Tout ensemble d'utilisateurs est un candidat pour un groupe d'utilisateurs InterAction. Une bonne source pour identifier les groupes d'utilisateurs est d'utiliser les groupes de travail existants, les groupes de pratique, et toute autre "collection" d'utilisateurs.
Les groupes d'utilisateurs InterAction peuvent être automatiquement synchronisés avec les groupes utilisés par d'autres systèmes, tels que les applications de messagerie et les réseaux. Pour plus d'informations, voir Active Directory et InterAction.
Les groupes sont utilisés pour attribuer des droits d'accès et des permissions à des fonctionnalités comme la fusion des doublons et les outils de qualité des données, le partage de recherches dans le Windows Client, et la définition de la visibilité des activités. Maintenir un grand nombre de groupes d'utilisateurs peut être déroutant pour les utilisateurs finaux et générer du travail de maintenance pour les administrateurs.
Notez également qu'un groupe ne peut contenir qu'une liste d'utilisateurs - vous ne pouvez pas inclure des groupes dans un groupe. Par conséquent, les groupes "hiérarchiques" sont difficiles à maintenir et doivent être évités.
Si nécessaire, vous pouvez identifier les groupes d'utilisateurs dont vous avez besoin et créer ces groupes avant de créer des comptes utilisateurs et de décider quels utilisateurs doivent être inclus dans chaque groupe. Plus tard, lorsque les comptes utilisateurs sont prêts, vous pouvez revenir en arrière et remplir les groupes avec les utilisateurs appropriés.
Il existe généralement deux grandes catégories de groupes d'utilisateurs :
- Groupes d'utilisateurs pour la qualité des données et l'administration
- Groupes d'utilisateurs pour les utilisateurs finaux
Groupes d'utilisateurs pour la qualité des données et l'administration
Le premier ensemble de groupes que vous devez identifier sont les groupes de qualité des données et d'administration. Utilisez ces groupes pour accorder aux utilisateurs la permission d'accéder aux fonctions de qualité des données telles que la gestion des changements de données, les outils de qualité des données, la fusion des doublons, et d'autres.
Les groupes de qualité des données contiennent généralement plus d'utilisateurs que les groupes administratifs, cependant la maintenance doit rester légère.
InterAction fournit les groupes d'utilisateurs suivants pour la qualité des données et l'administration :
Administrateurs de données
Ce groupe est utilisé pour donner aux utilisateurs l'accès aux fonctionnalités de qualité des données, exécuter la fusion des doublons, exécuter le nettoyage des associations, gérer les modèles de dossiers, gérer les types de contacts, et effectuer des recherches de qualité des données. Comme l'utilisation de ces fonctionnalités peut avoir un impact important sur les données d'InterAction, elles ne doivent être accordées qu'à un groupe restreint de gestionnaires de données qui sont des utilisateurs avancés d'InterAction. Ce groupe possède les types de contacts Décédé, Hors activité, Collège/Université, Organisation caritative, et Organisation professionnelle.
Marketing
Ce groupe possède les types de contacts Prospect et Personnel prospect, ainsi que la liste de diffusion Ne pas envoyer de communications marketing. Tous les utilisateurs du groupe Marketing sont responsables de la maintenance des informations pour ceux-ci dans InterAction.
Administrateurs du personnel de l'entreprise
Ce groupe possède les types de contacts Notre personnel, Anciens élèves, et Nos consultants. Tous les utilisateurs du groupe Administrateurs du personnel de l'entreprise sont responsables de la maintenance des informations sur le personnel de l'entreprise dans InterAction. Souvent, les utilisateurs de ce groupe sont également des administrateurs ou des gestionnaires de données pour le système RH de votre organisation et sont membres du département des ressources humaines.
