Es ist wichtig, die Daten, die Sie in InterAction einbringen, zu bewerten, um sicherzustellen, dass Sie einen Plan für die Verwaltung von Aktualisierungen dieser Informationen haben. Dieser Plan sollte Folgendes beinhalten:
- Ob die Informationen direkt in InterAction bearbeitet werden können oder ob die Informationen in einem externen System aktualisiert und regelmäßig über Application Collaboration oder den erweiterten Import in InterAction übernommen werden sollen.
- Falls Informationen in InterAction aktualisiert werden können, welche Data Change Management-Regeln auf die von den Nutzern vorgenommenen Änderungen angewendet werden sollen.
- Welche Nutzer für die Verwaltung der Aktualisierungen von Kontakten verantwortlich sind und sicherstellen, dass wichtige Kontakt-Sammlungen fortlaufend überprüft werden.
- Wer Zugriff auf die Daten haben sollte.
Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Abschnitten:
Ziele des Data Change Management
Wie im Leitfaden InterAction Grundlegende Konzepte beschrieben, ermöglicht Ihnen die Data Change Management-Funktion, Regeln festzulegen, um zu steuern, welche Änderungen an Kontakten in der Kanzleiliste genehmigt, überprüft oder automatisch akzeptiert werden müssen. Sie können unterschiedliche Regeln für verschiedene Kontaktarten definieren. Beispielsweise können Sie Regeln festlegen, die Nutzer dazu verpflichten, Änderungen an Informationen zu Ihrem Personal einzureichen, während bei potenziellen Kunden Aktualisierungen automatisch auf den Kanzleikontakt angewendet werden.
Bei der Festlegung Ihrer Ziele für das Data Change Management sollten Sie berücksichtigen, dass jedes erstellte Ticket von einem Data Steward in Ihrer Organisation gelöst werden muss. Wenn Sie sich entscheiden, eine Sammlung von Kontakten stärker zu kontrollieren, müssen Sie darauf vorbereitet sein, dass mehr Tickets von Data Stewards bearbeitet werden müssen, als wenn Sie Änderungen automatisch akzeptieren lassen.
Obwohl Data Change Management-Regeln meist auf Kontaktarten angewendet werden, können Sie Data Change Management auch für Marketinglisten definieren. Wenn Ihre Organisation beispielsweise eine Marketingliste mit begrenzter Mitgliedschaft hat, können Sie Data Change Management nutzen, um die Kontakte in der Liste zu verwalten.
Identifizierung wichtiger Kontakt-Sammlungen
Der erste Schritt bei der Festlegung Ihrer Ziele für das Data Change Management besteht darin, Ihre wichtigsten Kontakt-Sammlungen zu identifizieren. Ihre wichtigsten Kontakt-Sammlungen sind diejenigen, die für Ihre Organisation am bedeutendsten sind. Manche Kontakte sind für Ihre Organisation wichtiger als andere. Zum Beispiel wirkt sich die Änderung der Telefonnummer eines wichtigen Mandanten stärker auf Ihr Geschäft aus als die Änderung der Telefonnummer eines ehemaligen Mitarbeiters. Diese Sammlungen sollten stärker verwaltet werden als andere Kontakt-Sammlungen. Beispiele für wichtige Kontakt-Sammlungen sind:
- Top-Mandanten
- Unser Personal
Festlegung des Verwaltungsniveaus für Kontakt-Sammlungen
Data Change Management bietet Ihnen die Möglichkeit, das Verwaltungsniveau für jede Kontakt-Sammlung individuell anzupassen. Standardmäßig bietet InterAction mehrere Verwaltungsoptionen. Für jede Kontakt-Sammlung können Sie zudem individuell festlegen, wie Änderungen gehandhabt werden.
Verwaltungsniveaus im Data Change Management
| Niveau | Beschreibung |
|---|---|
| Extern verwaltet | Kontakte, die regelmäßig über Application Collaboration in InterAction übernommen werden – Wenn Nutzer versuchen, Kontaktinformationen für diese Kontakte in InterAction zu ändern, werden die Änderungen beim nächsten Import durch Application Collaboration überschrieben. Stattdessen möchten Sie über die von Nutzern vorgenommenen Änderungen informiert werden, damit Sie das externe System, das die Quelle dieser Informationen ist, aktualisieren können. |
| Stark verwaltet | Sehr wichtige Kontakte, bei denen Sie nicht möchten, dass Nutzer Änderungen ohne ausdrückliche Überprüfung und Genehmigung vornehmen – Ein Beispiel für diese Art von Kontakt könnten Ihre Top 100 Mandanten sein. |
| Verwaltet | Wichtige Kontakte, bei denen Sie es zulassen, dass Nutzer Änderungen vornehmen – Sie möchten jedoch zumindest über diese Änderungen informiert werden und die Möglichkeit haben, die Informationen ohne großen Aufwand auf den vorherigen Wert zurückzusetzen. Ein Beispiel hierfür könnten Alumni oder potenzielle Mandanten sein. |
| Teilweise verwaltet | Kontakte, die für Ihr Geschäft nicht so kritisch sind, sodass Sie es zulassen, dass Nutzer einige Änderungen vornehmen – Sie möchten jedoch verdächtige Änderungen überprüfen können, z. B. wenn eine Telefonnummer mit nur vier Ziffern eingegeben wird. Ein Beispiel hierfür könnten Berufsverbände sein. |
| Nicht verwaltet | Kontakte ohne Kategorisierung, die für Ihr Geschäft nicht kritisch sind – In der Regel ist es für Sie nicht so wichtig, Änderungen an diesen Kontakten zu verwalten. |
Festlegung Ihrer fortlaufenden Regeln für neue Kontakte
InterAction bietet zwei Funktionen, die bestimmen, was passiert, wenn ein Nutzer einen neuen Kontakt zu InterAction hinzufügt.
