Cuando se incorpora información de contactos desde Application Collaboration, se están agregando nuevos contactos a InterAction o actualizando contactos existentes.
Cuando se implementa por primera vez el software de InterAction, no hay contactos en InterAction. Normalmente, se importan los contactos desde el sistema de recursos humanos a través de Application Collaboration. Además, a medida que nuevos empleados se unen a la organización y se agregan al sistema de recursos humanos, también se añadirán a InterAction mediante Application Collaboration.
En algunos casos, ya existen contactos en InterAction cuando se ejecuta Application Collaboration. Para evitar que Application Collaboration cree contactos duplicados, es necesario especificar la opción de mapeo.
Application Collaboration puede mapear contactos existentes en InterAction si el mismo contacto está tanto en InterAction como en el sistema externo. Una vez mapeado, el contacto funciona igual que un contacto agregado por Application Collaboration. Se puede actualizar el contacto con los cambios provenientes del sistema externo.
Existen cuatro opciones diferentes de mapeo. Estas opciones definen básicamente los criterios que utiliza Application Collaboration al comparar los contactos obtenidos con los contactos existentes en InterAction:
- Ninguna
- Información adicional
- Nombre
- ID de contacto de InterAction
Además de seleccionar la opción de mapeo, determine si Application Collaboration reclama el contacto. Cuando se reclama un contacto, solo una fuente de datos externa puede actualizarlo. Se asigna un SYS_ID al contacto para que la fuente de datos externa pueda identificar el contacto correspondiente para actualizarlo. Si no se reclama el contacto, varias fuentes de datos pueden actualizarlo y no se asigna ningún SYS_ID. Consulte Reclamar o no reclamar para más información.
Esta sección cubre los siguientes temas:
- Uso de la opción de mapeo Ninguna
- Mapeo por campo de información adicional
- Mapeo por nombre
- Mapeo por ID de contacto de InterAction
- Mapeo de contactos que no están en la carpeta de origen
- Cómo elegir la mejor opción de mapeo
- Configurar las opciones de mapeo para un conjunto de datos de empresa o persona
- Controlar si los usuarios de InterAction pueden editar los nombres de empresas o personas
- Reclamar o no reclamar
Uso de la opción de mapeo Ninguna
Con esta opción, Application Collaboration no intenta mapear ningún contacto existente. Si el mismo contacto existe tanto en InterAction como en el sistema externo, Application Collaboration crea un duplicado.
Seleccione esta opción si su base de datos de InterAction no contiene datos la primera vez que transforma datos usando Application Collaboration. En este caso, las demás opciones de mapeo no son necesarias ya que no hay datos con los que mapear.
Mapeo por campo de información adicional
Con esta opción, Application Collaboration mapea los contactos comparando el valor en un campo adicional especificado de InterAction con un valor de campo obtenido del sistema externo. Si el valor obtenido del sistema externo coincide con el valor en InterAction, el contacto de InterAction se mapea.
Puede seleccionar el campo adicional de InterAction que desea usar. Application Collaboration luego agrega una columna adicional a la tabla del conjunto de datos. Esta columna se nombra usando la etiqueta del campo adicional de InterAction.
También dispone de dos opciones adicionales al mapear por campo adicional:
- Mapear por nombre de contacto si no se encuentra coincidencia por campo adicional
- Opciones si no se encuentra coincidencia
Si selecciona la casilla Mapear por nombre de contacto... en la pestaña Reclamar, Application Collaboration mapea por nombre de contacto si no se encuentra el campo adicional. Si se encuentra el nombre del contacto, el campo adicional se agrega al contacto.
Si no se encuentra coincidencia, puede especificar desde la pestaña Reclamar si desea Agregar un nuevo contacto o Registrar un error en el log de resultados SQL. Si decide agregar el contacto, este se añade y se establece el campo adicional en el contacto.
Durante la obtención de datos, complete esta columna con el valor que debe coincidir en InterAction.
Al seleccionar el campo adicional de InterAction para el mapeo, tenga en cuenta que el campo debe contener un valor único para cada contacto en InterAction. Si el valor no es único, Application Collaboration genera un error durante la transformación.
Además, el valor del campo adicional debe ser único tanto para personas como para empresas. Por ejemplo, si selecciona mapear por un campo adicional global llamado Código de cliente y tanto un contacto de persona como de empresa tienen el mismo valor en este campo, Application Collaboration no podrá mapear ninguno de los contactos y generará un conflicto. Esto ocurre independientemente de si está llenando InterAction con personas, empresas o ambos.
Puede usar un campo adicional global o específico de carpeta. Puede ser un campo adicional de valor único o múltiple.
