Un conjunto de datos de direcciones trae direcciones, teléfonos, correos electrónicos o direcciones de sitios web de empresas o personas a InterAction. Un conjunto de datos de direcciones puede importar direcciones físicas, o bien teléfonos y direcciones electrónicas. Puedes crear tantos conjuntos de datos de direcciones como necesites.
Al transformar un conjunto de datos de direcciones, Application Collaboration realiza lo siguiente para cada teléfono o dirección obtenida del sistema externo:
- Busca el contacto que se va a actualizar en InterAction. Puedes elegir el método que se usará para esto.
- Busca el teléfono o la dirección que se va a actualizar
- Actualiza el elemento existente con los datos obtenidos, o agrega el elemento como un nuevo teléfono o dirección.
Al poblar InterAction con teléfonos y direcciones de otro sistema, defines reglas de direcciones para indicar cómo InterAction debe asignar los tipos de dirección a la información proveniente del sistema externo.
Application Collaboration se refiere a la creación y actualización de direcciones. Esto incluye teléfonos, números de fax, direcciones electrónicas y direcciones físicas, a menos que se indique lo contrario.
Ten en cuenta que Application Collaboration también puede eliminar valores de direcciones. Para hacerlo, se obtienen los identificadores para encontrar el contacto y el teléfono o dirección, y luego se dejan en blanco las columnas de los valores de dirección.
Esta descripción general cubre los siguientes temas:
- Reglas de direcciones
- Selección de los datos de dirección a importar
- Obtención de direcciones y teléfonos
Reglas de direcciones
Al igual que los conjuntos de datos, una regla de dirección es específica para una fuente de datos en particular. Puedes ver el conjunto de reglas de direcciones para una fuente de datos seleccionando cualquier elemento relacionado con esa fuente en la lista de la consola.
Las reglas de direcciones se muestran en el panel inferior derecho de la vista principal de Application Collaboration. Las reglas son globales para la fuente de datos: se muestran sin importar el conjunto de datos seleccionado.
[A] Selecciona cualquier elemento dentro de la fuente de datos...
[B] ...para ver las reglas de direcciones de esa fuente de datos.
Si no se definen reglas de direcciones para una fuente de datos, se usan las reglas de direcciones predeterminadas:
- Todos los tipos de dirección del sistema externo se asignan al tipo global Alternate Business.
- La clave de dirección la proporciona la fuente de datos.
Transformar los datos en este caso genera una advertencia en los resultados de SQL. Si la regla de dirección anterior es la que deseas, puedes ignorar esta advertencia.
Selección de los datos de dirección a importar
Decide qué teléfonos y direcciones necesitas en InterAction. Antes de decidir importar un dato, considera cómo lo usan los usuarios de InterAction.
Por ejemplo, si la dirección de facturación en el sistema externo no va a ser utilizada por los usuarios de InterAction, probablemente no tenga sentido importarla a InterAction. Por otro lado, si los usuarios utilizan la dirección de facturación para envíos, o si les resulta útil para identificar clientes, entonces sí conviene importarla.
Importar información innecesaria al sistema puede hacerlo confuso y menos útil para los usuarios finales. Por eso, solo importa datos actuales que se actualicen de forma constante en el sistema externo. De lo contrario, los datos en InterAction pueden quedar desactualizados y perder utilidad.
Obtención de direcciones y teléfonos
La tabla del conjunto de datos de direcciones incluye columnas para los campos de dirección física, o para números de teléfono, números de fax, direcciones de correo electrónico y direcciones de sitios web. Las columnas específicas dependen de las opciones que selecciones para el conjunto de datos.
En InterAction, un número de teléfono puede estar vinculado a una dirección como una ubicación de empresa. Una ubicación de empresa consiste en una dirección, números de teléfono y números de fax que están todos en el mismo lugar.
Application Collaboration vincula teléfonos a direcciones usando los valores obtenidos en la columna ADDRESS_ID. Si el ADDRESS_ID de un teléfono coincide con el ADDRESS_ID de una dirección física, ambos se vinculan como una ubicación de empresa.
Por ejemplo, para la empresa que se muestra a continuación, la dirección de facturación (1635 Pavlis Way), el teléfono y el fax se consideran una sola ubicación. La dirección se obtuvo en una tabla con un ID de 20, mientras que el teléfono y el fax se obtuvieron en una segunda tabla, también con un ID de 20.
[A] Esta dirección, teléfono y número de fax provienen todos del sistema contable. Estos tres elementos conforman una ubicación de empresa en InterAction, por lo que se muestran juntos.
Solo los teléfonos y las direcciones físicas pueden vincularse de esta manera; las direcciones electrónicas no se incluyen en las ubicaciones.
También ten en cuenta que esto solo aplica para empresas; Application Collaboration no vincula teléfonos y direcciones para contactos de personas, aunque los usuarios pueden hacerlo manualmente usando el Windows Client o el Web Client.