Los campos que se muestran inicialmente en el cuadro de diálogo Agregar asignación de campos no son tus únicas opciones de campos. Puedes crear nuevos grupos de campos para agregar más direcciones, campos adicionales, clasificaciones, etc.
¿Qué quieres hacer?
| Para: | Consulta: |
|---|---|
| Agregar más direcciones, teléfonos o direcciones electrónicas | Agregar grupos de campos para teléfonos y direcciones |
| Establecer direcciones postales al importar | Establecer una dirección postal |
| Vincular contactos a carpetas | Vincular contactos a carpetas al importar |
| Definir ubicaciones | Definir ubicaciones al importar contactos |
| Agregar más campos adicionales de valor único | Agregar grupos de campos adicionales y de clasificación |
| Asignar campos adicionales de valor múltiple | Asignar campos adicionales de valor múltiple |
| Asignar campos adicionales de valor variable | Importar datos en un campo adicional de valor variable |
| Asignar campos adicionales de valor múltiple y variable | Asignar campos adicionales de valor múltiple que usan el campo adicional de valor variable |
| Actualizar contactos existentes de InterAction | Actualizar contactos de InterAction mediante la importación avanzada |
| Agregar más campos de clasificación | Agregar grupos de campos adicionales y de clasificación |
Agregar grupos de campos para teléfonos y direcciones
Puedes importar una cantidad ilimitada de direcciones, teléfonos y direcciones electrónicas en InterAction. Para agregar un nuevo grupo de campos, selecciona Nuevo en el cuadro de diálogo Agregar asignación de campos.
[A] Selecciona Nuevo para agregar un nuevo grupo de campos.
[B] InterAction muestra el cuadro de diálogo Nuevo grupo de campos.
Selecciona Dirección, Teléfono o Dirección electrónica y haz clic en OK. InterAction mostrará el cuadro de diálogo correspondiente para el nuevo grupo de campos.
[A] Puedes asignar una Descripción y una Ubicación diferente para personas y empresas.
[B] Elige si los datos serán visibles para todas las carpetas (global) o solo desde la carpeta a la que estás importando (específico de carpeta). Si estás importando en una carpeta temporal, no hagas que la información sea específica de carpeta.
[C] Si estás creando un grupo de campos de teléfono, selecciona el tipo de teléfono (Asistente, Computadora, Fax, Móvil, Otro, Buscapersonas o Teléfono). Si estás creando un grupo de campos de dirección electrónica, selecciona el tipo de dirección electrónica (Correo electrónico, Sitio FTP, Sitio web u Otro).
Establecer una dirección postal
Al importar contactos, la dirección postal se establece como la primera dirección que asignes, sin importar la posición o el orden de los datos de dirección en el archivo CSV. Por ejemplo, si quieres que la dirección de casa sea la dirección postal para el grupo de contactos que estás importando, al configurar las instrucciones de asignación asegúrate de asignar primero la dirección de casa antes que la dirección de trabajo.
El orden en que asignes las direcciones no afecta el orden en que la información se muestra en el área de campos asignados. Por ejemplo, si asignaste tanto direcciones de trabajo como de casa, la dirección de trabajo se mostrará primero en la lista, aunque hayas asignado la dirección de casa antes que la de trabajo.
Definir ubicaciones al importar contactos
Al importar contactos de empresas, puedes elegir crear automáticamente ubicaciones para la información de dirección y teléfono que estás importando para el contacto. Una ubicación consiste en una dirección, números de teléfono y números de fax que están todos en el mismo lugar.
Por defecto, ya está definida una ubicación Oficina principal. Esta ubicación de Oficina principal agrupa la siguiente información:
- La dirección del contacto asignada al campo Dirección de trabajo de InterAction
- El número de teléfono del contacto asignado al campo Teléfono de trabajo
- El número de fax del contacto asignado al campo Fax de trabajo
Ten en cuenta lo siguiente sobre la creación de ubicaciones al importar:
- Para que se cree una ubicación, el contacto debe tener una dirección y al menos un número de teléfono vinculado a esa dirección.
- Las ubicaciones que definas al importar se crean para todas las empresas que estás importando. Cuando definas el nombre de la ubicación, debe ser genérico. Por ejemplo, no definas el nombre de la ubicación como Oficina Oak Brook a menos que todos los contactos que estás importando tengan una dirección de trabajo en Oak Brook.
- Puedes definir ubicaciones para todos los campos de dirección y teléfono definidos en la lista de Campos de InterAction. Sin embargo, solo se crean ubicaciones si asignas campos de importación a esos campos de InterAction.
