Application Collaboration es una herramienta para llenar InterAction con información. Principalmente se utiliza Application Collaboration para la integración continua con otro sistema. Por ejemplo, puedes llenar InterAction con datos de sistemas contables, sistemas de recursos humanos, perfiles de marketing de terceros, bases de datos de miembros de juntas directivas o cualquier otro sistema que permita extraer los datos. Luego puedes usar Application Collaboration para mantener estos datos actualizados de manera continua, actualizando periódicamente InterAction con los cambios del otro sistema donde se mantiene la información.
Application Collaboration crea y actualiza contactos de la empresa (tanto personas como compañías). No actualiza contactos que provienen de colecciones de contactos de usuarios.
Application Collaboration también es una herramienta importante en el proceso de carga inicial de datos.
- Configura Application Collaboration para los datos que deseas importar desde el otro sistema.
- Extrae los datos del otro sistema o sistemas hacia tablas especiales de preparación en la base de datos de InterAction.
- Transforma los datos usando Application Collaboration. Esto lleva los datos desde las tablas de preparación a InterAction, aplicando todas las reglas de negocio de InterAction.
Acerca de la configuración de Application Collaboration
Application Collaboration incluye una variedad de opciones para configurar cómo importa los datos a tu base de datos de InterAction. Por ejemplo, puedes hacer lo siguiente:
- Crear compañías o personas en una carpeta de origen designada de InterAction. Toda la información de nombre en InterAction puede llenarse con datos del otro sistema. Para más detalles sobre la información de nombre, consulta ¿Qué es la información de nombre en InterAction?
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Mapear automáticamente los contactos existentes en InterAction con los datos del otro sistema. Esto permite que los usuarios sigan ingresando prospectos de compañías en InterAction y que se vinculen automáticamente al otro sistema una vez que se conviertan en clientes.
El mapeo generalmente solo se utiliza para la integración continua con un sistema externo, como tu sistema contable o de recursos humanos.
- Vincular automáticamente los contactos a una segunda carpeta de inclusión. Esto te permite adaptar los datos externos a la estructura de carpetas de InterAction: almacenar los nombres de compañías o personas en una de las carpetas públicas, pero también vincular los contactos a una carpeta más restringida para guardar datos confidenciales.
- Actualizar contactos con datos importantes de perfil. Puedes actualizar tanto los contactos que provienen de fuentes de datos externas como los contactos existentes de InterAction. Los datos que puedes llenar incluyen lo siguiente:
- Campos adicionales (tanto campos regulares como aquellos que usan la Extensión de Campo Adicional de Campo Variable)
- Clasificaciones
- Direcciones
- Números de teléfono
- Direcciones electrónicas
- Actividades
- Relaciones
- Carpetas a las que pertenece el contacto. Como parte de esto, también puedes actualizar la lista de usuarios que patrocinan un contacto en una lista de marketing.
- Notas
- Actualizar grupos de usuarios existentes de InterAction con usuarios de InterAction. Esto es útil cuando se mantienen grupos de usuarios en otra aplicación.
Para configurar cada uno de estos tipos de datos, creas un conjunto de datos. El conjunto de datos define el tipo de información que vas a importar y las diferentes opciones que necesita Application Collaboration, como la forma de encontrar los contactos de InterAction que se van a actualizar. Por ejemplo, al configurar un conjunto de datos de campo adicional, puedes configurarlo para usar un campo adicional como el número de cliente para encontrar contactos y actualizarlos con otros valores de campos adicionales.
Configurar un conjunto de datos crea una tabla de preparación especial en la base de datos de InterAction. Esto se utiliza al extraer los datos: extraes los datos en estas tablas.
Para más detalles sobre la configuración de Application Collaboration, consulta las siguientes secciones:
Acerca de la extracción de datos
La extracción de datos se refiere al proceso de obtener los datos de un sistema externo y llevarlos a las tablas de preparación en la base de datos de InterAction.
Cuando se utiliza Application Collaboration para una conversión única, la extracción es un evento único. Cuando se utiliza Application Collaboration para integración continua, se diseña una rutina de extracción repetible para actualizar las tablas de preparación de manera regular.
Por ejemplo, si estás integrando con un sistema contable, puedes configurar Application Collaboration para que se actualice una o dos veces por semana. Cada vez que se ejecuta, se agregan los nuevos clientes del sistema contable y se actualizan los campos modificados, como las direcciones de facturación o los ingresos acumulados del año en curso, con los datos más recientes del otro sistema.
La extracción de datos se explica en detalle en Conceptos básicos de extracción de datos.
Acerca de la transformación de datos
Cuando Application Collaboration transforma los datos, el programa toma los datos de las tablas de preparación y actualiza los contactos según corresponda, utilizando las reglas de negocio de InterAction. Por ejemplo, al transformar un conjunto de datos de campo adicional, Application Collaboration encuentra cada contacto que debe actualizar y actualiza el campo adicional especificado con los datos extraídos.
La transformación de datos se explica en detalle en Configuración de opciones de transformación.
Uso de los datos en InterAction
Después de usar Application Collaboration para transformar los datos, los usuarios finales pueden utilizarlos como cualquier otro dato en la base de datos de InterAction. Los usuarios pueden acceder a la información desde el Web Client de InterAction y desde el Windows Client de InterAction.
Cuando se realiza una integración continua, puedes configurar Application Collaboration para evitar que los usuarios realicen cambios en los datos en InterAction. En este caso, el sistema externo (por ejemplo, el sistema contable) básicamente posee los datos. Esto asegura que la información en InterAction siempre refleje con precisión los datos del sistema de origen. Dentro del Web Client, puedes usar las reglas de Gestión de Cambios de Datos para enviar solicitudes de actualización a los responsables de datos de tu organización.
Independientemente de si los usuarios pueden editar la información proveniente del sistema externo, se pueden agregar nuevos datos en InterAction. Por ejemplo, los usuarios con los derechos de acceso apropiados a los contactos del sistema externo pueden hacer lo siguiente:
- Agregar teléfonos y direcciones adicionales a los contactos gestionados por el otro sistema
- Crear relaciones adicionales entre contactos gestionados por el otro sistema y contactos nativos de InterAction
- Editar campos adicionales que no sean gestionados por el otro sistema
- Aplicar clasificaciones, crear y editar actividades, y agregar notas
- Incluir el contacto en otras carpetas como listas de marketing y proyectos
- Imprimir, ver y buscar los datos como cualquier otro dato de InterAction
Además, ten en cuenta que Application Collaboration solo agrega y actualiza contactos de la empresa. Los usuarios pueden crear sus propios contactos de usuario y conectarlos con los contactos de la empresa importados mediante Application Collaboration, igual que pueden conectar un contacto con cualquier contacto de la empresa.