InterAction ermöglicht es Ihnen, zusätzliche Informationen zu jedem Kontakt in Form von zusätzlichen Feldern zu speichern.
Zusätzliche Felder können verwendet werden, um jegliche Art von Informationen zu speichern, wie zum Beispiel Kundennummern, den Namen des Ehepartners/der Partnerin, den Bildungshintergrund oder eine Liste der bisherigen Erfolge. Mit zusätzlichen Feldern können Sie nahezu jede Information zu einem Kontakt in InterAction hinterlegen.
Zusätzliche Felder können sowohl im InterAction Windows Client als auch im InterAction Web Client angezeigt und bearbeitet werden.
Im Web Client werden zusätzliche Felder in der Regel genutzt, um Kontakte zu profilieren. Zum Beispiel erscheinen Felder zur Erfassung von Kundeninformationen (Kundennummer, Umsatz usw.) im Kundenprofil. Felder können auch für Arbeitslisten und Marketinglisten angezeigt werden.
Im Windows Client erscheinen zusätzliche Felder in der Ansicht „Zusätzliche Felder“.
[A] Die Ansicht „Zusätzliche Informationen“ im Windows Client.
[B] Zusätzliche Felder in einem Profil im Web Client.
Bevor Sie einen Wert für ein zusätzliches Feld festlegen können, müssen Sie das zusätzliche Feld im Windows Client oder im Administrator definieren. Bei der Definition eines zusätzlichen Feldes legen Sie den Namen, die Beschreibung, den Typ und weitere Einstellungen für das Feld fest. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen und Bearbeiten von Definitionen für zusätzliche Felder.
Steuerung der Sicherheit und Relevanz zusätzlicher Felder
Einige zusätzliche Felder sind für alle Kontakte gültig, während andere nur für bestimmte Kontaktgruppen relevant sind. Zum Beispiel sind Informationen wie Kundennummer, Datum des Kundenstatus und Kundenstatus nur für Kontakte relevant, die Kunden sind. Andere Informationen wie Tickersymbol oder Geschlecht können hingegen für alle Kontakte in InterAction erfasst werden.
Ebenso können einige zusätzliche Felder von allen Benutzern eingesehen werden (wie Tickersymbol und Geschlecht), während andere nur bestimmten Benutzern zur Verfügung stehen sollten (wie Felder mit finanziellen Kundendaten).
Beim Erstellen zusätzlicher Felder können Sie deren Relevanz und Sicherheit steuern, indem Sie das Feld entweder ordnerspezifisch oder global machen. Ein ordnerspezifisches Feld gilt nur für einen bestimmten InterAction-Ordner; ein Kontakt muss im Ordner enthalten sein, um einen Wert für das Feld zu haben. Ein globales Feld steht für alle Unternehmenskontakte in InterAction zur Verfügung, unabhängig davon, in welchen Ordnern die Kontakte enthalten sind.
Ein „globales“ Feld ist nicht zwangsläufig für alle Kontakte verfügbar. Sie können Felder so einschränken, dass sie nur für Personen oder nur für Unternehmen gelten. Zum Beispiel ist Geschlecht ein globales zusätzliches Feld, aber es gilt nur für Personen.
Sie können also verhindern, dass unbefugte Benutzer auf sensible Daten zugreifen, indem Sie diese in einem ordnerspezifischen zusätzlichen Feld speichern und dann den Zugriff auf den Ordner einschränken. Sie können Benutzern auch das Bearbeiten von Feldern über Zugriffsrechte verwehren.
Weitere Informationen zur Verwendung von Ordnern zur Speicherung von Profilinformationen finden Sie unter Informationsordner. Eine detaillierte Liste der in InterAction enthaltenen zusätzlichen Felder finden Sie unter Vordefinierte zusätzliche Felder.
Weitere Informationen zu Zugriffsrechten finden Sie unter Konfiguration der Ordnersicherheit.
Woran erkenne ich, wann ein Feld global und wann es ordnerspezifisch sein sollte?
In der Regel werden Sie wahrscheinlich mehr ordnerspezifische zusätzliche Felder als globale zusätzliche Felder anlegen. Das liegt daran, dass ordnerspezifische zusätzliche Felder sowohl unbefugte Einsicht verhindern als auch den Kontext der Information erhalten können. Ein zusätzliches Feld, das beispielsweise den Umsatz eines Kunden im laufenden Jahr enthält, ist ordnerspezifisch für den Ordner „Kundenfinanzinformationen“, da diese Daten nicht für alle Benutzer sichtbar sein sollten und für andere Kontakte als die Kunden Ihres Unternehmens keine Relevanz haben.
Macht es einen Unterschied, wie einfach Benutzer das Feld nutzen können?
Ob Sie ein Feld ordnerspezifisch oder global machen, hat kaum Einfluss darauf, wie einfach ein Benutzer ein zusätzliches Feld im Windows Client oder Web Client finden kann.
Im Web Client erscheinen zusätzliche Felder nicht in einer separaten Ansicht für zusätzliche Felder. Stattdessen werden sie in Profilen angezeigt. Profile erscheinen sowohl auf den Übersichtsseiten der Kontakte als auch als eigene Seiten. Profile müssen manuell so konfiguriert werden, dass sie die relevanten Informationen aus zusätzlichen Feldern anzeigen. Sie können ein Profil so einrichten, dass sowohl globale als auch ordnerspezifische Informationen angezeigt werden – daher spielt die Sichtbarkeit keine Rolle.
Im Windows Client können Benutzer alle zusätzlichen Felder gleichzeitig über Filter anzeigen oder nur die zusätzlichen Felder eines bestimmten Ordners filtern. Wenn Sie ein neues zusätzliches Feld erstellen, erscheint es automatisch in dieser Ansicht.
Überblick über Klassifizierungen
Klassifizierungen bieten eine weitere Möglichkeit, Kontakte zu kategorisieren. Dabei handelt es sich um einfache Felder, die für einen Kontakt entweder „an“ oder „aus“ sind.
Wie bei zusätzlichen Feldern kann eine Klassifizierung entweder global (in allen Ordnern, die den Kontakt enthalten, verfügbar) oder ordnerspezifisch (nur in einem bestimmten Ordner sichtbar) sein. Details finden Sie unter Steuerung der Sicherheit und Relevanz zusätzlicher Felder.
Klassifizierungen sind im Allgemeinen auf globaler Ebene nicht sinnvoll. Sie dienen dazu, Kontakte zu kategorisieren oder zu klassifizieren. Auf globaler Ebene verwenden Sie normalerweise Kontakttypen und Ordner, um Kontakte zu kategorisieren. Anstatt beispielsweise eine Klassifizierung „Experte“ zu verwenden, würden Sie einen Ordner „Experten“ mit verknüpften Kontakten anlegen.