Cualquier grupo de usuarios puede ser candidato para convertirse en un grupo de usuarios de InterAction. Una buena manera de identificar grupos de usuarios es utilizar los grupos de trabajo, grupos de práctica y cualquier otra “colección” de usuarios que ya existan.
Los grupos de usuarios de InterAction pueden mantenerse sincronizados automáticamente con los grupos utilizados por otros sistemas, como aplicaciones de correo electrónico y redes. Para obtener más información, consulta Active Directory e InterAction.
Los grupos se utilizan para asignar derechos de acceso y permisos a funciones como la fusión de duplicados y las herramientas de calidad de datos, compartir búsquedas en el Windows Client y establecer la visibilidad de las actividades. Mantener un gran número de grupos de usuarios puede resultar confuso para los usuarios finales y generar trabajo de mantenimiento para los administradores.
Ten en cuenta también que un grupo solo puede contener una lista de usuarios; no puedes incluir grupos dentro de otro grupo. Por lo tanto, los grupos “jerárquicos” son difíciles de mantener y se recomienda evitarlos.
Si es necesario, puedes identificar los grupos de usuarios que necesitas y crearlos antes de crear las cuentas de usuario y decidir qué usuarios deben incluirse en cada grupo. Más adelante, cuando las cuentas de usuario estén listas, puedes volver y completar los grupos con los usuarios correspondientes.
Generalmente, existen dos categorías principales de grupos de usuarios:
- Grupos de usuarios para calidad de datos y administración
- Grupos de usuarios para usuarios finales
Grupos de usuarios para calidad de datos y administración
El primer conjunto de grupos que debes identificar son los grupos de calidad de datos y administración. Utiliza estos grupos para otorgar permisos a los usuarios para funciones de calidad de datos como la gestión de cambios de datos, herramientas de calidad de datos, fusión de duplicados y otras.
Los grupos de calidad de datos generalmente incluyen más usuarios que los grupos administrativos, sin embargo, el mantenimiento debería seguir siendo sencillo.
InterAction proporciona los siguientes grupos de usuarios para calidad de datos y administración:
Administradores de datos
Este grupo se utiliza para dar acceso a los usuarios a las funciones de Calidad de Datos, ejecutar la fusión de duplicados, ejecutar la limpieza de asociaciones, gestionar plantillas de carpetas, gestionar tipos de contacto y realizar búsquedas de calidad de datos. Debido a que el uso de estas funciones puede tener un gran impacto en los datos de InterAction, solo deben asignarse a un grupo selecto de responsables de datos que sean usuarios avanzados de InterAction. Este grupo es propietario de los tipos de contacto Fallecido, Fuera de Negocio, Universidad/College, Organización Benéfica y Organización Profesional.
Marketing
Este grupo es propietario de los tipos de contacto Prospecto y Personal de Prospecto, y de la lista de correo No Enviar Comunicaciones de Marketing. Los usuarios del grupo de Marketing son responsables de mantener la información relacionada con estos en InterAction.
Administradores de Personal de la Firma
Este grupo es propietario de los tipos de contacto Nuestro Personal, Alumni y Nuestro Consultor. Los usuarios del grupo Administradores de Personal de la Firma son responsables de mantener la información del personal de la firma en InterAction. A menudo, los usuarios de este grupo también son administradores o responsables de datos del sistema de RRHH de tu organización y forman parte del departamento de Recursos Humanos.
Administradores de Clientes
Este grupo es propietario por defecto de los tipos de contacto Cliente, Cliente Principal, Ex Cliente y Personal de Cliente. Los usuarios del grupo Administradores de Clientes son responsables de mantener la información de los clientes en InterAction. A menudo, los usuarios de este grupo también son administradores o responsables de datos del sistema de contabilidad o de tiempo y facturación de tu organización.
Gestores de Contenido
Este grupo se utiliza para identificar a:
- Los usuarios que gestionan el conjunto de contactos que tu organización desea actualizar con contenido de LexisNexis. Este grupo tiene automáticamente derechos de acceso específicos a las siguientes carpetas:
- LexisNexis Empresas para Conciliar
- LexisNexis Contacto Enviado
- LexisNexis Empresas Conciliadas
Grupos de usuarios para usuarios finales
Como los usuarios finales pueden utilizar los grupos para determinar la visibilidad de una actividad que crean, deberías crear grupos que reflejen las diferentes colecciones de usuarios en tu organización. Planea crear grupos para cada uno de los principales grupos funcionales dentro de la organización que tengan derechos de acceso comunes.
Algunos grupos posibles incluyen:
- Grupos de práctica o grupos de trabajo
- Divisiones dentro de una oficina
- Niveles de usuarios como Socios o Asociados
- Comités
No crees un grupo de InterAction para cada grupo lógico de personas en tu organización.
Recomendaciones para grupos de usuarios
| Haz | No hagas |
|---|---|
| Considera usar los grupos proporcionados para responsables de datos antes de crear un grupo nuevo. Los usuarios incluidos en el grupo Administradores de Datos pueden ser exactamente el conjunto de usuarios al que deseas otorgar el permiso de Fusionar Todos los Duplicados. | Crear un grupo separado para cada permiso. La mayoría de los responsables de datos y administradores deberían tener acceso a todas las funciones administrativas. |
| Crea un grupo “Exportar” separado si planeas restringir la exportación desde el Windows Client. | Crear grupos que no se vayan a mantener. Recuerda que cada vez que alguien se una o deje la empresa, puede que necesites actualizar los grupos. ¡Los grupos desactualizados pueden causar errores en los derechos de acceso! Si utilizas Active Directory o Application Collaboration para poblar tus grupos con usuarios, esto puede ser menos problemático. Para más información sobre cómo poblar grupos con usuarios, consulta “Active Directory e InterAction”. |
| Limita la cantidad de grupos que creas. | Crear muchos grupos con nombres o miembros similares. Recuerda que los usuarios finales utilizarán estos grupos al agregar actividades en el Web Client o mediante la función e-Activity. Los usuarios pueden confundirse si deben elegir entre varios grupos con nombres parecidos. |
| Recuerda que cada grupo debe usarse para asignar permisos, otorgar derechos de acceso, compartir búsquedas y establecer la visibilidad de una actividad. Si el grupo no es necesario para alguna de estas razones, no lo crees. | Inactivar un grupo sin informar a los responsables de datos y administradores. Recuerda que los usuarios que pueden crear carpetas también pueden asignar derechos de acceso y, por lo tanto, usar un grupo. Inactivarlo afectará a esos usuarios. |
| Informa a los usuarios si inactivas, renombras o cambias el significado de un grupo. | Crear grupos potencialmente embarazosos o confidenciales. Los usuarios del Windows Client que pueden asignar derechos de acceso a cualquier carpeta pueden ver los nombres y miembros de un grupo. |
| “Neutraliza” los grupos inactivos eliminando a todos los miembros. Consulta Eliminar grupos innecesarios para más información. |