Die Einstellungen für vertrauliche Daten legen fest, welche Informationen standardmäßig vertraulich behandelt werden, wenn ein Benutzer einen Kontakt zur Kanzleiliste hinzufügt. Für einzelne Kontakte können Benutzer festlegen, welche Informationen vertraulich bleiben. Bei der Verwaltung von Benutzer-Kontaktlisten können Sie Folgendes tun:
- Die Standard-Einstellungen für vertrauliche Daten für neue Kontaktlisten festlegen. Weitere Informationen finden Sie unter Standard-Einstellungen für vertrauliche Daten für neue Benutzer-Kontaktlisten konfigurieren.
- Die Standard-Einstellungen für vertrauliche Daten für die Kontaktliste eines einzelnen Benutzers aktualisieren. Weitere Informationen finden Sie unter Einstellungen für vertrauliche Daten für eine einzelne Benutzer-Kontaktliste konfigurieren.
- Die Standard-Einstellungen für vertrauliche Daten für alle Benutzer-Kontaktlisten aktualisieren.
- Verhindern, dass Benutzer ändern können, welche Informationen standardmäßig vertraulich behandelt werden.
Sie können die Einstellungen für vertrauliche Daten eines Benutzers für einen bestimmten Kontakt in dessen Kontaktliste nicht verwalten. Außerdem können Sie nicht steuern, ob der Benutzer beim Bearbeiten eines bestimmten Kontakts seine vertraulichen Einstellungen ändern darf.
Standard-Einstellungen für vertrauliche Daten für neue Benutzer-Kontaktlisten konfigurieren
- Melden Sie sich beim InterAction Administrator an.
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Doppelklicken Sie in der Hauptentitätenliste auf Benutzer-Kontaktlisten-Konfiguration.
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Klicken Sie im Dialogfeld „Benutzer-Kontaktlisten-Konfiguration“ auf die Schaltfläche Vertrauliche Daten Einstellungen.
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Wählen Sie im Dialogfeld „Vertrauliche Daten Einstellungen“ die Felder aus, die standardmäßig vertraulich bleiben sollen.
Um zu verhindern, dass Benutzer die standardmäßig vertraulichen Felder ändern können, deaktivieren Sie die Option Benutzern erlauben, auszuwählen, welche Kontaktdaten standardmäßig vertraulich bleiben. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzern erlauben, ihre Standard-Einstellungen für vertrauliche Daten zu ändern.
Die globale Einstellung Benutzern erlauben, auszuwählen, welche Kontaktdaten standardmäßig vertraulich bleiben gilt immer für alle bereits erstellten sowie für zukünftige Benutzer-Kontaktlisten.
- Klicken Sie zum Abschluss auf OK.
Einstellungen für vertrauliche Daten für eine einzelne Benutzer-Kontaktliste konfigurieren
- Melden Sie sich beim InterAction Administrator an.
- Doppelklicken Sie in der Hauptentitätenliste auf Benutzer-Kontaktliste.
- Wählen Sie im Dialogfeld „Benutzer-Kontaktliste verwalten“ die gewünschte Kontaktliste aus und klicken Sie auf Bearbeiten.
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Wählen Sie im Dialogfeld „Benutzer-Kontaktliste bearbeiten“ die Registerkarte Vertrauliche Daten.
- Wählen Sie die Felder aus, die für neue Kontakte in der Kontaktliste des Benutzers standardmäßig vertraulich bleiben sollen.
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Klicken Sie zum Abschluss auf OK.
Sie werden gefragt, ob die Änderung(en) auch auf bestehende Kontakte angewendet werden sollen. Wählen Sie Ja, um die Änderung sowohl auf bestehende als auch auf neue Kontakte in der Benutzer-Kontaktliste anzuwenden. Wählen Sie Nein, um die Änderung nur auf neue Kontakte anzuwenden.
Einstellungen für vertrauliche Daten für alle Benutzer-Kontaktlisten aktualisieren
Nachdem Sie mehrere Benutzerkonten erstellt haben, stellen Sie vielleicht fest, dass bestimmte Felder nicht mehr standardmäßig vertraulich bleiben sollen. Zum Beispiel haben Sie das Feld „Geschäftstelefon“ zunächst als vertraulich eingestellt, möchten aber nun, dass dieses Feld für neue Kontakte nicht mehr als vertraulich gilt.
Nur die von Ihnen vorgenommenen Änderungen werden auf die Benutzer-Kontaktlisten angewendet. Angenommen, das Feld „Rufname“ ist so eingestellt, dass es nicht vertraulich bleibt, aber ein Benutzer hat seine Einstellungen geändert, sodass das Feld standardmäßig vertraulich ist. Wenn Sie die Standardeinstellung für das Feld „Geschäftsfax“ aktualisieren und die Änderung auf alle Benutzer-Kontaktlisten anwenden, ändert InterAction die Benutzereinstellung für das Feld „Rufname“ nicht.
- Melden Sie sich beim InterAction Administrator an.
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Doppelklicken Sie in der Hauptentitätenliste auf Benutzer-Kontaktlisten-Konfiguration.
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Klicken Sie im Dialogfeld „Benutzer-Kontaktlisten-Konfiguration“ auf die Schaltfläche Vertrauliche Daten Einstellungen.
- Wählen Sie im Dialogfeld „Vertrauliche Daten Einstellungen“ die Felder aus, die standardmäßig vertraulich bleiben sollen.
- Klicken Sie zum Abschluss auf OK.
- Bestätigen Sie im Dialogfeld die Anwendung der Änderungen auf alle bestehenden Benutzer-Kontaktlisten mit Ja.
Benutzern erlauben, ihre Standard-Einstellungen für vertrauliche Daten zu ändern
Ihre Organisation kann festlegen, dass alle Benutzer bestimmte Kontaktinformationen wie Geschäftsadressen und Telefonnummern immer zur Kanzleiliste beitragen müssen.
Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Bestimmen Sie vor der Einführung von InterAction, welche Kontaktinformationen vertraulich bleiben dürfen und welche Informationen in die Kanzleiliste aufgenommen werden müssen.
- Deaktivieren Sie beim Festlegen der Standard-Einstellungen für vertrauliche Daten für neue Kontaktlisten die Kontrollkästchen für alle Informationen, die von den Benutzern zur Kanzleiliste beigetragen werden müssen.
- Deaktivieren Sie die globale Einstellung, die es Benutzern erlaubt, auszuwählen, welche Kontaktdaten standardmäßig vertraulich bleiben.
Wenn Sie verhindern, dass Benutzer ihre Standard-Einstellungen für vertrauliche Daten ändern, können sie diese Einstellungen nicht mehr auf der Seite „Mein InterAction“ im Web Client anpassen. Diese Option gilt für die gesamte Website und kann nicht für einzelne Benutzer-Kontaktlisten festgelegt werden. Benutzer können jedoch weiterhin für jeden Kontakt einzeln festlegen, welche Felder vertraulich bleiben.
Anleitungen zum Ändern dieser Einstellung finden Sie unter Standard-Einstellungen für vertrauliche Daten für neue Benutzer-Kontaktlisten konfigurieren.