Ein Datensatz für zusätzliche Felder bringt Daten in die zusätzlichen Felder von InterAction. In InterAction können zusätzliche Felder beliebige benutzerdefinierte Informationen zu Kontakten erfassen.
Die Datensätze für zusätzliche Felder werden häufig verwendet, um InterAction mit wichtigen Informationen wie Umsätzen von Mandanten und Personaldaten zu befüllen. Sie wählen beim Erstellen des Datensatzes aus, welche InterAction-Felder befüllt werden sollen. Jeder Wert, der übernommen werden soll, muss einem Kontakt in InterAction zugeordnet sein.
Beim Transformieren eines Datensatzes für zusätzliche Felder führt Application Collaboration für jeden aus dem externen System übernommenen Feldwert Folgendes aus:
- Den zu aktualisierenden Kontakt in InterAction finden. Sie können die Methode dafür auswählen.
- Die angegebenen zusätzlichen Felder mit dem übernommenen Wert aktualisieren.
Beachten Sie, dass Application Collaboration auch zusätzliche Feldwerte löschen kann. Dazu wird der Identifikator übernommen, um den Kontakt zu finden, und die Spalten für die zusätzlichen Feldwerte bleiben leer.
Sie können einen Datensatz für zusätzliche Felder verwenden, um beliebige bestehende InterAction-Kontakte zu aktualisieren – sowohl solche, die ebenfalls aus dem externen System stammen, als auch native InterAction-Kontakte, die von Benutzern oder durch einen normalen Import angelegt wurden.
Es gibt vier Versionen dieses Datensatzes:
- Zusätzliche Felder mit Einzelwert
- Zusätzliche Felder mit Einzelwert, die die Variable Field Additional Field Extension verwenden
- Zusätzliche Felder mit Mehrfachwert
- Zusätzliche Felder mit Mehrfachwert, die die Variable Field Additional Field Extension verwenden
Die Optionen funktionieren im Grunde für alle Versionen gleich.
Diese Übersicht behandelt folgende Themen:
- Auswahl der zu befüllenden zusätzlichen Felder
- Zusätzliche Felder, die für Fachkräfte nützlich sind
- Kriterien für Suchen und Berichte, die für Marketing oder Geschäftsentwicklung nützlich sind
Auswahl der zu befüllenden zusätzlichen Felder
Wenn Sie Application Collaboration für die laufende Integration mit einem anderen System verwenden, müssen Sie entscheiden, welche zusätzlichen Felder von InterAction Sie befüllen möchten. Sie müssen auch herausfinden, wo die entsprechenden Daten im externen System gespeichert sind.
Zu viele zusätzliche Felder können das System mit Daten überladen, die die Benutzer eigentlich nicht benötigen. Bringen Sie daher nur die Daten ein, die die Benutzer tatsächlich benötigen und verwenden.
InterAction ist nicht dafür gedacht, als Front-End für das Zeit- und Abrechnungssystem zu dienen!
Nutzen Sie die folgenden Richtlinien, um zu bestimmen, wann ein Feld für die Übernahme in InterAction mit Application Collaboration geeignet ist:
- Übernehmen Sie Felder, die von Fachkräften genutzt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Zusätzliche Felder, die für Fachkräfte nützlich sind.
- Übernehmen Sie Felder, die vom Marketing und anderen Gruppen für Suchen und Berichte verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Kriterien für Suchen und Berichte, die für Marketing oder Geschäftsentwicklung nützlich sind.
- Für weitere Ideen sehen Sie sich die Liste der zusätzlichen Felder an, die mit InterAction automatisch installiert werden. Diese Liste finden Sie im Leitfaden Konfiguration von InterAction.
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InterAction bietet keine Funktionen zum Zusammenfassen oder Summieren. Wenn das Feld für sich allein nicht nützlich ist, sondern nur als Teil einer Summe, dann summieren Sie die Daten im externen System und bringen Sie die zusammengefassten Daten in InterAction ein. Dies kann im Rahmen des Harvestings erfolgen.
Beispielsweise ist es nicht sinnvoll, Informationen wie abgerechnete Stunden und Stundensatz in InterAction zu übernehmen, da diese Rohdaten für sich allein nicht nützlich sind.
- Der Datensatz für zusätzliche Felder befüllt zusätzliche Felder für Kontakte. Begrenzen Sie daher die Auswahl auf Felder, die für Kontakte relevant sind.
Zusätzliche Felder, die für Fachkräfte nützlich sind
Fragen Sie sich, ob das Feld für Fachkräfte, die InterAction Web Client-Seiten nutzen, nützlich ist. Liefert die im Feld gespeicherte Information zum Beispiel Folgendes:
- Hilft sie Fachkräften, ihre Mandanten besser zu verstehen und zu betreuen?
- Hilft sie Fachkräften, die Beziehungen ihrer Mandanten zu Ihrer Kanzlei und zu anderen Organisationen und Personen zu verstehen?
- Stellt sie Hintergrundinformationen zu Mandanten bereit?
- Stellt sie Informationen über die Expertise von Personen in Ihrer Organisation bereit?
Wenn Sie eine dieser Fragen mit Ja beantworten, ist das Feld wahrscheinlich geeignet, sofern Sie die Information aus dem externen System extrahieren können. Informationen, die professionelle Nutzer beim Überprüfen von Relationship Intelligence im Web Client sehen, sind besonders geeignet für InterAction.
Typische Beispiele für Profilfelder sind:
- Mandantenstatus
- Umsatz Jahr bisher (YTD Revenue)
- Umsatz Vorjahr
- Umsatz vor 2 Jahren
- Personaldaten (Stufe, Status, Fachgebiet usw.)
[A] Informationen über die Mandanten Ihrer Organisation können für Fachkräfte in Ihrer Organisation sehr nützlich sein.
Kriterien für Suchen und Berichte, die für Marketing oder Geschäftsentwicklung nützlich sind
Fragen Sie sich, ob das Feld als Kriterium für Suchen oder in InterAction-Berichten verwendet wird. Daten, die für Marketinggruppen nützlich sind, fallen oft in diese Kategorie. Wenn ja, ist das Feld wahrscheinlich geeignet.
Typische Beispiele für Daten, die für das Marketing nützlich sind:
- Mandantenstatus
- Umsatz Jahr bisher (YTD Revenue)
- Umsatz Vorjahr
- Umsatz vor 2 Jahren
Marketing könnte diese Daten zum Beispiel für eine Suche verwenden, wenn eine spezielle Aussendung an alle aktiven Mandanten erfolgen soll, die im letzten Jahr mehr als 2 Millionen abgerechnet haben. Die Suchkriterien wären dann etwa:
Umsatz Vorjahr > 2000000
UND
Mandantenstatus = „Aktiv“