In InterAction wird jeder Kontakt in einem einzigen Ordner gespeichert, der als Quellordner bezeichnet wird. Alle anderen Ordner, die den Kontakt enthalten, enthalten tatsächlich einen Link aus dem Quellordner.
Application Collaboration kann sowohl Kontakte in einem Ordner anlegen als auch Links in einen zweiten Ordner erstellen. Sie legen beim Konfigurieren eines Personen- oder Firmendatensatzes fest, welche Ordner befüllt werden sollen:
- Der Quellordner ist der Ordner, in dem der Kontakt angelegt wird.
- Der Einbeziehungsordner enthält einen Link zum Kontakt. Dieser Ordner ist optional.
Quellordner
Beim Erstellen eines Firmen- oder Personendatensatzes in Application Collaboration können Sie den Quellordner festlegen, der für alle Kontakte verwendet wird, die aus dem externen System übernommen werden.
Beim Übernehmen von Firmen oder Personen legt Application Collaboration für jeden Datensatz, der aus dem externen System übernommen wird, einen neuen Kontakt im angegebenen Quellordner an. Je nach Konfiguration des Datensatzes kann Application Collaboration auch bereits vorhandene Kontakte im Quellordner zuordnen. Weitere Informationen zur Zuordnung finden Sie unter „Kontakte zwischen Ihren externen Datenquellen und InterAction zuordnen“.
Der Quellordner sollte immer einer der öffentlichen Quellordner sein. Ein öffentlicher Quellordner ist ein Ordner, in dem alle Geschäftskontakte gespeichert werden. In einer neuen Installation von InterAction heißt der öffentliche Ordner für Firmen Firm Contacts - Companies und der öffentliche Ordner für Personen Firm Contacts - People.
Siehe auch Kontakte zuordnen, die sich nicht im Quellordner befinden.
Einbeziehungsordner (verlinkter Ordner)
Ein Kontakt in InterAction kann in beliebig viele Ordner verlinkt werden. Durch das Verlinken können Benutzer den Kontakt in einem Ordner speichern, ihn aber in vielen verschiedenen Ordnern verwenden. Änderungen am Kontakt werden in allen Links übernommen.
Beim Erstellen eines Firmen- oder Personendatensatzes in Application Collaboration können Sie einen Einbeziehungsordner festlegen. Jeder Kontakt, der aus dem externen System übernommen wird, wird beim Transformieren der Daten in diesen Ordner verlinkt. Sowohl neue als auch zugeordnete Kontakte werden dem Einbeziehungsordner hinzugefügt.
Der Einbeziehungsordner ist optional, aber eine sehr nützliche Funktion. Durch das Verlinken können Sie private Informationen zu einem Kontakt speichern. Fast alle Informationen in InterAction können entweder global (in allen Ordnern sichtbar) oder ordnerspezifisch (nur in einem bestimmten Ordner sichtbar) sein.
Wenn also ein Firmenkunde in den Ordner Client Financial Information verlinkt ist, sind alle ordnerspezifischen Informationen nur für die Benutzer sichtbar, die Leserechte für den Ordner Client Financial haben. So können Sie vertrauliche Finanz- und andere Informationen sicher aufbewahren.
Obwohl Sie für einen Datensatz nur einen Einbeziehungsordner angeben können, können Sie Kontakte aus dem externen System auch in andere Ordner verlinken, indem Sie ordnerspezifische Zusatzfelder, Klassifizierungen, Aktivitäten oder Adressen in anderen Ordnern befüllen. Dies wird in den Abschnitten zu den jeweiligen Datensatztypen ausführlicher behandelt.
Typischerweise richten Sie bei der Integration mit einem Buchhaltungs- oder Zeit- und Abrechnungssystem Folgendes ein:
- Legen Sie die Kontakte im Ordner Firm Contacts - Companies an. Wenn Sie zwischen Firmen- und Personenkunden unterscheiden können, können Sie auch den Personendatensatz verwenden, um Kontakte im Ordner Firm Contacts - People anzulegen.
- Verlinken Sie sie im Ordner Clients. Dadurch erhalten die Kontakte den Kontakttyp „Client“ und erscheinen in der Klientensuche im InterAction Web Client.
- Verwenden Sie einen Zusatzfelddatensatz, um die Finanzfelder im Ordner Client Financial Information zu befüllen. Dadurch werden die Kontakte automatisch in den Ordner Client Financial Information verlinkt und Sie können die Zugriffsrechte für die Finanzdaten separat festlegen.
Weitere Informationen zum Befüllen von Zusatzfeldern finden Sie unter Überblick über die Zusatzfelddatensätze.
Bei der Integration mit einem Personalmanagementsystem gehen Sie wie folgt vor:
- Legen Sie die Kontakte im Ordner Firm Contacts - People an
- Verlinken Sie sie im Ordner Our Personnel. Dadurch erhalten die Kontakte den Kontakttyp „Our Personnel“ und erscheinen in der Personalsuche im InterAction Web Client.
- Wenn Sie auch Profildaten für Mitarbeitende im Personalmanagementsystem haben, können Sie einen Zusatzfelddatensatz verwenden, um die Felder im Ordner Personnel Profile zu befüllen. Dadurch werden die Kontakte automatisch in den Ordner Personnel Profile verlinkt.
Weitere Informationen zum Befüllen von Zusatzfeldern finden Sie unter Überblick über die Zusatzfelddatensätze.
Wählen Sie die InterAction-Ordner aus, die mit Firmen oder Personen befüllt werden sollen
Weitere Informationen zur Auswahl der zu befüllenden InterAction-Ordner finden Sie unter Festlegen der zu befüllenden InterAction-Ordner.
- Klicken Sie in der Konsolenliste mit der rechten Maustaste auf den Firmen- oder Personendatensatz, den Sie ändern möchten, und wählen Sie Bearbeiten.
- So legen Sie den Quellordner fest oder ändern ihn:
- Wählen Sie unter Quellordner die Option Durchsuchen.
-
Geben Sie Suchkriterien ein und wählen Sie Suchen. Wenn der gewünschte Ordner in der Ergebnisliste angezeigt wird, wählen Sie ihn aus und klicken Sie auf OK.
Siehe Quellordner.
- So legen Sie den Einbeziehungsordner fest oder entfernen ihn:
- Wählen Sie unter Einbeziehungsordner die Option Durchsuchen.
- Geben Sie Suchkriterien ein und wählen Sie Suchen. Wenn der gewünschte Ordner in der Ergebnisliste angezeigt wird, wählen Sie ihn aus und klicken Sie auf OK.
-
Um den Einbeziehungsordner zu entfernen, wählen Sie Löschen.
- Klicken Sie auf OK.
Der Quellordner ist für den Datensatz erforderlich. Der Einbeziehungsordner ist optional.