Para ayudar a los usuarios a importar sus datos de manera más eficiente, puedes crear instrucciones de mapeo del sistema que funcionen con la mayoría de los archivos CSV en tu organización. Solo un administrador del sistema puede crear instrucciones de mapeo del sistema.
Las instrucciones de mapeo del sistema normalmente están disponibles para todos los usuarios en el Windows Client y solo pueden ser creadas por el administrador del sistema. Las instrucciones de mapeo personal pueden ser creadas por cualquier usuario y solo están disponibles para el usuario que las creó.
Si no existen instrucciones de mapeo del sistema adecuadas para los datos que deseas importar, necesitas crear instrucciones de mapeo personales. Puedes crear instrucciones de mapeo personales desde cero o modificar instrucciones de mapeo del sistema y guardarlas como instrucciones personales.
Las instrucciones de mapeo de importación se almacenan en archivos IFI (extensión de archivo .ifi). Los archivos IFI para las instrucciones de mapeo del sistema se guardan en tu directorio SysData. Los archivos IFI para las instrucciones de mapeo personal se guardan en tu directorio Data. La ubicación de estos directorios se establece en tu archivo intractn.ini. Las instrucciones de mapeo creadas para importaciones regulares de InterAction no pueden usarse con la función de Importación Avanzada.
Puedes usar InterAction para crear y editar instrucciones de mapeo de importación del sistema o personales. Debes iniciar sesión usando la cuenta de Usuario Administrador del Sistema para crear o editar instrucciones de mapeo de importación del sistema.
Crear instrucciones de mapeo
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Desde InterAction Windows Client, selecciona Carpeta > Importar para abrir el cuadro de diálogo Importar contactos.
Cualquier instrucción de mapeo disponible se muestra en el campo Instrucciones de mapeo.
- Ingresa el Nombre del archivo (ruta completa) para un archivo de importación.
- Debes especificar un archivo de importación para crear o editar las instrucciones de mapeo. Si estás creando instrucciones de mapeo del sistema, utiliza una muestra del archivo que las instrucciones deben coincidir.
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El archivo de importación debe ser un archivo CSV.
Selecciona el botón Buscar (
) para buscar el archivo si es necesario.
- Especifica la codificación del archivo en la lista desplegable Importar archivo como.
- Selecciona la casilla La primera fila del archivo son encabezados de campo si corresponde.
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Selecciona la casilla Gran cantidad de registros si corresponde.
Si seleccionas Gran cantidad de registros, la limpieza de asociaciones no se ejecuta automáticamente al final de la importación. Puedes iniciar manualmente la limpieza de asociaciones más tarde abriendo la carpeta y seleccionando Herramientas > Limpieza de asociaciones > Carpeta.
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Especifica la carpeta en la que se importarán los contactos.
Selecciona el botón Buscar (
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Selecciona el botón Nuevo para mostrar el cuadro de diálogo Nuevas instrucciones de importación:
- Ingresa el Nombre de las instrucciones de mapeo. El nombre se muestra en el cuadro de diálogo Importar contactos, así que usa un nombre descriptivo.
- Si has iniciado sesión como Usuario Administrador del Sistema, puedes seleccionar la casilla Guardar como instrucciones de importación del sistema para crear instrucciones de importación del sistema.
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Selecciona el botón Mapear campos de importación para abrir el cuadro de diálogo Agregar mapeo de campo.
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Para mapear un Campo de importación a un Campo de InterAction, selecciona (resalta) ambos campos y elige el botón Mapear. Asegúrate de resaltar un campo de InterAction (no en negrita), no un grupo de campos (en negrita). InterAction muestra un asterisco junto a los campos que están mapeados.
Al importar empresas, puedes mapear el nombre de la ciudad a la Descripción de la dirección para evitar que el Tipo se convierta en la Descripción.
Para llenar un campo en InterAction con datos que no existen en el archivo de importación, agrega un mapeo de campo que asocie <Valor proporcionado por el usuario> a un campo de InterAction. InterAction te pedirá que ingreses un valor. Luego puedes editar el valor modificando el mapeo de campo y editando el valor en el campo Valor si el campo de importación está vacío. Por ejemplo, puedes querer llenar un campo con el nombre de la fuente original de los datos.
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Cuando se importan los contactos, InterAction crea automáticamente ubicaciones usando la información mapeada en InterAction. Para evitar que InterAction cree una ubicación, selecciona el elemento en la lista de Ubicaciones y elige Eliminar.
Para más información, consulta Definir ubicaciones al importar contactos.
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Cuando termines de mapear los campos, selecciona Cerrar para volver al cuadro de diálogo Nuevas instrucciones de importación, que ahora muestra los campos mapeados.
- Para eliminar un campo mapeado, selecciónalo de la lista y elige el botón Limpiar mapeo de campo.
- Para cambiar un mapeo de campo, elimina el campo mapeado y agrega un nuevo mapeo de campo.
