Les champs qui s'affichent initialement dans la boîte de dialogue Ajouter un mappage de champ ne sont pas vos seules options pour les champs. Vous pouvez créer de nouveaux groupes de champs pour ajouter plus d'adresses, de champs supplémentaires, de classifications, etc.
Que souhaitez-vous faire ?
Ajout de groupes de champs pour les téléphones et les adresses
Vous pouvez importer un nombre illimité d'adresses, de téléphones et d'adresses électroniques dans InterAction. Pour ajouter un nouveau groupe de champs, choisissez Nouveau dans la boîte de dialogue Ajouter un mappage de champ.
[A] Choisissez Nouveau pour ajouter un nouveau groupe de champs.
[B] InterAction affiche la boîte de dialogue Nouveau groupe de champs.
Choisissez Adresse, Téléphone ou Adresse électronique et choisissez OK. InterAction affiche la boîte de dialogue du nouveau groupe de champs approprié.
[A] Vous pouvez attribuer une Description et un Emplacement différents pour les personnes par rapport aux entreprises.
[B] Choisissez si les données sont visibles pour tous les dossiers (global) ou seulement visibles depuis le dossier dans lequel vous importez (spécifique au dossier). Si vous importez dans un dossier temporaire, ne rendez pas les informations spécifiques au dossier.
[C] Si vous créez un groupe de champs de téléphone, choisissez le type de téléphone (Assistant, Ordinateur, Fax, Mobile, Autre, Pager ou Téléphone). Si vous créez un groupe de champs d'adresse électronique, choisissez le type d'adresse électronique (Email, Site FTP, Site Web ou Autre).
Définir une adresse postale
Lors de l'importation de contacts, l'adresse postale est définie comme la première adresse que vous mappez, indépendamment de la position ou de la séquence des données d'adresse dans le fichier CSV. Par exemple, si vous souhaitez que l'adresse du domicile soit l'adresse postale pour le groupe de contacts que vous importez, lorsque vous configurez les instructions de mappage d'importation, assurez-vous de mapper l'adresse du domicile avant de mapper l'adresse professionnelle.
L'ordre dans lequel vous mappez les adresses n'affecte pas l'ordre dans lequel les informations s'affichent dans la zone Champs mappés. Par exemple, si vous avez mappé à la fois des adresses professionnelles et des adresses de domicile, l'adresse professionnelle s'affiche en premier dans la liste, même si vous avez peut-être mappé l'adresse de domicile avant l'adresse professionnelle.
Définir des emplacements lors de l'importation de contacts
Lorsque vous importez des contacts d'entreprise, vous pouvez choisir de créer automatiquement des emplacements pour les informations d'adresse et de téléphone que vous importez pour le contact. Un emplacement se compose d'une adresse, de numéros de téléphone et de numéros de fax qui se trouvent tous au même endroit.
Par défaut, un emplacement Bureau principal est déjà défini. Cet emplacement Bureau principal relie les informations suivantes :
- L'adresse du contact mappée à l'adresse professionnelle d'InterAction
- Le numéro de téléphone du contact mappé au téléphone professionnel
- Le numéro de téléphone du contact mappé au fax professionnel
Notez les points suivants concernant la création d'emplacements lors de l'importation :
- Pour qu'un emplacement soit créé, un contact doit avoir une adresse et au moins un numéro de téléphone lié à cette adresse.
- Les emplacements que vous définissez lors de l'importation sont créés pour toutes les entreprises que vous importez. Lorsque vous définissez le nom de l'emplacement, il doit être générique. Par exemple, ne définissez pas le nom de l'emplacement comme Bureau de Oak Brook à moins que tous les contacts que vous importez aient une adresse professionnelle à Oak Brook.
- Vous pouvez définir des emplacements pour tous les champs d'adresse et de téléphone définis dans la liste Champs InterAction. Cependant, les emplacements ne sont créés que si vous mappez des champs d'importation à ces champs InterAction.
- Un numéro de téléphone ou de fax ne peut être lié qu'à une seule adresse. Après avoir inclus un numéro de téléphone dans un emplacement, il n'est plus disponible pour être inclus dans un autre emplacement.