Por ejemplo, si su carpeta de Clientes tiene un campo específico de carpeta para el código de cliente, puede usarlo para mapear los contactos. En este ejemplo, Application Collaboration mapea un contacto si se cumplen ambas condiciones:
- Tiene un valor en el campo de código de cliente que coincide con el código de cliente obtenido del sistema externo.
- Ya está vinculado a la carpeta de Clientes (esto es necesario para que el campo adicional específico de carpeta tenga algún valor).
Puede mapear tanto por campos adicionales globales activos como inactivos.
El código de cliente suele ser un buen campo para sistemas de tiempo y facturación, mientras que el número de seguro social o de empleado es útil para sistemas de recursos humanos.
Mapeo por nombre
Con esta opción, Application Collaboration mapea los contactos comparando el nombre del contacto obtenido del sistema externo con los nombres de contacto en InterAction.
Este método no es tan confiable como usar el campo adicional, ya que los nombres de contacto en InterAction no tienen que ser únicos y los nombres pueden haberse ingresado de manera diferente en ambos sistemas. Además, este método es más lento.
Sin embargo, este método suele ser útil para el mapeo de manera continua. Para más detalles, consulte Mapeo durante la integración continua. Este método también es útil cuando no se reclama el contacto. Consulte Reclamar o no reclamar para más información.
Si se devuelven varios contactos como posibles coincidencias y el conjunto de datos está configurado para que la fuente de datos externa reclame el contacto, Application Collaboration crea reclamos pendientes. Un administrador debe seleccionar manualmente cuál de las coincidencias se debe mapear.
Para más información sobre cómo resolver reclamos pendientes, consulte Reconciliación de reclamos.
Incluir nombres de empresa en la búsqueda
Si elige la opción de mapear por nombre para un conjunto de datos de personas, puede seleccionar incluir el nombre de la empresa como parte del criterio para encontrar coincidencias. Si selecciona esta opción, solo se encuentra y mapea un contacto si tanto el nombre de la persona como la empresa en InterAction coinciden con la información de persona y empresa obtenida en la tabla del conjunto de datos.
Por ejemplo, con esta opción, los siguientes dos contactos no se consideran duplicados:
- John Smith en Telenorth Financial Services
- John Smith en Justus Software, Inc.
Tenga en cuenta que al obtener personas, no se obtienen los nombres de las empresas, sino el SYS_ID de la empresa en la columna COMPANY_SYS_ID del conjunto de datos de personas. Por lo tanto, al seleccionar incluir empresas al mapear personas, no se utiliza el nombre de la empresa para encontrar coincidencias, sino el ID de sistema de la empresa. Por lo tanto, solo puede usar esta opción si también está trayendo las empresas de las personas desde la misma fuente de datos y está reclamando la empresa. Si no reclama la empresa, no hay SYS_ID.
Mapeo por ID de contacto de InterAction
Esta opción le permite exportar contactos desde InterAction, realizar actualizaciones externamente y luego volver a importar los datos a InterAction.
Cuando se selecciona esta opción, la tabla del conjunto de datos incluye las siguientes dos columnas:
- LISTING_SRC_ID: llena esta columna con el ID de fuente del contacto.
- LISTING_ID: llena esta columna con el ID del contacto.
Por ejemplo, si la columna LISTING_ID de una fila contiene 90 y la columna LISTING_SRC_ID contiene 2, se encuentra y mapea el contacto existente de InterAction con esos mismos valores de ID. La combinación de ID de fuente de contacto e ID de contacto identifica de manera única a los contactos en InterAction.
Al usar esta opción de mapeo, Application Collaboration no crea nuevos contactos. Dado que los ID de contacto deben provenir de InterAction, un ID que no coincida con ningún contacto existente es incorrecto o representa un contacto que fue eliminado de InterAction y no debe volver a agregarse.
Tenga en cuenta que las columnas LISTING_ID y LISTING_SRC_ID se usan con contactos de la empresa, no con contactos de usuario. En InterAction, los contactos de la empresa se almacenan en la tabla INT_AUX_LISTING.
¿Qué pasa si el contacto que estoy actualizando se ha fusionado con otro contacto?
Al usar Application Collaboration para actualizar contactos por ID de contacto, es posible que los ID especificados en la tabla del conjunto de datos apunten a un contacto que perdió en una fusión de duplicados. Por ejemplo, suponga que sus datos de personas incluían dos versiones del contacto John Smith. Exportó estos datos para realizar una limpieza externa. Dentro de InterAction, un usuario fusionó los dos registros de John Smith, creando un solo contacto.
Al actualizar los datos con el conjunto de datos, ahora tiene dos ID de contacto diferentes para John Smith, uno que apunta al contacto que ganó en la fusión y otro que apunta a la versión que perdió. Application Collaboration maneja esta situación consultando el historial de fusiones de cada contacto y encontrando la versión que ganó en la fusión. Por lo tanto, cualquier actualización para la versión de John Smith que perdió se aplica al contacto bueno fusionado. Esto solo aplica cuando se mapea por ID de contacto.
