Les ensembles de rappels sont des collections d'utilisateurs utilisées pour gérer les processus de collecte et de distribution des rappels dans des environnements distribués ou de grande taille. Chaque ensemble de rappels se compose de :
- Nom
- Adresse e-mail de l'expéditeur
- Adresse e-mail de réponse
- Membres - utilisateurs inclus dans l'ensemble
- Nombre de processus incluant l'ensemble
Ces ensembles sont conçus pour être utilisés géographiquement ou par fuseau horaire afin que les messages de rappel soient livrés en temps voulu. Vous pouvez également configurer les ensembles de rappels selon des groupes, des bureaux ou toute autre configuration qui convient à votre organisation.
Quand les rappels doivent-ils être collectés et livrés ?
Dans la plupart des cas, les utilisateurs souhaitent que les rappels soient livrés pendant la nuit pour qu'ils soient dans leur boîte de réception lorsqu'ils arrivent le matin. Donc, si vous êtes situé à New York mais que votre organisation a un bureau à Tokyo, vous devriez configurer le processus de collecte des rappels pour l'ensemble de rappels de Tokyo à 2h du matin à Tokyo au lieu de 2h du matin à New York.
Il est extrêmement improbable que les rappels affectent les performances du système, mais si vous avez une très grande organisation et que vous êtes préoccupé par les performances, vous pouvez utiliser des ensembles de rappels pour équilibrer la charge de performance.
Paramètres généraux pour les ensembles de rappels
Chaque ensemble de rappels doit être configuré pour être collecté une fois par jour afin de s'assurer que tous les rappels sont collectés et livrés au bon moment.
Champs et colonnes de l'ensemble de rappels
| Champ ou Colonne | Description |
|---|---|
| Appliquer les paramètres aux utilisateurs marqués | |
| Action |
Spécifie l'action qui sera effectuée sur tous les utilisateurs marqués. Les options sont : |
| Champ Expéditeur | Ce champ détermine quelle adresse e-mail est affichée comme adresse d'envoi des messages de rappel. Les valeurs pour les champs Expéditeur et Répondre à sont normalement les mêmes. |
| Champ Répondre à | Ce champ détermine quelle adresse est affichée comme adresse e-mail si les utilisateurs de rappels répondent à un message de rappel. Les valeurs pour les champs Expéditeur et Répondre à sont normalement les mêmes. |
| Colonnes | |
| √ | Affiche une coche lorsqu'un ensemble est marqué. |
| Nom de l'ensemble | Fournit le nom de l'ensemble de rappels. Rendez ce nom aussi significatif que possible, par exemple, New York ou Côte Est. |
| Colonne Expéditeur | L'adresse e-mail qui s'affiche pour l'envoi du message de rappel. |
| Colonne Répondre à | L'adresse e-mail utilisée comme adresse de réponse sur les messages de rappel. |
| Utilisateurs | Le nombre d'utilisateurs dans l'ensemble de rappels. |
| Processus | Le nombre de processus actifs impliquant cet ensemble de rappels, y compris les processus où l'ensemble de rappels est nommé directement et les processus spécifiés pour "Tous" les ensembles. |
Boîte de dialogue des ensembles de rappels
Adresses e-mail
Les ensembles de rappels utilisent la même adresse e-mail pour chaque utilisateur de l'ensemble pour l'adresse Expéditeur et l'adresse Répondre à.
Le champ Expéditeur détermine quelle adresse e-mail est affichée comme adresse d'envoi des messages de rappel. Le champ Répondre à détermine quelle adresse est utilisée comme adresse e-mail si les utilisateurs de rappels répondent aux messages de rappel. Les valeurs pour les champs Expéditeur et Répondre à sont généralement les mêmes.
Il existe deux manières différentes de configurer ces adresses e-mail :
- Utiliser les adresses e-mail par défaut du système
- Utiliser des adresses e-mail spécifiques
Utiliser les adresses e-mail par défaut du système
Il est fortement recommandé d'utiliser l'adresse e-mail d'une boîte de réception surveillée pour les adresses de réponse.
Vous spécifiez les adresses e-mail par défaut du système dans l'onglet Configuration > Messagerie. Si vous n'avez pas configuré les adresses e-mail par défaut du système, les champs Expéditeur et Répondre à sont vides. Pour plus d'informations, consultez "Configurer les paramètres de messagerie électronique" dans le guide Administrer InterAction.
Utiliser des adresses e-mail spécifiques
Il est fortement recommandé d'utiliser l'adresse e-mail d'une boîte de réception surveillée pour les adresses Expéditeur et Répondre à.
Utilisez l'adresse e-mail de l'administrateur qui gère tous les utilisateurs dans un bureau ou un ensemble de rappels si votre organisation distribue les rappels par emplacement. Cela permet à l'administrateur de gérer les problèmes pour tous les utilisateurs au sein d'un ensemble.