Définir un Nouvel Emplacement
-
Sous Emplacements dans la boîte de dialogue Ajouter un Mappage de Champ, choisissez Nouveau.
- Saisissez une Description pour l'emplacement. Comme cette description est utilisée pour chaque contact ayant une adresse du type que vous spécifiez, la description doit être générique, par exemple, Bureau Principal ou Bureau Secondaire.
- Sélectionnez l'Adresse à laquelle vous souhaitez lier les numéros de téléphone et de fax.
- Sélectionnez les Téléphones que vous souhaitez lier à l'adresse. Vous pouvez lier plusieurs téléphones à une adresse.
- Une fois terminé, choisissez OK.
Modifier un Emplacement Défini
-
Sous Emplacements dans la boîte de dialogue Ajouter un Mappage de Champ, sélectionnez un emplacement et choisissez Modifier.
-
Modifiez les champs que vous souhaitez mettre à jour.
Notez que vous ne pouvez choisir d'inclure que les champs identifiés dans la liste des Champs InterAction dans la boîte de dialogue Ajouter un Mappage de Champ. De plus, si un champ est déjà défini dans un autre emplacement, le champ n'est pas disponible dans la boîte de dialogue Modifier l'Emplacement.
- Une fois terminé, choisissez OK.
Supprimer un Emplacement Défini
- Sous Emplacements dans la boîte de dialogue Ajouter un Mappage de Champ, sélectionnez un emplacement et choisissez Supprimer.
- Dans le message de confirmation, choisissez Oui pour supprimer l'emplacement.
Lier des Contacts dans des Dossiers Lors de l'Importation
Vous pouvez spécifier les dossiers dans lesquels le contact doit être lié lors de l'importation. Vous pouvez spécifier de mapper par nom de dossier ou par ID de dossier. Lorsque vous créez vos instructions de mappage d'importation, vous pouvez mapper au champ Valeur sous Lien de Dossier dans la liste des Champs InterAction.
Pour spécifier si vous mappez en fonction de l'ID de Dossier ou du Nom de Dossier, sélectionnez le groupe de champs Lien de Dossier et choisissez Modifier.
Pour ajouter un nouveau groupe de champs Lien de Dossier, choisissez Nouveau, puis sélectionnez Lien de Dossier et choisissez OK.
Spécifiez Ce Qu'il Faut Mapper et S'il y a Plusieurs Valeurs dans le Groupe de Champs Lien de Dossier
Nom de Dossier
Si vous choisissez Nom de Dossier, votre fichier de données (fichier CSV) doit inclure une colonne contenant le nom exact du dossier tel qu'il s'affiche dans InterAction.
En général, il est préférable d'utiliser l'ID de dossier plutôt que le nom de dossier pour lier des contacts dans InterAction car le nom de dossier peut être modifié au fil du temps alors que l'ID de dossier ne peut pas être modifié par les utilisateurs.
ID de Dossier
Si vous choisissez ID de Dossier, votre fichier de données doit inclure une colonne contenant l'ID du dossier dans InterAction. Pour identifier l'ID d'un dossier, consultez les propriétés du dossier dans le Windows Client d'InterAction. Lors de l'utilisation de l'ID de dossier pour identifier les dossiers dans lesquels le contact est lié, vous devez utiliser à la fois l'ID source du dossier et l'ID de dossier. Lors de la définition dans le fichier d'importation, définissez-le comme suit :
ID Source/ID de Dossier
Par exemple, si l'ID source du dossier est 2 et l'ID de dossier est 325, votre fichier d'importation doit spécifier ce qui suit : 2/325.
Pour identifier les ID d'un dossier, sélectionnez le dossier dans l'arborescence des dossiers dans le Windows Client d'InterAction et choisissez Dossier > Propriétés.
Valeurs Multiples
Vous pouvez inclure plusieurs valeurs dans la colonne qui indique dans quels dossiers le contact doit être lié. Si le champ contient plusieurs valeurs, notez ce qui suit :
- Vous devez indiquer dans la boîte de dialogue du Groupe de Champs Lien de Dossier que le champ contient plusieurs valeurs et quel est le séparateur.