- Un número de teléfono o fax solo puede estar vinculado a una dirección. Una vez que incluyes un número de teléfono en una ubicación, no estará disponible para incluirlo en otra ubicación.
Definir una nueva ubicación
-
En Ubicaciones, en el cuadro de diálogo Agregar asignación de campos, selecciona Nuevo.
- Ingresa una Descripción para la ubicación. Como esta descripción se usará para cada contacto que tenga una dirección del tipo que especifiques, la descripción debe ser genérica, por ejemplo, Oficina principal u Oficina secundaria.
- Selecciona la Dirección a la que deseas vincular los números de teléfono y fax.
- Selecciona los Teléfonos que deseas vincular a la dirección. Puedes vincular varios teléfonos a una dirección.
- Cuando termines, haz clic en OK.
Editar una ubicación definida
-
En Ubicaciones, en el cuadro de diálogo Agregar asignación de campos, selecciona una ubicación y haz clic en Editar.
-
Cambia los campos que desees actualizar.
Ten en cuenta que solo puedes elegir incluir campos identificados en la lista de Campos de InterAction en el cuadro de diálogo Agregar asignación de campos. Además, si un campo ya está definido en otra ubicación, no estará disponible en el cuadro de diálogo Editar ubicación.
- Cuando termines, haz clic en OK.
Eliminar una ubicación definida
- En Ubicaciones, en el cuadro de diálogo Agregar asignación de campos, selecciona una ubicación y haz clic en Eliminar.
- En el mensaje de confirmación, selecciona Sí para eliminar la ubicación.
Vincular contactos a carpetas al importar
Puedes especificar carpetas a las que el contacto debe estar vinculado al importar. Puedes elegir asignar por nombre de carpeta o por ID de carpeta. Al crear tus instrucciones de asignación de importación, puedes asignar al campo Valor bajo Enlace de carpeta en la lista de Campos de InterAction.
Para especificar si estás asignando según el ID de carpeta o el nombre de carpeta, selecciona el grupo de campos Enlace de carpeta y haz clic en Editar.
Para agregar un nuevo grupo de campos de Enlace de carpeta, selecciona Nuevo, luego selecciona Enlace de carpeta y haz clic en OK.
Especificar por qué campo asignar y si hay valores múltiples en el grupo de campos Enlace de carpeta
Nombre de carpeta
Si eliges Nombre de carpeta, tu archivo de datos (archivo CSV) debe incluir una columna que contenga el nombre exacto de la carpeta tal como aparece en InterAction.
En general, es mejor usar el ID de carpeta en lugar del nombre de carpeta para vincular contactos en InterAction, ya que el nombre de la carpeta puede modificarse con el tiempo, mientras que el ID de carpeta no puede ser editado por los usuarios.
ID de carpeta
Si eliges ID de carpeta, tu archivo de datos debe incluir una columna que contenga el ID de la carpeta en InterAction. Para identificar el ID de una carpeta, consulta las propiedades de la carpeta en InterAction Windows Client. Al usar el ID de carpeta para identificar las carpetas a las que se vincula el contacto, debes usar tanto el ID de origen de la carpeta como el ID de la carpeta. Al definir esto en el archivo de importación, defínelo de la siguiente manera:
ID de origen/ID de carpeta
Por ejemplo, si el ID de origen de la carpeta es 2 y el ID de la carpeta es 325, tu archivo de importación debe especificar lo siguiente: 2/325.
Para identificar los IDs de una carpeta, selecciona la carpeta en el árbol de carpetas en InterAction Windows Client y elige Carpeta > Propiedades.
Valores múltiples
Puedes incluir varios valores en la columna que indica a qué carpetas debe estar vinculado el contacto. Si el campo contiene varios valores, ten en cuenta lo siguiente:
- Debes indicar en el cuadro de diálogo del grupo de campos Enlace de carpeta que el campo contiene valores múltiples y cuál es el separador.
- Todos los valores deben ser o bien nombres de carpeta o bien IDs de carpeta. Por ejemplo, el campo no puede mostrarse como Clientes;2/325;Alumni.
Agregar grupos de campos adicionales y de clasificación
Puedes importar una cantidad ilimitada de campos adicionales y clasificaciones en InterAction. Para agregar un nuevo grupo de campos adicionales, selecciona Nuevo en el cuadro de diálogo Agregar asignación de campos. Selecciona Campo adicional y haz clic en OK. InterAction mostrará el cuadro de diálogo para el nuevo grupo de campos. Desde aquí, puedes hacer lo siguiente:
- Selecciona el campo adicional en el que deseas importar la información. Puedes elegir un campo global o un campo adicional específico de carpeta. Si eliges importar información de contacto en un campo adicional específico de carpeta, debes seleccionar la carpeta a la que el campo es específico.
