Wenn ein Benutzer einen Kontakt zur Kanzleiliste beiträgt, werden auch die Informationen dieses Kontakts zur Kanzleiliste hinzugefügt. Welche Informationen beigetragen werden und wie diese Informationen verglichen werden, hängt von den hinzuzufügenden Daten und den Einstellungen für das Hinzufügen neuer Kontakte ab. Alle folgenden Punkte beeinflussen, wie die Kontaktinformationen beigetragen und abgeglichen werden:
- Geben die Regeln für neue Kontakte vor, dass versucht werden soll, neue Kontakte mit bestehenden abzugleichen? Falls nicht, werden die Kontaktinformationen des Benutzers einfach dem neuen Kontakt in der Kanzleiliste hinzugefügt.
- Falls die Regeln für neue Kontakte vorsehen, nach passenden Kontakten zu suchen: Wird ein passender Kontakt gefunden? Falls nicht, werden die Kontaktinformationen des Benutzers einfach dem neuen Kontakt in der Kanzleiliste hinzugefügt.
- Wenn ein passender Kontakt gefunden wird: Wird der Benutzerkontakt als Verdachtskontakt markiert? Wenn ein Benutzerkontakt als Verdachtskontakt markiert ist, werden die Kontaktinformationen beim Vergleich mit den Kanzleikontaktinformationen besonders behandelt.
Weitere Informationen zum Festlegen von Kontaktdaten als Verdachtsdaten finden Sie unter Laden und Beitragen von Benutzerkontaktinformationen.
Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Abschnitten:
- Welche Kontaktinformationen werden verbunden?
- Wie geben Benutzer an, welche Informationen vertraulich bleiben?
- Wie werden Kontaktinformationen verbunden?
Welche Kontaktinformationen werden verbunden?
Die Kanzlei legt fest, welche Daten für alle neuen Kontakte erforderlich sind [konfiguriert im Abschnitt „Contact Control“ von Data Minder]. Diese Anforderungen gelten für alle neuen Kontakte, egal ob es sich um Kanzleikontakte oder Benutzerkontakte handelt.
Wenn ein Benutzer einen Kontakt zur Kanzleiliste beiträgt, werden auch Informationen dieses Kontakts zur Kanzleiliste beigetragen. Der Benutzer muss Informationen aus den folgenden Feldern beitragen:
-
Name (erforderlich)
Der Name einer Person umfasst Titel, Vorname, zweiter Vorname, Nachname und Namenszusatz.
- Firma (erforderlich)
- Position (erforderlich)
Für jeden Kontakt in seiner Kontaktliste kann der Benutzer entscheiden, ob er die folgenden Informationen vertraulich hält oder sie der Kanzleiliste beiträgt:
- Rufname
- Abteilung
- Telefonnummer des Assistenten
- Name des Assistenten
- Geschäftsadresse
- Geschäftstelefon
- Geschäftstelefon 2
- Geschäftsfax
- Geschäftliche E-Mail
- Geschäftliche Website
- Mobiltelefon
- Pager
- Privatadresse (nur Personenkontakte)
- Privattelefon (nur Personenkontakte)
- Privatfax (nur Personenkontakte)
- Private E-Mail (nur Personenkontakte)
Je nach Konfiguration der Kanzlei für die Mindestfelder bei neuen Kontakten kann mindestens eine Telefonnummer oder eine E-Mail-Adresse oder beides erforderlich sein.
Wie geben Benutzer an, welche Informationen vertraulich bleiben?
Jeder Benutzer kann seine eigenen Einstellungen dazu verwalten, welche Informationsfelder beim Hinzufügen eines neuen Kontakts zu InterAction vertraulich bleiben.
Benutzer können ihre Einstellungen auf der Seite „Mein InterAction“ im InterAction Web Client verwalten.
Für einzelne Kontakte können Benutzer unterschiedliche Felder als vertraulich festlegen. Zum Beispiel kann Ed Roberts in seinen Einstellungen für die Benutzerkontaktliste festlegen, dass alle Namens- und Geschäftsinformationen von Kontakten der Kanzleiliste beigetragen werden dürfen. Für Jane Tarnoff kann er jedoch festlegen, dass ihre geschäftliche Telefonnummer vertraulich bleibt.