- Smart Connect – Für Kontakte, die über die Synchronisierung mit PIMs eingebracht werden, kann Smart Connect genutzt werden, um den Prozess zu vereinfachen, welche Kontakte zur Kanzleiliste beigetragen werden sollen. Ihre Organisation kann Regeln definieren, um Kontakte zu empfehlen, die zur Kanzleiliste hinzugefügt werden sollten, oder sogar Kontakte automatisch ohne Nutzerinteraktion zur Kanzleiliste hinzufügen.
- Neue Kontaktregeln – Für alle neuen Kontakte, die Nutzer erstellen oder zur Kanzleiliste hinzufügen, werden neue Kontaktregeln verwendet, um festzulegen, wie mit dem Kontakt verfahren wird und wie der Data Steward die neuen Daten nachverfolgt und überprüft. Sie können zum Beispiel festlegen, woher der Kontakt stammt, ob Data Change Management-Tickets erstellt werden und wie neue Kontakte verarbeitet werden.
Diese beiden Funktionen arbeiten zusammen, wenn die Kontaktinformationen der Nutzer erstmals in InterAction geladen werden. Diese Regeln helfen nicht nur, die Qualität der zur Kontaktliste Ihrer Organisation hinzugefügten Informationen sicherzustellen, sondern entlasten die Nutzer auch davon, eine lange Liste von Kontakten zu überprüfen und zu entscheiden, welche beigetragen werden sollen. Außerdem helfen diese Funktionen, wichtige Kontakte schnell zur Kanzleiliste hinzuzufügen.
Für die fortlaufende Nutzung können Sie die Regeln anpassen. Wenn Sie beispielsweise weitere wichtige Kontaktarten hinzufügen, möchten Sie vielleicht zusätzliche Smart Connect-Regeln einrichten. Noch wichtiger ist, dass Sie die Regeln für neue Kontakte von den Einstellungen für neue Nutzer oder die Datenbereinigung auf Regeln für die laufende Nutzung von InterAction umstellen sollten. Weitere Informationen zur Verwendung und Konfiguration dieser Regeln finden Sie im folgenden Abschnitt:
Ziele der Data Stewards
Wenn Sie festlegen, welche Informationen in InterAction übernommen und wie diese Informationen verwaltet werden, ist es entscheidend, die Nutzer zu identifizieren, die langfristig als Data Stewards für die Kontaktinformationen verantwortlich sind.
Der Leitfaden InterAction Grundlegende Konzepte enthält eine vollständige Beschreibung der Rolle eines Data Stewards und der damit verbundenen Aufgaben.
Die für Ihre Organisation benötigten Data Steward-Ressourcen ändern sich im Laufe der Zeit, ebenso wie die den Data Stewards zugewiesenen Aufgaben. Während des initialen Datenimports und der Bereinigung sowie während des Rollouts konzentrieren sich Data Stewards auf Folgendes:
- Festlegung von Datenqualitätsregeln
- Allgemeine Datenbereinigung
- Zusammenführen von doppelten Kontakten
- Unterstützung der Nutzer
Mit der Zeit, wenn die Daten in Ihrem System stabiler werden und weniger neue Kontakte hinzugefügt werden, können sich Data Stewards auf Folgendes konzentrieren:
- Verwaltung von Änderungen an wichtigen Kontakten
- Proaktive Aufrechterhaltung der Datenqualität
- Ergänzung von Kontaktprofilen um weitere Informationen
Identifizierung von Data Stewards
Für jede Kontaktart oder Marketingliste, für die Sie Data Change Management verwenden, müssen Sie einen Verantwortlichen festlegen. Der Verantwortliche kann ein Nutzer oder eine Gruppe von Nutzern sein, die als Data Steward für die Kontakte des angegebenen Typs oder die Kontakte im angegebenen Ordner fungieren. Alle für diese Kontakte erstellten Data Change Management-Tickets werden dem Verantwortlichen zugewiesen.
