Wenn Sie Kontaktinformationen über Application Collaboration importieren, fügen Sie entweder neue Kontakte zu InterAction hinzu oder aktualisieren bestehende Kontakte.
Wenn Sie die InterAction-Software zum ersten Mal bereitstellen, sind in InterAction noch keine Kontakte vorhanden. In der Regel importieren Sie Ihre Kontakte aus Ihrem Personalverwaltungssystem über Application Collaboration. Außerdem werden neue Mitarbeitende, die Ihrem Unternehmen beitreten und im Personalverwaltungssystem erfasst werden, ebenfalls über Application Collaboration in InterAction übernommen.
In manchen Fällen sind bereits Kontakte in InterAction vorhanden, wenn Sie Application Collaboration ausführen. Um zu verhindern, dass Application Collaboration doppelte Kontakte erstellt, müssen Sie eine Mapping-Option festlegen.
Application Collaboration kann bestehende InterAction-Kontakte zuordnen, wenn derselbe Kontakt sowohl in InterAction als auch im externen System vorhanden ist. Nach der Zuordnung verhält sich der Kontakt wie ein Kontakt, der von Application Collaboration hinzugefügt wurde. Sie können den Kontakt mit Änderungen aus dem externen System aktualisieren.
Es gibt vier verschiedene Mapping-Optionen. Diese Optionen legen im Wesentlichen die Kriterien fest, die Application Collaboration beim Vergleich der importierten Kontakte mit bestehenden Kontakten in InterAction verwendet:
- Keine
- Zusätzliche Informationen
- Name
- InterAction-Kontakt-ID
Neben der Auswahl Ihrer Mapping-Option müssen Sie festlegen, ob Application Collaboration den Kontakt beansprucht. Wenn Sie einen Kontakt beanspruchen, kann nur eine externe Datenquelle den Kontakt aktualisieren. Auf dem Kontakt wird eine SYS_ID gesetzt, damit die externe Datenquelle den entsprechenden Kontakt identifizieren und aktualisieren kann. Wenn Sie einen Kontakt nicht beanspruchen, können mehrere Datenquellen den Kontakt aktualisieren und es wird keine SYS_ID gesetzt. Weitere Informationen finden Sie unter Beanspruchen oder nicht beanspruchen.
In diesem Abschnitt werden folgende Themen behandelt:
- Verwendung der Mapping-Option „Keine“
- Mapping nach zusätzlichem Informationsfeld
- Mapping nach Name
- Mapping nach InterAction-Kontakt-ID
- Mapping von Kontakten, die sich nicht im Quellordner befinden
- Die beste Mapping-Option auswählen
- Mapping-Optionen für einen Unternehmens- oder Personendatensatz festlegen
- Steuern, ob InterAction-Benutzer Unternehmens- oder Personennamen bearbeiten können
- Beanspruchen oder nicht beanspruchen
Verwendung der Mapping-Option „Keine“
Bei dieser Option versucht Application Collaboration nicht, bestehende Kontakte zuzuordnen. Wenn derselbe Kontakt sowohl in InterAction als auch im externen System existiert, erstellt Application Collaboration ein Duplikat.
Wählen Sie diese Option, wenn Ihre InterAction-Datenbank beim ersten Datenimport mit Application Collaboration noch keine Daten enthält. In diesem Fall sind die anderen Mapping-Optionen nicht erforderlich, da es keine Daten zum Zuordnen gibt.
Mapping nach zusätzlichem Informationsfeld
Bei dieser Option ordnet Application Collaboration Kontakte zu, indem der Wert in einem bestimmten zusätzlichen InterAction-Feld mit einem aus dem externen System importierten Feldwert verglichen wird. Wenn der Wert aus dem externen System mit dem Wert in InterAction übereinstimmt, wird der InterAction-Kontakt zugeordnet.
Sie können das zu verwendende zusätzliche InterAction-Feld auswählen. Application Collaboration fügt dann der Datensatz-Tabelle eine zusätzliche Spalte hinzu. Diese Spalte wird mit dem Namen des zusätzlichen InterAction-Feldes benannt.