Mapeo de contactos que no están en la carpeta de origen
Normalmente, cualquier contacto existente en InterAction que coincida con contactos en el sistema externo está en la carpeta de origen designada. Por ejemplo, si está obteniendo empresas en Firm Contacts - Companies, cualquier empresa que coincida con los datos obtenidos probablemente también esté en la carpeta Firm Contacts - Companies. Esta es la configuración recomendada para InterAction.
Sin embargo, si existe un contacto coincidente en InterAction, pero no en la carpeta de origen designada, se mapea pero no se mueve. Una vez completada la transformación, el contacto mapeado sigue estando en su carpeta de origen original.
En una instalación estándar de InterAction, esto no debería ser un problema porque todos los contactos comerciales (los contactos que probablemente coincidan con los del sistema externo) deberían estar en una de las principales carpetas públicas de origen.
Cómo elegir la mejor opción de mapeo
La mejor opción de mapeo para su caso puede variar según lo que esté haciendo actualmente con Application Collaboration. Hay dos escenarios básicos:
- La carga inicial de datos: es la primera vez que transforma la mayoría de los contactos desde un sistema externo.
- Integración continua: es después de la carga inicial de datos, cuando actualiza InterAction regularmente con datos actualizados del sistema externo.
Es posible que necesite usar una opción de mapeo durante la carga inicial de datos y otra diferente para la integración continua. Para cambiar la opción de mapeo de un conjunto de datos de empresa o persona existente, consulte Configurar las opciones de mapeo para un conjunto de datos de empresa o persona.
Mapeo durante la carga inicial de datos
Solo necesita elegir una opción de mapeo durante la carga inicial de datos si InterAction ya contiene contactos que pueden duplicar los del sistema externo. Si está llenando un sistema InterAction vacío, puede seleccionar la opción de mapeo Ninguna y dejar que Application Collaboration cree los contactos sin verificar duplicados.
También puede elegir Ninguna si los datos del sistema externo y los datos existentes de InterAction no se superponen. Por ejemplo, si está usando Application Collaboration para importar empresas y actualmente InterAction solo contiene personas.
Si su sistema InterAction existente contiene datos que podrían coincidir con los del sistema externo, debe elegir una opción de mapeo. La mejor opción depende del estado de sus datos en ambos sistemas:
- Si los datos existentes de InterAction tienen algún campo adicional completado con información identificativa como el código de cliente, elige mapear por campo adicional. Esto es mucho más preciso que mapear por nombre. Recuerda que el identificador debe ser único: más de un contacto no puede tener el mismo identificador. Buenas opciones incluyen el código de cliente, número de seguro social o código de empleado.
-
Si los datos existentes de InterAction no tienen información identificativa, debes seleccionar mapear por nombre.
Ten en cuenta que este método es mucho más lento la primera vez que se realiza la transformación. También es menos preciso: si un contacto en el sistema externo coincide con varios nombres en InterAction, alguien debe elegir manualmente el contacto correcto para mapear.
Mapeo Durante la Integración Continua
Si usas Application Collaboration para la integración continua, es muy probable que se introduzcan duplicados de manera regular.
Por ejemplo, un usuario podría ingresar una nueva empresa en InterAction como prospecto. Cuando esa empresa se convierte en cliente, se agrega al sistema contable. La próxima vez que se recojan y transformen los datos de facturación, el prospecto ingresado previamente debe coincidir con el nuevo cliente del sistema contable y mapearse.
La mejor opción para esta situación suele ser mapear por Nombre. Esto se debe a que el campo identificativo frecuentemente no existe hasta que el contacto pasa a formar parte del sistema externo. Por ejemplo, los prospectos normalmente no tienen números de cliente que se relacionen con tu sistema contable y los empleados potenciales no tienen números de empleado que se relacionen con tu sistema de recursos humanos.
Si los usuarios de InterAction están agregando el identificador único (como el código de cliente), puedes mapear los contactos por campo adicional en su lugar. Esta situación es poco común.
Ten en cuenta que mapear por Nombre puede no mapear automáticamente todos los contactos. Por ejemplo, si el nombre en el sistema externo está formateado de manera diferente y no coincide con la información en InterAction, el contacto de InterAction no se mapea y Application Collaboration crea un nuevo contacto. En este caso, puedes usar las funciones de fusión de duplicados de InterAction para fusionar el contacto existente de InterAction con el nuevo contacto creado por Application Collaboration.
