Die Synchronisierung von Benutzer- und Kanzleikontakten verwaltet die Synchronisierung von Kontaktinformationen zwischen der Benutzerkontaktliste und der Kanzleiliste. Der Synchronisierungsprozess wird verwendet, um zu steuern, wie Informationen zwischen Benutzerkontakten und Kanzleikontakten in allen folgenden Situationen ausgetauscht werden:
- Wenn die Seite „Kontakte beitragen“ im Web Client verwendet wird, um Kontakte zur Kanzleiliste beizutragen
- Wenn ein Benutzer Änderungen an Kontakten in seinen Outlook-Kontakten vornimmt
- Wenn ein Benutzer einen Kontakt in seinen Outlook-Kontakten hinzufügt, ohne den InterAction-Assistenten für neue Kontakte zu verwenden
- Wenn ein Kanzleikontakt aktualisiert wird und die Aktualisierungen automatisch auf den Kontakt des Benutzers angewendet werden
In allen anderen Situationen verwaltet InterAction den Informationsaustausch zwischen dem Benutzerkontakt und dem Kanzleikontakt sofort.
Die Synchronisierung von Benutzer- und Kanzleikontakten wird auch beim erstmaligen Laden von Benutzerkontakten verwendet, um zu bestimmen, welche Kontakte basierend auf den Smart Connect-Regeln Ihrer Organisation zur Kanzleiliste hinzugefügt oder dem Benutzer empfohlen werden sollen. Weitere Informationen zu Smart Connect-Regeln finden Sie unter Konfigurieren von Smart Connect-Regeln.
Wie die Synchronisierung von Benutzer- und Kanzleikontakten neue Kontakte verarbeitet, die zur Kanzleiliste hinzugefügt werden, hängt von den für die Kontaktliste des Benutzers geltenden Regeln für neue Kontakte ab. Weitere Informationen finden Sie unter Überblick über das Datenänderungsmanagement – Regeln für neue Kontakte. Außerdem verarbeitet die Synchronisierung von Benutzer- und Kanzleikontakten Aktualisierungen von Kanzleikontakten und Benutzerkontakten basierend auf den Einstellungen für jeden Kontakt in der Kontaktliste des Benutzers. Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Abschnitten:
- Konfigurieren von Einstellungen für vertrauliche Daten
- Konfigurieren von Einstellungen für Kontaktaktualisierungen
Die Synchronisierung von Benutzer- und Kanzleikontakten ist ein geplanter Prozess, der vom InterAction Process Manager ausgeführt wird. In der Regel planen Sie die Synchronisierung von Benutzer- und Kanzleikontakten so, dass sie regelmäßig im Laufe des Tages ausgeführt wird. Bei der Fehlerbehebung können Sie jedoch auch eine einmalige Synchronisierung planen.
Weitere Informationen zum Process Manager finden Sie unter Automatisierte Prozesse planen.
Synchronisierung von Benutzer- und Kanzleikontakten und der Application Server
Die Synchronisierung von Benutzer- und Kanzleikontakten verwendet den Application Server zur Verarbeitung. Die Anwendung muss eine Verbindung zu Ihrem Application Server herstellen können, damit die Synchronisierung ausgeführt werden kann.
Synchronisierung von Benutzer- und Kanzleikontakten planen
So planen Sie die Synchronisierung von Benutzer- und Kanzleikontakten:
- Melden Sie sich beim InterAction Administrator an.
- Doppelklicken Sie in der Entitätenliste des Hauptfensters auf Prozess – Zeitplan und Ergebnisse.
- Wählen Sie im Dialogfeld „Prozesszeitplan verwalten“ Neu.
-
Wählen Sie Auswählen, um eine Workstation anzugeben.
Planen Sie den Prozess auf einer Process Manager-Workstation, die immer eingeschaltet und mit dem Netzwerk verbunden ist. Um die Leistung zu optimieren, sollte diese Workstation eine schnelle Verbindung zu dem Server haben, auf dem die InterAction-Datenbank liegt.
Hilfe bei der Auswahl einer Workstation finden Sie im Dokument System Resource Guidelines, das im InterAction Support Center verfügbar ist.
- Wählen Sie in der Prozess-Dropdown-Liste Benutzer- zu Kanzleikontakt-Synchronisierung.
- Wählen Sie Bearbeiten im Bereich Prozesseinstellungen.
-
Geben Sie Ihre Einstellungen für die Synchronisierung und die Protokolldatei an.
- Wählen Sie Mit allen Benutzern synchronisieren oder Mit den folgenden Servergruppen synchronisieren und wählen Sie dann die Servergruppen aus. Weitere Informationen finden Sie unter Verwendung von Servergruppen.