Sie haben außerdem zwei weitere Optionen beim Mapping nach zusätzlichem Feld:
- Nach Kontaktname zuordnen, wenn keine Übereinstimmung über das zusätzliche Feld gefunden wird
- Optionen „Wenn keine Übereinstimmung gefunden wird“
Wenn Sie das Kontrollkästchen Nach Kontaktname zuordnen... auf der Registerkarte Beanspruchen aktivieren, ordnet Application Collaboration nach Kontaktname zu, falls das zusätzliche Feld nicht gefunden werden kann. Wird der Kontaktname gefunden, wird das zusätzliche Feld dem Kontakt hinzugefügt.
Wenn keine Übereinstimmung gefunden wird, können Sie auf der Registerkarte Beanspruchen entweder festlegen, Einen neuen Kontakt hinzufügen oder Einen Fehler im SQL Results-Protokoll schreiben. Wenn Sie sich entscheiden, den Kontakt hinzuzufügen, wird der Kontakt angelegt und das zusätzliche Feld beim Kontakt gesetzt.
Beim Importieren füllen Sie diese Spalte mit dem Wert, der in InterAction abgeglichen werden soll.
Beachten Sie bei der Auswahl des zusätzlichen InterAction-Feldes für das Mapping, dass das Feld für jeden Kontakt in InterAction einen eindeutigen Wert enthalten muss. Ist der Wert nicht eindeutig, erzeugt Application Collaboration während der Transformation einen Fehler.
Außerdem muss der Wert des zusätzlichen Feldes sowohl für Personen als auch für Unternehmen eindeutig sein. Wenn Sie beispielsweise ein globales zusätzliches Feld namens Kundencode zum Mapping auswählen und sowohl ein Personen- als auch ein Unternehmenskontakt denselben Wert in diesem Feld haben, kann Application Collaboration keinen der Kontakte zuordnen und erzeugt einen Konflikt. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie InterAction mit Personen, Unternehmen oder beidem befüllen.
Sie können entweder ein globales oder ein ordnerspezifisches zusätzliches Feld verwenden. Es kann sich um ein Einzelwert- oder Mehrwertfeld handeln.
Wenn Ihr Kunden-Ordner beispielsweise ein ordnerspezifisches Feld für den Kundencode hat, können Sie dieses für das Mapping der Kontakte verwenden. In diesem Beispiel ordnet Application Collaboration einen Kontakt zu, wenn beide folgenden Bedingungen erfüllt sind:
- Im Feld „Kundencode“ steht ein Wert, der mit dem aus dem externen System importierten Kundencode übereinstimmt.
- Der Kontakt ist bereits mit dem Kunden-Ordner verknüpft (dies ist erforderlich, damit das ordnerspezifische zusätzliche Feld einen Wert hat).
Sie können sowohl nach aktiven als auch nach inaktiven globalen zusätzlichen Feldern mappen.
Der Kundencode ist in der Regel ein gutes Feld für Zeit- und Abrechnungssysteme, während Sozialversicherungs- oder Personalnummern für Personalverwaltungssysteme nützlich sind.
Mapping nach Name
Bei dieser Option ordnet Application Collaboration Kontakte zu, indem der aus dem externen System importierte Kontaktname mit den Kontaktnamen in InterAction verglichen wird.
Diese Methode ist nicht so zuverlässig wie die Verwendung eines zusätzlichen Feldes, da Kontaktnamen in InterAction nicht eindeutig sein müssen und die Namen in beiden Systemen unterschiedlich eingegeben worden sein können. Außerdem dauert diese Methode länger.
Dennoch ist diese Methode in der Regel für das fortlaufende Mapping nützlich. Weitere Informationen finden Sie unter Mapping während der laufenden Integration. Diese Methode ist auch hilfreich, wenn Sie den Kontakt nicht beanspruchen. Siehe Beanspruchen oder nicht beanspruchen für weitere Informationen.
