Una vez que tenga un archivo de importación y las instrucciones de mapeo, estará listo para preparar la carpeta, probar las instrucciones de mapeo y realizar la importación.
Para importar contactos en InterAction, debe tener una carpeta para recibir los contactos. Normalmente, se importa en una carpeta temporal.
Nunca debe importar contactos directamente en las carpetas públicas.
Decida si desea agregar algún atributo, como valores de campos adicionales o clasificaciones, al archivo de importación antes de realizar la importación. Generalmente es más rápido agregar estos atributos al archivo de importación desde el principio, en lugar de editar los contactos después para agregarlos.
Si está importando en un campo adicional de tipo lista, los valores de importación deben coincidir con los valores de la lista.
Probar las instrucciones de mapeo y el archivo de importación
Hay dos formas de verificar que las instrucciones de mapeo de importación estén configuradas correctamente para el archivo de importación:
- Realizar una importación solo de validación.
- Importar un subconjunto del archivo de importación en una carpeta temporal de prueba.
En la mayoría de los casos, la importación solo de validación es suficiente. Esto realiza todo el procesamiento de importación excepto agregar los contactos a la carpeta, y es mucho más rápido que realizar una importación real. Cualquier error que se detectaría durante la importación real se escribe en el archivo de estado de la importación. Después de la importación solo de validación, revise el archivo de estado y corrija cualquier error que haya ocurrido (consulte Archivo de estado).
El siguiente procedimiento describe cómo importar datos en la carpeta deseada. Después de importar, revise el archivo de estado para detectar cualquier problema o error y vuelva a importar los contactos problemáticos según sea necesario.
Importar datos
- Inicie sesión en el Windows Client de InterAction.
- Seleccione Carpeta > Importar para abrir el cuadro de diálogo Importar contactos.
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Ingrese el Nombre del archivo (ruta completa) para un archivo de importación. Debe especificar un archivo de importación para crear o editar las instrucciones de mapeo.
Seleccione el botón Buscar (
) para buscar el archivo si es necesario.
- Seleccione las opciones restantes de la siguiente manera:
- Si la primera fila de su archivo de importación contiene encabezados que no deben importarse, marque la casilla La primera fila del archivo son encabezados de campo.
- Marque la casilla Gran cantidad de registros si corresponde. Si selecciona esta opción, la limpieza de asociaciones no se ejecuta automáticamente al final de la importación.
- Especifique la carpeta en la que se importarán los contactos.
- Seleccione el archivo de Instrucciones de mapeo que desea usar de la lista.
- En la sección Formatos de campo, seleccione el botón Cambiar si desea importar fechas y números en un formato diferente al de su configuración regional predeterminada.
- Si es necesario, cambie el Nombre del archivo de estado ingresando la nueva ruta y nombre de archivo.
- Para ejecutar una prueba de la importación sin importar realmente ningún contacto, marque la casilla Solo validación.
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Para que InterAction verifique posibles contactos duplicados al importar, marque la casilla Buscar duplicados. Si sabe que el archivo que va a importar contiene varios contactos que ya están en InterAction, considere usar la función de Importación avanzada, que incluye un mejor manejo de contactos duplicados.
Si elige que InterAction busque duplicados al importar, debe supervisar el proceso de importación para poder responder a los avisos cuando se encuentren posibles duplicados. Buscar duplicados también aumenta el tiempo de importación. Por estas razones, puede optar por no buscar duplicados durante la importación y usar las herramientas de Calidad de datos más adelante o utilizar la función de Importación avanzada, que puede manejar automáticamente los contactos duplicados.
- Para revisar o editar las instrucciones de mapeo, seleccione el botón Editar y consulte Crear instrucciones de mapeo.
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Para comenzar la importación, seleccione OK.
Durante o después de una importación, puede recibir mensajes de error o advertencia que describen una especificación que no se ha cumplido. Normalmente esto se debe a un mapeo de campo que asigna datos a un tipo de campo que no acepta los caracteres o el formato de los datos. Consulte Archivo de estado para obtener información sobre errores y advertencias.
InterAction guarda cualquier registro que no pueda importar en el archivo de estado guardado con el nombre y ubicación especificados en el paso 4.
Después de que finalice la importación, marque la casilla si desea realizar la limpieza de asociaciones.
- Después de la importación, revise los contactos importados. Corrija manualmente los campos si es necesario.
Archivo de estado
InterAction crea un archivo de estado durante cada importación, incluso cuando se utiliza la opción solo de validación. Como mínimo, registra lo siguiente:
- Archivo de datos de importación utilizado
- Instrucciones de mapeo utilizadas
- Carpeta actual (la carpeta que recibe los datos)
- Número de registros agregados, rechazados y procesados
- Número total de errores y advertencias
El archivo de estado es un archivo de texto simple. Usted especifica la ubicación y el nombre del archivo de estado durante la importación.
Cualquier registro que NO se haya podido importar se guarda en el archivo. Puede corregir los registros rechazados directamente en el archivo de estado y volver a importarlos. InterAction coloca un punto y coma (;) delante de los comentarios y advertencias. Para volver a importar las filas rechazadas, comente las que no desea importar, corrija las filas para solucionar los problemas y luego importe directamente desde el archivo de estado. El proceso de importación ignora cualquier fila precedida por un punto y coma.
Tenga en cuenta lo siguiente sobre el archivo de estado:
- InterAction crea un archivo nuevo con cada importación; los errores no se agregan al archivo anterior.
- Todos los errores o advertencias a nivel de campo tienen un número de error único.
- El texto truncado se considera solo una advertencia, no un error.