- Legen Sie Ihre Präferenzen für die Protokolldatei der Synchronisierung von Benutzer- und Kanzleikontakten fest. Weitere Informationen finden Sie unter Protokollierung der Synchronisierung von Benutzer- und Kanzleikontakten.
Wählen Sie OK, wenn Sie fertig sind.
-
Geben Sie die Häufigkeit an, mit der der Prozess ausgeführt werden soll, indem Sie im Bereich Zeitplan auf Bearbeiten klicken.
Weitere Informationen finden Sie unter Wie oft sollte die Synchronisierung von Benutzer- und Kanzleikontakten ausgeführt werden?
- Geben Sie im Bereich Task-Benutzer das Benutzerkonto an, unter dem der Prozess ausgeführt werden soll.
- Geben Sie an, ob eine E-Mail bezüglich des Prozesses gesendet werden soll, und geben Sie im Bereich „Nachricht senden“ die An- und Von-Adressen an.
- Wenn Sie die Konfiguration abgeschlossen haben, wählen Sie OK.
Wie oft sollte die Synchronisierung von Benutzer- und Kanzleikontakten ausgeführt werden?
Sie sollten den Prozess zur Synchronisierung von Benutzer- und Kanzleikontakten mehrmals täglich ausführen. Wie oft Sie die Synchronisierung ausführen können, hängt von Ihrer Umgebung ab. Berücksichtigen Sie zum Beispiel folgende Situationen:
- Jede Benutzerkontaktliste, die Sie synchronisieren, verlängert die Zeit, die für die Synchronisierung benötigt wird. Eine Organisation mit 100 Benutzern kann den Prozess häufiger ausführen als eine Organisation mit 1.000 Benutzern, da der Prozess weniger Zeit in Anspruch nimmt.
- Wenn Ihre Organisation tagsüber weitere Prozesse ausführt, wie z. B. Outlook-zu-InterAction-Synchronisierung, e-Activity Server oder den Ordnerabhängigkeits-Analyzer, müssen Sie diese Prozesse bei der Planung der Synchronisierung von Benutzer- und Kanzleikontakten berücksichtigen. Sie sollten vermeiden, mehrere Prozesse gleichzeitig auszuführen, da dies die Leistung beeinträchtigen kann.
Verwendung von Servergruppen
Sie können Servergruppen verwenden, wenn Sie die Prozesse zur Synchronisierung von Benutzer- und Kanzleikontakten und Outlook-zu-InterAction-Synchronisierung planen.
Servergruppen sind Gruppen von Benutzerkontaktlisten, die Sie im InterAction Administrator definieren. Durch das Erstellen von Servergruppen haben Sie mehr Flexibilität, welche Kontaktlisten synchronisiert werden sollen.
Beispielsweise können Sie folgende Servergruppen erstellen:
- Eine Servergruppe, die nur neue Benutzerkontaktlisten zur Synchronisierung enthält
- Separate Gruppen für Benutzer in Ihren Büros in New York und London
- Eine Gruppe, die ausschließlich für Fehlerbehebungszwecke verwendet wird
Unabhängig vom Grund für die Erstellung von Servergruppen gibt es keine Begrenzung für die Anzahl der Benutzer, die Sie in eine Gruppe aufnehmen können, oder für die Anzahl der Gruppen, die Sie erstellen können. Bei der Konfiguration von Prozessen können Sie jedoch bis zu fünf Servergruppen zur Synchronisierung angeben.
Einstellungen für die Synchronisierung von Benutzer- und Kanzleikontakten: Servergruppen
Die in den Dropdown-Listen verfügbaren Servergruppen sind alle Servergruppen, die derzeit Benutzerkontaktlisten zugewiesen sind. Sie pflegen keine separate Liste von Servergruppen.
Wenn Sie Servergruppen angeben, werden nur die Benutzerkontaktlisten synchronisiert, die in diesen Gruppen enthalten sind. Im gezeigten Beispiel synchronisiert der Prozess zur Synchronisierung von Benutzer- und Kanzleikontakten nur die Benutzerkontaktlisten, die in den Servergruppen London und New York enthalten sind.
Benutzer Servergruppen zuweisen
Verwenden Sie die Entität „Benutzerkontaktliste“ im InterAction Administrator, um Benutzerkontaktlisten Servergruppen zuzuweisen. Mit dieser Option können Sie zunächst eine Gruppe von Benutzern markieren, um dann mehrere Benutzerkontaktlisten gleichzeitig einer Servergruppe hinzuzufügen.
Alternativ können Sie Benutzerkontaktlisten einzeln Servergruppen zuweisen, indem Sie im Dialogfeld „Benutzerkontaktliste verwalten“ auf Bearbeiten klicken und dann im Tab „Synchronisierung“ einen Servergruppennamen angeben.