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Para cambiar la configuración del grupo de campos, selecciónalo de la lista y elige Instrucciones del grupo de campos.
Puedes usar los botones Anterior y Siguiente para desplazarte por tu archivo CSV y confirmar los mapeos de campo.
- Selecciona OK para guardar y cerrar las nuevas instrucciones de mapeo.
- Selecciona OK para importar en la carpeta actual usando las nuevas instrucciones de mapeo o selecciona Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo Importar contactos sin realizar la importación.
Una vez que hayas creado instrucciones de mapeo, puedes editarlas. También puedes editar instrucciones de mapeo del sistema y guardarlas como instrucciones de mapeo personales.
Editar instrucciones de mapeo
- Inicia sesión en InterAction Windows Client.
- Selecciona Carpeta > Importar para abrir el cuadro de diálogo Importar contactos.
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Ingresa el Nombre del archivo (ruta completa) para un archivo de importación. Debes especificar un archivo de importación para crear o editar las instrucciones de mapeo.
Selecciona el botón Buscar (
- Selecciona la casilla La primera fila del archivo son encabezados de campo si corresponde.
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Selecciona la casilla Gran cantidad de registros si corresponde.
Si seleccionas Gran cantidad de registros, la limpieza de asociaciones no se ejecuta automáticamente al final de la importación. Puedes iniciar manualmente la limpieza de asociaciones más tarde abriendo la carpeta y seleccionando Herramientas > Limpieza de asociaciones > Carpeta.
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Selecciona la carpeta en la que se deben importar los contactos.
Selecciona el botón Buscar (
- Selecciona el botón Editar para mostrar el cuadro de diálogo Editar instrucciones de mapeo:
- Si lo deseas, edita el Nombre de las instrucciones de mapeo. (Si estás editando instrucciones de mapeo del sistema, proporciona un nombre diferente para guardar los cambios que realices.)
- Modifica los mapeos de importación.
- Para eliminar un campo mapeado, selecciónalo de la lista y elige el botón Limpiar mapeo de campo.
- Para cambiar un mapeo de campo, elimina el campo mapeado y agrega un nuevo mapeo de campo.
- Para cambiar la configuración del grupo de campos, selecciónalo de la lista y elige Instrucciones del grupo de campos.
- Cuando termines de editar, selecciona OK en el cuadro de diálogo Editar instrucciones de mapeo para guardar las instrucciones.
- Selecciona OK para importar el archivo de datos seleccionado usando las nuevas instrucciones de mapeo o selecciona Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo Importar contactos sin realizar la importación.
Cambiar instrucciones de importación personales a instrucciones de importación del sistema
- Si otro usuario creó las instrucciones de mapeo de importación personal, copia el archivo IFI de las instrucciones en el directorio Data en la estación de trabajo que estás usando.
- Inicia sesión en InterAction Windows Client como Usuario Administrador del Sistema.
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Abre o crea una Carpeta para recibir los datos.
Debes tener una carpeta abierta para actualizar las instrucciones de importación, pero no necesitas importar ningún dato realmente.
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Selecciona Carpeta > Importar para abrir el cuadro de diálogo Importar contactos.
Las instrucciones de mapeo disponibles se muestran en el campo Instrucciones de mapeo.
- Ingresa el Nombre del archivo para un archivo de importación. Ingresa la ruta completa y el nombre del archivo.
- Debes especificar el archivo de importación para crear o editar instrucciones de mapeo. Si estás editando instrucciones de mapeo para un usuario final, utiliza una muestra del archivo que las instrucciones deben coincidir.
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El archivo de importación debe ser un archivo CSV (valores separados por comas).
Selecciona el botón Buscar (
- Selecciona las Instrucciones de mapeo a editar y elige Editar.
- Selecciona la casilla Sistema.
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Realiza cualquier otro cambio necesario en los campos mapeados y luego selecciona OK.
InterAction mueve automáticamente el archivo IFI de tu directorio Data al directorio SysData.
- Distribuye el archivo IFI modificado al directorio SysData para tus usuarios.
Distribuir instrucciones de mapeo de importación del sistema
Las instrucciones de importación se almacenan en archivos IFI. Los archivos para las instrucciones del sistema se guardan en el directorio SysData del usuario. Los archivos para las instrucciones de importación personal se guardan en el directorio Data del usuario.
Al crear y editar instrucciones de importación del sistema, debes distribuir los archivos IFI actualizados al directorio SysData para todos los usuarios. Para hacer esto, configura las estaciones de trabajo de los usuarios para usar un directorio SysData en la red y coloca los archivos editados en esa ubicación.
Si no tienes una ubicación de red para almacenar el directorio SysData, puedes hacer una de las siguientes opciones:
- Usa una utilidad de actualización de red para enviar el cambio a cada estación de trabajo.
- Envía los archivos modificados por correo electrónico u otro método y pide a los usuarios que copien los archivos en las carpetas correspondientes ellos mismos.
InterAction ya incluye varios archivos de instrucciones de importación del sistema configurados.