- Selecciona qué quieres que haga InterAction si un campo de importación no es válido, por ejemplo, si el valor no es del mismo tipo de dato (texto, fecha, decimal, lista, número, sí/no) que el campo adicional existente o si no tienes los permisos necesarios para crear una nueva definición de campo adicional.
- Selecciona si deseas crear un campo adicional de valor múltiple. Para asignar a un campo adicional de valor múltiple, debes asignar cada valor a grupos de campos adicionales de valor múltiple separados, todos con nombres idénticos (el nombre del campo adicional). Consulta Asignar a un campo adicional de valor múltiple.
Para agregar una nueva clasificación, selecciona Clasificación y haz clic en OK. InterAction mostrará el cuadro de diálogo para el nuevo grupo de campos.
[A] Seleccione esta casilla si desea que InterAction cree la clasificación si no existe en InterAction. Debe tener derechos para Agregar Definiciones de Clasificación en la carpeta para poder hacer esto.
[B] Seleccione lo que desea que haga InterAction si un campo de importación no es válido (el valor no coincide con una clasificación global existente o una clasificación específica de la carpeta Y usted no tiene derechos para Agregar Definiciones de Clasificación en la carpeta o no seleccionó la casilla anterior).
Mapeo de Campos Adicionales de Valor Múltiple
Para mapear campos a un campo de valor múltiple, primero debe identificar varias cosas.
- ¿Cómo se ven los campos en su archivo de importación (CSV)? ¿Cada entrada para el campo de valor múltiple está separada por comas, o están separadas de otra manera?
- ¿Está importando un campo secundario?
- ¿Cuántos valores tiene el contacto con más entradas?
Las respuestas a estas preguntas le ayudarán a configurar su importación.
Si varias entradas están en un solo campo separadas por otro elemento, como un punto y coma, puede editar el grupo de campos para separar correctamente las entradas al importar. Por ejemplo, si desea importar un campo adicional llamado Idiomas que contiene tres entradas separadas por un punto y coma, lo mapearía a un grupo de campos llamado Todos los idiomas y editaría este grupo de campos para dividir los valores.
Si cada entrada está separada por una coma, al importar a un campo de valor múltiple, debe mapear cada campo listado al grupo de campos adicionales de valor múltiple. Por ejemplo, si desea importar tres campos - Idioma principal, Idioma secundario y Otro idioma en un solo campo de valor múltiple Todos los idiomas, mapearía cada uno a un valor como se muestra en Mapeo a un campo adicional de valor múltiple.
Además, identifique cuántos valores tiene el contacto con más entradas. Esto determina la cantidad de grupos de campos a los que necesita mapear los datos. Por ejemplo, si está importando ocho contactos y un contacto tiene cuatro valores, mientras que los otros contactos tienen dos valores, configure cuatro grupos de campos para importar los datos.
Mapear datos a un campo adicional de valor múltiple
- Abra la carpeta donde desea recibir los datos.
- En la carpeta, cree el campo de valor múltiple en el que desea importar los datos.
- Elija Carpeta > Importar para abrir el cuadro de diálogo Importar contactos.
- Ingrese el Nombre del archivo (ruta completa) para un archivo de importación. Debe especificar un archivo de importación para crear o editar las instrucciones de mapeo.
- Elija Agregar para comenzar a mapear campos.
-
Seleccione un grupo de campos adicionales de valor múltiple y elija Editar.
- Cambie el Nombre del campo para que coincida con el campo adicional en el que desea importar.
- Seleccione La columna en el archivo de datos contiene valores múltiples y seleccione el separador para los valores. Cuando termine, elija OK.
- Mapee el valor de la columna de campos de importación al valor en la columna de campos de InterAction.
- Complete el resto de las instrucciones de mapeo para cualquier otro campo y elija Cerrar.
- Después de completar la configuración de las instrucciones de mapeo de importación, importe los datos a InterAction.
Mapeo a un campo adicional de valor múltiple
Suponga que su archivo de importación incluye los siguientes campos:
- Idioma principal
- Idioma secundario
- Otro idioma
Desea importar estos campos en los campos adicionales proporcionados Idioma (principal) e Idioma (todos) en la carpeta Información del personal.
Para mapear estos campos, haga lo siguiente:
- Abra la carpeta Información del personal.
