Un ensemble de données d'adresses intègre des adresses, téléphones, e-mails ou adresses de sites Web pour des entreprises ou des personnes dans InterAction. Un ensemble de données d'adresses peut importer soit des adresses postales, soit des téléphones et des adresses électroniques. Vous pouvez créer autant d'ensembles de données d'adresses que nécessaire.
Lors de la transformation d'un ensemble de données d'adresses, Application Collaboration effectue les actions suivantes pour chaque téléphone ou adresse récupéré du système externe :
- Trouver le contact à mettre à jour dans InterAction. Vous pouvez choisir la méthode utilisée pour cela.
- Trouver le téléphone ou l'adresse à mettre à jour
- Soit mettre à jour l'élément existant avec les données récupérées, soit ajouter l'élément comme un nouveau téléphone ou une nouvelle adresse.
Lors de l'intégration de téléphones et d'adresses dans InterAction à partir d'un autre système, vous définissez des règles d'adresses pour déterminer comment InterAction doit attribuer des types d'adresses aux informations d'adresses du système externe.
Application Collaboration fait référence à la création et à la mise à jour des adresses. Cela inclut les téléphones, les numéros de fax, les adresses électroniques et les adresses postales, sauf indication contraire.
Notez qu'Application Collaboration peut également supprimer des valeurs d'adresses. Vous le faites en récupérant les identifiants pour trouver le contact et le téléphone ou l'adresse, puis en laissant les colonnes pour les valeurs d'adresse vides.
Cette vue d'ensemble couvre les sujets suivants :
- Règles d'adresses
- Sélection des données d'adresses à intégrer
- Récupération des adresses et téléphones
Règles d'adresses
Similaire aux ensembles de données, une règle d'adresse est spécifique à une source de données particulière. Vous pouvez voir l'ensemble des règles d'adresses pour une source de données en sélectionnant tout élément lié à cette source de données dans la liste de la console.
Les règles d'adresses s'affichent dans le volet en bas à droite de la vue principale d'Application Collaboration. Les règles sont globales à la source de données - elles s'affichent quel que soit l'ensemble de données sélectionné.
[A] Sélectionnez tout élément au sein de la source de données...
[B] ...pour voir les règles d'adresses pour cette source de données.
Si aucune règle d'adresse n'est définie pour une source de données, les règles d'adresses par défaut sont utilisées :
- Tous les types d'adresses dans le système externe sont mappés au type global Entreprise Alternative.
- La clé d'adresse est fournie par la source de données.
La transformation des données dans ce cas génère un avertissement dans les résultats SQL. Si la règle d'adresse ci-dessus est celle que vous souhaitez, vous pouvez ignorer cet avertissement.
Sélection des données d'adresses à intégrer
Décidez quels téléphones et adresses vous avez besoin dans InterAction. Avant de décider d'intégrer une donnée, considérez comment elle est utilisée par les utilisateurs d'InterAction.
Par exemple, si l'adresse de facturation dans le système externe ne va pas être utilisée par les utilisateurs d'InterAction, il ne semble probablement pas judicieux de l'intégrer dans InterAction. En revanche, si les utilisateurs utilisent l'adresse de facturation pour des envois postaux, ou s'ils la trouvent utile pour identifier des clients, alors il est judicieux de l'intégrer.
Intégrer des informations inutiles dans le système peut le rendre confus et moins utile pour les utilisateurs finaux. Par conséquent, n'intégrez que des données actuelles qui sont régulièrement mises à jour dans le système externe. Sinon, les données dans InterAction peuvent devenir obsolètes et moins utiles.
Récupération des adresses et téléphones
La table de l'ensemble de données d'adresses comprend des colonnes pour les champs d'adresse postale, ou pour les numéros de téléphone, numéros de fax, adresses e-mail et adresses de sites Web. Les colonnes spécifiques dépendent des options que vous sélectionnez pour l'ensemble de données.
Dans InterAction, un numéro de téléphone peut être lié à une adresse en tant que lieu d'entreprise. Un lieu d'entreprise se compose d'une adresse, de numéros de téléphone et de numéros de fax qui sont tous situés au même endroit.
Application Collaboration associe les téléphones aux adresses en utilisant les valeurs récupérées dans la colonne ADDRESS_ID. Si l'ADDRESS_ID d'un téléphone correspond à l'ADDRESS_ID d'une adresse postale, les deux sont liés ensemble en tant que lieu d'entreprise.
Par exemple, pour l'entreprise montrée ci-dessous, l'adresse de facturation (1635 Pavlis Way), le téléphone et le fax sont tous considérés comme un seul lieu. L'adresse a été récupérée dans une table avec un ID de 20, tandis que le téléphone et le fax ont été récupérés dans une seconde table, également avec un ID de 20.
[A] Cette adresse, ce numéro de téléphone et ce numéro de fax proviennent tous du système comptable. Ces trois éléments composent un lieu d'entreprise dans InterAction, ils sont donc affichés ensemble.
Seuls les téléphones et les adresses postales peuvent être liés de cette manière ; les adresses électroniques ne sont pas incluses dans les lieux.
Notez également que cela ne s'applique qu'aux entreprises ; Application Collaboration ne lie pas les téléphones et les adresses pour les contacts personnels, bien que les utilisateurs puissent le faire manuellement en utilisant soit le Windows Client, soit le Web Client.