Unabhängig davon, welche Einstellung Sie für die Option „Bearbeiten erlauben“ gewählt haben, kann der angemeldete Benutzer, wenn er IAADMIN oder Ordneradministrator ist, die Daten bearbeiten.
InterAction bietet zwei Möglichkeiten, Änderungen an den Daten, die mit Application Collaboration importiert wurden, zu steuern:
- Die meisten Datensätze können mit der Option „Bearbeiten in InterAction erlauben“ konfiguriert werden. Dadurch können Benutzer die Daten im Windows Client bearbeiten. Dies gilt in erster Linie für Windows Client-Benutzer; der Web Client ignoriert die Option „Bearbeiten erlauben“ immer für alle Datensätze außer dem zugehörigen Kontaktdatensatz.
- Sie können das Regelwerk für das Datenänderungsmanagement für die Datenquelle konfigurieren. Wenn Benutzer im Web Client Änderungen an den Daten vornehmen, werden diese Änderungen durch den Prozess des Datenänderungsmanagements geleitet.
Diese Optionen werden in den folgenden Abschnitten behandelt:
- Verwendung der Option „Bearbeiten erlauben“ für einen Datensatz
- Application Collaboration und Datenänderungsmanagement
- Beispiel für die gemeinsame Nutzung von Datenänderungsmanagement und Application Collaboration
- Wann sollte ich die Option „Bearbeiten erlauben“ verwenden?
Verwendung der Option „Bearbeiten erlauben“ für einen Datensatz
Für Firmen- und Personendatensätze heißt die Option Benutzern erlauben, alle Namensfelder in InterAction zu bearbeiten.
Wenn die Option Bearbeiten in InterAction erlauben für einen Datensatz ausgewählt ist, können Endbenutzer mit entsprechenden Zugriffsrechten die mit diesem Datensatz in InterAction importierten Daten bearbeiten. In der Regel gilt dies nur im Windows Client, da Änderungen im Web Client durch den Prozess des Datenänderungsmanagements gesteuert werden (siehe Application Collaboration und Datenänderungsmanagement).
Beachten Sie, dass Änderungen, die in InterAction vorgenommen werden, nur in InterAction gespeichert werden; die Änderungen werden nicht auch an das externe System übertragen.
Wenn Bearbeiten in InterAction erlauben für einen Datensatz nicht ausgewählt ist, sind alle mit diesem Datensatz in InterAction importierten Daten in InterAction gesperrt. Benutzer mit Zugriffsrechten, die normalerweise das Bearbeiten dieser Daten erlauben würden, können die Daten nun nicht mehr bearbeiten. In diesem Fall „gehören“ die Daten im Wesentlichen dem externen System und sind die maßgebliche Quelle für alle Änderungen. Auch dies gilt in erster Linie im Windows Client.
Die Option Bearbeiten in InterAction erlauben ist für die folgenden Datensätze verfügbar:
- Firma
- Person
- Adresse
- Zusatzfeld (sowohl Einzel- als auch Mehrfachwert)
- Zugehöriger Kontakt (da diese Daten nicht durch das Datenänderungsmanagement verwaltet werden, steuert die Option, was Benutzer im Web Client sowie im Windows Client tun können und was nicht)
- Notizen (wie bei zugehörigen Kontakten gilt diese Option auch im Web Client sowie im Windows Client)
- Modul (Akten, Engagement oder Opportunity – siehe das jeweilige Benutzerhandbuch für das zugehörige Modul)
Die Option „Bearbeiten erlauben“ gilt nicht für die folgenden Datensätze:
- Aktivität
- Klassifizierung
- Gruppenmitglied
- Ordnerverknüpfung
Dies liegt daran, dass die von diesen Datensätzen hinzugefügten Daten nie durch Application Collaboration gesperrt werden. Benutzer mit entsprechenden Zugriffsrechten können Aktivitäten, Klassifizierungen und Ordnerzugehörigkeiten immer bearbeiten, unabhängig davon, ob die Daten mit Application Collaboration befüllt wurden.
Sie legen die Option Bearbeiten in InterAction erlauben für jeden erstellten Datensatz unabhängig fest. Sie können zum Beispiel das Bearbeiten für Zusatzfelder erlauben, aber nicht für Adressen. Da Sie verschiedene Datensätze desselben Typs verwenden können, sind Sie sehr flexibel. Sie könnten beispielsweise zwei separate Zusatzfeld-Datensätze einrichten – einen, um Felder zu befüllen, die bearbeitet werden dürfen, und einen, um Felder zu befüllen, die gesperrt sein sollen.
Wenn Sie Application Collaboration für eine einmalige Datenkonvertierung verwenden, erlauben Sie das Bearbeiten für alle Datensätze. Denn InterAction wird für alle zukünftigen Aktualisierungen der Daten verwendet. Die Standard-Sicherheitsfunktionen von InterAction können die Daten bei Bedarf schützen.