Administrateurs clients
Ce groupe possède par défaut les types de contacts Client, Client principal, Ancien client, et Personnel client. Tous les utilisateurs du groupe Administrateurs clients sont responsables de la maintenance des informations sur les clients dans InterAction. Souvent, les utilisateurs de ce groupe sont également des administrateurs ou des gestionnaires de données pour le système de comptabilité ou de gestion du temps et de la facturation de votre organisation.
Gestionnaires de contenu
Ce groupe est utilisé pour identifier :
- Les utilisateurs qui gèrent l'ensemble des contacts que votre organisation souhaite mettre à jour avec le contenu LexisNexis. Ce groupe est automatiquement configuré avec des droits d'accès spécifiques aux dossiers suivants :
- LexisNexis Entreprises à faire correspondre
- LexisNexis Contact soumis
- LexisNexis Entreprises correspondantes
Groupes d'utilisateurs pour les utilisateurs finaux
Comme les utilisateurs finaux peuvent utiliser des groupes pour déterminer la visibilité d'une activité qu'ils créent, vous devez créer des groupes qui reflètent les différentes collections d'utilisateurs de votre organisation. Prévoyez de créer des groupes pour chacun des principaux groupes fonctionnels au sein de l'organisation qui se voient attribuer des droits d'accès communs.
Les groupes possibles incluent :
- Groupes de pratique ou groupes de travail
- Divisions au sein d'un bureau
- Niveaux d'utilisateurs tels que Partenaires ou Associés
- Comités
Ne créez pas un groupe InterAction pour chaque groupe logique de personnes dans votre organisation.
Recommandations pour les groupes d'utilisateurs
| À faire | À ne pas faire |
|---|---|
| Envisagez d'utiliser les groupes fournis pour les gestionnaires de données avant de créer un nouveau groupe. Les utilisateurs inclus dans le groupe Administrateurs de données peuvent être exactement la collection d'utilisateurs à qui vous souhaitez donner la permission de fusionner tous les doublons. | Créer un groupe distinct pour chaque permission. La plupart des gestionnaires de données et des administrateurs devraient avoir accès à toutes les fonctions administratives. |
| Créez un groupe "Exportation" distinct si vous prévoyez de restreindre l'exportation depuis le Windows Client. | Créer des groupes qui ne seront pas maintenus. N'oubliez pas, chaque fois que quelqu'un rejoint ou quitte l'entreprise, vous devrez peut-être mettre à jour les groupes. Les groupes obsolètes peuvent entraîner des erreurs de droits d'accès ! Si vous utilisez Active Directory ou Application Collaboration pour peupler vos groupes avec des utilisateurs, cela peut être moins problématique. Pour plus d'informations sur la population des groupes avec des utilisateurs, voir Active Directory et InterAction. |
| Limitez le nombre de groupes que vous créez. | Créer de nombreux groupes avec des noms ou des membres similaires. N'oubliez pas, les utilisateurs finaux utiliseront ces groupes lorsqu'ils ajouteront des activités dans le Web Client ou via la fonctionnalité e-Activity. Les utilisateurs peuvent être confus s'ils doivent choisir entre plusieurs groupes aux noms similaires. |
| Rappelez-vous que chaque groupe doit être utilisé pour attribuer des permissions, accorder des droits d'accès, partager des recherches et définir la visibilité d'une activité. Si le groupe n'est pas nécessaire pour l'une de ces raisons, ne le créez pas. | Désactiver un groupe sans en informer les gestionnaires de données et les administrateurs. N'oubliez pas, les utilisateurs qui peuvent créer des dossiers peuvent également attribuer des droits d'accès et donc utiliser un groupe. Le désactiver affectera ces utilisateurs. |
| Informez les utilisateurs si vous désactivez, renommez ou changez la signification d'un groupe. | Créer des groupes potentiellement embarrassants ou confidentiels. Les utilisateurs du Windows Client qui peuvent attribuer des droits d'accès aux dossiers peuvent voir les noms et les membres d'un groupe. |
| “Neutralisez” les groupes inactifs en supprimant tous les membres. Voir Suppression des groupes inutiles pour plus d'informations. |