Une fois que vous avez un fichier d'importation et les instructions de correspondance, vous êtes prêt à préparer le dossier, tester les instructions de correspondance et effectuer l'importation réelle.
Pour importer des contacts dans InterAction, vous devez disposer d'un dossier pour recevoir les contacts. En général, vous importez dans un dossier temporaire.
Vous ne devez jamais importer des contacts directement dans les dossiers publics.
Décidez si vous souhaitez ajouter des attributs, tels que des valeurs de champ supplémentaires ou des classifications, au fichier d'importation avant de procéder à l'importation. Il est généralement plus rapide d'ajouter ces attributs au fichier d'importation dès le départ, plutôt que de modifier les contacts par la suite pour les ajouter.
Si vous importez dans un champ supplémentaire de type liste, les valeurs d'importation doivent correspondre aux valeurs de la liste.
Tester les Instructions de Correspondance et le Fichier d'Importation
Il existe deux façons de vérifier que les instructions de correspondance d'importation sont correctement configurées pour le fichier d'importation :
- Effectuer une importation de validation uniquement.
- Importer un sous-ensemble du fichier d'importation dans un dossier de test temporaire.
Dans la plupart des cas, l'importation de validation uniquement est suffisante. Cela effectue tout le traitement d'importation sauf l'ajout des contacts au dossier, et c'est beaucoup plus rapide qu'une importation réelle. Toutes les erreurs qui seraient signalées lors de l'importation réelle sont écrites dans le fichier de statut d'importation. Après l'importation de validation uniquement, examinez le fichier de statut et corrigez les erreurs qui se sont produites (voir Fichier de Statut).
La procédure suivante décrit comment importer des données dans le dossier souhaité. Après l'importation, examinez le fichier de statut pour tout problème ou erreur et réimportez les contacts problématiques si nécessaire.
Importer des Données
- Connectez-vous au Windows Client d'InterAction.
- Choisissez Dossier > Importer pour ouvrir la boîte de dialogue Importer des Contacts.
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Entrez le Nom du Fichier (chemin complet) pour un fichier d'importation. Vous devez spécifier un fichier d'importation pour créer ou modifier les instructions de correspondance.
Choisissez le bouton Parcourir (
) pour rechercher le fichier si nécessaire.
- Sélectionnez les options restantes comme suit :
- Si la première ligne de votre fichier d'importation contient des en-têtes qui ne doivent pas être importés, cochez la case La première ligne du fichier est des en-têtes de champ.
- Cochez la case Grand nombre d'enregistrements si applicable. Si cette option est sélectionnée, le Nettoyage d'Association n'est pas exécuté automatiquement à la fin de l'importation.
- Spécifiez le dossier dans lequel les contacts sont importés.
- Sélectionnez le fichier Instructions de Correspondance que vous souhaitez utiliser dans la liste.
- Dans la section Formats de Champ, choisissez le bouton Modifier si vous souhaitez importer des dates et des nombres dans un format autre que vos paramètres régionaux par défaut.
- Si nécessaire, modifiez le Nom du Fichier de Statut en entrant le nouveau chemin et nom de fichier.
- Pour effectuer un test de l'importation sans réellement importer de contacts, cochez la case Validation Uniquement.
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Pour qu'InterAction vérifie les éventuels doublons de contacts lors de l'importation, cochez la case Vérifier les Doublons. Si vous savez que le fichier que vous importez contient plusieurs contacts déjà présents dans InterAction, envisagez d'utiliser la fonctionnalité d'Importation Avancée qui inclut une meilleure gestion des contacts en double.
Si vous choisissez de faire vérifier les doublons par InterAction lors de l'importation, vous devez surveiller le processus d'importation afin de pouvoir répondre aux invites chaque fois que des doublons possibles sont trouvés. La vérification des doublons augmente également le temps d'importation. Pour ces raisons, vous pouvez choisir de ne pas vérifier les doublons lors de l'importation et d'utiliser les outils de Qualité des Données plus tard ou d'utiliser la fonctionnalité d'Importation Avancée, qui peut gérer automatiquement les contacts en double.
- Pour examiner ou modifier les instructions de correspondance, choisissez le bouton Modifier et consultez Créer des Instructions de Correspondance.
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Pour commencer l'importation, choisissez OK.
Lors d'une importation ou après celle-ci, vous pouvez recevoir des erreurs ou des messages d'avertissement décrivant une spécification qui n'a pas été respectée. Cela est généralement dû à une correspondance de champ qui mappe des données dans un type de champ qui n'accepte pas les caractères ou le format des données. Voir Fichier de Statut pour des informations sur les erreurs et les avertissements.
InterAction enregistre tous les enregistrements qu'il ne peut pas importer dans le fichier de statut enregistré sous le nom et l'emplacement spécifiés à l'étape 4.
Après la fin de l'importation, cochez la case si vous souhaitez effectuer un nettoyage d'association.
- Après l'importation, examinez les contacts importés. Corrigez manuellement les champs si nécessaire.
Fichier de Statut
InterAction crée un fichier de statut lors de chaque importation, y compris lorsque l'option de validation uniquement est utilisée. Au minimum, il enregistre les éléments suivants :
- Fichier de données d'importation utilisé
- Instructions de correspondance utilisées
- Dossier actuel (le dossier qui reçoit les données)
- Nombre d'enregistrements ajoutés, rejetés et traités
- Nombre total d'erreurs et d'avertissements
Le fichier de statut est un simple fichier texte. Vous spécifiez l'emplacement et le nom du fichier de statut lors de l'importation.
Tous les enregistrements qui n'ont PAS pu être importés sont enregistrés dans le fichier. Vous pouvez corriger les enregistrements rejetés directement dans le fichier de statut et réimporter. InterAction place un point-virgule (;) devant les commentaires et les avertissements. Pour réimporter les lignes rejetées, commentez celles que vous ne souhaitez pas importer, corrigez les lignes pour résoudre les problèmes, puis importez directement à partir du fichier de statut. Le processus d'importation ignore toutes les lignes précédées d'un point-virgule.
Notez les points suivants concernant le fichier de statut :
- InterAction crée un nouveau fichier à chaque importation ; les erreurs ne sont pas ajoutées au fichier.
- Toutes les erreurs ou avertissements au niveau des champs se voient attribuer un numéro d'erreur unique.
- Le texte tronqué est considéré comme un simple avertissement, pas une erreur.