Wenn Sie Application Collaboration für eine laufende Integration mit einem externen System wie einem Zeit- und Abrechnungssystem oder Buchhaltungssystem verwenden, richten Sie das Ernten und Transformieren in der Regel so ein, dass es regelmäßig stattfindet. Beispielsweise könnten Sie es so einrichten, dass neue und geänderte Abrechnungsinformationen einmal pro Woche erfasst und dann in InterAction übernommen werden. So bleiben die Daten aktuell.
Wenn ein Benutzer Informationen aus dem externen System bearbeitet, gehen diese Änderungen beim nächsten Transformationslauf von Application Collaboration verloren. Aus diesem Grund sollten Sie das Bearbeiten bei laufender Integration normalerweise nicht erlauben. Vorschläge, wann Sie diese Option verwenden sollten, finden Sie unter Wann sollte ich die Option „Bearbeiten erlauben“ verwenden?
Application Collaboration und Datenänderungsmanagement
Der Prozess des Datenänderungsmanagements in InterAction definiert Regeln, die bestimmen, wie Änderungen an Kontakten im Web Client behandelt werden. Beispielsweise könnte eine Regel vorschreiben, dass alle neuen Adressen, die dem Kontakt hinzugefügt werden, nachträglich von den Datenverwaltern überprüft werden, während eine andere Regel verlangt, dass Änderungen am Firmennamen zur Genehmigung an die Datenverwalter eingereicht werden müssen, bevor die Aktualisierung überhaupt erfolgen kann.
Jede Application Collaboration-Datenquelle hat ein entsprechendes Regelwerk. Das Regelwerk wird auf die Daten angewendet, die von dieser Datenquelle stammen. Wenn Benutzer die Daten im Web Client ändern, werden diese Änderungen gemäß den Regeln des Datenänderungsmanagements verwaltet. So können Fachkräfte ihre Änderungen beitragen (die möglicherweise besser sind als die im externen System), während Ihre Organisation gleichzeitig die Daten im separaten externen System pflegen kann.
Wenn Sie eine neue Datenquelle in Application Collaboration erstellen, legt InterAction dieses entsprechende Regelwerk automatisch an. Das Regelwerk verwendet die Standardregelensammlung für externe Systeme, die verlangt, dass alle Änderungen an den Daten des externen Systems zur Genehmigung an den Datenverwalter eingereicht werden, während neue Daten, die zu den Kontakten hinzugefügt werden (wie neue Adressen), erlaubt sind, aber zur Überprüfung an den Datenverwalter gesendet werden.
Standardmäßig verwendet das Regelwerk für eine Datenquelle die Gruppe „Datenadministratoren“ als Besitzer. Sie können dies bei Bedarf bei der Konfiguration des Regelwerks in InterAction Administrator ändern.
Sie können das Regelwerk für eine Datenquelle konfigurieren, wenn Sie das Verhalten ändern möchten. Die Regelwerke werden im InterAction Administrator konfiguriert.
Wenn Sie ein Regelwerk für eine Datenquelle konfigurieren, gelten die Regeln des Datenänderungsmanagements für die mit den folgenden Datensätzen importierten Daten:
- Firma (alle Namensfelder – siehe Was sind Namensinformationen in InterAction?)
- Person (alle Namensfelder – siehe Was sind Namensinformationen in InterAction?)
- Adresse (sowohl Telefonnummern als auch Adressen unterliegen dem Datenänderungsmanagement)
Die Regeln des Datenänderungsmanagements haben keinen Einfluss auf Daten, die über die Datensätze Zusatzfeld, zugehöriger Kontakt, Notizen, Klassifizierung, Aktivität oder Ordnerverknüpfung importiert werden.
Beispiel für die gemeinsame Nutzung von Datenänderungsmanagement und Application Collaboration
Die Regelwerke für externe Systeme sind so konzipiert, dass Web Client-Benutzer Anfragen zur Aktualisierung der aus externen Systemen stammenden Daten senden können. Angenommen, Sie verwenden Application Collaboration, um Kundendaten aus Ihrem Buchhaltungs- oder Zeit- und Abrechnungssystem zu importieren. Sie erstellen dafür eine Datenquelle namens Buchhaltungssystem und konfigurieren Datensätze, um die Kontakte zu erstellen und Zusatzfelder mit Finanzinformationen zu aktualisieren. Sie importieren außerdem mehrere Adressen und Telefonnummern der Kunden.
