Independientemente de la opción que haya seleccionado para permitir la edición, si el usuario que ha iniciado sesión es IAADMIN o el Administrador de la carpeta, podrá editar los datos.
InterAction ofrece dos formas de controlar los cambios en los datos traídos mediante Application Collaboration:
- La mayoría de los conjuntos de datos se pueden configurar con la opción Permitir edición en InterAction. Esto permite a los usuarios editar los datos en el Windows Client. Esto se aplica principalmente a los usuarios de Windows Client; el Web Client siempre ignora la opción de permitir edición para todos los conjuntos de datos excepto el conjunto de datos de contacto relacionado.
- Puede configurar el conjunto de reglas de Gestión de Cambios de Datos para la fuente de datos. Cuando los usuarios realizan cambios en los datos desde el Web Client, esos cambios pasan por el proceso de Gestión de Cambios de Datos.
Estas opciones se explican en las siguientes secciones:
- Uso de la opción Permitir edición para un conjunto de datos
- Application Collaboration y Gestión de Cambios de Datos
- Ejemplo de uso conjunto de Gestión de Cambios de Datos y Application Collaboration
- ¿Cuándo debería usar la opción Permitir edición?
Uso de la opción Permitir edición para un conjunto de datos
Para los conjuntos de datos de empresa y persona, la opción se llama Permitir a los usuarios editar todos los campos de nombre en InterAction.
Si la opción Permitir edición en InterAction está seleccionada para un conjunto de datos, los usuarios finales con los permisos adecuados pueden editar los datos traídos a InterAction usando ese conjunto de datos. En la mayoría de los casos, esto solo aplica en el Windows Client, ya que los cambios en el Web Client se gestionan mediante el proceso de Gestión de Cambios de Datos (consulte Application Collaboration y Gestión de Cambios de Datos).
Tenga en cuenta que los cambios realizados en InterAction solo se almacenan en InterAction; los cambios no se transfieren también al sistema externo.
Si la opción Permitir edición en InterAction no está seleccionada para un conjunto de datos, todos los datos traídos a InterAction usando ese conjunto de datos quedan bloqueados en InterAction. Los usuarios con permisos que normalmente les permitirían editar estos datos ahora no podrán hacerlo. En este caso, el sistema externo básicamente posee los datos y es la fuente definitiva para todos los cambios. Nuevamente, esto se aplica principalmente en el Windows Client.
La opción Permitir edición en InterAction está disponible para los siguientes conjuntos de datos:
- Empresa
- Persona
- Dirección
- Campo adicional (tanto de valor único como múltiple)
- Contacto relacionado (ya que estos datos no son gestionados por la Gestión de Cambios de Datos, la opción controla lo que los usuarios pueden o no pueden hacer tanto en el Web Client como en el Windows Client)
- Notas (al igual que los contactos relacionados, esta opción también aplica en el Web Client y en el Windows Client)
- Módulo (Asunto, Compromiso u Oportunidad - consulte la guía de usuario del Módulo Relacionado correspondiente)
La opción de permitir edición no aplica a los siguientes conjuntos de datos:
- Actividad
- Clasificación
- Miembro de grupo
- Vínculo de carpeta
Esto se debe a que los datos añadidos por estos conjuntos de datos nunca quedan bloqueados por Application Collaboration. Los usuarios con los permisos adecuados siempre pueden editar actividades, clasificaciones y membresía de carpetas, independientemente de si los datos se poblaron usando Application Collaboration.
Puede establecer la opción Permitir edición en InterAction de forma independiente para cada conjunto de datos que cree. Por ejemplo, puede permitir la edición para los campos adicionales pero no para las direcciones. Como puede usar diferentes conjuntos de datos del mismo tipo, puede ser muy específico. Por ejemplo, podría configurar dos conjuntos de datos de campo adicional separados: uno para poblar campos que deben ser editables y otro para poblar campos que deben estar bloqueados.
Cuando use Application Collaboration para una conversión de datos única, permita la edición para todos los conjuntos de datos. Esto se debe a que InterAction se usará para todas las actualizaciones futuras de los datos. La seguridad estándar de InterAction puede proteger los datos según sea necesario.