-
Cuando cree las instrucciones de mapeo, cree cuatro grupos de campos:
- Idioma (principal) - campo adicional
- Idioma (todos) - campo adicional de valor múltiple
- Idioma (todos) - campo adicional de valor múltiple
- Idioma (todos) - campo adicional de valor múltiple
Cada grupo de campos debe configurarse igual y tener exactamente el mismo nombre que el campo adicional en el que desea importar la información. Para obtener información sobre cómo crear nuevos grupos de campos para campos adicionales, consulte Agregar grupos de campos adicionales y de clasificación.
- Mapee el campo Idioma principal al campo Valor del grupo de campos adicionales Idioma (principal).
- Mapee el campo Idioma principal al campo Valor del primer grupo de campos adicionales Idioma (todos). (Debe mapear el idioma principal al grupo Idiomas (todos) porque el idioma principal debe incluirse en la lista de todos los idiomas que habla la persona).
- Mapee el campo Idioma secundario al campo Valor del segundo grupo de campos adicionales Idioma (todos).
-
Mapee el campo Otro idioma al campo Valor del tercer grupo de campos adicionales Idioma (todos).
Los campos ahora deberían estar mapeados como se muestra en la siguiente figura:
- Complete el resto de las instrucciones de mapeo para cualquier otro campo y realice la importación. Para cada contacto, los campos de idioma se importan como valores múltiples para el mismo campo adicional Idioma (todos).
Editar grupos de campos
Puede editar los grupos de campos existentes para sus instrucciones de mapeo haciendo cualquiera de lo siguiente:
- Seleccionando el grupo de campos en el cuadro de diálogo Mapear campos de importación y eligiendo el botón Editar.
- Seleccionando un campo en el cuadro de diálogo Nueva/Editar instrucciones de importación y eligiendo el botón Instrucciones del grupo de campos.
InterAction muestra el cuadro de diálogo de edición de grupo de campos correspondiente. El cuadro de diálogo contiene la misma información que los cuadros de diálogo para agregar grupos de campos descritos en las siguientes secciones:
- Agregar grupos de campos para teléfonos y direcciones
- Vincular contactos a carpetas al importar
- Agregar grupos de campos adicionales y de clasificación
No puede editar ni eliminar los grupos de campos Nombre y Notas.
Para eliminar un grupo de campos, seleccione el grupo de campos en el cuadro de diálogo Mapear campos de importación y elija el botón Eliminar.
Importar datos en un campo variable AFE
Puede importar datos en un campo adicional que utiliza el campo variable AFE al importar contactos. Aunque el campo adicional muestra tener varios campos cuando ingresa datos, sigue habiendo solo un valor de campo adicional. Esto es importante recordarlo al configurar su archivo CSV para la importación. Debe mapear un solo campo en el archivo de importación al campo adicional, luego usar separadores de acento circunflejo (^) dentro de ese único campo de importación para dividir los datos en los campos separados para el campo variable AFE.
Para más información sobre los campos variables AFE, consulte la guía Configurando InterAction.
Por ejemplo, observe el siguiente archivo de importación:
Apellido,Nombre,Idiomas,Teléfono de trabajo
Nagy,Robert,Inglés^Experto,(312) 555-1090
Este archivo de importación técnicamente tiene solo cuatro campos, separados por comas:
- Apellido
- Nombre
- Idioma
- Teléfono de trabajo
Dentro del campo Idioma, hay dos campos de datos separados por el carácter de acento circunflejo:
- Inglés
- Experto
Estos corresponden a los campos configurados en un campo adicional de Idioma que utiliza el campo variable AFE.
Para importar este archivo, mapearía los dos campos en el archivo de importación a dos campos dentro de InterAction. Mapea el único campo Idioma en el archivo de importación a un solo campo Idioma dentro de InterAction.
Durante la importación, el campo variable AFE divide el contenido del campo de importación Idioma en los campos separados dentro del campo Idioma.
Especificaciones del archivo de importación para campo variable AFE
El campo variable AFE siempre utiliza las siguientes reglas para determinar cómo dividir los datos:
- Los campos se importan en el mismo orden en que se muestran en el cuadro de diálogo Nuevo/Editar/Ver valor de campo adicional. Al importar datos en este campo, el campo variable AFE espera que los campos estén en este orden:
- Idioma
- Especialidad
- Los campos deben estar separados por el carácter de acento circunflejo (^). Si el campo incluye alguna coma, encierre todo el campo entre comillas.
-
Si un campo no contiene datos, igual debe incluirse el carácter separador.
Si omite los campos separadores para el campo Idioma, el valor de Especialidad se importaría en el campo Idioma en lugar del campo Especialidad.