In diesem Szenario soll Ihr Buchhaltungssystem die Hauptquelle der Daten sein. Alle Änderungen an den Daten sollten in diesem System vorgenommen werden, da die Daten regelmäßig in InterAction übernommen und aktualisiert werden. Was passiert jedoch, wenn ein professioneller Endbenutzer erfährt, dass ein Kunde an eine neue Adresse umzieht? Diese Adressänderung sollte im Buchhaltungssystem vorgenommen werden, nicht nur in InterAction.
Um dies zu erreichen, müsste das Regelwerk für das Datenänderungsmanagement Ihrer Buchhaltungsdatenquelle wie folgt konfiguriert sein:
- Das Regelwerk verwendet die Standardregelensammlung „Extern verwaltet“ (diese kann bei Bedarf angepasst werden). Diese Regelensammlung verlangt, dass alle neuen Daten für die Kontakte überprüft werden und alle Änderungen an den Daten aus dem externen System zur Genehmigung eingereicht werden.
- Der Besitzer des Regelwerks ist der Datenverwalter, der für die Aktualisierung der Daten im Buchhaltungssystem verantwortlich ist.
Wenn nun ein Web Client-Benutzer die Adresse ändert, die aus dem Buchhaltungssystem stammt, löst die Änderung ein Einreichungs-Ticket für das Änderungsmanagement aus. Der für die Überprüfung dieser Tickets zuständige Datenverwalter sieht die angeforderte Änderung in seinem Posteingang für das Datenänderungsmanagement. Diese Person kann die Änderung dann beim Kunden im Buchhaltungssystem vornehmen. Beim nächsten Datenimport wird InterAction mit den neuen Daten aktualisiert.
Wann sollte ich die Option „Bearbeiten erlauben“ verwenden?
Die Option, das Bearbeiten für einen Datensatz zu erlauben, ist nützlich, wenn Sie Application Collaboration für eine einmalige Konvertierung verwenden. In diesem Fall stammen die Daten nur einmal aus dem anderen System; alle weiteren Aktualisierungen erfolgen in InterAction. Für diese Art der Konvertierung erlauben Sie das Bearbeiten für alle Datensätze in der Datenquelle.
Die Option kann auch nützlich sein, wenn Sie Application Collaboration für laufende Aktualisierungen verwenden, wobei Sie jedoch vorsichtiger sein müssen, da Benutzeränderungen möglicherweise überschrieben werden. Angenommen, Sie importieren Kunden und deren Finanzinformationen mit Application Collaboration in InterAction. Die Firmennamen im Buchhaltungssystem sind die vollständigen rechtlichen Namen der Unternehmen. Obwohl die Namen aus Abrechnungssicht korrekt sind, sind sie für Marketingzwecke in InterAction nicht hilfreich. Da die Namen in Mailings, Suchen und Berichten in InterAction verwendet werden, möchte Ihre Organisation diese Namen in InterAction bereinigen.
In diesem Fall würden Sie die Option Bearbeiten erlauben für den Firmendatensatz aktivieren, der zur Erstellung der Kunden verwendet wird. Zusätzlich würden Sie die entsprechenden Felder auf der Registerkarte Datenregeln für den Datensatz deaktivieren. Dadurch wird verhindert, dass Application Collaboration diese Felder überschreibt.
Nach dem Import der Daten aus dem anderen System können Benutzer die Firmennamen in InterAction nach Bedarf bearbeiten.
Aber was ist mit dem Datenänderungsmanagement?
Wie unter Application Collaboration und Datenänderungsmanagement beschrieben, können Benutzer im Web Client die Daten aus dem externen System immer bearbeiten, unabhängig von den Einstellungen für den Datensatz. Ihre Änderungen können durch den Prozess des Änderungsmanagements geleitet werden. Normalerweise ist dies dazu gedacht, Änderungen an das ursprüngliche externe System zurückzugeben – zum Beispiel, wenn ein Benutzer eine Adresse im Web Client ändert. Diese Änderung wird an den für das Buchhaltungssystem zuständigen Datenverwalter gesendet, der dann das Buchhaltungssystem aktualisiert.
Wenn Sie Änderungen an den externen Systemdaten direkt in InterAction erlauben (wie im obigen Beispiel mit dem Firmennamen), besteht der einzige Unterschied darin, dass der Datenverwalter die Änderung im InterAction Windows Client statt im externen System vornehmen kann. Wenn zum Beispiel ein Web Client-Benutzer den Firmennamen TELENORTH FINANCIAL SERVICES INCORPORATED einfach in TeleNorth Financial Services ändert, kann der Datenverwalter das Unternehmen direkt in InterAction mit dem korrekten Namen aktualisieren.
Sie können die Regeln auch so anpassen, dass diese Arten von Änderungen akzeptiert werden oder nur eine Überprüfung statt einer Einreichung erfordern. Dies tun Sie, indem Sie die Regeln für das Regelwerk des externen Systems ändern.