Application Collaboration est un outil pour alimenter InterAction avec des informations. Vous utilisez principalement Application Collaboration pour une intégration continue avec un autre système. Par exemple, vous pouvez alimenter InterAction avec des données provenant de systèmes comptables, de systèmes de ressources humaines, de profils marketing tiers, de bases de données de membres du conseil d'administration, ou de tout autre système qui vous permet d'extraire les données. Vous pouvez ensuite utiliser Application Collaboration pour garder ces données à jour de manière continue, en actualisant périodiquement InterAction avec les modifications du système où les données sont maintenues.
Application Collaboration crée et met à jour les contacts de l'entreprise (à la fois les personnes et les entreprises). Il ne met pas à jour les contacts qui proviennent des collections de contacts des utilisateurs.
Application Collaboration est également un outil important dans le processus de chargement initial des données.
- Configurez Application Collaboration pour les données que vous souhaitez importer depuis l'autre système.
- Récoltez les données de l'autre système ou des systèmes dans des tables de staging spéciales dans la base de données InterAction.
- Transformez les données en utilisant Application Collaboration. Cela amène les données des tables de staging dans InterAction, en appliquant toutes les règles métier d'InterAction.
À propos de la configuration d'Application Collaboration
Application Collaboration inclut une variété d'options pour configurer comment il importe les données dans votre base de données InterAction. Par exemple, vous pouvez faire ce qui suit :
- Créer des entreprises ou des personnes dans un dossier source désigné d'InterAction. Toutes les informations de nom dans InterAction peuvent être alimentées avec des données de l'autre système. Pour plus de détails sur les informations de nom, voir Qu'est-ce que les informations de nom dans InterAction ?
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Mapper automatiquement les contacts existants dans InterAction avec les données de l'autre système. Cela permet aux utilisateurs de continuer à entrer des prospects d'entreprise dans InterAction, et de les lier automatiquement à l'autre système une fois qu'ils deviennent clients.
Le mappage est généralement utilisé uniquement pour une intégration continue avec un système externe, tel que votre système comptable ou système de ressources humaines.
- Lier automatiquement les contacts dans un second dossier inclus. Cela vous permet d'adapter les données externes à la structure de dossiers d'InterAction - en stockant les noms d'entreprise ou de personne dans l'un des dossiers publics, mais aussi en liant les contacts dans un dossier plus restreint pour stocker des données confidentielles.
- Mettre à jour les contacts avec des données de profil importantes. Vous pouvez mettre à jour à la fois les contacts provenant de sources de données externes et les contacts existants d'InterAction. Les données que vous pouvez alimenter incluent les éléments suivants :
- Champs supplémentaires (à la fois les champs réguliers et ceux qui utilisent l'extension de champ supplémentaire variable)
- Classifications
- Adresses
- Numéros de téléphone
- Adresses électroniques
- Activités
- Relations
- Dossiers auxquels le contact appartient. Dans le cadre de cela, vous pouvez également mettre à jour la liste des utilisateurs parrainant un contact sur une liste marketing.
- Notes
- Mettre à jour les groupes d'utilisateurs existants d'InterAction avec les utilisateurs d'InterAction. Cela est utile lors de la maintenance de groupes d'utilisateurs dans une application différente.
Pour configurer chacun de ces types de données, vous créez un ensemble de données. L'ensemble de données définit le type de données que vous importez et les diverses options dont Application Collaboration a besoin, telles que la manière de trouver les contacts InterAction à mettre à jour. Par exemple, lors de la configuration d'un ensemble de données de champ supplémentaire, vous pourriez le configurer pour utiliser un champ supplémentaire tel que le numéro de client pour trouver les contacts et les mettre à jour avec d'autres valeurs de champ supplémentaire.
La configuration d'un ensemble de données crée une table de staging spéciale dans la base de données InterAction. Cela est utilisé lors de la récolte des données - vous récoltez les données dans ces tables.
Pour plus de détails sur la configuration d'Application Collaboration, voir les sections suivantes :
À propos de la récolte des données
La récolte des données fait référence au processus d'extraction des données d'un système externe et de leur importation dans des tables de staging dans la base de données InterAction.
Lors de l'utilisation d'Application Collaboration pour une conversion unique, la récolte est un événement unique. Lors de l'utilisation d'Application Collaboration pour une intégration continue, vous concevez une routine de récolte répétable pour mettre à jour les tables de staging régulièrement.
Par exemple, si vous intégrez un système comptable, vous pourriez configurer Application Collaboration pour mettre à jour une ou deux fois par semaine. Chaque fois qu'il s'exécute, tous les nouveaux clients dans le système comptable sont ajoutés, et tous les champs modifiés, tels que les adresses de facturation ou le chiffre d'affaires cumulé de l'année en cours, sont actualisés avec les dernières données de l'autre système.
La récolte est couverte en détail dans Notions de base sur la récolte de données.
À propos de la transformation des données
Lorsque Application Collaboration transforme les données, le programme extrait les données des tables de staging et met à jour les contacts en conséquence, en utilisant les règles métier d'InterAction. Par exemple, lors de la transformation d'un ensemble de données de champ supplémentaire, Application Collaboration trouve chaque contact à mettre à jour et met à jour le champ supplémentaire spécifié avec les données récoltées.
La transformation des données est couverte en détail dans Configuration des options de transformation.
Utilisation des données dans InterAction
Après avoir utilisé Application Collaboration pour transformer les données, les utilisateurs finaux peuvent les utiliser comme n'importe quelles autres données dans la base de données InterAction. Les utilisateurs peuvent accéder aux informations depuis le Web Client d'InterAction et depuis le Windows Client d'InterAction.
Lors de l'intégration continue, vous pouvez configurer Application Collaboration pour empêcher les utilisateurs de modifier les données dans InterAction. Dans ce cas, le système externe (par exemple, le système comptable) possède essentiellement les données. Cela garantit que les données dans InterAction reflètent toujours avec précision les données dans le système source. Dans le Web Client, vous pouvez utiliser les règles de gestion des modifications de données pour envoyer des demandes de mises à jour aux gestionnaires de données de votre organisation.
Indépendamment du fait que les utilisateurs puissent modifier les informations réelles du système externe, de nouvelles données dans InterAction peuvent être ajoutées. Par exemple, les utilisateurs ayant les droits d'accès appropriés aux contacts du système externe peuvent faire ce qui suit :
- Ajouter des téléphones et adresses supplémentaires aux contacts détenus par l'autre système
- Créer des relations supplémentaires entre les contacts détenus par l'autre système et les contacts natifs d'InterAction
- Modifier des champs supplémentaires non détenus par l'autre système
- Appliquer des classifications, créer et modifier des activités, et saisir des notes
- Inclure le contact dans d'autres dossiers tels que les listes marketing et les projets
- Imprimer, visualiser et rechercher les données comme n'importe quelles autres données d'InterAction
Notez également que la Collaboration d'Application ajoute et met à jour uniquement les contacts de l'entreprise. Les utilisateurs peuvent créer leurs propres contacts utilisateurs et les connecter aux contacts de l'entreprise importés via la Collaboration d'Application, tout comme ils peuvent connecter un contact à n'importe quel contact de l'entreprise.