Configurar las Opciones de Mapeo para un Conjunto de Datos de Empresa o Persona
Para más detalles sobre cómo funcionan las opciones de mapeo, consulta Mapeo de Contactos Entre Tus Fuentes de Datos Externas e InterAction.
- En la lista de la consola, haz clic derecho sobre el conjunto de datos de empresa o persona que deseas cambiar y selecciona Editar.
- Elige la pestaña Reclamar.
-
En Mapear contacto según, selecciona el método que deseas usar para hacer coincidir los contactos recolectados con los contactos existentes en InterAction:
Para Haz esto Hacer coincidir contactos según el Nombre Selecciona Nombre del contacto. Hacer coincidir contactos según un campo adicional global Selecciona Información adicional, luego selecciona el campo adicional en la lista desplegable. Hacer coincidir contactos según un campo adicional específico de carpeta - Selecciona Información adicional, luego elige Buscar.
- Introduce los criterios para encontrar la carpeta y selecciona Buscar, luego selecciona la carpeta y elige OK.
- Selecciona el campo adicional de la lista desplegable. La lista incluye tanto campos adicionales globales como específicos de la carpeta seleccionada.
Hacer coincidir contactos según el ID de contacto de InterAction. Selecciona InterAction Contact (Listing ID). Ten en cuenta que solo puedes usar esta opción para actualizar contactos existentes; no agrega nuevos contactos. - Elige OK.
- Realizar este cambio puede modificar las columnas usadas en la tabla para el conjunto de datos. Ajusta tu rutina de recolección según sea necesario para tener en cuenta este cambio.
Controlar si los Usuarios de InterAction Pueden Editar los Nombres de Empresa o Persona
Esta opción solo controla la información del nombre para los contactos que se completan usando el conjunto de datos. Para una empresa, esto incluye los campos de nombre de la empresa. Para una persona, esto incluye el nombre, puesto, departamento y campos de asistente.
Esta opción solo aplica en el Windows Client; la capacidad de los usuarios de Web Client para editar los datos se controla mediante la gestión de cambios de datos. Para más detalles, consulta Application Collaboration y Gestión de Cambios de Datos.
Para más información sobre esta opción, consulta Permitir que los Usuarios de InterAction Editen los Datos.
Ten en cuenta que esto solo permite a los usuarios editar los datos en InterAction; cualquier cambio realizado en InterAction no se transfiere al sistema externo.
- En la lista de la consola, haz clic derecho sobre el conjunto de datos de Empresa (
) o Persona (
) que deseas cambiar y selecciona Editar.
- Elige la pestaña Reclamar.
-
Haz una de las siguientes acciones:
Para Haz esto Permitir que los usuarios de InterAction con los permisos adecuados editen los datos del sistema externo. Marca la casilla Permitir a los usuarios editar.... Bloquear los datos del sistema externo para que los usuarios de InterAction no puedan editarlos. Desmarca la casilla Permitir a los usuarios editar.... -
Elige OK.
Cambiar esta opción para el conjunto de datos no cambia la capacidad de edición de los contactos que ya se hayan completado con ese conjunto de datos. Debes volver a recolectar los datos del sistema externo y transformarlos para ver el cambio en los contactos existentes.
Reclamar o No Reclamar
Cuando creas tus conjuntos de datos de empresa o persona, hay dos Opciones de Reclamo en la pestaña Reclamar para elegir. Puedes seleccionar una de las siguientes:
- Reclamar contactos agregados o actualizados por este conjunto de datos
- Actualizar o agregar contactos sin reclamarlos por este conjunto de datos
Selecciona la opción Reclamar contactos... si tus contactos solo van a ser actualizados por una única fuente de datos externa. Esta opción establece un SYS_ID en cada contacto para que Application Collaboration pueda hacer coincidir fácilmente los contactos de la fuente de datos externa con los contactos equivalentes en InterAction.
Para actualizaciones continuas, si seleccionaste Reclamar contactos agregados o actualizados por este conjunto de datos, Application Collaboration mapea primero por SYS_ID, sin importar qué opción de mapeo esté seleccionada en la pestaña Reclamar.
Selecciona la opción Actualizar o agregar contactos sin reclamarlos... si tus contactos van a ser actualizados por varias fuentes de datos externas. La primera vez que ingreses contactos, mapea el contacto usando la opción Ninguno. Los contactos se agregan, pero no se establece ningún SYS_ID en el contacto.
Para actualizaciones continuas, asegúrate de cambiar la opción de mapeo a Nombre del contacto. Si la opción se mantiene como Ninguno, los mismos contactos se agregarán nuevamente como duplicados. Cualquier contacto nuevo que se haya agregado a la fuente de datos externa se agregará en InterAction si configuras la opción Si no se encuentra coincidencia en Agregar un nuevo contacto.