Wenn mehrere Kontakte als potenzielle Übereinstimmungen gefunden werden und der Datensatz so eingestellt ist, dass die externe Datenquelle den Kontakt beansprucht, erstellt Application Collaboration offene Beanspruchungen. Ein Administrator muss dann manuell auswählen, welcher der potenziellen Kontakte zugeordnet werden soll.
Weitere Informationen zur Auflösung offener Beanspruchungen finden Sie unter Beanspruchungen abgleichen.
Einbeziehen von Firmennamen in die Suche
Wenn Sie die Option „Nach Name mappen“ für einen Personendatensatz wählen, können Sie festlegen, dass der Firmenname als Kriterium für die Zuordnung von Kontakten berücksichtigt wird. Wenn Sie diese Option wählen, wird ein Kontakt nur dann gefunden und zugeordnet, wenn sowohl der Personenname als auch das Unternehmen in InterAction mit den in die Datensatz-Tabelle importierten Personen- und Unternehmensinformationen übereinstimmen.
Mit dieser Option gelten beispielsweise die folgenden zwei Kontakte nicht als Duplikate:
- John Smith bei Telenorth Financial Services
- John Smith bei Justus Software, Inc.
Beachten Sie, dass beim Importieren von Personen keine Firmennamen importiert werden – stattdessen wird die SYS_ID des Unternehmens in die Spalte COMPANY_SYS_ID des Personendatensatzes übernommen. Daher wird beim Mapping von Personen mit Firmenbezug nicht der Firmenname, sondern die Unternehmenssystem-ID verwendet. Sie können diese Option also nur nutzen, wenn Sie auch die Unternehmen für die Personen aus derselben Datenquelle importieren und das Unternehmen beanspruchen. Wenn Sie das Unternehmen nicht beanspruchen, gibt es keine SYS_ID.
Mapping nach InterAction-Kontakt-ID
Mit dieser Option können Sie Kontakte aus InterAction exportieren, extern aktualisieren und die Daten anschließend wieder in InterAction importieren.
Wenn diese Option ausgewählt ist, enthält die Datensatz-Tabelle die folgenden zwei Spalten:
- LISTING_SRC_ID – füllt diese Spalte mit der Quell-ID des Kontakts.
- LISTING_ID – füllt diese Spalte mit der Kontakt-ID.
Wenn beispielsweise die Spalte LISTING_ID für eine Zeile den Wert 90 enthält und die Spalte LISTING_SRC_ID den Wert 2, wird der bestehende InterAction-Kontakt mit denselben ID-Werten gefunden und zugeordnet. Die Kombination aus Quell-ID und Kontakt-ID identifiziert Kontakte in InterAction eindeutig.
Bei Verwendung dieser Mapping-Option erstellt Application Collaboration keine neuen Kontakte. Da die zu verwendenden Kontakt-IDs aus InterAction stammen müssen, ist eine ID, die keinem bestehenden Kontakt entspricht, entweder falsch oder steht für einen Kontakt, der aus InterAction gelöscht wurde und nicht erneut hinzugefügt werden sollte.
Beachten Sie, dass die Spalten LISTING_ID und LISTING_SRC_ID mit Firm Contacts verwendet werden, nicht mit Benutzerkontakten. In InterAction werden Firm Contacts in der Tabelle INT_AUX_LISTING gespeichert.
Was passiert, wenn der zu aktualisierende Kontakt mit einem anderen Kontakt zusammengeführt wurde?
Wenn Sie Application Collaboration zum Aktualisieren von Kontakten nach Kontakt-ID verwenden, kann es sein, dass die in der Datensatz-Tabelle angegebenen IDs auf einen Kontakt verweisen, der bei einer Dubletten-Zusammenführung verloren hat. Angenommen, Ihre Personendaten enthielten zwei Versionen des Kontakts John Smith. Sie haben diese Daten exportiert, um sie extern zu bereinigen. In InterAction hat ein Benutzer die beiden John Smith-Datensätze zusammengeführt und so einen einzigen Kontakt erstellt.