Pour les adresses e-mail spécifiques, les champs Expéditeur et Répondre à sont initialement vides. Entrez les adresses e-mail que vous souhaitez utiliser comme adresses Expéditeur et Répondre à sur les messages de rappel pour un ensemble de rappels marqué.
Ajouter/Modifier/Supprimer des ensembles de rappels
Vous devez gérer les ensembles de rappels en fonction de la croissance ou des changements de votre organisation. Par exemple, si vous ouvrez un nouveau bureau, créez un nouvel ensemble de rappels pour gérer les rappels pour les utilisateurs de ce bureau.
Il existe certaines règles concernant la suppression des ensembles de rappels.
Les utilisateurs doivent être dans un et un seul ensemble.
Règles pour la Suppression des Ensembles de Rappels
Vous ne pouvez pas supprimer un ensemble de rappels dans les conditions suivantes :
- C'est le seul ensemble de rappels existant - il doit y avoir au moins un ensemble de rappels disponible.
- Au moins un utilisateur (actif ou inactif) est inclus dans l'ensemble de rappels.
- L'ensemble est défini comme l'ensemble de rappels par défaut pour les nouveaux utilisateurs.
- C'est le seul ensemble spécifié pour tout processus de Récolteur de Rappels.
Si ces conditions ne s'appliquent pas à l'ensemble de rappels que vous souhaitez supprimer, voir Supprimer un Ensemble de Rappels.
Ajouter un Ensemble de Rappels
- Dans la fenêtre principale de l'Administrateur InterAction, double-cliquez sur Rappels.
- Choisissez le bouton Ensembles pour ouvrir la boîte de dialogue Ensembles de Rappels.
-
Choisissez le bouton Ajouter pour ouvrir la boîte de dialogue Nouvel Ensemble de Rappels.
- Saisissez un nom significatif pour l'ensemble de rappels dans la zone de texte Nom, par exemple, Chicago ou Midwest.
- Sélectionnez si vous souhaitez utiliser les adresses email système par défaut ou spécifier des adresses pour les champs Envoyé De et Répondre À. Ces champs ne peuvent pas rester vides.
- Choisissez OK lorsque vous avez terminé.
Modifier un Ensemble de Rappels
- Dans la fenêtre principale de l'Administrateur InterAction, double-cliquez sur Rappels.
- Choisissez le bouton Ensembles pour ouvrir la boîte de dialogue Ensembles de Rappels.
- Choisissez le bouton Modifier pour ouvrir la boîte de dialogue Modifier l'Ensemble de Rappels.
-
Dans l'onglet Général, modifiez le nom de l'ensemble de rappels et les adresses email Envoyé De et Répondre À si nécessaire.
- Si vous souhaitez revenir aux paramètres initiaux, choisissez Annuler.
- Choisissez Enregistrer lorsque vous avez terminé avec cet onglet.
-
Choisissez l'onglet Processus pour voir tous les processus actifs qui incluent cet ensemble de rappels ou tous les ensembles.
- Si vous devez créer un nouveau processus ou modifier un processus existant, choisissez Voir Tous les Processus pour ouvrir la boîte de dialogue Gérer le Calendrier des Processus. Pour plus d'informations, consultez le guide Administrer InterAction.
-
Choisissez l'onglet Membres pour voir les utilisateurs d'un ensemble de rappels.
Seuls les utilisateurs affichant l'icône de Rappel ont les rappels activés.
-
Choisissez Ajouter pour ouvrir la boîte de dialogue Sélectionner les Utilisateurs et inclure de nouveaux utilisateurs dans l'ensemble de rappels.
Pour Faire Ceci Filtrer les utilisateurs affichés Sélectionnez un groupe dans la liste déroulante Filtrer. Afficher/Masquer les utilisateurs inactifs Choisissez le lien Afficher les Utilisateurs Inactifs ou Masquer les Utilisateurs Inactifs. Sélectionner les utilisateurs que vous souhaitez ajouter à l'ensemble de rappels Cochez les utilisateurs que vous souhaitez inclure dans l'ensemble. Compléter la boîte de dialogue Choisissez OK. -
Sélectionnez un utilisateur et choisissez Modifier pour changer les paramètres de rappel de cet utilisateur.
Pour plus d'informations sur ces paramètres, voir “Paramètres de Rappel par Défaut” dans Gestion des Utilisateurs de Rappels.
- Choisissez Fermer lorsque vous avez terminé de modifier l'ensemble de rappels.
Supprimer un Ensemble de Rappels
- Dans la fenêtre principale de l'Administrateur InterAction, double-cliquez sur Rappels.
- Choisissez le bouton Ensembles pour ouvrir la boîte de dialogue Ensembles de Rappels.
- Sélectionnez l'ensemble de rappels que vous souhaitez supprimer et choisissez le bouton Supprimer.
Pour plus d'informations concernant les règles de suppression d'un ensemble de rappels, voir Règles pour la Suppression des Ensembles de Rappels.