- Toutes les valeurs doivent être soit des noms de dossier, soit des ID de dossier. Par exemple, le champ ne peut pas s'afficher comme Clients;2/325;Anciens.
Ajouter des Groupes de Champs Supplémentaires et de Classification
Vous pouvez importer un nombre illimité de champs supplémentaires et de classifications dans InterAction. Pour ajouter un nouveau groupe de champs supplémentaires, choisissez Nouveau dans la boîte de dialogue Ajouter un Mappage de Champ. Choisissez Champ Supplémentaire et choisissez OK. InterAction affiche la boîte de dialogue du nouveau groupe de champs. À partir de là, vous pouvez faire ce qui suit :
- Sélectionnez le champ supplémentaire dans lequel vous souhaitez importer les informations. Vous pouvez choisir un champ global ou un champ supplémentaire spécifique à un dossier. Si vous choisissez d'importer des informations de contact dans un champ supplémentaire spécifique à un dossier, vous devez choisir le dossier auquel le champ est spécifique.
- Sélectionnez ce que vous souhaitez qu'InterAction fasse si un champ d'importation est invalide, par exemple, si la valeur n'est pas du même type de données (texte, date, décimal, liste, nombre, oui/non) que le champ supplémentaire existant ou si vous n'avez pas les droits d'accès suffisants pour créer une nouvelle définition de champ supplémentaire.
- Sélectionnez si vous souhaitez créer un champ supplémentaire à valeurs multiples. Pour mapper à un champ supplémentaire à valeurs multiples, vous devez mapper chaque valeur à des groupes de champs supplémentaires à valeurs multiples distincts, chacun avec des noms identiques (le nom du champ supplémentaire). Voir Mappage à un Champ Supplémentaire à Valeurs Multiples.
Pour ajouter une nouvelle classification, choisissez Classification et choisissez OK. InterAction affiche la boîte de dialogue du nouveau groupe de champs.
[A] Cochez cette case si vous souhaitez qu'InterAction crée la classification si elle n'existe pas dans InterAction. Vous devez avoir les droits d'Ajouter des Définitions de Classification au dossier pour pouvoir le faire.
[B] Sélectionnez ce que vous souhaitez qu'InterAction fasse si un champ d'importation est invalide (la valeur ne correspond pas à une classification globale existante ou à une classification spécifique au dossier ET vous n'avez pas les droits d'Ajouter des Définitions de Classification au dossier ou vous n'avez pas coché la case ci-dessus).
Mappage des Champs Supplémentaires à Valeurs Multiples
Pour mapper des champs à un champ à valeurs multiples, vous devez d'abord identifier plusieurs éléments.
- À quoi ressemblent les champs dans votre fichier d'importation (CSV) ? Chaque entrée pour le champ à valeurs multiples est-elle séparée par des virgules, ou sont-elles séparées d'une autre manière ?
- Importez-vous un champ secondaire ?
- Combien de valeurs le contact avec le plus d'entrées a-t-il ?
Les réponses à ces questions vous aident à configurer votre importation.
Si plusieurs entrées se trouvent dans un champ séparées par un autre élément, tel qu'un point-virgule, vous pouvez modifier le groupe de champs pour séparer correctement les entrées lors de l'importation. Par exemple, si vous souhaitez importer un champ supplémentaire nommé Langues contenant trois entrées séparées par un point-virgule, vous le mappez à un groupe de champs appelé Toutes les langues et modifiez ce groupe de champs pour diviser les valeurs.
Si chaque entrée est séparée par une virgule, lorsque vous importez dans un champ à valeurs multiples, vous devez mapper chaque champ répertorié au groupe de champs supplémentaires à valeurs multiples. Par exemple, si vous souhaitez importer trois champs - Langue principale, Langue secondaire et Autre langue dans un champ à valeurs multiples Toutes les langues, vous mappez chacun à une valeur comme indiqué dans Mappage vers un champ supplémentaire à valeurs multiples.