Wenn Sie die Daten mit dem Datensatz aktualisieren, haben Sie nun zwei verschiedene Kontakt-IDs für John Smith – eine verweist auf den Kontakt, der bei der Zusammenführung gewonnen hat, die andere auf die Version, die verloren hat. Application Collaboration löst diese Situation, indem für jeden Kontakt die Zusammenführungshistorie geprüft und die Version gefunden wird, die bei der Zusammenführung gewonnen hat. Alle Aktualisierungen für die Version von John Smith, die verloren hat, werden also auf den zusammengeführten gültigen Kontakt angewendet. Dies gilt nur beim Mapping nach Kontakt-ID.
Mapping von Kontakten, die sich nicht im Quellordner befinden
Normalerweise befinden sich alle bestehenden Kontakte in InterAction, die mit Kontakten im externen System übereinstimmen, im festgelegten Quellordner. Wenn Sie beispielsweise Unternehmen in „Firm Contacts – Companies“ importieren, befinden sich alle Unternehmen, die mit den importierten Daten übereinstimmen, wahrscheinlich auch im Ordner Firm Contacts – Companies. Dies ist die empfohlene Konfiguration für InterAction.
Wenn jedoch ein passender Kontakt in InterAction existiert, aber nicht im festgelegten Quellordner ist, wird er zwar zugeordnet, aber nicht verschoben. Nach Abschluss der Transformation bleibt der zugeordnete Kontakt weiterhin in seinem ursprünglichen Quellordner.
In einer Standardinstallation von InterAction sollte dies kein Problem darstellen, da alle Geschäftskontakte (die am ehesten mit Kontakten im externen System übereinstimmen) in einem der Haupt-Quellordner für öffentliche Kontakte sein sollten.
Die beste Mapping-Option auswählen
Die beste Mapping-Option für Ihr Szenario kann sich je nach aktuellem Vorgehen mit Application Collaboration ändern. Es gibt zwei grundlegende Szenarien:
- Der Initialimport – Dies ist das erste Mal, dass Sie den Großteil der Kontakte aus einem externen System importieren.
- Laufende Integration – Dies ist nach dem Initialimport, wenn Sie InterAction regelmäßig mit aktualisierten Daten aus dem externen System aktualisieren.
Sie müssen möglicherweise beim Initialimport eine andere Mapping-Option verwenden als bei der laufenden Integration. Wie Sie die Mapping-Option für einen bestehenden Unternehmens- oder Personendatensatz ändern, erfahren Sie unter Mapping-Optionen für einen Unternehmens- oder Personendatensatz festlegen.
Mapping beim Initialimport
Sie müssen nur dann eine Mapping-Option beim Initialimport wählen, wenn InterAction bereits Kontakte enthält, die mit denen im externen System doppelt sein könnten. Wenn Sie ein leeres InterAction-System befüllen, können Sie die Mapping-Option Keine wählen und Application Collaboration die Kontakte ohne Dublettenprüfung anlegen lassen.
Sie können auch Keine wählen, wenn die Daten aus dem externen System und die bestehenden InterAction-Daten sich nicht überschneiden. Wenn Sie beispielsweise Application Collaboration verwenden, um Unternehmen zu importieren, und InterAction derzeit nur Personen enthält.
Wenn Ihr bestehendes InterAction-System Daten enthält, die sich mit dem externen System überschneiden könnten, müssen Sie eine Mapping-Option wählen. Die beste Option hängt vom Zustand Ihrer Daten in beiden Systemen ab:
- Wenn in den bestehenden InterAction-Daten zusätzliche Felder mit identifizierenden Informationen wie Kundencode ausgefüllt sind, wählen Sie das Mapping nach zusätzlichem Feld. Dies ist wesentlich genauer als das Mapping nach Name. Denken Sie daran, dass der Identifikator eindeutig sein muss – mehr als ein Kontakt darf nicht denselben Identifikator haben. Gute Optionen sind Kundencode, Sozialversicherungsnummer oder Personalnummer.
-
Wenn in den bestehenden InterAction-Daten keine identifizierenden Informationen vorhanden sind, müssen Sie das Mapping nach Name wählen.
