Kontaktarten sind eines der wichtigsten Mittel, um Kanzleikontakte zu organisieren und zu kategorisieren. Eine Kontaktart erfüllt in der Regel eine der folgenden Funktionen für einen Kontakt:
- Definiert die Beziehung zwischen Ihrer Organisation und dem Kontakt, zum Beispiel Kunde oder Interessent. Ebenso kann eine Kontaktart die Beziehung zwischen dem Kontakt und einer bestimmten Abteilung oder Praxisgruppe kennzeichnen.
- Kennzeichnet den Zweck des Kontakts in der Kanzleiliste. Ein Beispiel hierfür wäre Hochschule / Universität.
- Kennzeichnet den Status des Kontakts – zum Beispiel kann eine Person mit der Kontaktart „Verstorben“ markiert werden, während einem Unternehmen Geschäft eingestellt zugewiesen werden kann.
Nutzer des Web Client können die einem Kontakt zugewiesenen Kontaktarten einsehen sowie Kontaktarten für Kontakte hinzufügen oder entfernen. Auf jeder Seite, die für einen Kontakt angezeigt wird, wie zum Beispiel der Übersichts- oder Detailseite, erscheinen die dem Kontakt zugewiesenen Arten in der Kopfzeile neben dem Kontaktnamen. So können Nutzer an vielen Stellen im Web Client sehen, wie Ihre Organisation den Kontakt kategorisiert hat.
Nutzer können eine Kontaktart auch als Liste anzeigen – zum Beispiel können sie die Liste aller Kontakte mit der Kontaktart „Kundenmitarbeiter“ sehen.
Kontaktarten sind in Kontaktartengruppen organisiert. Diese helfen den Nutzern des Web Client, die Informationen übersichtlich darzustellen.
Im Windows Client erscheinen Kontaktarten als Ordner mit der Klasse „Kontaktart“.
Sie können den Begriff für Kontaktarten ändern. Dadurch wird der Text im Web Client angepasst, die Bezeichnung im Windows Client bleibt jedoch unverändert. Weitere Informationen finden Sie unter Begriffe für Kontaktarten, Arbeitslisten, Marketinglisten ändern.
Mit dem Windows Client können Sie eine Kontaktartenliste für Endnutzer in die Häufig verwendeten Kontaktarten „pushen“. Weitere Informationen finden Sie unter Ordner zu den häufig verwendeten Listen der Nutzer hinzufügen.
InterAction stellt mehrere Kontaktarten „out of the box“ bereit, wie zum Beispiel Kunde, Interessent, eigene Mitarbeiter und Alumni. Eine vollständige Liste finden Sie unter Vordefinierte Kontaktarten.
Die Festlegung der benötigten Kontaktarten ist ein wichtiger Schritt bei der Einführung von InterAction. Kontaktarten stellen in der Regel organisationsweite Kategorisierungen von Kontakten dar. Wenn Ihre Organisation zum Beispiel stark nach Praxisgruppen oder Abteilungen strukturiert ist, könnten Sie für jede Abteilung eine eigene Kontaktart für Kunden anlegen.
Kontaktarten erscheinen neben den Kontaktnamen
[A] Nutzer des Web Client können die Kontaktarten auswählen, die auf einen Kontakt zutreffen ...
[B] Die Kontaktarten erscheinen in der Kopfzeile des Kontakts neben dem Namen der Person oder des Unternehmens.
Eine Kontaktart als Liste anzeigen