De plus, identifiez combien de valeurs le contact avec le plus d'entrées possède. Cela identifie le nombre de groupes de champs auxquels vous devez mapper les données. Par exemple, si vous importez huit contacts et qu'un contact a quatre valeurs, tandis que les autres contacts ont deux valeurs, configurez quatre groupes de champs pour importer les données.
Mapper les données vers un champ supplémentaire à valeurs multiples
- Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez recevoir les données.
- Dans le dossier, créez le champ à valeurs multiples dans lequel vous souhaitez importer des données.
- Choisissez Dossier > Importer pour ouvrir la boîte de dialogue Importer des contacts.
- Entrez le Nom du fichier (chemin complet) pour un fichier d'importation. Vous devez spécifier un fichier d'importation pour créer ou modifier les instructions de mappage.
- Choisissez Ajouter pour commencer à mapper les champs.
-
Sélectionnez un groupe de champs supplémentaires à valeurs multiples et choisissez Modifier.
- Changez le Nom du champ pour qu'il corresponde au champ supplémentaire dans lequel vous souhaitez importer.
- Sélectionnez La colonne dans le fichier de données contient plusieurs valeurs et sélectionnez le séparateur pour les valeurs. Une fois terminé, choisissez OK.
- Mappez la valeur de la colonne des champs d'importation à la valeur dans la colonne des champs InterAction.
- Complétez le reste des instructions de mappage pour tout autre champ et choisissez Fermer.
- Après avoir terminé la configuration des instructions de mappage d'importation, importez les données dans InterAction.
Mappage vers un champ supplémentaire à valeurs multiples
Supposons que votre fichier d'importation inclut les champs suivants :
- Langue principale
- Langue secondaire
- Autre langue
Vous souhaitez importer ces champs dans les champs supplémentaires fournis Langue (principale) et Langue (toutes) dans le dossier Informations sur le personnel.
Pour mapper ces champs, procédez comme suit :
- Ouvrez le dossier Informations sur le personnel.
-
Lorsque vous créez les instructions de mappage, créez quatre groupes de champs :
- Langue (principale) - champ supplémentaire
- Langue (toutes) - champ supplémentaire à valeurs multiples
- Langue (toutes) - champ supplémentaire à valeurs multiples
- Langue (toutes) - champ supplémentaire à valeurs multiples
Chaque groupe de champs doit être configuré de la même manière et avoir exactement le même nom que le champ supplémentaire dans lequel vous souhaitez importer les informations. Pour plus d'informations sur la création de nouveaux groupes de champs pour les champs supplémentaires, voir Ajout de groupes de champs supplémentaires et de classification.
- Mappez le champ Langue principale au champ Valeur du groupe de champs supplémentaires Langue (principale).
- Mappez le champ Langue principale au champ Valeur du premier groupe de champs supplémentaires Langue (toutes). (Vous devez mapper la langue principale au groupe Langues (toutes) car la langue principale doit être incluse dans la liste de toutes les langues que la personne parle.)
- Mappez le champ Langue secondaire au champ Valeur du deuxième groupe de champs supplémentaires Langue (toutes).
-
Mappez le champ Autre langue au champ Valeur du troisième groupe de champs supplémentaires Langue (toutes).
Les champs doivent maintenant être mappés comme indiqué dans la figure suivante :
- Complétez le reste des instructions de mappage pour tout autre champ et effectuez l'importation. Pour chaque contact, les champs de langue sont importés comme des valeurs multiples pour le même champ supplémentaire Langue (toutes).
Modification des groupes de champs
Vous pouvez modifier les groupes de champs existants pour vos instructions de mappage en procédant de l'une des manières suivantes :
- Sélectionner le groupe de champs dans la boîte de dialogue Mappage des champs d'importation et choisir le bouton Modifier.
- Sélectionner un champ dans la boîte de dialogue Nouvelle/Modifier les instructions d'importation et choisir le bouton Instructions du groupe de champs.