Cuando use Application Collaboration para una integración continua con un sistema externo, como un sistema de tiempo y facturación o contabilidad, normalmente configurará la recolección y transformación de datos para que se realice de forma regular. Por ejemplo, puede configurarlo para recolectar información de facturación nueva y modificada una vez por semana y luego transformar los datos en InterAction. Esto mantiene los datos actualizados.
Si un usuario edita información proveniente del sistema externo, estos cambios se perderán la próxima vez que Application Collaboration transforme los datos. Por esta razón, normalmente no se recomienda permitir la edición para integraciones continuas. Para sugerencias sobre cuándo usar esta opción, consulte ¿Cuándo debería usar la opción Permitir edición?
Application Collaboration y Gestión de Cambios de Datos
El proceso de Gestión de Cambios de Datos en InterAction define reglas que determinan cómo se gestionan los cambios realizados a los contactos en el Web Client. Por ejemplo, una regla puede indicar que todas las nuevas direcciones añadidas al contacto sean revisadas posteriormente por los responsables de datos, mientras que otra regla puede requerir que los cambios de nombre de empresa se envíen a los responsables de datos para su aprobación antes de que se realice la actualización.
Cada fuente de datos de Application Collaboration tiene un conjunto de reglas correspondiente. El conjunto de reglas se aplica a los datos provenientes de esa fuente. Si los usuarios cambian los datos en el Web Client, esos cambios se gestionan según las reglas de Gestión de Cambios de Datos. Esto permite que los profesionales contribuyan con sus cambios (que pueden ser mejores que los del sistema externo) y, al mismo tiempo, su organización puede mantener los datos en el sistema externo por separado.
Cuando crea una nueva fuente de datos en Application Collaboration, InterAction crea automáticamente este conjunto de reglas correspondiente. El conjunto de reglas utiliza la colección de reglas predeterminada del sistema externo, que requiere que todos los cambios en los datos del sistema externo se envíen al responsable de datos para su aprobación, mientras que los nuevos datos añadidos a los contactos (como nuevas direcciones) están permitidos pero se envían al responsable de datos para su revisión.
Por defecto, el conjunto de reglas para una fuente de datos utiliza el grupo de Administradores de Datos como propietario. Puede cambiar esto si es necesario al configurar el conjunto de reglas en InterAction Administrator.
Puede configurar el conjunto de reglas para una fuente de datos si desea cambiar el comportamiento. Los conjuntos de reglas se configuran en InterAction Administrator.
Si configura un conjunto de reglas para una fuente de datos, las reglas de Gestión de Cambios de Datos para ese conjunto de reglas se aplican a los datos traídos usando los siguientes conjuntos de datos:
- Empresa (todos los campos de nombre de empresa - consulte ¿Qué es la información de nombre en InterAction?)
- Persona (todos los campos de nombre de persona - consulte ¿Qué es la información de nombre en InterAction?)
- Dirección (tanto teléfonos como direcciones están sujetos a la gestión de cambios de datos)
Las reglas de Gestión de Cambios de Datos no afectan a los datos traídos de los conjuntos de datos de campo adicional, contacto relacionado, notas, clasificación, actividad o vínculo de carpeta.
Ejemplo de uso conjunto de Gestión de Cambios de Datos y Application Collaboration
Los conjuntos de reglas del sistema externo están diseñados para que los usuarios del Web Client puedan enviar solicitudes para actualizar los datos que provienen de sistemas externos. Por ejemplo, suponga que está usando Application Collaboration para traer datos de clientes desde su sistema de contabilidad o de tiempo y facturación. Para esto, crea una fuente de datos llamada Sistema de Contabilidad y configura conjuntos de datos para crear los contactos y actualizar campos adicionales con información financiera. También trae varias direcciones y números de teléfono de los clientes.