Wenn ein Benutzer seine Standardeinstellungen für neue Kontakte ändert, welche Informationen vertraulich bleiben, kann er alle Kontakte in seiner Kontaktliste so aktualisieren, dass sie diese Einstellungen ebenfalls verwenden. Zum Beispiel: Wenn ein Benutzer ursprünglich „Pager“ als vertrauliches Feld festgelegt hatte, kann er seine Einstellungen so ändern, dass dieses Feld nicht mehr vertraulich ist, und alle bereits in seiner Kontaktliste vorhandenen Kontakte entsprechend aktualisieren.
Verwalten der Benutzereinstellungen für vertrauliche Kontaktinformationen
Mit InterAction Administrator können Sie die Einstellungen eines Benutzers verwalten, welche Kontaktinformationen vertraulich bleiben. Dies betrifft nur die Standardeinstellungen für neue Kontakte in der Kontaktliste des Benutzers. Sie können die Einstellungen eines Benutzers für einzelne Kontakte nicht verwalten.
Anleitungen zum Ändern der standardmäßig vertraulich gehaltenen Informationen für Benutzerkontakte finden Sie unter Konfigurieren der Einstellungen für vertrauliche Daten.
Kann ich Benutzer verpflichten, Kontaktinformationen zur Kanzleiliste beizutragen?
Ihre Organisation kann Benutzer dazu verpflichten, Aktualisierungen für Kontaktdaten zu senden. Zum Beispiel möchten Sie vielleicht, dass Benutzer immer geschäftliche Telefonnummern und Adressen beitragen. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzern erlauben, ihre Standard-Einstellungen für Vertraulichkeit zu ändern.
Wie werden Kontaktinformationen verbunden?
Wenn ein Benutzerkontakt zur Kanzleiliste beigetragen wird und kein passender Kontakt in der Kanzleiliste gefunden wird, wird der Benutzerkontakt zur Kanzleiliste hinzugefügt und alle vom Benutzer beigetragenen Kontaktinformationen werden ebenfalls dem Kontakt hinzugefügt.
Wenn ein passender Kontakt in der Kanzleiliste für einen vom Benutzer beigetragenen Kontakt gefunden wird, muss InterAction die Kontaktinformationen des Benutzers mit den Kanzleidaten vergleichen. InterAction verbindet dann die Kontaktinformationen, wo sie übereinstimmen, und fügt zusätzliche Kontaktinformationen zu beiden Kontakten hinzu, sofern verfügbar.
Wie die Kontaktinformationen des Benutzers mit InterAction verglichen werden, hängt davon ab, ob der Kontakt als Verdachtskontakt gilt oder nicht. Kontakte, die während der ersten Synchronisierung oder des Imports zur Kontaktliste eines Benutzers hinzugefügt werden, sind in der Regel als Verdachtskontakte markiert. In diesem Fall behandelt InterAction die Kontakte anders als andere neue Kontakte, da nicht bekannt ist, ob die Kontaktinformationen veraltet sind. Weitere Informationen zu Verdachtskontakten finden Sie unter Wie Kontaktdaten beim erstmaligen Laden von Benutzerkontakten behandelt werden.
Wenn der Kontakt nicht als Verdachtskontakt markiert ist, werden die Kontaktinformationen mit den Kanzleidaten unter Verwendung der normalen Datenverarbeitung verglichen.
Vergleich von Namens- und Beschäftigungsinformationen
Wenn ein Kontakt in der Kontaktliste des Benutzers mit einem Kontakt in der Kanzleiliste verbunden ist, vergleicht InterAction den Namen, die Firma und andere beschäftigungsbezogene Felder. Folgendes passiert:
- Wenn die Felder übereinstimmen, werden keine Änderungen vorgenommen.
- Wenn einer der Kontakte ein leeres Feld hat, während der andere Kontakt einen Wert hat, wird das leere Feld ausgefüllt. Zum Beispiel: Wenn der Benutzerkontakt „Tom J. Williams“ ist und der Kanzleikontakt „Tom Williams“, wird der Kanzleikontakt zu „Tom J. Williams“ aktualisiert.