Beachten Sie, dass diese Methode beim ersten Import deutlich langsamer ist. Sie ist auch weniger genau – wenn ein Kontakt im externen System mit mehreren Namen in InterAction übereinstimmt, muss jemand manuell den richtigen Kontakt zuordnen.
Mapping während der laufenden Integration
Wenn Sie Application Collaboration für die laufende Integration verwenden, ist es sehr wahrscheinlich, dass regelmäßig Duplikate entstehen können.
Beispielsweise könnte ein Benutzer ein neues Unternehmen in InterAction als Interessent anlegen. Wenn dieses Unternehmen Kunde wird, wird es im Buchhaltungssystem erfasst. Beim nächsten Import und der Transformation der Abrechnungsdaten muss der zuvor als Interessent angelegte Kontakt mit dem neuen Kunden aus dem Buchhaltungssystem abgeglichen und zugeordnet werden.
Die beste Option in diesem Fall ist in der Regel das Mapping nach Name. Das liegt daran, dass das identifizierende Feld häufig erst existiert, wenn der Kontakt Teil des externen Systems wird. Interessenten haben zum Beispiel normalerweise keine Kundennummer, die mit Ihrem Buchhaltungssystem verknüpft ist, und potenzielle Mitarbeitende haben keine Personalnummer, die mit Ihrem Personalverwaltungssystem verknüpft ist.
Wenn die InterAction-Benutzer die eindeutige Kennung (wie z. B. den Mandantencode) hinzufügen, können Sie die Kontakte stattdessen über ein zusätzliches Feld abgleichen. Dies ist jedoch selten der Fall.
Beachten Sie, dass beim Abgleich nach Name nicht automatisch alle Kontakte zugeordnet werden. Wenn zum Beispiel der Name im externen System anders formatiert ist und nicht mit den Informationen in InterAction übereinstimmt, wird der InterAction-Kontakt nicht zugeordnet und Application Collaboration erstellt einen neuen Kontakt. In diesem Fall können Sie die Dubletten-Zusammenführungsfunktionen von InterAction nutzen, um den bestehenden InterAction-Kontakt mit dem von Application Collaboration erstellten neuen Kontakt zusammenzuführen.
Mapping-Optionen für einen Firmen- oder Personendatensatz festlegen
Weitere Informationen darüber, wie die Mapping-Optionen funktionieren, finden Sie unter Kontakte zwischen Ihren externen Datenquellen und InterAction abgleichen.
- Klicken Sie in der Konsolenliste mit der rechten Maustaste auf den Firmen- oder Personendatensatz, den Sie ändern möchten, und wählen Sie Bearbeiten.
- Wählen Sie die Registerkarte Claim.
-
Wählen Sie unter Kontakt abgleichen anhand von die Methode aus, mit der die erfassten Kontakte mit bestehenden InterAction-Kontakten abgeglichen werden sollen:
Um So gehen Sie vor Kontakte anhand des Namens abgleichen Wählen Sie Kontaktname. Kontakte anhand eines globalen zusätzlichen Feldes abgleichen Wählen Sie Zusätzliche Informationen und dann das zusätzliche Feld aus der Dropdown-Liste. Kontakte anhand eines ordnerspezifischen zusätzlichen Feldes abgleichen - Wählen Sie Zusätzliche Informationen und dann Durchsuchen.
- Geben Sie Suchkriterien für den Ordner ein und wählen Sie Suchen, dann wählen Sie den Ordner aus und klicken auf OK.
- Wählen Sie das zusätzliche Feld aus der Dropdown-Liste. Die Liste enthält sowohl globale als auch ordnerspezifische zusätzliche Felder für den ausgewählten Ordner.
Kontakte anhand der InterAction-Kontakt-ID abgleichen. Wählen Sie InterAction-Kontakt (Listing-ID). Beachten Sie, dass Sie diese Option nur zum Aktualisieren bestehender Kontakte verwenden können; neue Kontakte werden damit nicht hinzugefügt. - Klicken Sie auf OK.
- Diese Änderung kann die in der Tabelle für den Datensatz verwendeten Spalten beeinflussen. Passen Sie Ihre Erfassungsroutine entsprechend an, um diese Änderung zu berücksichtigen.