InterAction affiche la boîte de dialogue de modification du groupe de champs appropriée. La boîte de dialogue contient les mêmes informations que les boîtes de dialogue d'ajout de groupe de champs décrites dans les sections suivantes :
- Ajout de groupes de champs pour les téléphones et adresses
- Liaison des contacts dans les dossiers lors de l'importation
- Ajout de groupes de champs supplémentaires et de classification
Vous ne pouvez pas modifier ou supprimer les groupes de champs Nom et Notes.
Pour supprimer un groupe de champs, sélectionnez le groupe de champs dans la boîte de dialogue Mappage des champs d'importation et choisissez le bouton Supprimer.
Importation de données dans un champ AFE variable
Vous pouvez importer des données dans un champ supplémentaire qui utilise le champ AFE variable lors de l'importation de contacts. Bien que le champ supplémentaire affiche plusieurs champs lorsque vous saisissez des données, il n'y a toujours qu'une seule valeur de champ supplémentaire. Il est important de s'en souvenir lors de la configuration de votre fichier CSV pour l'importation. Vous mappez un seul champ dans le fichier d'importation au champ supplémentaire, puis utilisez des séparateurs de caret (^) à l'intérieur de ce champ d'importation unique pour diviser les données en champs distincts pour le champ AFE variable.
Pour plus d'informations sur les champs AFE variables, consultez le guide Configuration d'InterAction.
Par exemple, notez le fichier d'importation suivant :
Nom de famille,Prénom,Langues,Téléphone professionnel
Nagy,Robert,Anglais^Expert,(312) 555-1090
Ce fichier d'importation a techniquement seulement quatre champs, séparés par des virgules :
- Nom de famille
- Prénom
- Langue
- Téléphone professionnel
Dans le champ Langue, il y a deux champs de données séparés par des caractères caret :
- Anglais
- Expert
Ceux-ci correspondent aux champs configurés dans un champ supplémentaire Langue qui utilise le champ AFE variable.
Pour importer ce fichier, vous devez associer les deux champs du fichier d'importation à deux champs dans InterAction. Vous associez le champ unique Langue du fichier d'importation à un champ unique Langue dans InterAction.
Lors de l'importation, le champ variable AFE divise le contenu du champ d'importation Langue en champs distincts au sein du champ Langue.
Spécifications du fichier d'importation du champ variable AFE
Le champ variable AFE utilise toujours les règles suivantes pour déterminer comment diviser les données :
- Les champs sont importés dans le même ordre qu'ils apparaissent dans la boîte de dialogue Nouveau/Modifier/Afficher la valeur de champ supplémentaire. Lors de l'importation de données dans ce champ, le champ variable AFE s'attend à ce que les champs soient dans cet ordre :
- Langue
- Expertise
- Les champs doivent être séparés par des caractères caret (^). Si le champ inclut des virgules, encadrez l'ensemble du champ par des guillemets.
-
Si un champ ne contient pas de données, le caractère séparateur doit tout de même être inclus.
Si vous omettez les champs séparateurs pour le champ Langue, la valeur d'Expertise serait importée dans le champ Langue plutôt que dans le champ Expertise.
- Lors de l'importation dans un champ à case à cocher, utilisez T pour la valeur cochée et F pour la valeur non cochée. Une valeur vide est également acceptée. Toute autre valeur est considérée comme invalide.
Validation du fichier d'importation du champ variable AFE
Parce qu'ils sont utilisés dans l'application à des fins spéciales, les caractères suivants ne peuvent pas être utilisés dans une valeur de champ :
^ (utilisé comme séparateur)
~^
~|
~‘
Le champ variable AFE utilise les règles suivantes pour valider les données lors de l'importation :
- Pour tous les champs, si le champ est désigné comme obligatoire, le champ ne peut pas être vide dans le fichier d'importation. Cela ne s'applique pas aux champs à case à cocher, car ils ne peuvent pas être désignés comme obligatoires.
- Lors de l'importation dans des champs numériques, la valeur doit être comprise entre les valeurs minimales et maximales définies pour le champ. De plus, le nombre de caractères dans la valeur ne doit pas dépasser la longueur maximale définie pour le champ, et la valeur doit être numérique.