- Al importar a un campo de casilla de verificación, use T para el valor marcado y F para el valor desmarcado. También se acepta un valor en blanco. Cualquier otro valor se considera no válido.
Validación del archivo de importación para campo variable AFE
Debido a que se utilizan dentro de la aplicación para fines especiales, los siguientes caracteres no pueden usarse dentro de un valor de campo:
^ (usado como separador)
~^
~|
~‘
El campo variable AFE utiliza las siguientes reglas para validar los datos durante la importación:
- Para todos los campos, si el campo está designado como obligatorio, el campo no puede estar en blanco en el archivo de importación. Esto no aplica a los campos de casilla de verificación, ya que no pueden designarse como obligatorios.
- Al importar a campos numéricos, el valor debe estar dentro de los valores mínimo y máximo definidos para el campo. Además, la cantidad de caracteres en el valor no debe exceder la longitud máxima definida para el campo, y el valor debe ser numérico.
- Al importar a campos de texto, el valor no puede exceder la longitud máxima definida para el campo.
- Al importar a campos de lista, la validación depende de cómo se haya definido la lista. Si el campo solo permite elementos que están en la lista, entonces el valor de importación debe coincidir con un elemento existente en la lista. Si la lista no incluye este requisito, entonces se puede importar cualquier valor de texto siempre que no exceda la longitud máxima para el campo.
Puede configurar cómo maneja InterAction un valor de importación no válido al configurar las instrucciones de importación. InterAction puede importar el contacto (pero dejar el campo adicional en blanco) o saltar toda la fila.
Configurar el archivo de importación al importar un campo variable AFE
Si está importando datos exportados de otro sistema, probablemente necesite manipular los datos de importación para obtener el formato requerido u óptimo. Una opción es usar una hoja de cálculo como Microsoft Excel para editar el archivo CSV o de texto. Puede crear fórmulas que concatenen varios campos separados en una sola celda.
Por ejemplo, suponga que su archivo de importación tiene todos los campos separados para el campo adicional de Idioma en columnas separadas.
Puede abrir este archivo en Excel, crear una nueva columna y luego usar una fórmula para concatenar las columnas de Idioma y Especialidad en una sola columna. En Microsoft Excel, el carácter de ampersand (&) puede concatenar campos. Por lo tanto, la fórmula que se muestra en la figura a continuación combina los valores.
Luego puede mapear la nueva columna al importar información a InterAction y no las columnas separadas.
Mapeo de campos adicionales de valor múltiple que usan el campo variable AFE
Un campo de valor múltiple que utiliza el campo variable AFE requiere que comprenda lo siguiente:
- Cómo importar datos de campo variable AFE. Para obtener instrucciones, consulta Importar datos en un campo variable AFE
- Cómo importar en un campo adicional de valores múltiples. Para obtener instrucciones, consulta Mapeo de campos adicionales de valores múltiples.
Al mapear a un campo de valores múltiples que tiene un campo secundario, los datos de ambos campos deben estar en un solo campo en el archivo de importación. No puedes importar un campo secundario en un campo variable de valores múltiples AFE.
Mapear a un campo variable de valores múltiples AFE
- Prepara tu archivo de importación. Para más información, consulta Importar datos en un campo variable AFE.
- En InterAction, abre la carpeta en la que deseas importar los datos.
- Crea el nuevo campo de valores múltiples que utiliza el campo variable AFE en la carpeta.
- Selecciona Carpeta > Importar para abrir el cuadro de diálogo Importar contactos.
- Ingresa el Nombre del archivo (ruta completa) para el archivo de importación. Debes especificar un archivo de importación para crear o editar las instrucciones de mapeo.
- Si la primera fila de tu archivo de importación contiene encabezados que no deben importarse, selecciona la casilla La primera fila del archivo son encabezados de campo.
-
Selecciona la casilla Gran cantidad de registros si corresponde.
Si seleccionas Gran cantidad de registros, la limpieza de asociaciones no se ejecuta automáticamente al final de la importación. Puedes iniciar manualmente la limpieza de asociaciones más tarde abriendo la carpeta y seleccionando Herramientas > Limpieza de asociaciones > Carpeta.
- Selecciona Agregar para comenzar a mapear los campos.
- Crea nuevos grupos de campos para el campo adicional de valores múltiples.
- Mapea los campos de importación.
- Completa el resto de las instrucciones de mapeo para cualquier otro campo y selecciona Cerrar.
- Después de completar la configuración de las instrucciones de mapeo de importación, importa los datos en InterAction.