Steuern, ob InterAction-Benutzer Firmen- oder Personennamen bearbeiten dürfen
Diese Option steuert nur die Nameninformationen für die Kontakte, die mit dem Datensatz befüllt wurden. Bei einer Firma betrifft dies die Firmennamenfelder. Bei einer Person betrifft dies Name, Berufsbezeichnung, Abteilung und Assistent.
Diese Option gilt nur im Windows Client; die Bearbeitungsrechte für Web Client-Benutzer werden durch das Datenänderungsmanagement gesteuert. Weitere Informationen finden Sie unter Application Collaboration und Datenänderungsmanagement.
Weitere Informationen zu dieser Option finden Sie unter InterAction-Benutzern das Bearbeiten der Daten erlauben.
Beachten Sie, dass dies nur das Bearbeiten der InterAction-Daten ermöglicht; Änderungen, die in InterAction vorgenommen werden, werden nicht an das externe System übertragen.
- Klicken Sie in der Konsolenliste mit der rechten Maustaste auf den Firmen- (
) oder Personen- (
) Datensatz, den Sie ändern möchten, und wählen Sie Bearbeiten.
- Wählen Sie die Registerkarte Claim.
-
Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
Um So gehen Sie vor InterAction-Benutzern mit entsprechenden Zugriffsrechten erlauben, die Daten aus dem externen System zu bearbeiten. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzern das Bearbeiten erlauben.... Die Daten aus dem externen System sperren, sodass InterAction-Benutzer sie nicht bearbeiten können. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzern das Bearbeiten erlauben.... -
Klicken Sie auf OK.
Das Ändern dieser Option für den Datensatz wirkt sich nicht auf die Bearbeitbarkeit von Kontakten aus, die zuvor mit dem Datensatz befüllt wurden. Sie müssen die Daten aus dem externen System erneut erfassen und transformieren, um die Änderung bei bestehenden Kontakten zu sehen.
Claim oder nicht Claim
Wenn Sie Ihre Firmen- oder Personendatensätze erstellen, stehen auf der Registerkarte Claim zwei Claiming-Optionen zur Auswahl. Sie können eine der folgenden Optionen wählen:
- Kontakte, die durch diesen Datensatz hinzugefügt oder aktualisiert wurden, claimen
- Kontakte aktualisieren oder hinzufügen, ohne sie durch diesen Datensatz zu claimen
Wählen Sie die Option Kontakte claimen..., wenn Ihre Kontakte nur von einer einzigen externen Datenquelle aktualisiert werden sollen. Diese Option setzt eine SYS_ID auf jeden Kontakt, sodass Application Collaboration die Kontakte der externen Datenquelle einfach mit den entsprechenden Kontakten in InterAction abgleichen kann.
Für fortlaufende Aktualisierungen gilt: Wenn Sie Kontakte, die durch diesen Datensatz hinzugefügt oder aktualisiert wurden, claimen ausgewählt haben, erfolgt das Mapping durch Application Collaboration immer zuerst über die SYS_ID, unabhängig davon, welche Mapping-Option auf der Registerkarte Claim ausgewählt ist.
Wählen Sie die Option Kontakte aktualisieren oder hinzufügen, ohne sie zu claimen..., wenn Ihre Kontakte von mehreren externen Datenquellen aktualisiert werden sollen. Beim ersten Import der Kontakte wählen Sie die Option Keine für das Mapping. Die Kontakte werden hinzugefügt, aber es wird keine SYS_ID auf dem Kontakt gesetzt.
Für fortlaufende Aktualisierungen stellen Sie sicher, dass Sie die Mapping-Option auf Kontaktname ändern. Wenn die Option auf Keine bleibt, werden dieselben Kontakte erneut als Duplikate hinzugefügt. Neue Kontakte, die in der externen Datenquelle hinzugefügt wurden, werden in InterAction übernommen, wenn Sie die Option Wenn keine Übereinstimmung gefunden auf Neuen Kontakt hinzufügen setzen.