- Lors de l'importation dans des champs de chaîne, la valeur ne peut pas dépasser la longueur maximale définie pour le champ.
- Lors de l'importation dans des champs de liste, la validation dépend de la façon dont la liste a été définie. Si le champ n'autorise que les éléments figurant sur la liste, alors la valeur d'importation doit correspondre à un élément existant sur la liste. Si la liste n'inclut pas cette exigence, alors toute valeur textuelle peut être importée à condition qu'elle ne dépasse pas la longueur maximale pour le champ.
Vous pouvez configurer comment InterAction gère une valeur d'importation invalide lors de la configuration des instructions d'importation. InterAction peut soit importer le contact (mais laisser le champ supplémentaire vide) soit ignorer toute la ligne.
Configuration du fichier d'importation lors de l'importation d'un champ variable AFE
Si vous importez des données exportées d'un autre système, vous devrez probablement manipuler les données d'importation pour les mettre au format requis ou optimal. Une option consiste à utiliser un tableur tel que Microsoft Excel pour éditer le fichier CSV ou texte. Vous pouvez créer des formules qui concatènent plusieurs champs séparés en une seule cellule.
Par exemple, supposons que votre fichier d'importation ait tous les champs séparés pour le champ supplémentaire Langue dans des colonnes distinctes.
Vous pouvez ouvrir ce fichier dans Excel, créer une nouvelle colonne, puis utiliser une formule pour concaténer les colonnes Langue et Expertise en une seule colonne. Dans Microsoft Excel, le caractère esperluette (&) peut concaténer des champs. Par conséquent, la formule montrée dans la figure ci-dessous combine les valeurs.
Vous pouvez ensuite associer la nouvelle colonne lors de l'importation des informations dans InterAction et non les colonnes séparées.
Association des champs supplémentaires à valeurs multiples utilisant le champ variable AFE
Un champ à valeurs multiples utilisant le champ variable AFE nécessite de comprendre les éléments suivants :
- Comment importer des données de champ variable AFE. Pour les instructions, voir Importation de données dans un champ variable AFE
- Comment importer dans un champ supplémentaire à valeurs multiples. Pour les instructions, voir Association des champs supplémentaires à valeurs multiples.
Lors de l'association à un champ à valeurs multiples qui a un champ secondaire, les données pour les deux champs doivent être dans un seul champ dans le fichier de données d'importation. Vous ne pouvez pas importer un champ secondaire dans un champ variable AFE à valeurs multiples.
Associer à un champ variable AFE à valeurs multiples
- Configurez votre fichier d'importation. Pour plus d'informations, voir Importation de données dans un champ variable AFE.
- Dans InterAction, ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez importer les données.
- Créez le nouveau champ à valeurs multiples utilisant le champ variable AFE dans le dossier.
- Choisissez Dossier > Importer pour ouvrir la boîte de dialogue Importer des contacts.
- Entrez le Nom du fichier (chemin complet) pour le fichier d'importation. Vous devez spécifier un fichier d'importation pour créer ou modifier les instructions d'association.
- Si la première ligne de votre fichier d'importation consiste en des en-têtes qui ne doivent pas être importés, cochez la case La première ligne du fichier est des en-têtes de champ.
-
Cochez la case Grand nombre d'enregistrements si applicable.
Si vous sélectionnez Grand nombre d'enregistrements, le nettoyage des associations n'est pas automatiquement exécuté à la fin de l'importation. Vous pouvez initier manuellement le nettoyage des associations plus tard en ouvrant le dossier et en choisissant Outils > Nettoyage des associations > Dossier.
- Choisissez Ajouter pour commencer à associer les champs.
- Créez de nouveaux groupes de champs pour le champ supplémentaire à valeurs multiples.
- Associez les champs d'importation.
- Complétez le reste des instructions d'association pour tout autre champ et choisissez Fermer.
- Après avoir terminé la configuration des instructions d'association d'importation, importez les données dans InterAction.