingrese criterios para encontrar la carpeta y elija Buscar. Cuando la carpeta que desea usar aparezca en la lista de resultados, selecciónela y elija OK.
-
Para borrar la carpeta de inclusión, elija Borrar.
Consulte Carpeta de inclusión (enlazada).
- Elija OK.
La carpeta de origen es obligatoria para el conjunto de datos. La carpeta de inclusión es opcional.