Die von InterAction bereitgestellten Kontaktarten haben bereits standardmäßig Verantwortliche zugewiesen. Sie können Nutzer zu diesen Gruppen hinzufügen oder eigene Gruppen erstellen, wenn Sie die Rolle des Data Stewards zuweisen.
Bei der Identifizierung von Data Stewards sollten Sie das Personal in Ihrer Organisation berücksichtigen, das bereits Kontaktinformationen in anderen Systemen verwaltet. In vielen Fällen vereinfacht die Verwaltung von Kontaktaktualisierungen in InterAction einen Prozess, den Nutzer ohnehin schon durchlaufen. Anstatt beispielsweise Fachkräfte zu Änderungen an Kontakten auf einer Marketingliste zu befragen, werden die Data Stewards automatisch über Data Change Management benachrichtigt.
Eine gute Quelle für Data Stewards ist das Verwaltungspersonal, das bereits die Kontakt-Sammlungen einzelner Fachkräfte betreut.
In manchen Fällen kann es sinnvoll sein, die Kontaktinformationen weiterhin im externen System zu pflegen. In diesem Fall nutzen Sie Application Collaboration, um die InterAction-Kontakte regelmäßig zu aktualisieren. In solchen Situationen können Nutzer über Data Change Management-Tickets in InterAction über Aktualisierungen der Kontaktinformationen informiert werden und die Informationen aus dem Ticket nutzen, um das externe System zu aktualisieren.
Wie viele Data Stewards benötige ich in meiner Umgebung?
Die Anzahl der Nutzer, die die Rolle des Data Stewards übernehmen, variiert je nach folgenden Faktoren:
- Wie Sie Ihre Umgebung zur Verwaltung von Änderungen an Kontaktinformationen konfiguriert haben – Sie benötigen mehr Data Stewards, wenn Änderungen zur Genehmigung über Data Change Management eingereicht werden müssen.
- Die Qualität Ihrer Daten – Bei der ersten Implementierung von InterAction wird mehr Zeit für die Bereinigung von Kontaktdaten, das Profiling von Kontakten und die Verbesserung der Datenqualität aufgewendet als im laufenden Betrieb.
- Die Anzahl der Kontakte in InterAction – Eine Datenbank mit 200.000 Kontakten erfordert mehr Pflege der Datenqualität als eine Datenbank mit nur 20.000 Kontakten.
- Die Anzahl der Nutzer, die Kontaktinformationen über den Web Client oder ihre PIMs verwalten – Wenn 500 Nutzer aktiv Kontakte verwalten, entstehen mehr Data Change Management-Tickets als bei nur 50 Nutzern.
Anzahl der Data Stewards für den initialen Datenimport
Während des initialen Datenimports spielen Data Stewards eine Schlüsselrolle bei der Vorbereitung der Kontaktinformationen für die erste Einführung. In den meisten Organisationen sind in der Regel ein oder zwei Personen erforderlich, die die Datenbereinigung über einen Zeitraum von drei bis sechs Monaten oder länger betreuen.
Beachten Sie, dass größere Organisationen in der Regel mehr Data Stewards benötigen. Wenn Sie beispielsweise mehr als 1.000 Nutzer haben, können Sie 10–12 Aushilfskräfte einsetzen, um beim initialen Datenbereinigungsprozess zu unterstützen. Nach Abschluss der ersten Datenbereinigung kann die Anzahl der Data Stewards auf zwei bis drei Personen reduziert werden.
Typischerweise verbringen Data Stewards die ersten Monate damit, Kontaktinformationen für die Systemeinführung vorzubereiten. Dazu gehört das Zusammenführen von doppelten Kontakten und die Durchführung von Datenbereinigungsaufgaben für alle Kontakte. In den darauffolgenden Monaten werden in der Regel Data Change Management-Tickets bearbeitet, die bei der Einführung von InterAction für die Nutzer entstehen, sowie weiterhin die Kontaktinformationen der wichtigsten Kontakte Ihrer Organisation überprüft, um deren Genauigkeit sicherzustellen.
Weitere Informationen finden Sie unter Initialer Datenimport und Bereinigungsprozess bei Verwendung von InterAction zur Datenbereinigung.
Anzahl der Data Stewards für die laufende Pflege
Im laufenden Betrieb bearbeiten Data Stewards Data Change Management-Tickets und führen regelmäßige Wartungsarbeiten zur Sicherung der Datenqualität in InterAction durch. In einer typischen Umgebung ist Folgendes zu erwarten:
- Pro 100 Nutzer werden etwa fünf Stunden pro Woche für die Bearbeitung von Data Change Management-Tickets aufgewendet
- Für Datenbanken mit 50.000–70.000 Kontakten werden etwa 25–30 Stunden pro Woche für die Data Steward-Rolle benötigt. Bei Datenbanken mit 100.000 oder mehr Kontakten steigt dieser Wert auf etwa 40 Stunden pro Woche.