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Wenn diese Felder nicht übereinstimmen, macht InterAction Folgendes:
Regulärer Kontakt Verdachtskontakt Die Informationen des Kanzleikontakts werden aktualisiert. (Es gelten die Regeln für das Datenänderungsmanagement. Daher kann die Änderung zur Genehmigung eingereicht werden, anstatt den Kontakt automatisch zu aktualisieren.) Die Regeln für neue Kontakte bestimmen das weitere Vorgehen. In der Regel wird eine Datenkonflikt-Meldung an den Datenverwalter gesendet.
Vergleich von Adressen und Telefonnummern
Wenn ein Kontakt in der Kontaktliste des Benutzers mit einem Kontakt in der Kanzleiliste verbunden ist, versucht InterAction, die Telefonnummern, Adressen und elektronischen Adressen des Benutzerkontakts mit denen des Kanzleikontakts zu verbinden (sofern der Benutzer die Telefonnummern und Adressen zur Kanzleiliste beiträgt). Folgendes passiert:
- Wenn eine passende Telefonnummer, Adresse oder elektronische Adresse beim Kanzleikontakt gefunden wird, werden die beiden Einträge verbunden. Wenn Kontaktinformationen verbunden sind, werden Aktualisierungen zwischen den beiden Kontakten weitergegeben.
- Wenn die Kanzlei einen Wert hat, den der Benutzer nicht hat, wird das leere Feld beim Benutzerkontakt ausgefüllt. Zum Beispiel: Wenn die Kanzlei eine Faxnummer für den Kontakt hat, der Benutzer aber nicht, wird die Faxnummer dem Benutzerkontakt hinzugefügt.
- Wenn der Benutzer einen Wert hat und die Kanzlei nicht, wird der Wert vom Benutzerkontakt dem Kanzleikontakt hinzugefügt.
- Wenn beide Kontakte Informationen haben, diese aber nicht übereinstimmen, passiert Folgendes:
| Reguläre Kontakte | Verdachtskontakte |
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InterAction prüft die zugeordnete Firma des Kontakts auf eine passende Adresse oder Telefonnummer. Wird eine gefunden, wird dieser Wert der Person hinzugefügt und von der zugeordneten Firma übernommen. Handelt es sich um eine Firma oder wird der Wert bei der zugeordneten Firma der Person nicht gefunden, wird der Wert des Benutzers als neue Telefonnummer, Adresse oder elektronische Adresse dem Kanzleikontakt hinzugefügt. Die Informationen des Benutzerkontakts werden mit diesem neuen Eintrag beim Kanzleikontakt verbunden. |
InterAction prüft die zugeordnete Firma des Kontakts auf eine passende Adresse oder Telefonnummer. Wird eine gefunden, wird dieser Wert der Person hinzugefügt und von der zugeordneten Firma übernommen. Die Regeln für neue Kontakte bestimmen das weitere Vorgehen. In der Regel wird eine Datenkonflikt-Meldung an den Datenverwalter gesendet. Sie können InterAction jedoch auch so konfigurieren, dass stattdessen eine der folgenden Optionen ausgeführt wird:
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Geschäftliche und private Informationen werden miteinander abgeglichen. Zum Beispiel wird eine private Telefonnummer beim Benutzerkontakt mit den privaten und geschäftlichen Telefonnummern beim Kanzleikontakt verglichen, um eine Übereinstimmung zu finden. Das hilft in Situationen, in denen Benutzer versehentlich eine geschäftliche Telefonnummer im Privatfeld (oder umgekehrt) in Outlook eintragen.
Telefonnummern verschiedener „Gerätetypen“ werden jedoch nicht miteinander verglichen. Zum Beispiel wird eine Faxnummer beim Benutzerkontakt nur mit Faxnummern beim Kanzleikontakt verglichen. Ebenso wird eine „Handy“-Nummer beim Benutzerkontakt nicht mit „normalen“ Telefonnummern verglichen.