So weisen Sie eine Gruppe von Benutzerkontaktlisten einer Servergruppe zu:
- Melden Sie sich beim InterAction Administrator an.
- Doppelklicken Sie in der Entitätenliste des Hauptfensters auf Benutzerkontaktliste.
- Markieren Sie im Dialogfeld „Benutzerkontaktliste verwalten“ die Benutzerkontaktlisten, die Sie einer Servergruppe hinzufügen möchten.
- Wählen Sie unter „Einstellung auf markierte Listen anwenden“ im Dropdown-Menü Aktion die Option Servergruppennamen festlegen.
- Wählen Sie im Feld „Servergruppenname“ die Servergruppe aus der Dropdown-Liste aus oder geben Sie eine neue Servergruppe ein.
- Klicken Sie auf Anwenden.
- Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Schließen.
Benutzerkontaktlisten verwalten – Benutzergruppen festlegen
[A] Markieren Sie die Benutzerkontaktlisten, die Sie einer Servergruppe hinzufügen möchten.
[B] Wählen Sie Servergruppennamen festlegen im Dropdown-Menü Aktion.
[C] Geben Sie einen Servergruppennamen ein oder wählen Sie einen aus. Die in den Dropdown-Listen verfügbaren Servergruppen sind alle Servergruppen, die derzeit Benutzerkontaktlisten zugewiesen sind. (Sie pflegen keine separate Liste von Servergruppen.)
[D] Klicken Sie auf Anwenden.
[E] Die Servergruppe jeder Benutzerkontaktliste wird in der Spalte Servergruppe angezeigt.
Synchronisierungsverarbeitung planen
Wenn Sie die Synchronisierung von Benutzer- und Kanzleikontakten sowie die Outlook-zu-InterAction-Synchronisierung planen, sollten Sie die Prozesse in folgender Reihenfolge planen:
- Outlook-zu-InterAction-Synchronisierung – Änderungen, die Benutzer an Kontakten in Outlook vorgenommen haben, werden an die Benutzerkontaktlisten in InterAction übertragen.
- Synchronisierung von Benutzer- und Kanzleikontakten – Die Änderungen werden von den Benutzerkontaktlisten in die Kanzleiliste übertragen.
- Synchronisierung von Benutzer- und Kanzleikontakten – Die Änderungen in der Kanzleiliste werden auf die Kontakte in den Kontaktlisten anderer Benutzer übertragen, sofern diese Benutzer Aktualisierungen erhalten.
- Outlook-Synchronisierung – Alle Änderungen, die aus der Kanzleiliste empfangen werden, werden auf die Kontakte in Outlook angewendet.
Wenn Ihre Organisation mehrere Exchange-Server hat und für jeden Server einen eigenen Microsoft Outlook-zu-InterAction-Synchronisierungsprozess plant, sollten Sie alle Outlook-Synchronisierungsprozesse vor dem Prozess zur Synchronisierung von Benutzer- und Kanzleikontakten in der empfohlenen Reihenfolge ausführen.
Berücksichtigen Sie bei der Planung der Prozesse mehrere Faktoren, wenn Sie festlegen, wie weit Sie die einzelnen Prozesse zeitlich auseinander planen und wie oft sie ausgeführt werden, darunter:
- Wenn eine Workstation sowohl die Outlook-Synchronisierung als auch die Synchronisierung von Benutzer- und Kanzleikontakten ausführt, können Sie die Prozesse im Abstand von einer Minute planen. So startet der nächste Prozess direkt nach Abschluss des vorherigen.
- Wenn verschiedene Workstations für die Outlook-Synchronisierung und die Synchronisierung von Benutzer- und Kanzleikontakten verwendet werden, achten Sie darauf, wie lange jeder Prozess benötigt, und planen Sie den nächsten Prozess so, dass er nach Abschluss des ersten startet. Dies ist notwendig, da Prozesse, die von verschiedenen Process Manager-Workstations ausgeführt werden, nicht automatisch nacheinander in die Warteschlange gestellt werden.
- Berücksichtigen Sie die Leistung der Hardware, auf der die Prozesse laufen, sowie die Geschwindigkeit Ihres Netzwerks. Wenn die Synchronisierungsprozesse ressourcenintensiv sind, planen Sie den Zyklus alle vier Stunden. Wenn nicht, können Sie sie häufiger ausführen, z. B. alle 15 Minuten.
- Berücksichtigen Sie bei der Planung, wie oft die Prozesse ausgeführt werden sollen, wie lange der gesamte Zyklus dauert. Wenn der vollständige Zyklus eine Stunde dauert, planen Sie ihn nicht alle 15 Minuten.