En este escenario, desea que su sistema de contabilidad sea la fuente principal de los datos. Todos los cambios en los datos deben realizarse en ese sistema, ya que los datos de ese sistema se recolectan y actualizan en InterAction de forma regular. Sin embargo, ¿qué sucede si un usuario profesional se entera de que un cliente se muda a una nueva dirección? Ese cambio de dirección debe hacerse en el sistema de contabilidad, no solo en InterAction.
Para lograr esto, necesitaría que el conjunto de reglas de Gestión de Cambios de Datos para la fuente de datos de su sistema de contabilidad esté configurado de la siguiente manera:
- El conjunto de reglas utiliza la colección de reglas predeterminada de Propiedad Externa (aunque esto se puede ajustar si es necesario). Esta colección de reglas requiere que cualquier dato nuevo para los contactos sea revisado y que cualquier cambio en los datos provenientes del sistema externo se envíe para su aprobación.
- El propietario del conjunto de reglas sería el responsable de datos encargado de realizar actualizaciones de datos en el sistema de contabilidad.
Ahora, si un usuario del Web Client cambia la dirección que proviene del sistema de contabilidad, el cambio genera un ticket de gestión de cambios de tipo envío. El responsable de datos encargado de revisar estos tickets verá el cambio solicitado en su bandeja de entrada de Gestión de Cambios de Datos. Esa persona podrá entonces aplicar ese cambio al cliente en el sistema de contabilidad. La próxima vez que se recolecten los datos, InterAction se actualizará con la nueva información.
¿Cuándo debería usar la opción Permitir edición?
La opción de permitir edición para un conjunto de datos es útil cuando se utiliza Application Collaboration para una conversión única. En este caso, los datos provienen del otro sistema solo una vez; todas las actualizaciones posteriores se realizan en InterAction. Para este tipo de conversión, permita la edición para todos los conjuntos de datos de la fuente de datos.
La opción también puede ser útil cuando se utiliza Application Collaboration para actualizaciones continuas, aunque debe tener más cuidado ya que las ediciones de los usuarios finales pueden sobrescribirse. Por ejemplo, suponga que está trayendo clientes y su información financiera a InterAction usando Application Collaboration. Los nombres de empresa utilizados en el sistema de contabilidad son los nombres legales completos de las empresas. Aunque los nombres son correctos desde el punto de vista de facturación, no son útiles para fines de marketing en InterAction. Como los nombres se usan en envíos, búsquedas e informes en InterAction, su organización quiere limpiar estos nombres en InterAction.
En este caso, seleccionaría la opción Permitir edición para el conjunto de datos de empresa utilizado para crear los clientes. Además, desmarcaría los campos correspondientes en la pestaña Reglas de datos del conjunto de datos. Esto evita que Application Collaboration sobrescriba estos campos.
Después de traer los datos del otro sistema, los usuarios pueden editar los nombres de las empresas según sea necesario en InterAction.
¿Y qué pasa con la Gestión de Cambios de Datos?
Como se describe en Application Collaboration y Gestión de Cambios de Datos, los usuarios en el Web Client siempre pueden editar los datos del sistema externo, independientemente de la configuración del conjunto de datos. Sus cambios pueden ser canalizados a través del proceso de gestión de cambios. Normalmente, esto está pensado para que los cambios regresen al sistema externo original; por ejemplo, un usuario cambia una dirección en el Web Client. Ese cambio se envía al responsable de datos encargado del sistema de contabilidad, quien luego actualiza el sistema de contabilidad.
Si permite cambios en los datos del sistema externo directamente en InterAction (como en el ejemplo del nombre de la empresa mencionado antes), la única diferencia es que el responsable de datos puede hacer el cambio en el Windows Client de InterAction en lugar de en el sistema externo. Por ejemplo, si un usuario del Web Client cambia el nombre de la empresa TELENORTH FINANCIAL SERVICES INCORPORATED a simplemente TeleNorth Financial Services, el responsable de datos puede actualizar el nombre correcto directamente en InterAction.
También puede ajustar las reglas para permitir que este tipo de cambios sean aceptados o solo requieran revisión en lugar de envío. Esto se hace cambiando las reglas del conjunto de reglas del sistema externo.